||
Краткое описание

«Железнодорожная торговая компания» автоматизировала кадровый учет и расчет заработной платы с помощью решения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Особенностью проекта стали его сжатые сроки, а также то, что все работы проводились в дистанционном формате. В результате проекта внедрена единая система, которая затем тиражирована на филиалы компании. Нормализована нормативно-справочная информация. Трудозатраты в подразделениях сократились на 10%, а отчетность формируются на 15% быстрее.

АО «Железнодорожная торговая компания»
Заказчик

АО «Железнодорожная торговая компания» (АО «ЖТК») оказывает услуги питания и торгового обслуживания для работников холдинга «РЖД» и неработающих пенсионеров — железнодорожников в рамках заказа ОАО «РЖД». В составе 14 филиалов, осуществляющих свою деятельность по сети железных дорог на территории РФ.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Снизить затраты на эксплуатацию автоматизированных информационных систем кадрового учета и расчета заработной платы за счет внедрения типового программного обеспечения.
  2. Обеспечить внедрение и эффективной поддержки единой для всех структурных единиц предприятия единой учетной политики.
  3. Обеспечить единообразие способов предоставления данных в соответствии с единой учетной политикой, действующими нормами законодательства в сфере карового учета и расчета заработной платы.
  4. Реализовать эффективные процедуры информационного обмена между структурными единицами предприятия, а также с государственными ведомствами, в том числе налоговыми органами.

Задачи проекта:

  1. Обеспечить исполнение требований о кадровом, бухгалтерском и налоговом учете.
  2. Обеспечить прозрачность кадрового учета, бухгалтерского и налогового учета для руководства АО «ЖТК» и прочих контролирующих органов.
  3. Оптимизировать и унифицировать бизнес-процессы.
  4. Унификцировать процессы ведения нормативно-справочной информации.
  5. Интегрировать автоматизированную систему предприятия в единое информационное пространство за счет внедрения стандартизированной Системы справочников и классификаторов.
  6. Обеспечить интеграцию системы кадрового учета и расчета заработной платы с системой бухгалтерского учета.
  7. Обеспечить защиту, сохранность и безопасности использования персональных и пользовательских данных системы.
2
Ситуация до старта проекта

Филиалы компании использовали автоматизированные системы различных версий и конфигураций фирмы «1С», формат данных был не единообразен:

  • «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5»;
  • «1С:Зарплата и кадры 7.7»;
  • «1С:КАМИН»;
  • «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (различных релизов).

Системы поддерживались разными сторонними подрядчиками.

Отсутствовали единые настройки систем учета — одни и те же механизмы реализованы в каждом филиале индивидуально.

Система кадрового учета была децентрализована и не имела центральной консолидированной базы данных для формирования сводной регламентированной и управленческой отчетности.

Штатное расписание велось вне системы — как следствие возможны оформления приемов и переводов на неутвержденные позиции и должности. Названия должностей и подразделений в системе не соответствовали утвержденным — как следствие все приказы печатались в Microsoft Word, или после формирования в системе правились вручную.

В филиалах различалась трактовка состава расчетных баз идентичных надбавок и премий.

Отсутствовал единый подход к функционалу каждой службы, за одни и те же работы в различных филиалах отвечали в одном филиале кадровая служба, в другом — расчетная, в третьем служба — ОТИЗ.

Ответственным лицам центрального аппарата для получения оперативной информации по начислениям (для различных аналитических справок и отчетов) необходимо было делать запрос и ожидать его выполнения исполнителем в филиале. В случае, если ответ составлен не в требуемом разрезе, необходимо проходить весь путь с запросом заново, что увеличивало время формирования отчета. т.к. филиалы находятся в различных часовых поясах.

Формирование проводок для начисления оценочных резервов по отпускам было затратным по времени и расчетам.

Единой методики формирования проводок придерживались не в полном объеме.

Отсутствовали единообразные автоматизированные принципы формирования регламентированной и отраслевой отчетности, что увеличивало сроки и сопровожалось повышенными трудозатратами, в т.ч. при консолидации отчетности в целом по компании.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система кадрового учета и расчета зарплаты построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (1С:ЗУП КОРП).

Внедренные подсистемы:

  • кадры,
  • зарплата,
  • выплаты,
  • налоги и взносы,
  • отчетность и справки,
  • охрана труда.

Выполнены основные доработки:

  1. Различные уведомления (увольнения, изменение условий договора, окончания отпуска по уходу за ребенком и пр). Реализовано при помощи регламентных заданий и типовых механизмов создания задач и напоминаний пользователям. Для повышения эффективности работы сотрудников и возможности контроля обработки задач.
  2. Формирование различных приказов (на компенсацию ж.д. билетов по личным надобностям, за проезд на ж.д. транспорте общего пользования, на выплату единовременного денежного вознаграждения к юбилейным датам работника, на оказание материальной помощи с учетом сложившихся обстоятельств и т.д.). Для этих целей был разработан новый документ и справочник «Пункты коллективного договора», чтобы минимизировать ручное заполнение приказов, а также учесть изменение пунктов коллективного договора в будущем.
  3. Учет образования работника, в т.ч. повышение квалификации и формирование отчетности за квартал о повышении квалификации работника за счет средств АО «ЖТК».
  4. Учет дисциплинарных взысканий, поощрений. Реализовано отражение взысканий и поощрений в карточке Т-2. Создание документов премирования на основании приказов о поощрении и видов поощрений.
  5. Учет выданных трудовых книжек и вкладышей к ним.
  6. Учет исполнения обязанностей работника (с формированием соответствующего приказа и автоматического изменения «подписанта» в документах, формируемых программой). Были использованы типовые возможности «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» по формированию «цепочек» документов. Реализована последовательность создания документов в системе, с учетом бизнес-процессов «подготовка приказа кадровой службой — согласование — передача в расчетную службу». Все доработанные печатные формы использовали типовые возможности 1С:ЗУП КОРП.
  7. Учет оплаты работы в праздничные и выходные дни.
  8. Конструктор трудовых договоров.
  9. Модуль автоматического формирования проводок. Для того, чтобы полностью использовать типовую возможность гибкой настройки способов отражения начислений в учете и не усложнить работу расчетчиков (в типовом документе требовалось указать вручную на каждого сотрудника все варианты сочетаний сотрудник + начисление = способ отражения), был разработан механизм, позволяющий создавать эти документы автоматически, единоразово указав несколько добавленных настроек в «Подразделениях», «Начислениях» и «Способах отражения». Кроме того, данные в обработке создающей типовой документ, можно использовать для получения дополнительной информации по начислениям, периодам, способам отражения.
  10. Доработано формирование проводок по оценочным обязательствам. Таким образом, чтобы при переходе на типовой функционал можно было просто перестать использовать внешние обработки корректирующие данные в документе «Отражение зарплаты в бухучете», и начать использовать типовой функционал.
  11. Были разработаны сводные отчеты, в разрезе дополнительной аналитики по начислениям. В начислениях была доработана возможность указать соответствие начисления укрупненному списку рекомендованных начислений, статьям затрат в аналитических отчетах по ФОТ.
  12. Доработаны новые роли и профили, для разграничения прав доступа согласно бизнес-процессам и разделению функциональных обязанностей между всеми службами.

Масштаб проекта:

  • вариант работы: клиент — серверный( сервер базы данных: MSSQL);
  • автоматизировано : 164 рабочих мест;
  • одновременно работающих : 150;
  • численность: 4500 сотрудников;
  • более 170 видов начислений и удержаний;
  • интеграция через RabbitMQ.
4
Особенности и уникальность проекта
  1. Сжатые сроки проекта.
  2. Большая территориальная распределенность.
  3. Переход с различных программных продуктов в единую систему, что зачастую требовало оперативных изменений в бизнес-процессах заказчика, либо оперативных изменений в уже настроенных и использующихся алгоритмах.
  4. Формирование проводок по оценочным обязательствам необходимо было реализовать таким образом, чтобы переход на типовой функционал в будущем (через год) был безболезненным и не требовал «доработки по удалению доработки».
  5. Все работы проводились в дистанционном формате.
5
Результаты проекта

Сократились трудозатраты в подразделениях

10%

Ускорилось формирование отчетности

15%
  1. Внедрена единая система на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (1С:ЗУП КОРП).
  2. Выполнено тиражирование централизованной системы на филиалы компании.
  3. Выполнено обучение сотрудников в различных регионах страны (формат обучения — удаленно).
  4. Выполнена нормализация НСИ, все это производилось максимально оперативно, без остановки текущих работ:
  • начисления, удержания — в несколько этапов, составлялись шаблоны запросов к филиалам на основные характеристики каждого типа начислений; анализировались, выделялись общие и спорные моменты. Главный бухгалтер согласовывал варианты единого подхода. Далее составлялось описание характеристик каждого начисления /удержания, разъяснения применения, и результаты рассылались по филиалам. Проводились настройки в системе;
  • лолжности, подразделения — выделены ответственные сотрудники центрального аппарата, которые имели право вносить новые данные и изменять существующие. Была проведена большая работа по идентификации используемых должностей, выявлению и удалению явных и неявных дублей. Подразделения были приведены к единообразной кодификации, проверены и откорректированы все наименования;
  • графики — удалены все графики с названиями по фамилиям сотрудников, годов и т.д. Использовался типовой механизм смен и режимов работ. Все наименования были приведены к единому типу, чтобы любому пользователю (новому кадровику, кадровику из центрального аппарата) по названию был понятен режим работы по данному графику;
  • способы отражения зарплаты были приведены к единому виду, структурированы, и загружены из бухгалтерской системы. В 1С:ЗУП КОРП был установлен запрет на создание новых.
  1. Выполнена конвертация и перенос данных из исторических систем.
  2. Выполнена интеграция с централизованной системой бухгалтерского и налогового учета («1С:Управление холдингом») при помощи RabbitMQ.

Экономический эффект от внедрения:

  • трудозатраты в подразделениях сократились на 10%;
  • управленческая и регламентированная отчетность формируются на 15% быстрее. 

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
164
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Декабрь 2018 —
Все регионы РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
13 октября 2021
Фирма 1С приглашает на вебинар «1С:ERP+PM Управление проектной организацией. Новое в редакции 2.5»

21 октября 2021 года фирма «1С» совместно с центром разработки ITLand проводит вебинар «1С:ERP+PM Управление проектной организацией. Новое в редакции 2.5».

11 октября 2021
Gazprom EP International и фирма «1С» заключили соглашение о стратегическом сотрудничестве в области информационных технологий

На Петербургском международном газовом форуме 2021 Gazprom EP International и фирма «1С» заключили соглашение о стратегическом сотрудничестве в сфере информационных технологий. Свои подписи на документе поставили Управляющий директор Gazprom EP International Сергей Туманов и директор фирмы «1С» Борис Нуралиев.