«Железнодорожная торговая компания» автоматизировала кадровый учет и расчет заработной платы с помощью решения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Особенностью проекта стали его сжатые сроки, а также то, что все работы проводились в дистанционном формате. В результате проекта внедрена единая система, которая затем тиражирована на филиалы компании. Нормализована нормативно-справочная информация. Трудозатраты в подразделениях сократились на 10%, а отчетность формируются на 15% быстрее.
АО «Железнодорожная торговая компания» (АО «ЖТК») оказывает услуги питания и торгового обслуживания для работников холдинга «РЖД» и неработающих пенсионеров — железнодорожников в рамках заказа ОАО «РЖД». В составе 14 филиалов, осуществляющих свою деятельность по сети железных дорог на территории РФ.
Цели проекта:
- Снизить затраты на эксплуатацию автоматизированных информационных систем кадрового учета и расчета заработной платы за счет внедрения типового программного обеспечения.
- Обеспечить внедрение и эффективной поддержки единой для всех структурных единиц предприятия единой учетной политики.
- Обеспечить единообразие способов предоставления данных в соответствии с единой учетной политикой, действующими нормами законодательства в сфере карового учета и расчета заработной платы.
- Реализовать эффективные процедуры информационного обмена между структурными единицами предприятия, а также с государственными ведомствами, в том числе налоговыми органами.
Задачи проекта:
- Обеспечить исполнение требований о кадровом, бухгалтерском и налоговом учете.
- Обеспечить прозрачность кадрового учета, бухгалтерского и налогового учета для руководства АО «ЖТК» и прочих контролирующих органов.
- Оптимизировать и унифицировать бизнес-процессы.
- Унификцировать процессы ведения нормативно-справочной информации.
- Интегрировать автоматизированную систему предприятия в единое информационное пространство за счет внедрения стандартизированной Системы справочников и классификаторов.
- Обеспечить интеграцию системы кадрового учета и расчета заработной платы с системой бухгалтерского учета.
- Обеспечить защиту, сохранность и безопасности использования персональных и пользовательских данных системы.
Филиалы компании использовали автоматизированные системы различных версий и конфигураций фирмы «1С», формат данных был не единообразен:
- «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5»;
- «1С:Зарплата и кадры 7.7»;
- «1С:КАМИН»;
- «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (различных релизов).
Системы поддерживались разными сторонними подрядчиками.
Отсутствовали единые настройки систем учета — одни и те же механизмы реализованы в каждом филиале индивидуально.
Система кадрового учета была децентрализована и не имела центральной консолидированной базы данных для формирования сводной регламентированной и управленческой отчетности.
Штатное расписание велось вне системы — как следствие возможны оформления приемов и переводов на неутвержденные позиции и должности. Названия должностей и подразделений в системе не соответствовали утвержденным — как следствие все приказы печатались в Microsoft Word, или после формирования в системе правились вручную.
В филиалах различалась трактовка состава расчетных баз идентичных надбавок и премий.
Отсутствовал единый подход к функционалу каждой службы, за одни и те же работы в различных филиалах отвечали в одном филиале кадровая служба, в другом — расчетная, в третьем служба — ОТИЗ.
Ответственным лицам центрального аппарата для получения оперативной информации по начислениям (для различных аналитических справок и отчетов) необходимо было делать запрос и ожидать его выполнения исполнителем в филиале. В случае, если ответ составлен не в требуемом разрезе, необходимо проходить весь путь с запросом заново, что увеличивало время формирования отчета. т.к. филиалы находятся в различных часовых поясах.
Формирование проводок для начисления оценочных резервов по отпускам было затратным по времени и расчетам.
Единой методики формирования проводок придерживались не в полном объеме.
Отсутствовали единообразные автоматизированные принципы формирования регламентированной и отраслевой отчетности, что увеличивало сроки и сопровожалось повышенными трудозатратами, в т.ч. при консолидации отчетности в целом по компании.
Система кадрового учета и расчета зарплаты построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (1С:ЗУП КОРП).
Внедренные подсистемы:
- кадры,
- зарплата,
- выплаты,
- налоги и взносы,
- отчетность и справки,
- охрана труда.
Выполнены основные доработки:
- Различные уведомления (увольнения, изменение условий договора, окончания отпуска по уходу за ребенком и пр). Реализовано при помощи регламентных заданий и типовых механизмов создания задач и напоминаний пользователям. Для повышения эффективности работы сотрудников и возможности контроля обработки задач.
- Формирование различных приказов (на компенсацию ж.д. билетов по личным надобностям, за проезд на ж.д. транспорте общего пользования, на выплату единовременного денежного вознаграждения к юбилейным датам работника, на оказание материальной помощи с учетом сложившихся обстоятельств и т.д.). Для этих целей был разработан новый документ и справочник «Пункты коллективного договора», чтобы минимизировать ручное заполнение приказов, а также учесть изменение пунктов коллективного договора в будущем.
- Учет образования работника, в т.ч. повышение квалификации и формирование отчетности за квартал о повышении квалификации работника за счет средств АО «ЖТК».
- Учет дисциплинарных взысканий, поощрений. Реализовано отражение взысканий и поощрений в карточке Т-2. Создание документов премирования на основании приказов о поощрении и видов поощрений.
- Учет выданных трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Учет исполнения обязанностей работника (с формированием соответствующего приказа и автоматического изменения «подписанта» в документах, формируемых программой). Были использованы типовые возможности «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» по формированию «цепочек» документов. Реализована последовательность создания документов в системе, с учетом бизнес-процессов «подготовка приказа кадровой службой — согласование — передача в расчетную службу». Все доработанные печатные формы использовали типовые возможности 1С:ЗУП КОРП.
- Учет оплаты работы в праздничные и выходные дни.
- Конструктор трудовых договоров.
- Модуль автоматического формирования проводок. Для того, чтобы полностью использовать типовую возможность гибкой настройки способов отражения начислений в учете и не усложнить работу расчетчиков (в типовом документе требовалось указать вручную на каждого сотрудника все варианты сочетаний сотрудник + начисление = способ отражения), был разработан механизм, позволяющий создавать эти документы автоматически, единоразово указав несколько добавленных настроек в «Подразделениях», «Начислениях» и «Способах отражения». Кроме того, данные в обработке создающей типовой документ, можно использовать для получения дополнительной информации по начислениям, периодам, способам отражения.
- Доработано формирование проводок по оценочным обязательствам. Таким образом, чтобы при переходе на типовой функционал можно было просто перестать использовать внешние обработки корректирующие данные в документе «Отражение зарплаты в бухучете», и начать использовать типовой функционал.
- Были разработаны сводные отчеты, в разрезе дополнительной аналитики по начислениям. В начислениях была доработана возможность указать соответствие начисления укрупненному списку рекомендованных начислений, статьям затрат в аналитических отчетах по ФОТ.
- Доработаны новые роли и профили, для разграничения прав доступа согласно бизнес-процессам и разделению функциональных обязанностей между всеми службами.
Масштаб проекта:
- вариант работы: клиент — серверный( сервер базы данных: MSSQL);
- автоматизировано : 164 рабочих мест;
- одновременно работающих : 150;
- численность: 4500 сотрудников;
- более 170 видов начислений и удержаний;
- интеграция через RabbitMQ.
- Сжатые сроки проекта.
- Большая территориальная распределенность.
- Переход с различных программных продуктов в единую систему, что зачастую требовало оперативных изменений в бизнес-процессах заказчика, либо оперативных изменений в уже настроенных и использующихся алгоритмах.
- Формирование проводок по оценочным обязательствам необходимо было реализовать таким образом, чтобы переход на типовой функционал в будущем (через год) был безболезненным и не требовал «доработки по удалению доработки».
- Все работы проводились в дистанционном формате.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорилось формирование отчетности
- Внедрена единая система на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (1С:ЗУП КОРП).
- Выполнено тиражирование централизованной системы на филиалы компании.
- Выполнено обучение сотрудников в различных регионах страны (формат обучения — удаленно).
- Выполнена нормализация НСИ, все это производилось максимально оперативно, без остановки текущих работ:
- начисления, удержания — в несколько этапов, составлялись шаблоны запросов к филиалам на основные характеристики каждого типа начислений; анализировались, выделялись общие и спорные моменты. Главный бухгалтер согласовывал варианты единого подхода. Далее составлялось описание характеристик каждого начисления /удержания, разъяснения применения, и результаты рассылались по филиалам. Проводились настройки в системе;
- лолжности, подразделения — выделены ответственные сотрудники центрального аппарата, которые имели право вносить новые данные и изменять существующие. Была проведена большая работа по идентификации используемых должностей, выявлению и удалению явных и неявных дублей. Подразделения были приведены к единообразной кодификации, проверены и откорректированы все наименования;
- графики — удалены все графики с названиями по фамилиям сотрудников, годов и т.д. Использовался типовой механизм смен и режимов работ. Все наименования были приведены к единому типу, чтобы любому пользователю (новому кадровику, кадровику из центрального аппарата) по названию был понятен режим работы по данному графику;
- способы отражения зарплаты были приведены к единому виду, структурированы, и загружены из бухгалтерской системы. В 1С:ЗУП КОРП был установлен запрет на создание новых.
- Выполнена конвертация и перенос данных из исторических систем.
- Выполнена интеграция с централизованной системой бухгалтерского и налогового учета («1С:Управление холдингом») при помощи RabbitMQ.
Экономический эффект от внедрения:
- трудозатраты в подразделениях сократились на 10%;
- управленческая и регламентированная отчетность формируются на 15% быстрее.
