Gazprom EP International B.V. построил систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документоборот». В рамках проекта разработана система бизнес-процессов, сформирован перечень детальных функциональных требований к СЭД. В результате в компании появилось единое информационное пространство для управления и поддержки операционных процессов на английском и русских языках, централизованного ведения и контроля договорной деятельности, планирования служебных командировок, управления доверенностями. Существенно сократились трудозатраты на обмен согласуемой и архивной документацией между компаниями группы и сроки согласования. Разработанные аналитические справочники позволили создать единую систему нормативно-справочной информации и обеспечить оперативное систематизированное обновление этой информации. В рамках проекта стандартизировано информационное взаимодействие между имеющимися в компаниях гГруппы системами финансового контура, управления персоналом и разработанной СЭД.
Gazprom EP International B.V. — оператор зарубежных проектов «Газпрома» в области поиска, разведки и разработки месторождений углеводородов. Штаб-квартира компании находится в Амстердаме. В Санкт-Петербурге действует корпоративный сервисный центр, оказывающий консультационную поддержку компаниям группы. Ключевые задачи: управление проектами в области поиска, разведки и добычи углеводородов; поиск, оценка и приобретение новых нефтегазовых активов в нефтегазодобывающих регионах мира, представление интересов в отношениях с зарубежными государственными и частными компаниями. Компания ведет деятельность в 10-ти странах.
Цель проекта: создать систему, которая предназначена для автоматизации работы с договорами, доверенностями, заявками на служебные командировки на основе программного продукта «1С:Документооборот».
Основные задачи проекта:
- Построить широкую карту бизнес-процессов для согласования и утверждения договорной документации, доверенностей и заявок на служебные командировки.
- Максимально обеспечить работу пользователя в «едином окне» СЭД без перехода в смежные системы для выполнения процесса (от планирования до полного закрытия).
- Создать единую шаблонную систему, включающую унифицированную процессную модель, единую методологию и отчетность для всех компаний группы.
Внедрение СЭД было обусловлено созданием единого информационного пространства:
- для управления и поддержкой операционных процессов на английском и русском языках,
- централизованного ведения и контроля договорной деятельности,
- планирования служебных командировок в компаниях группы,
- управления доверенностями,
- сокращенияе трудозатрат на обмен согласуемой и архивной документацией между компаниями группы и сроков согласования.
Система электронного документооборота (СЭД) построена на базе решения «1С:Документооборот 8».
Архитектура решения клиент-серверная и является централизованной, т.е. серверная часть системы располагается только в центральном офисе компании. Для доступа территориальных пользователей используются RDP-подключения к терминальным серверам, организуемым компанией, и тонкие клиенты. Интеграция с другими системами построена на базе веб-сервисов.
Автоматизированная система охватила следующие функциональные блоки:
Блок автоматизации № 1 «Управление договорными документами», в том числе:
- перевод процесса подготовки, экспертизы, согласования, заключения, хранения и контроля за исполнением (финансовым результатом) договоров в электронный вид в компаниях группы;
- создание электронной базы договоров, доверенностей (в том числе, загрузка исторических данных);
- создание шаблонов документов (договоров, доверенностей и иных документов);
- интеграция автоматизированной системы согласования и хранения договоров с другими информационными системами компании («1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Управление холдингом»).
Блок автоматизации № 2 «Управление заявками на служебные командировки», в том числе:
- автоматизация процессов согласования командировок по РФ;
- автоматизация процессов согласования командировок зарубеж;
- планирование командировочных расходов;
- создание механизма прокси;
- интеграция автоматизированной системы согласования и хранения заявок на служебные командировки с «1С: Зарплата и управление персоналом.
Блок автоматизации № 3 «Управление внутренними процессами согласования и утверждения»:
- заявки на перевод;
- тендерная документация;
- протоколы совещаний МРГ;
- оферты
- и т.д.
Схема архитектуры системы
За время проекта:
- обучено 100 пользователей;
- отработано более 250 обращений в период опытно-промышленной эксплуатации;
- автоматизировано более 405 рабочих мест.
Система электронного документооборота (СЭД) поддерживает работу пользователей на английском и русском языках за счет доработки интерфейса и объектов конфигурации. Смена языка сеанса доступна в пользовательском режиме, что позволяет каждому сотруднику работать с поставленными задачами, формировать отчетность и работать с архивной документацией на необходимом языке.
Система спроектирована на основе принципа «единого окна» работы для пользователя. Вся информация по договору, которую пользователь вносил во множество реестров и финансовую систему, теперь аккумулируется в СЭД и в автоматическом режиме передается в нужном объеме в смежные системы.
Одной из важнейших доработок стал механизм отслеживания финансового результата по договорам (сопоставление плана и факта) на основе интеграции с «1С:Управление холдингом 8».
В системе разработан механизм делегирования задач, который построен на принципах типового решения «1С», однако, учитывает большее количество параметров для определения делегата по каждой задаче.
Необходимость делегирования задач определяется в автоматическом режиме на основе разработанной интеграции с «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
В рамках проекта выстроен механизм ограничения права на согласование задач, что позволило обеспечить соблюдение требований, зафиксированных в регламента «Gazprom EP International B.V.».
Снизились производственные издержки
Выросла производительность труда
Ускорилось согласование документов
Результатом проекта стало создание единой системы по ведению нормативно-справочной информации, обеспечивающей блок автоматизации № 1 «Управление договорными документами», блок автоматизации № 2 «Управление заявками на служебные командировки» и блок автоматизации № 3 «Управление внутренними процессами согласования и утверждения».
Унифицированы процессы согласования договоров, доверенностей и заявок на служебные командировки.
СЭД включена в информационную экосистему компании группы и подключена к системе обмена данными.
В рамках реализации проекта были соблюдены сроки и бюджет проекта.
Количественные результаты проекта, экономическая эффективность:
- Снизились производственные издержки — 20%.
- Выросла производительность труда — 20%.
- Ускорение обработки, согласования документов — 35%.
