||
Краткое описание

Gazprom EP International B.V. построил систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документоборот». В рамках проекта разработана система бизнес-процессов, сформирован перечень детальных функциональных требований к СЭД. В результате в компании появилось единое информационное пространство для управления и поддержки операционных процессов на английском и русских языках, централизованного ведения и контроля договорной деятельности, планирования служебных командировок, управления доверенностями. Существенно сократились трудозатраты на обмен согласуемой и архивной документацией между компаниями группы и сроки согласования. Разработанные аналитические справочники позволили создать единую систему нормативно-справочной информации и обеспечить оперативное систематизированное обновление этой информации. В рамках проекта стандартизировано информационное взаимодействие между имеющимися в компаниях гГруппы системами финансового контура, управления персоналом и разработанной СЭД.

«Gazprom EP International B.V.»
Заказчик

Gazprom EP International B.V. — оператор зарубежных проектов «Газпрома» в области поиска, разведки и разработки месторождений углеводородов. Штаб-квартира компании находится в Амстердаме. В Санкт-Петербурге действует корпоративный сервисный центр, оказывающий консультационную поддержку компаниям группы.  Ключевые задачи: управление проектами в области поиска, разведки и добычи углеводородов; поиск, оценка и приобретение новых нефтегазовых активов в нефтегазодобывающих регионах мира, представление интересов в отношениях с зарубежными государственными и частными компаниями. Компания ведет деятельность в 10-ти странах.

1
Цели и задачи

Цель проекта: создать систему, которая предназначена для автоматизации работы с договорами, доверенностями, заявками на служебные командировки на основе программного продукта «1С:Документооборот».

Основные задачи проекта:

  1. Построить широкую карту бизнес-процессов для согласования и утверждения договорной документации, доверенностей и заявок на служебные командировки.
  2. Максимально обеспечить работу пользователя в «едином окне» СЭД без перехода в смежные системы для выполнения процесса (от планирования до полного закрытия). 
  3. Создать единую шаблонную систему, включающую унифицированную процессную модель, единую методологию и отчетность для всех компаний группы.
2
Ситуация до старта проекта

Внедрение СЭД было обусловлено созданием единого информационного пространства:

  • для управления и поддержкой операционных процессов на английском и русском языках,
  • централизованного ведения и контроля договорной деятельности,
  • планирования служебных командировок в компаниях группы,
  • управления доверенностями,
  • сокращенияе трудозатрат на обмен согласуемой и архивной документацией между компаниями группы и сроков согласования.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота (СЭД) построена на базе решения «1С:Документооборот 8».

Архитектура решения клиент-серверная и является централизованной, т.е. серверная часть системы располагается только в центральном офисе компании. Для доступа территориальных пользователей используются RDP-подключения к терминальным серверам, организуемым компанией, и тонкие клиенты. Интеграция с другими системами построена на базе веб-сервисов.

Автоматизированная система охватила следующие функциональные блоки:

Блок автоматизации № 1 «Управление договорными документами», в том числе:

  • перевод процесса подготовки, экспертизы, согласования, заключения, хранения и контроля за исполнением (финансовым результатом) договоров в электронный вид в компаниях группы;
  • создание электронной базы договоров, доверенностей (в том числе, загрузка исторических данных);
  • создание шаблонов документов (договоров, доверенностей и иных документов);
  • интеграция автоматизированной системы согласования и хранения договоров с другими информационными системами компании («1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Управление холдингом»).

Блок автоматизации № 2 «Управление заявками на служебные командировки», в том числе:

  • автоматизация процессов согласования командировок по РФ;
  • автоматизация процессов согласования командировок зарубеж;
  • планирование командировочных расходов;
  • создание механизма прокси;
  • интеграция автоматизированной системы согласования и хранения заявок на служебные командировки с «1С: Зарплата и управление персоналом.

Блок автоматизации № 3 «Управление внутренними процессами согласования и утверждения»:

  • заявки на перевод;
  • тендерная документация;
  • протоколы совещаний МРГ;
  • оферты
  • и т.д. 

1C_Shema_Gazprom_BV.jpg

Схема архитектуры системы

За время проекта:

  • обучено 100 пользователей;
  • отработано более 250 обращений в период опытно-промышленной эксплуатации;
  • автоматизировано более 405 рабочих мест.
4
Особенности и уникальность проекта

Система электронного документооборота (СЭД) поддерживает работу пользователей на английском и русском языках за счет доработки интерфейса и объектов конфигурации. Смена языка сеанса доступна в пользовательском режиме, что позволяет каждому сотруднику работать с поставленными задачами, формировать отчетность и работать с архивной документацией на необходимом языке.

Система спроектирована на основе принципа «единого окна» работы для пользователя. Вся информация по договору, которую пользователь вносил во множество реестров и финансовую систему, теперь аккумулируется в СЭД и в автоматическом режиме передается в нужном объеме в смежные системы.

Одной из важнейших доработок стал механизм отслеживания финансового результата по договорам (сопоставление плана и факта) на основе интеграции с «1С:Управление холдингом 8».

В системе разработан механизм делегирования задач, который построен на принципах типового решения «1С», однако, учитывает большее количество параметров для определения делегата по каждой задаче.

Необходимость делегирования задач определяется в автоматическом режиме на основе разработанной интеграции с «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

В рамках проекта выстроен механизм ограничения права на согласование задач, что позволило обеспечить соблюдение требований, зафиксированных в регламента «Gazprom EP International B.V.».

5
Результаты проекта

Снизились производственные издержки

20%

Выросла производительность труда

20%

Ускорилось согласование документов

35%

Результатом проекта стало создание единой системы по ведению нормативно-справочной информации, обеспечивающей блок автоматизации № 1 «Управление договорными документами», блок автоматизации № 2 «Управление заявками на служебные командировки» и блок автоматизации № 3 «Управление внутренними процессами согласования и утверждения».

Унифицированы процессы согласования договоров, доверенностей и заявок на служебные командировки.

СЭД включена в информационную экосистему компании группы и подключена к системе обмена данными.

В рамках реализации проекта были соблюдены сроки и бюджет проекта.

Количественные результаты проекта, экономическая эффективность:

  1. Снизились производственные издержки — 20%. 
  2. Выросла производительность труда — 20%. 
  3. Ускорение обработки, согласования документов — 35%. 
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
405
Платформа
1С:Предприятие 8 ПРОФ
Июль 2018 —
Северо-Западный федеральный округ РФ
Центральная и Восточная Европа
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Отзывы заказчиков
Заместитель начальника управления ИТ «Gazprom EP International B.V.»
Константин Тарасевич
Благодаря внедрению системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот» построено единое информационное пространство для управления и поддержки операционных процессов на английском и русских языках, централизованного ведения и контроля договорной деятельности, управления доверенностями и планирования служебных командировок в компаниях группы.
Новости
05 апреля 2024
На Едином онлайн-семинаре 1С более 51 500 слушателей узнали о новшествах учета, налогообложения и автоматизации

3 апреля состоялся Единый онлайн-семинар 1С. К интернет-трансляции подключились более 51 500 бухгалтеров, руководителей и ИТ-специалистов по всей стране. В каждом из 10 часовых поясов Единый семинар стартовал в 10:00 по местному времени. Разработчики и методисты фирмы «1С» рассказали об актуальных изменениях законодательства, о новых возможностях программ и сервисов 1С. В ходе мероприятия слушателей в онлайн-режиме консультировали специалисты 329 партнеров – 1С:Франчайзи.

03 апреля 2024
Профкейс: создан чек-лист проверки качества составления плана-графика проекта

Чек-лист размещен в базе знаний «Методические материалы для РП и аналитиков» раздел «Бюджет проекта и тендеры»