||
Краткое описание

Gazprom EP International B.V. построил систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документоборот». В рамках проекта разработана система бизнес-процессов, сформирован перечень детальных функциональных требований к СЭД. В результате в компании появилось единое информационное пространство для управления и поддержки операционных процессов на английском и русских языках, централизованного ведения и контроля договорной деятельности, планирования служебных командировок, управления доверенностями. Существенно сократились трудозатраты на обмен согласуемой и архивной документацией между компаниями группы и сроки согласования. Разработанные аналитические справочники позволили создать единую систему нормативно-справочной информации и обеспечить оперативное систематизированное обновление этой информации. В рамках проекта стандартизировано информационное взаимодействие между имеющимися в компаниях гГруппы системами финансового контура, управления персоналом и разработанной СЭД.

«Gazprom EP International B.V.»
Заказчик

Gazprom EP International B.V. — оператор зарубежных проектов «Газпрома» в области поиска, разведки и разработки месторождений углеводородов. Штаб-квартира компании находится в Амстердаме. В Санкт-Петербурге действует корпоративный сервисный центр, оказывающий консультационную поддержку компаниям группы.  Ключевые задачи: управление проектами в области поиска, разведки и добычи углеводородов; поиск, оценка и приобретение новых нефтегазовых активов в нефтегазодобывающих регионах мира, представление интересов в отношениях с зарубежными государственными и частными компаниями. Компания ведет деятельность в 10-ти странах.

1
Цели и задачи

Цель проекта: создать систему, которая предназначена для автоматизации работы с договорами, доверенностями, заявками на служебные командировки на основе программного продукта «1С:Документооборот».

Основные задачи проекта:

  1. Построить широкую карту бизнес-процессов для согласования и утверждения договорной документации, доверенностей и заявок на служебные командировки.
  2. Максимально обеспечить работу пользователя в «едином окне» СЭД без перехода в смежные системы для выполнения процесса (от планирования до полного закрытия). 
  3. Создать единую шаблонную систему, включающую унифицированную процессную модель, единую методологию и отчетность для всех компаний группы.
2
Ситуация до старта проекта

Внедрение СЭД было обусловлено созданием единого информационного пространства:

  • для управления и поддержкой операционных процессов на английском и русском языках,
  • централизованного ведения и контроля договорной деятельности,
  • планирования служебных командировок в компаниях группы,
  • управления доверенностями,
  • сокращенияе трудозатрат на обмен согласуемой и архивной документацией между компаниями группы и сроков согласования.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота (СЭД) построена на базе решения «1С:Документооборот 8».

Архитектура решения клиент-серверная и является централизованной, т.е. серверная часть системы располагается только в центральном офисе компании. Для доступа территориальных пользователей используются RDP-подключения к терминальным серверам, организуемым компанией, и тонкие клиенты. Интеграция с другими системами построена на базе веб-сервисов.

Автоматизированная система охватила следующие функциональные блоки:

Блок автоматизации № 1 «Управление договорными документами», в том числе:

  • перевод процесса подготовки, экспертизы, согласования, заключения, хранения и контроля за исполнением (финансовым результатом) договоров в электронный вид в компаниях группы;
  • создание электронной базы договоров, доверенностей (в том числе, загрузка исторических данных);
  • создание шаблонов документов (договоров, доверенностей и иных документов);
  • интеграция автоматизированной системы согласования и хранения договоров с другими информационными системами компании («1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Управление холдингом»).

Блок автоматизации № 2 «Управление заявками на служебные командировки», в том числе:

  • автоматизация процессов согласования командировок по РФ;
  • автоматизация процессов согласования командировок зарубеж;
  • планирование командировочных расходов;
  • создание механизма прокси;
  • интеграция автоматизированной системы согласования и хранения заявок на служебные командировки с «1С: Зарплата и управление персоналом.

Блок автоматизации № 3 «Управление внутренними процессами согласования и утверждения»:

  • заявки на перевод;
  • тендерная документация;
  • протоколы совещаний МРГ;
  • оферты
  • и т.д. 

1C_Shema_Gazprom_BV.jpg

Схема архитектуры системы

За время проекта:

  • обучено 100 пользователей;
  • отработано более 250 обращений в период опытно-промышленной эксплуатации;
  • автоматизировано более 405 рабочих мест.
4
Особенности и уникальность проекта

Система электронного документооборота (СЭД) поддерживает работу пользователей на английском и русском языках за счет доработки интерфейса и объектов конфигурации. Смена языка сеанса доступна в пользовательском режиме, что позволяет каждому сотруднику работать с поставленными задачами, формировать отчетность и работать с архивной документацией на необходимом языке.

Система спроектирована на основе принципа «единого окна» работы для пользователя. Вся информация по договору, которую пользователь вносил во множество реестров и финансовую систему, теперь аккумулируется в СЭД и в автоматическом режиме передается в нужном объеме в смежные системы.

Одной из важнейших доработок стал механизм отслеживания финансового результата по договорам (сопоставление плана и факта) на основе интеграции с «1С:Управление холдингом 8».

В системе разработан механизм делегирования задач, который построен на принципах типового решения «1С», однако, учитывает большее количество параметров для определения делегата по каждой задаче.

Необходимость делегирования задач определяется в автоматическом режиме на основе разработанной интеграции с «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

В рамках проекта выстроен механизм ограничения права на согласование задач, что позволило обеспечить соблюдение требований, зафиксированных в регламента «Gazprom EP International B.V.».

5
Результаты проекта

Снизились производственные издержки

20%

Выросла производительность труда

20%

Ускорилось согласование документов

35%

Результатом проекта стало создание единой системы по ведению нормативно-справочной информации, обеспечивающей блок автоматизации № 1 «Управление договорными документами», блок автоматизации № 2 «Управление заявками на служебные командировки» и блок автоматизации № 3 «Управление внутренними процессами согласования и утверждения».

Унифицированы процессы согласования договоров, доверенностей и заявок на служебные командировки.

СЭД включена в информационную экосистему компании группы и подключена к системе обмена данными.

В рамках реализации проекта были соблюдены сроки и бюджет проекта.

Количественные результаты проекта, экономическая эффективность:

  1. Снизились производственные издержки — 20%. 
  2. Выросла производительность труда — 20%. 
  3. Ускорение обработки, согласования документов — 35%. 
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
405
Платформа
1С:Предприятие 8 ПРОФ
Июль 2018 —
Северо-Западный федеральный округ РФ
Центральная и Восточная Европа
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Заместитель начальника управления ИТ «Gazprom EP International B.V.»
Константин Тарасевич
Благодаря внедрению системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот» построено единое информационное пространство для управления и поддержки операционных процессов на английском и русских языках, централизованного ведения и контроля договорной деятельности, управления доверенностями и планирования служебных командировок в компаниях группы.
Новости
13 октября 2021
Фирма 1С приглашает на вебинар «1С:ERP+PM Управление проектной организацией. Новое в редакции 2.5»

21 октября 2021 года фирма «1С» совместно с центром разработки ITLand проводит вебинар «1С:ERP+PM Управление проектной организацией. Новое в редакции 2.5».

11 октября 2021
Gazprom EP International и фирма «1С» заключили соглашение о стратегическом сотрудничестве в области информационных технологий

На Петербургском международном газовом форуме 2021 Gazprom EP International и фирма «1С» заключили соглашение о стратегическом сотрудничестве в сфере информационных технологий. Свои подписи на документе поставили Управляющий директор Gazprom EP International Сергей Туманов и директор фирмы «1С» Борис Нуралиев.