Елатомский приборный завод и «1С-Рарус» реализовали проект по формированию конструктивных поведенческих моделей менеджеров и ключевых специалистов с помощью «1С:Документооборот». Реализованы механизмы загрузки и выгрузки, благодаря чему был повысилось удобство анализа исполнения проектов. В рамках проекта реализована интеграция «1С:Документооборота» и MindMap — программного обеспечения по построению ментальных карт, которое позволяет контролировать выполнение инвестиционных проектов и проектов развития предприятия посредством декомпозиции задач до конечного исполнителя.
Компания «Еламед» — производитель медицинской техники. Имеет собственный медицинский центр, занимающийся диагностикой и лечением различных заболеваний. Кроме физиотерапевтических аппаратов для дома и ЛПУ, производит медицинскую мебель, оборудование для дезинфекции и стерилизации, вакуумные системы забора крови, расходные материалы и вспомогательные изделия.
Цели проекта
- Оптимизировать процессы компании в соответствии с требованиями ISO 13845, за счет сокращения трудозатрат и перераспределения полномочий ключевых сотрудников и менеджеров компании, опираясь на анализ перекрестной оценки поставленных задач и выполненных результатов.
- Контролировать исполнение инвестиционных планов и планов развития предприятия за счет интеграции систем «1С:Документооборот» и «MindMap», с последующим контролем исполнения задач до конечного исполнителя.
Задачи проекта — сократить сроки:
- согласования документов,
- обработки заявки на расходование ДС,
- обработки заказов клиентов,
- формирования медиаплана,
- согласования рекламной кампании.
Уникальное производственное предприятие после выживания в период перестройки требовало качественного пересмотра внутренних процессов с целью оптимизации. Однако революционные изменения, могли привести к финансовым потерям, поэтому был выбран путь эволюционного пересмотра и оптимизации процессов предприятия.
Долгое время компания использовала документооборот на базе собственной разработки и платформы. Дальнейшее развитие компании потребовало перехода на «1С:Документооборот», где были настроены все существующие процессы как они есть, но введена перекрестная оценка поставленных задач и полученных результатов. И там, где перекрестная оценка была неудовлетворительная или были нарушены процедуры, этот этап процесса или процесс целиком подвергался изменениям, что и позволило провести оптимизацию процессов.
Инвестиционные планы и планы развития в компании велись не системно. Отслеживать на каком этапе и по чьей вине происходит сдвиг сроков или нерезультативность запланированных мероприятий было трудоемко и требовало большого участия TOП-менеджмента компании. На текущий момент все отклонения до исполнителя можно проконтролировать и скорректировать за счет использования функционала «1С:ДО», где реализована автоматическая эскалация проблемы на верхний уровень в случае невыполнения задач, мероприятий.
Компания «Еламед» почти 40 лет на рынке, в течение которых она непрерывно растет и развивается. Это означает, что компания постоянно перерастает установленные ранее бизнес-процессы и должна реорганизовывать их так оперативно, чтобы внутренние процессы не стали тормозом для дальнейшего роста. Для этого необходимо оценивать актуальность и эффективность бизнес-процессов и изменять их практически он-лайн. Как развиваться без остановок и не превратить работу сотрудников в хаос?
Для решения этой задачи совместная команда компаний «Еламед» и «1С-Рарус» придумала нетривиальное решение на основе «1С:Документооборот».
Архитектура проекта включает в себя Mind Manager интегрированный с «1С:Документооборот» по следующим автоматизированным функциям: «Эффективное управление процессами», «Учет и планирование рабочего времени», «Проектный учет и контроль исполнения
В данной системе Mind Manager служит инструментом, представляющим собой технологию наглядного отображения сложной информации.
Выгрузка и загрузка файлов MindMap осуществляется в электронных таблицах, при этом имеются некоторые особенности в формате хранения, поэтому пришлось в этих особенностях разобраться в условиях отсутствия документации.
В рамках проекта было много времени уделено на автоматизацию процесса постановки и контроля исполнения задач, таким образом, что все подчиненные задачи запускаются автоматически. Так же реализовано каскадное изменение сроков проекта в случае если задача или какая-либо ветвь проекта выполняется с отклонением по срокам, в рамках которого исполняется алгоритм с нетривиальной логикой.
На данный момент архитектура содержит отражение цели № 2 (контроль исполнения инвестиционных планов и планов развития предприятия), которая описана в разделе «Цели и задачи проекта».
Схема архитектуры системы
Количество автоматизированных мест: 350
.webp)
Уникальность этого проекта заключается в том, что постановка задач и процесс перекрестной оценки поставленных задач, сроков, полученных результатов в «1С:Документооборот» позволили компании сформировать поведенческие модели менеджеров и ключевых специалистов , а также визуализировать результаты анализа в виде гистограмм, на которых отражается процент конкретной поведенческой модели.
На базе анализа негативных поведенческих моделей ключевых сотрудников и менеджеров компании, удалось идентифицировать неэффективные бизнес-процессы, которые нашли отражение в «1С:Документооборот» и в дальнейшем провести оптимизацию процессов, которая существенно повысила эффективность бизнеса.
Сократился средний срок согласования документов
Сократилось время обработки заказов клиентов
Проект был осуществлен в несколько шагов:
- В «1С:Документооборот» были отражены все ключевые бизнес-процессы компании «как есть».
- При реализации операций бизнес-процессов происходила взаимная оценка внутренних клиентов и внутренних поставщиков как с точки зрения постановки задач, так и с точки зрения их выполнения. Кроме того происходила оценка результативности и эффективности каждого процесса, в том числе его длительности и оперативности реакций в его течении;
- На основании полученных данных происходила «доводка» бизнес-процессов до желаемого состояния.
- В рамках проекта реализована интеграция «1С:Документооборота» и MindMap — программного обеспечения по построению ментальных карт, которое позволяет контролировать выполнение инвестиционных проектов и проектов развития предприятия посредством декомпозиции задач до конечного исполнителя.
Реализован механизм загрузки/выгрузки в обе стороны, за счет чего повышается удобство анализа исполнения проектов. MindMap в этом случае выступает как инструмент разработки, визуализации и контроля мероприятий (PLAN,ACT). «1С:ДО» выступает как инструмент постановки задач и контроля исполнения (DO,CHECK).
По результатам проекта было выявлено:
- сокращение среднего срока согласования документов: 20%;
- сокращение срока обработки заявки на расходование ДС: 20%;
- сокращение сроков обработки заказов клиентов: 12%;
- сокращение времени на формирование медиаплана: 1 час для каждого региона в месяц;
- сокращение времени на согласование рекламной кампании: 20%.
