В ГК «Росводоканал» за счет внедрения системы электронного архива и системы управления задачами построили единое информационное пространство между водоканалами, управляющей компанией и ОЦО, которое позволяет централизованно вести процессы бухгалтерского и налогового учета и расчета зарплаты. Внедрение было реализовано в несколько шагов, что позволило поэтапно вводить систему в эксплуатацию, постепенно наращивая функционал, и, в то же время, обеспечив пользователей всем объемом исторических данных. Таким образом была равномерно распределена нагрузка на персонал и проектную команду. За счет применения гибких подходов к управлению обеспечено непрерывное управление качеством проекта.
Группа компаний «Росводоканал» — крупнейший российский частный оператор в сфере водоснабжения и водоотведения. Предприятия группы обеспечивают доступ к чистой воде для 5,5 млн пользователей ежегодно подают в сеть 557 млн кубометров воды и принимает на очистку 521 млн кубометров стоков. Компания эксплуатирует 16,5 тысяч километров водопроводных и канализационных сетей. Общая численность сотрудников — более 10 тысяч человек.
Главная цель проекта — создать единое информационное пространство между водоканалами, управляющей компанией и ОЦО в рамках процессов ведения бухгалтерского и налогового учета и расчета заработной платы (далее — учетная функция).
Перед проектом были поставлены следующие задачи:
- Обеспечить электронный документооборот между водоканалами, управляющей компанией и общим центром обслуживания (ОЦО) для централизации учетной функции.
- Интегрировать в единый информационный контур корпоративные информационные системы:
- электронного документооборота;
- электронного архива;
- системы управления инцидентами;
- электронной почты;
- ведения бухгалтерского и налогового учета;
- управления персоналом и расчета заработной платы;
- личного кабинета сотрудника группы компаний.
- Обеспечить исполнение заявок в соответствии с настроенным маршрутом бизнес-процесса, в соответствии с заданными сроками реализации (SLA).
- Обеспечить маршрутизацию заявок конкретному исполнителю в соответствующую запросу информационную систему.
- Контролировать производительности и исполнительской дисциплины сотрудников группы компаний в рамках процессов учетной функции.
- Штрихкодировать внутренние и внешние документы для автоматической привязки к соответствующей карточке документа при потоковом сканировании.
- Упорядочить хранение оцифрованных первичных учетных и иных документов, обеспечить доступ к документам ответственных лиц.
- Упорядочить хранение бумажных первичных учетных документов в архиве в разрезе номенклатуры дел.
- Сократить трудозатраты на поиск документов при предоставлении внутренних запросов и запросов контролирующих органов.
- Увеличить скорость предоставления документов по запросам.
- Перейти на предоставление документов в налоговые органы в электронном виде, экономить расходные материалы для оргтехники, бумагу.
- Создать техническую базу для обмена первичными учетными и договорными документами с контрагентами в электронном виде через каналы ЭДО, подписанные ЭЦП.
- Формировать отчетности о ключевых параметрах деятельности ОЦО.
До автоматизации ситуация обстояла следующим образом:
- Учетная функция в группе компаний не централизована.
- Отсутствует единая система хранения первичных учетных и договорных документов.
- Отсутствует возможность обмена документами в электронном виде как между водоканалами и ОЦО, так между водоканалами и внешними контрагентами.
- Сканирование/копирование первичных учетных документов производится под каждый запрос, поступивший от проверяющих органов или внутренние запросы.
- Высокие временные затраты на ручную подготовку документов.
- В большинстве случае документы предоставляются в бумажном виде.
- Отсутствует возможность маршрутизации задач между исполнителями услуг, с контролем сроков и трудозатрат.
- Не ведется учет трудозатрат всех участников процесса.
- Отсутствует стандартизация при исполнении задач сотрудникам учетной функции.
Система электронного архива (СЭА) построена на базе решения «1С:Документооборот».
Реализовано информационное взаимодействие со следующими системами:
- «1С:Управление производственным предприятием» (6 филиалов + ОЦО);
- «1С:Зарплата и управление персоналом» (6 филиалов);
- сторониие СЭД и ITSM-системы.
Границы информационных систем проекта представлены на рисунке.
Границы информационных систем проекта (кликните, чтобы увеличить)
Примечания к схеме:
- Из «1С:ERP» в «1С:Документооборот» (отдельная конфигурация, не СЭА) передаются:
- платежные поручения и. банковские выписки;
- задачи на согласование документов в «1С:ERP».
- Из «1С:Документооборот» в «1С:ERP» передаются результаты обработки задач на соглаосвание документов в «1С:ERP».
- Стандартизация всех процессов учетной функции группы компаний.
- Регламентация действий пользователей, автоматическая маршрутизация задач между исполнителями и инициаторами.
- Сроки и исполнительская дисциплина контролируются в соответствии с SLA.
- Постановка задач инициатором в любой доступной ему системе, маршрутизация задачи в целевую для исполнителя систему.
- Ядром системы является система электронного архива на базе (СЭА) «1С:Документообортот 8 КОРП» в которой на базе механизма комплексных процессов настроены бизнес-процессы учетной функции, реализовано хранение оцифрованной первичной учетной документации и производится распределение задач между исполнителями.
- Реализация проекта на базе смешанных практик проектного управления: совмещение стандартов проектного управления на базе PMBOK и гибких подходов на базе Agile.
Реализация проекта разделена на несколько этапов:
- Загрузка в систему ретроархива первичных учетных документов на базе 5 (пяти) водоканалов группы.
- Запуск системы штрих-кодирования и потокового сканирования на базе 2-х водоканалов.
- Запуск процесса передачи первичной учетной документации через систему электронного архива с последующим потоковым сканирования на базе 2-х водоканалов.
- Запуск системы управления задачами, маршрутизирующей задачи от инициаторов до исполнителей.
- Поддержка передачи учетной функции водоканалов 1-й волны в ОЦО, начало опытно-промышленной эксплуатации системы.
- Тиражирование информационных систем на остальные 3 (три) водоканала группы компаний.
- Поддержка передачи учетной функции водоканалов 2-й волны в ОЦО, завершение опытно-промышленной эксплуатации системы.
Применение данной последовательности позволило поэтапно вводить систему в эксплуатацию, постепенно наращивая функционал, не дожидаясь завершения всех работ по проекту, и, в то же время, обеспечив пользователей всем объёмом исторических данных. Это позволило распределить нагрузку на персонал и проектную команду при вводе системы в эксплуатацию, оптимизировать систему, оперативно реагируя на запросы пользователей.
Непрерывное управление качеством сложного проекта было обеспечено применением гибких подходов к управлению проектом, предотвратившим ситуацию «взрывного появления функционала», позволяющим получать обратную связь от Заказчика проекта на каждом этапе внедрения.
Интеграция с корпоративными IT-системами группы компаний
Важной особенностью проекта является реализация сложной архитектуры взаимодействия между несколькими системами и внутренней архитектурой решения.
- Интеграция СЭА с учетными системами водоканалов на базе «1С:Управление производственным предприятием», обеспечила:
- фиксацию передаваемых в ОЦО документов с помощью документа «Опись»;
- генерацию и печать в «1С:УПП» штрих-кодов документов, уникальных в пределах нруппы компаний и выгрузка их в систему электронного архива (СЭА);
- печать штрих-кодов на листах-вкладышах для входящих первичных документов;
- возможность обработки задач в режиме «единого окна» в интерфейсе учетной системы «1С:УПП»;
- автоматическое формирование связи между карточками документов СЭА и системными документами «1С:УПП»;
- гибкую настройку состава комплектов документов в «1С:УПП»;
- предоставление доступа к скан-копиям документов СЭА в интерфейсе «1С:УПП»;
- массовый подбор документов в интерфейсе «1С:УПП» с помощью привычного для бухгалтеров отчета по проводкам;
- выгрузку из СЭА файлов скан-копий документов в каталог и возможность передачи ссылки на каталог для скачивания файлов как на внутренних так и на внешних ресурсах.
- Интеграция СЭА с системой приема обращений клиентов обеспечила:
- консолидацию всех обращений сотрудников группы компаний в единой информационной системе;
- маршрутизацию обращений пользователей соответствующему исполнителю и возврат обратной связи, и результата выполнения задачи;
- единые подходы к обеспечению сервисного обслуживания в периметре группы компаний.
- Интеграция с внутренней системой электронного документооборота обеспечила загрузку в СЭА оцифрованных договорных документов и доступ из «1С:УПП» и СЭА к карточке согласования договорного документа через гиперссылку.
- Интеграция с личным кабинетом сотрудника группы компаний обеспечила консолидацию в единой информационной системе всех запросов сотрудников и быстрый доступ необходимым учетным документам.
- Интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 3.1» обеспечила:
- хранение в единой базе кадровых и расчетных документов;
- штрих-кодирование и оцифровку входящей документации;
- маршрутизацию задач от сотрудников группы компаний до конечных исполнителей.
Дополнительно, в ходе совместной работы с командой проекта заказчика учитывались следующие факторы и смежные задачи:
- уточнение бизнес-процессов в ходе выполнения проекта;
- необходимость ведения каталога услуг ОЦО и контроля выполнения задач в разрезе SLA;
- автоматическая выгрузка файлов СЭА по запросу из «1С:УПП» для подготовки информации для налоговых проверок;
- обработка ненормализованных данных при информационном обмене между системами, включая формирование заявок на ввод или изменение договора в «1С:УПП», нормализацию справочника контрагентов.
Ускорилось получение отчетности
Сократились расходы
По факту выполнения проекта были достигнуты следующие результаты:
- Запущена в промышленную эксплуатацию централизованная система управления задачами и электронным архивом группы компаний, интегрированная с корпоративным ИТ-ландшафтом.
- Унифицированы процессы и регламентированы действия пользователей водоканалов и ОЦО.
- Произведены организационные изменения в компании:
- реализована возможность обработки задач в режиме «единого окна» в интерфейсе учетной системы, реализован контроль сроков исполнения задач и исполнительской дисциплин;
- учетная функция выведена из водоканалов в ОЦО.
- создана возможность для оптимизации процессов ОЦО.
- создана ИТ-платформа для перевода в ОЦО других функциональных направлений группы компаний.
Экономический эффект от внедрения:
- на 10% ускорилось получение управленческой отчетности;
- на 10% ускорилось получение регламентированной отчетности;
- на 5% сократились расходы на материальные ресурсы;
- на 7% уменьшились операционные и административные расходы.
