||
Краткое описание

В ГК «Росводоканал» за счет внедрения системы электронного архива и системы управления задачами построили единое информационное пространство между водоканалами, управляющей компанией и ОЦО, которое позволяет централизованно вести процессы бухгалтерского и налогового учета и расчета зарплаты. Внедрение было реализовано в несколько шагов, что позволило поэтапно вводить систему в эксплуатацию, постепенно наращивая функционал, и, в то же время, обеспечив пользователей всем объемом исторических данных. Таким образом была равномерно распределена нагрузка на персонал и проектную команду. За счет применения гибких подходов к управлению обеспечено непрерывное управление качеством проекта. 

ГК «Росводоканал»
Заказчик

Группа компаний «Росводоканал» — крупнейший российский частный оператор в сфере водоснабжения и водоотведения. Предприятия группы обеспечивают доступ к чистой воде для 5,5 млн пользователей ежегодно подают в сеть 557 млн кубометров воды и принимает на очистку 521 млн кубометров стоков. Компания эксплуатирует 16,5 тысяч километров водопроводных и канализационных сетей. Общая численность сотрудников — более 10 тысяч человек.

1
Цели и задачи

Главная цель проекта — создать единое информационное пространство между водоканалами, управляющей компанией и ОЦО в рамках процессов ведения бухгалтерского и налогового учета и расчета заработной платы (далее — учетная функция).

Перед проектом были поставлены следующие задачи:

  1. Обеспечить электронный документооборот между водоканалами, управляющей компанией и общим центром обслуживания (ОЦО) для централизации учетной функции.
  2. Интегрировать в единый информационный контур корпоративные информационные системы:
  • электронного документооборота;
  • электронного архива;
  • системы управления инцидентами;
  • электронной почты;
  • ведения бухгалтерского и налогового учета;
  • управления персоналом и расчета заработной платы;
  • личного кабинета сотрудника группы компаний.
  1. Обеспечить исполнение заявок в соответствии с настроенным маршрутом бизнес-процесса, в соответствии с заданными сроками реализации (SLA).
  2. Обеспечить маршрутизацию заявок конкретному исполнителю в соответствующую запросу информационную систему.
  3. Контролировать производительности и исполнительской дисциплины сотрудников группы компаний в рамках процессов учетной функции.
  4. Штрихкодировать внутренние и внешние документы для автоматической привязки к соответствующей карточке документа при потоковом сканировании.
  5. Упорядочить хранение оцифрованных первичных учетных и иных документов, обеспечить доступ к документам ответственных лиц.
  6. Упорядочить хранение бумажных первичных учетных документов в архиве в разрезе номенклатуры дел.
  7. Сократить трудозатраты на поиск документов при предоставлении внутренних запросов и запросов контролирующих органов.
  8.  Увеличить скорость предоставления документов по запросам.
  9. Перейти на предоставление документов в налоговые органы в электронном виде, экономить расходные материалы для оргтехники, бумагу.
  10. Создать техническую базу для обмена первичными учетными и договорными документами с контрагентами в электронном виде через каналы ЭДО, подписанные ЭЦП.
  11. Формировать отчетности о ключевых параметрах деятельности ОЦО.
2
Ситуация до старта проекта

До автоматизации ситуация обстояла следующим образом:

  1. Учетная функция в группе компаний не централизована.
  2. Отсутствует единая система хранения первичных учетных и договорных документов.
  3. Отсутствует возможность обмена документами в электронном виде как между водоканалами и ОЦО, так между водоканалами и внешними контрагентами.
  4. Сканирование/копирование первичных учетных документов производится под каждый запрос, поступивший от проверяющих органов или внутренние запросы.
  5. Высокие временные затраты на ручную подготовку документов.
  6. В большинстве случае документы предоставляются в бумажном виде.
  7. Отсутствует возможность маршрутизации задач между исполнителями услуг, с контролем сроков и трудозатрат.
  8. Не ведется учет трудозатрат всех участников процесса.
  9. Отсутствует стандартизация при исполнении задач сотрудникам учетной функции.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного архива (СЭА) построена на базе решения «1С:Документооборот».

Реализовано информационное взаимодействие со следующими системами:

  • «1С:Управление производственным предприятием» (6 филиалов + ОЦО);
  • «1С:Зарплата и управление персоналом» (6 филиалов);
  • сторониие СЭД и ITSM-системы.

Границы информационных систем проекта представлены на рисунке.

1C_Shema_ROsVodCnl.jpg

Границы информационных систем проекта (кликните, чтобы увеличить)

Примечания к схеме:

  1. Из «1С:ERP» в «1С:Документооборот» (отдельная конфигурация, не СЭА) передаются:
  • платежные поручения и. банковские выписки;
  • задачи на согласование документов в «1С:ERP».
  1. Из «1С:Документооборот» в «1С:ERP» передаются результаты обработки задач на соглаосвание документов в «1С:ERP».

4
Особенности и уникальность проекта
  1. Стандартизация всех процессов учетной функции группы компаний.
  2. Регламентация действий пользователей, автоматическая маршрутизация задач между исполнителями и инициаторами.
  3. Сроки и исполнительская дисциплина контролируются в соответствии с SLA.
  4. Постановка задач инициатором в любой доступной ему системе, маршрутизация задачи в целевую для исполнителя систему.
  5. Ядром системы является система электронного архива на базе (СЭА) «1С:Документообортот 8 КОРП» в которой на базе механизма комплексных процессов настроены бизнес-процессы учетной функции, реализовано хранение оцифрованной первичной учетной документации и производится распределение задач между исполнителями.
  6. Реализация проекта на базе смешанных практик проектного управления: совмещение стандартов проектного управления на базе PMBOK и гибких подходов на базе Agile.

Реализация проекта разделена на несколько этапов:

  1. Загрузка в систему ретроархива первичных учетных документов на базе 5 (пяти) водоканалов группы.
  2. Запуск системы штрих-кодирования и потокового сканирования на базе 2-х водоканалов.
  3. Запуск процесса передачи первичной учетной документации через систему электронного архива с последующим потоковым сканирования на базе 2-х водоканалов.
  4. Запуск системы управления задачами, маршрутизирующей задачи от инициаторов до исполнителей.
  5. Поддержка передачи учетной функции водоканалов 1-й волны в ОЦО, начало опытно-промышленной эксплуатации системы.
  6. Тиражирование информационных систем на остальные 3 (три) водоканала группы компаний.
  7. Поддержка передачи учетной функции водоканалов 2-й волны в ОЦО, завершение опытно-промышленной эксплуатации системы.

Применение данной последовательности позволило поэтапно вводить систему в эксплуатацию, постепенно наращивая функционал, не дожидаясь завершения всех работ по проекту, и, в то же время, обеспечив пользователей всем объёмом исторических данных. Это позволило распределить нагрузку на персонал и проектную команду при вводе системы в эксплуатацию, оптимизировать систему, оперативно реагируя на запросы пользователей.

Непрерывное управление качеством сложного проекта было обеспечено применением гибких подходов к управлению проектом, предотвратившим ситуацию «взрывного появления функционала», позволяющим получать обратную связь от Заказчика проекта на каждом этапе внедрения.

Интеграция с корпоративными IT-системами группы компаний

Важной особенностью проекта является реализация сложной архитектуры взаимодействия между несколькими системами и внутренней архитектурой решения.

  1. Интеграция СЭА с учетными системами водоканалов на базе «1С:Управление производственным предприятием», обеспечила:
  • фиксацию передаваемых в ОЦО документов с помощью документа «Опись»;
  • генерацию и печать в «1С:УПП» штрих-кодов документов, уникальных в пределах нруппы компаний и выгрузка их в систему электронного архива (СЭА);
  • печать штрих-кодов на листах-вкладышах для входящих первичных документов;
  • возможность обработки задач в режиме «единого окна» в интерфейсе учетной системы «1С:УПП»;
  • автоматическое формирование связи между карточками документов СЭА и системными документами «1С:УПП»;
  • гибкую настройку состава комплектов документов в «1С:УПП»;
  • предоставление доступа к скан-копиям документов СЭА в интерфейсе «1С:УПП»;
  • массовый подбор документов в интерфейсе «1С:УПП» с помощью привычного для бухгалтеров отчета по проводкам;
  • выгрузку из СЭА файлов скан-копий документов в каталог и возможность передачи ссылки на каталог для скачивания файлов как на внутренних так и на внешних ресурсах.
  1. Интеграция СЭА с системой приема обращений клиентов обеспечила:
  • консолидацию всех обращений сотрудников группы компаний в единой информационной системе;
  • маршрутизацию обращений пользователей соответствующему исполнителю и возврат обратной связи, и результата выполнения задачи;
  • единые подходы к обеспечению сервисного обслуживания в периметре группы компаний.
  1. Интеграция с внутренней системой электронного документооборота обеспечила загрузку в СЭА оцифрованных договорных документов и доступ из «1С:УПП» и СЭА к карточке согласования договорного документа через гиперссылку.
  2. Интеграция с личным кабинетом сотрудника группы компаний обеспечила консолидацию в единой информационной системе всех запросов сотрудников и быстрый доступ необходимым учетным документам.
  3. Интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 3.1» обеспечила:
  • хранение в единой базе кадровых и расчетных документов;
  • штрих-кодирование и оцифровку входящей документации;
  • маршрутизацию задач от сотрудников группы компаний до конечных исполнителей.

Дополнительно, в ходе совместной работы с командой проекта заказчика учитывались следующие факторы и смежные задачи:

  • уточнение бизнес-процессов в ходе выполнения проекта;
  • необходимость ведения каталога услуг ОЦО и контроля выполнения задач в разрезе SLA;
  • автоматическая выгрузка файлов СЭА по запросу из «1С:УПП» для подготовки информации для налоговых проверок;
  • обработка ненормализованных данных при информационном обмене между системами, включая формирование заявок на ввод или изменение договора в «1С:УПП», нормализацию справочника контрагентов.
5
Результаты проекта

Ускорилось получение отчетности

10%

Сократились расходы

5%

По факту выполнения проекта были достигнуты следующие результаты:

  1. Запущена в промышленную эксплуатацию централизованная система управления задачами и электронным архивом группы компаний, интегрированная с корпоративным ИТ-ландшафтом.
  2. Унифицированы процессы и регламентированы действия пользователей водоканалов и ОЦО.
  3. Произведены организационные изменения в компании:
  • реализована возможность обработки задач в режиме «единого окна» в интерфейсе учетной системы, реализован контроль сроков исполнения задач и исполнительской дисциплин;
  • учетная функция выведена из водоканалов в ОЦО.
  • создана возможность для оптимизации процессов ОЦО.
  • создана ИТ-платформа для перевода в ОЦО других функциональных направлений группы компаний.

Экономический эффект от внедрения:

  • на 10% ускорилось получение управленческой отчетности; 
  • на 10% ускорилось получение регламентированной отчетности; 
  • на 5% сократились расходы на материальные ресурсы; 
  • на 7% уменьшились операционные и административные расходы. 

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
770
GRADUM
Платформа
1С:Предприятие 8z
Январь 2019 —
Центральный федеральный округ РФ
Северо-Западный федеральный округ РФ
Приволжский федеральный округ РФ
Южный федеральный округ РФ
Уральский федеральный округ РФ
Сибирский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
25 ноября 2021
Приглашаем на вебинар «Обзорная экскурсия по «1С:Документообороту»

Приглашаем на бесплатный вебинар, в ходе которого мы покажем какой функционал есть в типовой версии «1С:Документооборот». 

03 ноября 2021
Ограниченная поддержка типовых конфигураций «1С:Предприятия 7.7» для России в 2022 году

Фирма «1С» доводит до сведения пользователей типовых конфигураций «1С:Предприятия 7.7» планы по поддержке программных продуктов системы «1С:Предприятие 7.7» в 2022 году.