||
Краткое описание

Компания «Эпирок РУС» построила систему электронного документооборота на базе  «1С:Документооборот КОРП». В результате ускорилось согласование документов, сократилось с 1-2 дней до 3-5 секунд время доставки и прохождения документов, уменьшился объем бумажной документации за счет перевода большого количества документов в электронный вид. Также повысился контроль исполнительской дисциплины, появилась прозрачность движения документов. Сотрудники видят документы и поручения, с которыми работают на данный момент, руководители могут оперативно получить информацию о ходе исполнения документа.

ООО «Эпирок РУС»
Заказчик

Группа компаний Epiroc разрабатывает и поставляет буровые установки, горнопроходческое и строительное оборудование и инструменты для наземных и подземных работ. Компания предлагает сервис и другую послепродажную поддержку, а также решения для автоматизации, цифровизации и электрификации. Epiroc базируется в Стокгольме, Швеция. В штате 14 000  сотрудников. 

1
Цели и задачи

Цели и задачи проекта: 

  1. Обеспечить сохранность документов, последовательность их хранения.  
  2. Упорядочить процесс и создать систему согласования первичных документов.  
  3. Исключить двойную работу по внесению данных в документы и двойные записи.  
  4. Сократить объем ручного труда. 
2
Ситуация до старта проекта

До старта проекта в компании ООО «Эпирок РУС» процесс делопроизводства и документооборота не был автоматизирован. Предприятие использовало систему согласования договоров approvals, что влекло за собой большие трудозатраты сотрудников.

Для автоматизации делопроизводства и документооборота предприятия было принято решение о создании системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП».

Архитектура решения:

  1. Разрабатывается 1 информационная база.
  2. Интеграции — односторонняя загрузка из SQL таблицы в части: номенклатура, цены, контрагенты.
  3. Загрузка договоров из исторический системы Lotus
  4. В систему загружаются данные по справочникам контрагенты, цены, номенклатура.

В системе электронного докумнетооборота:

  1. Настроены виды внутренних документов: для учета внутренних затрат компании и договорного учета.
  2. Настроены связи между документами, автоматизирован процесс заполнения шаблонов договоров с помощью скриптов.
  3. Настроены сложные маршруты согласования внутренних документов с использованием шаблонов комплексных процессов.
  4. Доработан учет файлов внутренних документов создаваемых из шаблона и прилагаемых на разных этапах создания и обработки договоров. Файлы, вложенные в карточку внутреннего документа, различаются визуально, что позволяет пользователям видеть и отличать сам договор от приложений и копий договора.
  5. Доработан учет протокола разногласий: для наглядности внесения изменений доработан вид внутреннего документа «протокол разногласий»: пункты эталонного шаблона хранятся в регистре и выводятся в табличный документ. Пользователь может вносить изменения в пункты протокола. Согласующие видят эталонный текст договора и изменения в карточке внутреннего документа, Таким образом решена проблема контроля редактирования шаблона файла протокола разногласий.

4
Особенности и уникальность проекта

Специфика работы компании обуславливает подготовку, прохождение и согласование большого количества документов как финансового характера, так и общего пользования. Также к особенностям документооборота компании относится многоуровневый процесс согласования документации. Исходя из этого были составлены задачи проекта.

В компании используются как утвержденные шаблоны договоров, так и модифицированные. Утвержденные шаблоны имеют фиксированный текст и не могут быть изменены инициатором договора. Модифицированный шаблон может быть изменен инициатором по просьбе контрагента. Также используется шаблон заказчика, предоставляемый контрагентом. В связи с этими особенностями настроено 3 вида шаблонов для каждого вида договора: утвержденный шаблон — без возможности изменения текста договора, модифицированный шаблон, куда инициатор может вносить изменения и шаблон заказчика. В зависимости от вида шаблона настроены разные маршруты согласования. В связи с этим ответственные лица не тратят много времени на согласование утвержденного шаблона, но могут более детально рассмотреть модифицированный шаблон и шаблон заказчика.

5
Результаты проекта

В рамках проекта были решены следующие задачи:

  1. Обеспечена сохранность документов, а также последовательность их хранения.
  2. Создана и упорядочена система согласования первичных документов.
  3. Исключена двойная работа по внесению данных в документы, исключены двойные записи.
  4. Сокращен объем ручного труда.

Эффективность внедрения:

  1. Отмечается ускорение процессов согласования документов, исключение двойной работы, сокращение времени на прохождение документов, которые теперь формируются автоматически, а также сокращение ручного труда.
  2. Значительно сокращено (от 1-2 дней до 3-5 сек) время доставки и прохождения документов.
  3. Повысился контроль исполнительской дисциплины.
  4. Сократился объём бумажной документации за счет перевода большого количества документов в электронный вид.
  5. Достигнута прозрачность движения документов в организации. Сотрудники видят документы и поручения, с которыми работают на данный момент, руководители могут оперативно получить информацию о ходе исполнения документа.
  6. Значительно вырос уровень квалификации участников ДО, занятых в сфере делопроизводства.

В перспективе компания планирует развивать функциональные возможности внедренного решения модификацией (доработкой) программного продукта по запросам бизнес-пользователей, например, в настоящий момент проводится моделирование по переносу ЭДО (электронного документооборота) на типовой функционал 1С.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
100
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Март 2020 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
29 декабря 2021
Фирма «1С» приглашает принять участие в конференциях для разработчиков «1C:DevCon.2» и «1C:SysDevCon.2»

Фирма «1С» приглашает принять участие в конференциях для разработчиков «1C:DevCon.2» и «1C:SysDevCon.2», которые пройдут 22 и 29 января 2022 года в онлайн-формате.

23 декабря 2021
Вышел новый релиз «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» 2.0.41.1

В преддверии нового года специалисты «Деснол Софт» — разработчики «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» выпустили новый релиз системы 2.0.41.1. (выход 22 декабря 2021). Что вошло в новый релиз?