Компания «Эпирок РУС» построила систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП». В результате ускорилось согласование документов, сократилось с 1-2 дней до 3-5 секунд время доставки и прохождения документов, уменьшился объем бумажной документации за счет перевода большого количества документов в электронный вид. Также повысился контроль исполнительской дисциплины, появилась прозрачность движения документов. Сотрудники видят документы и поручения, с которыми работают на данный момент, руководители могут оперативно получить информацию о ходе исполнения документа.
Группа компаний Epiroc разрабатывает и поставляет буровые установки, горнопроходческое и строительное оборудование и инструменты для наземных и подземных работ. Компания предлагает сервис и другую послепродажную поддержку, а также решения для автоматизации, цифровизации и электрификации. Epiroc базируется в Стокгольме, Швеция. В штате 14 000 сотрудников.
Цели и задачи проекта:
- Обеспечить сохранность документов, последовательность их хранения.
- Упорядочить процесс и создать систему согласования первичных документов.
- Исключить двойную работу по внесению данных в документы и двойные записи.
- Сократить объем ручного труда.
До старта проекта в компании ООО «Эпирок РУС» процесс делопроизводства и документооборота не был автоматизирован. Предприятие использовало систему согласования договоров approvals, что влекло за собой большие трудозатраты сотрудников.
Для автоматизации делопроизводства и документооборота предприятия было принято решение о создании системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП».
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП».
Архитектура решения:
- Разрабатывается 1 информационная база.
- Интеграции — односторонняя загрузка из SQL таблицы в части: номенклатура, цены, контрагенты.
- Загрузка договоров из исторический системы Lotus
- В систему загружаются данные по справочникам контрагенты, цены, номенклатура.
В системе электронного докумнетооборота:
- Настроены виды внутренних документов: для учета внутренних затрат компании и договорного учета.
- Настроены связи между документами, автоматизирован процесс заполнения шаблонов договоров с помощью скриптов.
- Настроены сложные маршруты согласования внутренних документов с использованием шаблонов комплексных процессов.
- Доработан учет файлов внутренних документов создаваемых из шаблона и прилагаемых на разных этапах создания и обработки договоров. Файлы, вложенные в карточку внутреннего документа, различаются визуально, что позволяет пользователям видеть и отличать сам договор от приложений и копий договора.
- Доработан учет протокола разногласий: для наглядности внесения изменений доработан вид внутреннего документа «протокол разногласий»: пункты эталонного шаблона хранятся в регистре и выводятся в табличный документ. Пользователь может вносить изменения в пункты протокола. Согласующие видят эталонный текст договора и изменения в карточке внутреннего документа, Таким образом решена проблема контроля редактирования шаблона файла протокола разногласий.
Специфика работы компании обуславливает подготовку, прохождение и согласование большого количества документов как финансового характера, так и общего пользования. Также к особенностям документооборота компании относится многоуровневый процесс согласования документации. Исходя из этого были составлены задачи проекта.
В компании используются как утвержденные шаблоны договоров, так и модифицированные. Утвержденные шаблоны имеют фиксированный текст и не могут быть изменены инициатором договора. Модифицированный шаблон может быть изменен инициатором по просьбе контрагента. Также используется шаблон заказчика, предоставляемый контрагентом. В связи с этими особенностями настроено 3 вида шаблонов для каждого вида договора: утвержденный шаблон — без возможности изменения текста договора, модифицированный шаблон, куда инициатор может вносить изменения и шаблон заказчика. В зависимости от вида шаблона настроены разные маршруты согласования. В связи с этим ответственные лица не тратят много времени на согласование утвержденного шаблона, но могут более детально рассмотреть модифицированный шаблон и шаблон заказчика.
В рамках проекта были решены следующие задачи:
- Обеспечена сохранность документов, а также последовательность их хранения.
- Создана и упорядочена система согласования первичных документов.
- Исключена двойная работа по внесению данных в документы, исключены двойные записи.
- Сокращен объем ручного труда.
Эффективность внедрения:
- Отмечается ускорение процессов согласования документов, исключение двойной работы, сокращение времени на прохождение документов, которые теперь формируются автоматически, а также сокращение ручного труда.
- Значительно сокращено (от 1-2 дней до 3-5 сек) время доставки и прохождения документов.
- Повысился контроль исполнительской дисциплины.
- Сократился объём бумажной документации за счет перевода большого количества документов в электронный вид.
- Достигнута прозрачность движения документов в организации. Сотрудники видят документы и поручения, с которыми работают на данный момент, руководители могут оперативно получить информацию о ходе исполнения документа.
- Значительно вырос уровень квалификации участников ДО, занятых в сфере делопроизводства.
В перспективе компания планирует развивать функциональные возможности внедренного решения модификацией (доработкой) программного продукта по запросам бизнес-пользователей, например, в настоящий момент проводится моделирование по переносу ЭДО (электронного документооборота) на типовой функционал 1С.
