||
Краткое описание

ГК АО «Зарубежнефть» построила систему электронного документооборота (СЭД) и автоматизировала процессы документационного обеспечения управления (подготовка, согласование, электронное подписание, регистрация и контроль исполнения документов) в ООО «НЕСТРО» и малых дочерних обществах группы компаний. СЭД  построена на базе «1С:Документооборот» и представляет собой единую систему по обработке и хранению документации. Уникальность проекта состояла в большом количестве интегрируемых систем и объектов (справочники, документы) в рамках бизнес-процессов общества.

ООО "Нестро"
Заказчик

АО «Зарубежнефть» — это 100 % государственная российская нефтегазовая компания.  Занимается разработкой нефтегазовых месторождений в России и за границей, обеспечивает наиболее эффективную и комплексную добычу углеводородных ресурсов. Основные направления деятельности компании: нефтепереработка и сбыт; разведка и добыча; сервисные активы.

1
Цели и задачи

Цели проекта создания СЭД:

  1. Обеспечить бизнес прозрачным инструментом для получения услуг.
  2. Повысить управляемость.
  3. Повысить качество оказания услуг.
  4. Повысить скорость обработки документов.
  5. Оптимизировать затраты на функцию работы с документами.

Задачи проекта:

  1. Организовать информационную систему управления потоками работ, а также контролировать и управлять этими процессами. 
  2. Обрабатывать и хранить  первичную бухгалтерскую и кадровую документацию.
2
Ситуация до старта проекта

В процессе производственно-хозяйственной деятельности в обществе образуются следующие виды документов:

  • организационно-распорядительные документы;
  • входящая и исходящая корреспонденция;
  • внутренние документы;
  • договорные документы.

До проекта внедрения СЭД в обществе не были внедрены единые правила документооборота.

Предпосылками проекта стали:

  • обработка большого числа документов по всем дочерним обществам ГК «Зарубежнефть»;
  • использование бумажных носителей;
  • низкая скорость обработки документов.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот» и представляет собой единую систему по обработке и хранению документации.  Документы обрабатываются в нескольких подсистемах:

  1. Подсистема управления входящей и исходящей корреспонденцией:
  • модуль «Обработка и учет входящих документов (корреспонденции)»;
  • модуль «Обработка и учет исходящих документов (корреспонденции)».
  1. Подсистема управления внутренней служебной корреспонденцией:
  • управление договорами;
  • управление ОРД (организационно-распорядительными документами);
  • управление протоколами;
  • управление докладными/служебными записками.
  1. Подсистема контроля исполнения поручений руководства, контроля исполнительской дисциплины (контроль и отчет по контролю).
  2. Подсистема работы с ЭП (реализован функционал обмена договорами, подписанных ЭП через Контур.Диадок).
  3. Хранение, сопровождение в «СЭД» объектов (справочников, перечислений). Справочники организаций, контрагентов, договоров, интегрированных со смежной системой «КСУ НСИ»:
  • интеграционный адаптер КСУ НСИ;
  • модуль удаленного управления НСИ.
  1. Сервис «Мобильное рабочее место» — предназначен для предоставления возможности работы с почтой и задачами на мобильных устройствах под управлением iOS и Android.
Взаимодействие интегрированных систем в рамках автоматизации бизнес-процессов (см. рисунок). 

1C_Shema_Zarubejneft.jpg

Взаимодействие систем

Примечание к схеме:

ЕУС / Контроллинг — единая учетная система. Интегрированное решение модуля контроллинга единой учетной системы с электронным документооборотом.

4
Особенности и уникальность проекта

Уникальность проекта состояла в большом количестве интегрируемых систем и объектов (справочники, документы) в рамках бизнес-процессов общества.

Также целевой периметр внедрения и эксплуатации СЭД включал в себя не только ЦОБ ООО «НЕСТРО», но и и более 10 малых дочерних обществ ГК АО «Зарубежнефть» (тиражирование на другие дочерние общества ГК АО «Зарубежнефть» вынесено в рамки отдельного договора). В рамках межкорпоративной СЭД реализовано автоматическое создание и регистрация входящих документов, адресованных из ООО «НЕСТРО» в дочерние общества.

5
Результаты проекта

Итоги проекта:

  1. Исключены потери документов.
  2. Сократилось время поиска документов и состояния их исполнения.
  3. Обеспечен автоматизированный контроль прохождения документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения.
  4. Реализованы инструменты для согласования документов в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи.
  5. Обеспечно своевременне информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.
  6. Автоматизирован упреждающий контроль за своевременным исполнением документов и поручений руководства.
  7. Обеспечена возможность оперативного получения информации о состоянии и месте нахождения любого документа.
  8. Обеспечено централизованное хранение документов, а также всех связанных материалов (сопроводительных писем, резолюций, отчетов, результатов согласования и ознакомления и т.п.).
  9. Предоставлен персонифицированный интерфейс руководителя, настроенный под набор выполняемых им функций и необходимый список типов документов.
  10. Повысилось качество и оперативность работы с документами за счет унификации и автоматизации процессов документационного обеспечения управления.
  11. Выросло качество документов, создаваемых в организации, за счет использования единых шаблонов документов и процедур подготовки и согласования.
  12. Создана единая система автоматизации процессов по работе с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными документами между головной организацией и подведомственными учреждениями.
  13. Созданы необходимые условия для повышения доли интеллектуального производительного труда при работе с содержательной частью документов за счет снижения трудозатрат на рутинные операции по учету и контролю исполнения.
  14. Организована работа с документами руководителей по задачно-ориентированному принципу, когда не требуется искать документ, по которому нужно принять решение.
  15. Созданы условия для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной (безбумажной) технологии работы с документами.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
1,7
тыс
1С-КПД
Платформа
1С:Предприятие 8 ПРОФ
Август 2020 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Новости
29 декабря 2021
Фирма «1С» приглашает принять участие в конференциях для разработчиков «1C:DevCon.2» и «1C:SysDevCon.2»

Фирма «1С» приглашает принять участие в конференциях для разработчиков «1C:DevCon.2» и «1C:SysDevCon.2», которые пройдут 22 и 29 января 2022 года в онлайн-формате.

23 декабря 2021
Вышел новый релиз «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» 2.0.41.1

В преддверии нового года специалисты «Деснол Софт» — разработчики «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» выпустили новый релиз системы 2.0.41.1. (выход 22 декабря 2021). Что вошло в новый релиз?