ГК АО «Зарубежнефть» построила систему электронного документооборота (СЭД) и автоматизировала процессы документационного обеспечения управления (подготовка, согласование, электронное подписание, регистрация и контроль исполнения документов) в ООО «НЕСТРО» и малых дочерних обществах группы компаний. СЭД построена на базе «1С:Документооборот» и представляет собой единую систему по обработке и хранению документации. Уникальность проекта состояла в большом количестве интегрируемых систем и объектов (справочники, документы) в рамках бизнес-процессов общества.
АО «Зарубежнефть» — это 100 % государственная российская нефтегазовая компания. Занимается разработкой нефтегазовых месторождений в России и за границей, обеспечивает наиболее эффективную и комплексную добычу углеводородных ресурсов. Основные направления деятельности компании: нефтепереработка и сбыт; разведка и добыча; сервисные активы.
Цели проекта создания СЭД:
- Обеспечить бизнес прозрачным инструментом для получения услуг.
- Повысить управляемость.
- Повысить качество оказания услуг.
- Повысить скорость обработки документов.
- Оптимизировать затраты на функцию работы с документами.
Задачи проекта:
- Организовать информационную систему управления потоками работ, а также контролировать и управлять этими процессами.
- Обрабатывать и хранить первичную бухгалтерскую и кадровую документацию.
В процессе производственно-хозяйственной деятельности в обществе образуются следующие виды документов:
- организационно-распорядительные документы;
- входящая и исходящая корреспонденция;
- внутренние документы;
- договорные документы.
До проекта внедрения СЭД в обществе не были внедрены единые правила документооборота.
Предпосылками проекта стали:
- обработка большого числа документов по всем дочерним обществам ГК «Зарубежнефть»;
- использование бумажных носителей;
- низкая скорость обработки документов.
Система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот» и представляет собой единую систему по обработке и хранению документации. Документы обрабатываются в нескольких подсистемах:
- Подсистема управления входящей и исходящей корреспонденцией:
- модуль «Обработка и учет входящих документов (корреспонденции)»;
- модуль «Обработка и учет исходящих документов (корреспонденции)».
- Подсистема управления внутренней служебной корреспонденцией:
- управление договорами;
- управление ОРД (организационно-распорядительными документами);
- управление протоколами;
- управление докладными/служебными записками.
- Подсистема контроля исполнения поручений руководства, контроля исполнительской дисциплины (контроль и отчет по контролю).
- Подсистема работы с ЭП (реализован функционал обмена договорами, подписанных ЭП через Контур.Диадок).
- Хранение, сопровождение в «СЭД» объектов (справочников, перечислений). Справочники организаций, контрагентов, договоров, интегрированных со смежной системой «КСУ НСИ»:
- интеграционный адаптер КСУ НСИ;
- модуль удаленного управления НСИ.
- Сервис «Мобильное рабочее место» — предназначен для предоставления возможности работы с почтой и задачами на мобильных устройствах под управлением iOS и Android.
Взаимодействие систем
Примечание к схеме:
ЕУС / Контроллинг — единая учетная система. Интегрированное решение модуля контроллинга единой учетной системы с электронным документооборотом.
Уникальность проекта состояла в большом количестве интегрируемых систем и объектов (справочники, документы) в рамках бизнес-процессов общества.
Также целевой периметр внедрения и эксплуатации СЭД включал в себя не только ЦОБ ООО «НЕСТРО», но и и более 10 малых дочерних обществ ГК АО «Зарубежнефть» (тиражирование на другие дочерние общества ГК АО «Зарубежнефть» вынесено в рамки отдельного договора). В рамках межкорпоративной СЭД реализовано автоматическое создание и регистрация входящих документов, адресованных из ООО «НЕСТРО» в дочерние общества.
Итоги проекта:
- Исключены потери документов.
- Сократилось время поиска документов и состояния их исполнения.
- Обеспечен автоматизированный контроль прохождения документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения.
- Реализованы инструменты для согласования документов в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи.
- Обеспечно своевременне информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.
- Автоматизирован упреждающий контроль за своевременным исполнением документов и поручений руководства.
- Обеспечена возможность оперативного получения информации о состоянии и месте нахождения любого документа.
- Обеспечено централизованное хранение документов, а также всех связанных материалов (сопроводительных писем, резолюций, отчетов, результатов согласования и ознакомления и т.п.).
- Предоставлен персонифицированный интерфейс руководителя, настроенный под набор выполняемых им функций и необходимый список типов документов.
- Повысилось качество и оперативность работы с документами за счет унификации и автоматизации процессов документационного обеспечения управления.
- Выросло качество документов, создаваемых в организации, за счет использования единых шаблонов документов и процедур подготовки и согласования.
- Создана единая система автоматизации процессов по работе с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными документами между головной организацией и подведомственными учреждениями.
- Созданы необходимые условия для повышения доли интеллектуального производительного труда при работе с содержательной частью документов за счет снижения трудозатрат на рутинные операции по учету и контролю исполнения.
- Организована работа с документами руководителей по задачно-ориентированному принципу, когда не требуется искать документ, по которому нужно принять решение.
- Созданы условия для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной (безбумажной) технологии работы с документами.
