«РГС Банк» построил систему управления закупками и бюджетированием на базе «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка». Проект реализован в максимально короткие сроки — за 4 месяца. Создана прозрачная система контроля, позволяющая повысить финансовую дисциплину, обеспечить эффективный полный и оперативный бюджетный контроль расходов, целевое использование средств и не допустить превышение плановых лимитов во всех подразделениях банка. Выросла оперативность всех процессов, связанных с согласованием и исполнением хозяйственных платежей.
ПАО «РГС Банк» — российский банк в рамках группы ФК «Открытие» с фокусом на привлечение и комплексное обслуживание клиентов-автолюбителей и компаний из сферы автобизнеса. Активными клиентами банка являются более 226 тыс. частных лиц и свыше 4 тысяч предприятий. Банк обладает широкой филиальной сетью — более 790 точек продаж в 64 субъектах Российской Федерации.
Цель проекта: повысить эффективность принятия и реализации управленческих решений на основании прозрачных и прослеживаемых бизнес-процессов банка.
Задача проекта: внедрить систему управления закупками и бюджетированием (СУЗиБ).
Предпосылками для старта проекта стало отсутствие в банке единого информационного пространства по закупкам, договорам и оплатам в связке с бюджетом. Ведение процессов в разных информационных системах приводило к дублированию функций, неоптимальному использованию ресурсов, увеличению сроков рассмотрения и согласования документов, затруднениям при получении оперативной отчетности по платежам и исполнению бюджета. Присутствие неавтоматизированных процессов вызывало сложности работы в удаленном формате в условиях пандемии.
Система управления закупками и бюджетированием (СУЗиБ) построена на базе тиражного решения фирмы «1С» для банков «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка».
Автоматизированы функции:
- Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей.
- Бюджетирование, финансовое планирование.
- Управление денежными средствами (казначейство).
Настроены интеграционные взаимодействия с системами, входящими в ИТ-инфраструктуру банка.
В рамках проекта были обеспечены интеграционные взаимодействия с различными системами банка:
- АБС ЦФТ — автоматизированная банковская система для ведения бухгалтерского учета. Интеграция обеспечивает обмен данными по договорам, контрагентам и платежным поручениям;
- Контур Диадок — это система юридически значимого электронного документооборота, с помощью которой организации обмениваются документами без дублирования на бумаге. Сервис позволяет настроить электронный документооборот внутри организации, с контрагентами и контролирующими органами.
Масштаб проекта:
- 500 автоматизированных рабочих мест;
- охват автоматизации — головной офис банка и филиалы в регионах России;
- 1000 сотрудников осуществляют ежедневные операции;
- 20 000 согласований в день.
В 2020 году ПАО «РГС Банк» была поставлена задача по внедрению системы управления закупками и бюджетированием (СУЗиБ). Задача должна была быть реализована в максимально короткий срок, позволяющий при этом получить качественную, стабильно работающую систему. Сроки запуска первого учетного контура системы в промышленную эксплуатацию, поставленные банком, не должны были превышать 4 месяца от даты старта проекта.
При внедрении системы РГС Банк и «АйТи Капитал» было принято решение использовать гибкие современные подходы к проектному управлению. Скоуп проектных задач был разбит на учетные контуры, каждый из которых реализовывался как отдельный проект.
В ходе работ по запуску первого учетного контура команда «АйТи Капитал»:
- выполнила настройку решения «1С:УУХДБ» в соответствии с регламентами банка для формирования смет расходов и установки лимитов на предстоящий финансовый год, резервирования средств под исполнение договорных обязательств, подготовки графиков оплат и закрытий и их инициации;
- осуществила миграцию данных из исторических источников;
- реализовала настройку интеграции с автоматизированной банковской системой;
- провела обучение пользователей;
- обеспечила поддержку заказчика и оказание консультаций в период прохождения ОПЭ.
В рамках подготовки второго учетного контура ведутся работы по:
- автоматизации процесса сбора и агрегации сведений о фактическом исполнении бюджетов в трех разрезах: CASH, РСБУ, МСФО;
- реализации функционала уточненного планирования и прогноза;
- настройке инструментов контроля соблюдения внутрибанковских стандартов по договорной работе;
- бесшовной интеграции с СЭД;
- запуску подсистемы управления закупочной деятельностью, значительно приближенной к 223-ФЗ.
Целевой контур операций позволяет проследить полный жизненный цикл расходов банка: с момента их планирования до момента их признания. На каждом этапе согласования хозяйственной операции ответственному лицу доступна вся информация по обязательствам; сроки, плановая дата поставки, суммы, бюджетное распределение, закупочная документация, листы согласования, графики оплат и многое другое. Реализация единого процесса в рамках автоматизированной системы существенно сокращает время принятия решения при согласовании, что, в свою очередь, ускоряет ключевые бизнес-процессы банка.
В ходе проекта автоматизированы бизнес-процессы:
- бюджетное планирование в трех разрезах CASH, РСБУ, МСФО (от первичной потребности, по действующим обязательствам, от достигнутого, по нормативам);
- автоматическое формирование различных версий плановой сметы расходов на предстоящий бюджетный период;
- согласование хозяйственных договоров банка;
- автоматизированные процедуры лотирования первичных потребностей для последующего формирования плана закупок;
- автоматическое формирование плана-закупок в произвольном формате и в формате, значительно приближенном 223-ФЗ;
- инициирование и согласование платежей;
- документооборот по исполняемым обязательствам (работа с входящими первичными документами);
- отражение операций по освоению бюджетов;
- контрольные и регламентные банковские процедуры;
- подготовка аналитической отчетности;
- интеграция с АБС системой банка (ЦФТ) и СЭД.
Оптимизация трудозатрат
В декабре 2020 года первый учетный контур СУЗиБ был переведен в промышленную эксплуатацию в головном офисе и филиальной сети ПАО «РГС Банк».
Запуск решения позволил ПАО «РГС Банк» в течение четырех месяцев с момента старта проекта:
- запустить автоматизированную систему учета расходов в «1С», корректировки бюджета, резервирование средств под исполнение договорных обязательств, информирование о факте проведенных платежей;
- создать прозрачную систему контроля, позволяющую повысить финансовую дисциплину, обеспечить эффективный полный и оперативный бюджетный контроль расходов, обеспечить целевое использование средств и не допустить превышение плановых лимитов во всех подразделениях банка;
- повысить оперативность всех процессов, связанные с согласованием и исполнением хозяйственных платежей;
- создать единое информационное пространство для объективной коммуникации по жизненному циклу каждого конкретного расхода;
- обеспечить среду для предконтрактных и контрактных мероприятий;
- визуализировать и ускорить поиск источников покрытия расходов как для потребляющих подразделений, так и для контролирующих департаментов с соблюдением всех контрольных процедур;
- сократить трудозатраты на подготовку управленческой отчетности; обеспечить онлайн мониторинг соблюдения KPI по срокам обработки документов.
Внедренное решение позволило ПАО «РГС Банк»:
- оптимизировать бизнес-процессы планирования бюджета и бюджетного контроля;
- сократить трудозатраты на регистрацию и согласование документов по операциям управленческого учета и закупочной деятельности банка;
- на 20% оптимизировать трудозатраты за счет внедрения централизованного решения в операционных центрах и головном офисе банка;
- существенно оптимизировать сроки прохождения документов;
- организовать оперативное оформление и согласование десятков тысяч заявок на включение в бюджет. По каждой заявке настроены свои шаблоны маршрутов согласования, в которых участвуют «экспертные» подразделения банка; сократить трудозатраты финансового департамента на обработку заявок на включение в бюджет. Основная нагрузка по вводу первичных данных распределена теперь по потребляющим подразделениям банка. Гибкий механизм маршрутизации позволяет управлять ежедневной обработкой тысяч документов сотнями пользователей. Система маршрутизации не позволяет пользователю сделать неверные действия в системе, контролирует корректность заполнения полей, выполняет только необходимые на данном этапе записи в учетные регистры.
Дополнительно выполнили следующие задачи:
- Разработали и внедрили интеграционный поток передачи данных полей «ГИС ЖКХ» в систему ЦФТ.
- Расширили функционал подбора остатков лимитов в разрезе бюджетного периода помесячно.
- Разработали функционал возможности согласования документа «Заявка на оплату» в пределах имеющегося лимита.
