||
Краткое описание

Государственный социально-гуманитарный университет построил комплексную систему автоматизации процессов управления образовательной деятельностью на базе «1С:Университет ПРОФ». Создано единое однородное информационное пространство вуза. Автоматизирована деятельность приемной комиссии. За счет использования схемы «одно окно», а также реализации возможности подачи заявлений через интернет уменьшилось время работы с абитуриентом. За счет разработки новых аналитических отчетов, отражающих ход приемной кампании, повысилась качество принимаемых менеджментом вуза решений. Автоматизирована деятельность управлений, дирекций и деканатов.

Государственный социально-гуманитарный университет
Заказчик

Государственный социально-гуманитарный университет (ГСГУ) — высшее учебное заведение, расположенное в Коломне, Московская область. В университете 12 факультетов, готовящих квалифицированные кадры более чем по 27 специальностям. Действует аспирантура по 17 направлениям. Общая численность студентов — более 4 тысяч человек, работников — более 450 человек, из них ППС — более 300 человек.

Образование
1
Цели и задачи

Цель проекта: повысить эффективность принятия управленческих решений за счет построения единого информационного пространства вуза, которое обеспечивает регламент работы с оперативными и аналитическими данными, подлежащими учету и обработке.

Задачи проекта:

  1. Автоматизировать деятельность:
    • приемной комиссии,
    • структурных подразделений,
    • отдела планирования учебного процесса,
    • расчета нагрузки.
  1. Совершенствовать организационные принципы и технологии управления основными процессами деятельности ГСГУ, обеспечение системного подхода к управлению.
  2. Создать удобные сервисы для обучающихся и сотрудников.
  3. Обеспечить высокий уровень надежности и безопасности функционирования единого информационного пространства.
  4. Организовать автоматический обмен данными между внешними и внутренними информационными системами.
  5. Перестроить и унифицировать управление и контроль за бизнес процессами вуза на «1С:Университет ПРОФ».
  6. Валидировать и верифицировать исторические и новые данные.
  7. Организовать единый источник данных для обмена с другими информационными системами
  8. Автоматизировать ранее не автоматизированные бизнес-процессы.
2
Ситуация до старта проекта

На момент начала внедрения в ВУЗе автоматизация бизнес-процессов осуществлялась в гетерогенной информационно среде, в которой отсутствовали полноценная бесшовная интеграция всех ее элементов и единый источник поступления, хранения и учета данных. Многие данные дублировались и фактически не синхронизировались, так как не было единого окна поступления данных.

В ВУЗе использовались следующие инструменты, технологии и платформы:

  • система на платформе «1С» для автоматизации приемной комиссии;
  • Microsoft Excel (Контингент);
  • Microsoft Access (Контингент, Приказы: зачисление, отчисление, восстановление);
  • система на платформе «1С» для автоматизации деятельности деканата (личные и персональные данные, сведения об обучении, приказы: зачисление, отчисление, восстановление, перевод, смена фамилии).

Наличие разрозненных информационных баз и реализация с использованием разного программного обеспечения привело к возникновению следующих проблем при реализации бизнес-процессов в ВУЗе:

  • необходимость создания единого информационного пространства;
  • необходимость организации автоматического обмена данными между внешними и внутренними информационными системами;
  • проблемы синхронизации данных между подсистемами в существующей архитектуре информационного пространства ГСГУ.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Комплексная система автоматизации процессов управления образовательной деятельностью построена на бадзе решения «1С:Университет ПРОФ». Автоматизированы следующие модули:

  1. Подсистема автоматизации работы приемной комиссии.
  2. Подсистема управления студенческим составом.
  3. Подсистема планирования учебного процесса.
  4. Подсистема управления платными образовательными услугами.
  5. Подсистема организации и мониторинга трудоустройства выпускников.
  6. Подсистема «Управления практиками».
  7. Подсистема «Военно-учетный стол».
  8. Подсистема «Расписание».
  9. Модуль «Личный кабинет поступающего».
  10. Модуль «Личный кабинет обучающегося».
  11. Модуль «Личный кабинет преподавателя».


Система на баще «1С:Университет ПРОФ» интегрирована с учетными системами ГСГУ и федеральными информационными системами.

4
Особенности и уникальность проекта

В процессе внедрения программного продукта «1С:Университет ПРОФ» в ГСГУ в короткие сроки осуществлен импорт данных, необходимых для старта работы подсистем. Изменения в структуре вуза приводили к изменению и повторному проведению первичных документов. Оперативно изменялись адаптированные и разработанные отчеты, а также интерфейсные формы.

Для подразделений и ответственных сотрудников вуза разработан универсальный отчет, позволяющий получить любую интересующую информацию об учетных объектах системы в режиме конструктора запросов. В результате внедрения подсистемы управления обучающимися проведено обновление информации об обучающихся, актуализация регламентов делопроизводства, увеличилось число пользователей системы.

В ходе внедрения функционального блока приема проведена существенная адаптация интерфейсных форм анкеты поступающих. В анкету и блок приема добавлен перечень реквизитов и функционал, аналогов которого нет в тиражном решении: функционал учета расписания экзаменов и учета прохождения внутренних курсов вуза. Также был адаптирован и внедрен функционал личного кабинета поступающего (ЛКП), в котором для поступающих появилась уникальная возможность полного управления поступлением через ЛКП, включая возможность подачи всех типов заявлений в соответствии с порядком приема (заявление на поступление, согласие на зачисление, апелляции, отзыв заявления и т.д.); возможность удаленной записи на вступительные испытания; удаленное получение всех типов документов приемной и направления в комиссию скан-копий и иных подтверждающих документов.

Также в личном кабинете и на сайте вуза реализована выгрузка сведений о приема, которая позволяет в режиме реального времени узнать шансы на поступление, «если бы поступление произошло в данный момент».

В ходе внедрения внедрен и адаптирован личный кабинет обучающегося и преподавателя, реализованный на базе системы «1С-Битрикс: Корпоративный портал, отраслевое решение внутренний портал учебного заведения» и интегрируемый с «1С:Университет ПРОФ». При загрузке исторических данных была проведена не только загрузка, но и валидация и верификация данных с их последующим исправлением.

При адаптации и внедрении функционального блока планирования учебного процесса реализован уникальный функционал, который в значительной степени изменяет логику функционального блока. В ходе реализации проекта спроектирована, реализована и внедрена новая подсистема «Аналитический центр ГСГУ» для решения «1С:Университет ПРОФ», которая позволяет объективно оценить эффективность (результативность и качество) подразделений.

Проектная команда заказчика и исполнителя столкнулась с рядом проблем: отсутствие единого источника хранения данных и логические ошибки при загрузке исторических сведений; проблемы при осуществлении интеграции с другими информационными системами; проблема с наличием строгих регламентов в отдельных бизнес-процессах и другие. Несмотря на это, слаженные действия и профессионализм заказчика и исполнителя обеспечили успешное исполнение проекта в срок. Это можно тоже считать уникальным для данного проекта.

5
Результаты проекта
  1. В результате адаптации и внедрения была получена единая автоматизированная система учета; построено единое однородное информационное пространство вуза, ядром которого стал программный продукт «1С:Университет ПРОФ».
  2. Автоматизирована деятельность приемной комиссии.
  3. За счет использования схемы «одно окно», а также реализации возможности подачи заявлений через интернет уменьшилось время работы с абитуриентом.
  4. За счет разработки новых аналитических отчетов, отражающих ход приемной кампании, повысилась качество принимаемых менеджментом вуза решений.
  5. Автоматизирована деятельность управлений, дирекций и деканатов.
  6. Актуализированы сведения:
  • о 7432 обучающихся;
  • 300 преподавателях;
  • 725 учебных планах;
  • 76 000 экзаменационных ведомостях;
  • 7000 дипломах;
  • 5000 исторических записях о физических лицах.
  1. За счет разработанного механизма по созданию приказов минимизированы ошибки в приказах и отклонения от утвержденного регламента. В системе создано более 5 500 приказов.
  2. За счет разработки универсального отчета уменьшилось время получения подразделениями интересующей информации об обучающихся.
  3. Реализованы сервисы подбора вакансий и трудоустройства выпускников.
  4. Автоматизирована деятельность отдела планирования.
  5. За счет реализации функции автоматического контроля соответствия требованиям ФГОС ВО повысилось качество разрабатываемых учебных планов.
  6. За счет разработанных механизмов автоматического объединения нагрузки в потоки, обновления распределений поручений, закрепления нагрузки за новыми подразделениями сократилось время работы ответственных сотрудников.
  7. С использованием системы распределено 0,5 млн часов между 300 преподавателями вуза.
  8. Автоматизирована бально-рейтинговая система, которая позволяет объективно оценить эффективность (результативность и качество) обучения каждого студента.
  9. Одним из результатов проекта можно считать достижение в целом позитивного отношения к системе на базе «1С:Университет ПРОФ» и результатам проекта, как внутри ГСГУ, так и вне проекта.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
4,3
тыс
Функциональная область
Управление учебным процессом
Июнь 2018 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Публикации,
связанные
с проектом
Новости
25 ноября 2022
Шестнадцатый Международный конкурс выпускных квалификационных работ с использованием программных продуктов «1С». Организация конкурса в 2022-2023 учебном году

К участию в конкурсе приглашаются выпускники учебных заведений, ВКР которых защищена в 2022-2023 учебном году (период с 1 сентября 2022 г. по 31 августа 2023 г.) и выполнена с использованием платформы «1С:Предприятие 8» и/или конфигураций, созданных на ее основе.

22 ноября 2022
Интерес к решениям «1С» для корпоративного сектора привлек на 9-й Бизнес-форум 1С:ERP более 6000 руководителей и специалистов из 10 стран

28 октября 2022 года фирма «1С» провела 9-й Бизнес-форум 1С:ERP, посвященный внедрениям и развитию решений и сервисов «1С» для корпоративного рынка, предприятий крупного и среднего масштаба. После двух лет ограничений, связанных с пандемией, форум возобновил свою работу в очном формате, с онлайн-трансляцией всех секций.