Государственный социально-гуманитарный университет построил комплексную систему автоматизации процессов управления образовательной деятельностью на базе «1С:Университет ПРОФ». Создано единое однородное информационное пространство вуза. Автоматизирована деятельность приемной комиссии. За счет использования схемы «одно окно», а также реализации возможности подачи заявлений через интернет уменьшилось время работы с абитуриентом. За счет разработки новых аналитических отчетов, отражающих ход приемной кампании, повысилась качество принимаемых менеджментом вуза решений. Автоматизирована деятельность управлений, дирекций и деканатов.
Государственный социально-гуманитарный университет (ГСГУ) — высшее учебное заведение, расположенное в Коломне, Московская область. В университете 12 факультетов, готовящих квалифицированные кадры более чем по 27 специальностям. Действует аспирантура по 17 направлениям. Общая численность студентов — более 4 тысяч человек, работников — более 450 человек, из них ППС — более 300 человек.
Цель проекта: повысить эффективность принятия управленческих решений за счет построения единого информационного пространства вуза, которое обеспечивает регламент работы с оперативными и аналитическими данными, подлежащими учету и обработке.
Задачи проекта:
- Автоматизировать деятельность:
-
- приемной комиссии,
- структурных подразделений,
- отдела планирования учебного процесса,
- расчета нагрузки.
- Совершенствовать организационные принципы и технологии управления основными процессами деятельности ГСГУ, обеспечение системного подхода к управлению.
- Создать удобные сервисы для обучающихся и сотрудников.
- Обеспечить высокий уровень надежности и безопасности функционирования единого информационного пространства.
- Организовать автоматический обмен данными между внешними и внутренними информационными системами.
- Перестроить и унифицировать управление и контроль за бизнес процессами вуза на «1С:Университет ПРОФ».
- Валидировать и верифицировать исторические и новые данные.
- Организовать единый источник данных для обмена с другими информационными системами
- Автоматизировать ранее не автоматизированные бизнес-процессы.
На момент начала внедрения в ВУЗе автоматизация бизнес-процессов осуществлялась в гетерогенной информационно среде, в которой отсутствовали полноценная бесшовная интеграция всех ее элементов и единый источник поступления, хранения и учета данных. Многие данные дублировались и фактически не синхронизировались, так как не было единого окна поступления данных.
В ВУЗе использовались следующие инструменты, технологии и платформы:
- система на платформе «1С» для автоматизации приемной комиссии;
- Microsoft Excel (Контингент);
- Microsoft Access (Контингент, Приказы: зачисление, отчисление, восстановление);
- система на платформе «1С» для автоматизации деятельности деканата (личные и персональные данные, сведения об обучении, приказы: зачисление, отчисление, восстановление, перевод, смена фамилии).
Наличие разрозненных информационных баз и реализация с использованием разного программного обеспечения привело к возникновению следующих проблем при реализации бизнес-процессов в ВУЗе:
- необходимость создания единого информационного пространства;
- необходимость организации автоматического обмена данными между внешними и внутренними информационными системами;
- проблемы синхронизации данных между подсистемами в существующей архитектуре информационного пространства ГСГУ.
Комплексная система автоматизации процессов управления образовательной деятельностью построена на бадзе решения «1С:Университет ПРОФ». Автоматизированы следующие модули:
- Подсистема автоматизации работы приемной комиссии.
- Подсистема управления студенческим составом.
- Подсистема планирования учебного процесса.
- Подсистема управления платными образовательными услугами.
- Подсистема организации и мониторинга трудоустройства выпускников.
- Подсистема «Управления практиками».
- Подсистема «Военно-учетный стол».
- Подсистема «Расписание».
- Модуль «Личный кабинет поступающего».
- Модуль «Личный кабинет обучающегося».
- Модуль «Личный кабинет преподавателя».
Система на баще «1С:Университет ПРОФ» интегрирована с учетными системами ГСГУ и федеральными информационными системами.
В процессе внедрения программного продукта «1С:Университет ПРОФ» в ГСГУ в короткие сроки осуществлен импорт данных, необходимых для старта работы подсистем. Изменения в структуре вуза приводили к изменению и повторному проведению первичных документов. Оперативно изменялись адаптированные и разработанные отчеты, а также интерфейсные формы.
Для подразделений и ответственных сотрудников вуза разработан универсальный отчет, позволяющий получить любую интересующую информацию об учетных объектах системы в режиме конструктора запросов. В результате внедрения подсистемы управления обучающимися проведено обновление информации об обучающихся, актуализация регламентов делопроизводства, увеличилось число пользователей системы.
В ходе внедрения функционального блока приема проведена существенная адаптация интерфейсных форм анкеты поступающих. В анкету и блок приема добавлен перечень реквизитов и функционал, аналогов которого нет в тиражном решении: функционал учета расписания экзаменов и учета прохождения внутренних курсов вуза. Также был адаптирован и внедрен функционал личного кабинета поступающего (ЛКП), в котором для поступающих появилась уникальная возможность полного управления поступлением через ЛКП, включая возможность подачи всех типов заявлений в соответствии с порядком приема (заявление на поступление, согласие на зачисление, апелляции, отзыв заявления и т.д.); возможность удаленной записи на вступительные испытания; удаленное получение всех типов документов приемной и направления в комиссию скан-копий и иных подтверждающих документов.
Также в личном кабинете и на сайте вуза реализована выгрузка сведений о приема, которая позволяет в режиме реального времени узнать шансы на поступление, «если бы поступление произошло в данный момент».
В ходе внедрения внедрен и адаптирован личный кабинет обучающегося и преподавателя, реализованный на базе системы «1С-Битрикс: Корпоративный портал, отраслевое решение внутренний портал учебного заведения» и интегрируемый с «1С:Университет ПРОФ». При загрузке исторических данных была проведена не только загрузка, но и валидация и верификация данных с их последующим исправлением.
При адаптации и внедрении функционального блока планирования учебного процесса реализован уникальный функционал, который в значительной степени изменяет логику функционального блока. В ходе реализации проекта спроектирована, реализована и внедрена новая подсистема «Аналитический центр ГСГУ» для решения «1С:Университет ПРОФ», которая позволяет объективно оценить эффективность (результативность и качество) подразделений.
Проектная команда заказчика и исполнителя столкнулась с рядом проблем: отсутствие единого источника хранения данных и логические ошибки при загрузке исторических сведений; проблемы при осуществлении интеграции с другими информационными системами; проблема с наличием строгих регламентов в отдельных бизнес-процессах и другие. Несмотря на это, слаженные действия и профессионализм заказчика и исполнителя обеспечили успешное исполнение проекта в срок. Это можно тоже считать уникальным для данного проекта.
- В результате адаптации и внедрения была получена единая автоматизированная система учета; построено единое однородное информационное пространство вуза, ядром которого стал программный продукт «1С:Университет ПРОФ».
- Автоматизирована деятельность приемной комиссии.
- За счет использования схемы «одно окно», а также реализации возможности подачи заявлений через интернет уменьшилось время работы с абитуриентом.
- За счет разработки новых аналитических отчетов, отражающих ход приемной кампании, повысилась качество принимаемых менеджментом вуза решений.
- Автоматизирована деятельность управлений, дирекций и деканатов.
- Актуализированы сведения:
- о 7432 обучающихся;
- 300 преподавателях;
- 725 учебных планах;
- 76 000 экзаменационных ведомостях;
- 7000 дипломах;
- 5000 исторических записях о физических лицах.
- За счет разработанного механизма по созданию приказов минимизированы ошибки в приказах и отклонения от утвержденного регламента. В системе создано более 5 500 приказов.
- За счет разработки универсального отчета уменьшилось время получения подразделениями интересующей информации об обучающихся.
- Реализованы сервисы подбора вакансий и трудоустройства выпускников.
- Автоматизирована деятельность отдела планирования.
- За счет реализации функции автоматического контроля соответствия требованиям ФГОС ВО повысилось качество разрабатываемых учебных планов.
- За счет разработанных механизмов автоматического объединения нагрузки в потоки, обновления распределений поручений, закрепления нагрузки за новыми подразделениями сократилось время работы ответственных сотрудников.
- С использованием системы распределено 0,5 млн часов между 300 преподавателями вуза.
- Автоматизирована бально-рейтинговая система, которая позволяет объективно оценить эффективность (результативность и качество) обучения каждого студента.
- Одним из результатов проекта можно считать достижение в целом позитивного отношения к системе на базе «1С:Университет ПРОФ» и результатам проекта, как внутри ГСГУ, так и вне проекта.
