||
Краткое описание

Группа компаний FESCO построила единуюю информационную систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП», чтобы централизовать, оптимизировать и повысить эффективность процессов ведению реестрового учета объектов недвижимости и управлению договорами аренды. В результате проекта создан электронный архив по всем документам группы компаний (2 млн документов), автоматизированы бизнес-процессы по обработке входящих и исходящих документов и дальнейшей их маршрутизацией. Настроена интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом» — реализованы функции личного кабинета сотрудника для целей кадрового учета, а также интеграция с ABBYY для распознавания документов. Организован оперативный доступ (в режиме реального времени) к сведениям об объектах недвижимости.

ООО «Сервисный Центр FESCO»
Заказчик

FESCO — одна из крупнейших частных транспортно-логистических компаний в России с активами в сфере портового, железнодорожного и интегрированного логистического бизнеса. Диверсифицированный портфель активов позволяет осуществлять доставку грузов «от двери до двери» и контролировать все этапы интермодальной транспортной цепочки. Большая часть операций сосредоточена на Дальнем Востоке России, что позволяет получать дополнительные преимущества от участия в торговых операциях между Россией и странами Азии.

1
Цели и задачи

Для повышения управляемости бизнеса транспортная группа компании «FESCO» создала единый центр обслуживания, который взял на себя сервисные функции по ведению бухгалтерского обслуживания, расчета З/П, кадрового учета,  документооборота с контрагентами, включая иностранные компании и между организациями холдинга. Для автоматизации таких процессов предприятия было принято решение о внедрении единой информационной системы электронного документооборота на базе ПП «1С:Документооборот 8 КОРП».

Цели проекта:

  • централизовать, оптимизировать и повысить эффективность бизнес-процессов в группе компаний;
  • повысить эффективность управления ГК;
  • улучшить качество и скорость обслуживания контрагентов;
  • снизить операционные издержки;
  • получить конкурентные преимущества ГК «FESCO».

Для достижения поставленных целей, необходимо выполнить следующие задачи:

  • внедрить новую информационную систему, обеспечивающую единые стандарты ведения бухгалтерского учета, кадровый документооборот, управление персоналом;
  • создать электронный архив первичных документов, договоров для повышения производительности учетных служб в территориально-распределенной компании;
  • централизовать и унифицировать процессы компании для сокращения неэффективных операций;
  • снизить трудозатраты на ведение рутинных операций и влияние человеческого фактора.
2
Ситуация до старта проекта

Чтобы повысить эффективность операционной деятельности в рамках создания общего центра обслуживания (ОЦО), в группе компании FESCO была поставлена задача внедрить систему электронного архива (ЭрАл) документов в ООО «Сервисный Центр FESCO», а также автоматизировать процессы кадрового и бухгалтерского обслуживания. В качестве основного решения для автоматизации было выбрано решение «1С:Документооборот 8 КОРП», которое наиболее соответствовало требованиям в качестве ВРМ-основы для построения системы. 

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Единая информационная система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Автоматизированы следующие функции:

  1. ЭДО с контрагентами. 
  2. Делопроизводство:
  • учет и хранение документов;
  • ведение номенклатуры дел;
  • учет и контроль исполнения поручений;
  • учет рабочего времени;
  • учет договоров;
  • работа с обращениями граждан. 

1C_Shema_Fesco_1.jpg

Схема архитектуры системы

Пояснения к схеме: 

ДВМП влд — Дальневосточный морской порт, офис в Владивостоке.
ВМПТ — Восточное морское пароходство.
ФИТ — подразделение Феско ИТ.
ТГ — Торговая компания.
ДВМП мск — Дальневосточный морской порт, московский офис.

Система реализована в клиент-серверной (трехзвенной) архитектуре, в которой необходимы:

  • сервер приложений (AS) — несет следующую функциональную нагрузку:
    • поддержка серверной части «1С:Предприятия 8.3»;
    • поддержка ключа защиты сервера «1С:Предприятия 8.3» и сетевого ключа защиты пользовательских лицензий;
    • поддержка регламентных процедур администрирования «1С:Предприятия»;
  • сервер баз данных (DS) — несет следующую функциональную нагрузку:
    • поддержка СУБД;
    • хранение базы данных;
    • поддержка регламентных процедур администрирования СУБД;
  • веб-сервер (WS) — несет следующую функциональную нагрузку:
    • обеспечение функционирования клиентской части «1С:Документооборот 8 КОРП» с использованием веб-приложения;
    • обеспечение функционирования web-сервисов «1С:Документооборот 8 КОРП»;
  • сервер лицензирования (LS), несущую следующую функциональную нагрузку:
    • поддержка клиентских подключений к серверу «1С:Предприятие» с использованием программных лицензий.
  • СХД — несет следующую функциональную нагрузку;
    • хранение файлов отсканированных изображений документов ЭА.

Сервер приложений реализуется как кластер из 4-х серверов:

  • AS1 + AS2 — несет следующую функциональную нагрузку:
    • обработка пользовательских сеансов «1С:Документооборот 8 КОРП».
  • AS3 + AS4 — несет следующую функциональную нагрузку:
    • обработка регламентных заданий «1С:Документооборот 8 КОРП»;
    • обработка запросов к веб-сервисам «1С:Документооборот 8 КОРП».

Взаимодействие между «1С:Документооборот 8 КОРП» и ВУС осуществляется с использованием веб-сервисов и общих ресурсов для обмена файлами.

Для обеспечения взаимодействия систем через веб-сервисы необходимо наличие веб-сервера (-ов), на котором (-ых) публикуются веб-сервисы «1С:Документооборот 8 КОРП» и ВУС на платформе 1С.

В целях обеспечения отказоустойчивости каждый узел системы (AS, DS, WS, LS) должен быть развернут в кластере из как минимум 2 физических компьютеров. Кластеризация обеспечивается:

  • для AS и LS — средствами серверной компоненты платформы «1С:Предприятие 8.3 КОРП»
  • для DS — средствами СУБД Microsoft SQL Server;
  • для WS — при помощи Network Load Balancing (NLB).
  • при помощи средств виртуализации достигается балансировка нагрузки между AS и WS.

1C_Shema_Fesco_2.jpg

Общая схема технической архитектуры информационной системы

4
Особенности и уникальность проекта

В рамках проекта необходимо было спроектировать, настроить и внедрить автоматизированную систему для комплексного решения следующих бизнес-задач:

  • организация наполнения, хранения, поиска и извлечения электронных образов документов, формирующих электронный архив компании;
  • организация процессов обработки документов, поступивших в электронный архив, маршрутизация документов;
  • мониторинг и анализ исполнения процессов, измерение времени и качества обработки документов.

В процессе внедрения было:

  • проведено обследование;
  • разработаны и адаптированы формы внутренних документов, форма списков документов;
  • настроены процессы, учитывающие жизненный цикл по выбранным видам документов;
  • настроено автоматическое заполнение печатных форм документов;
  • разработан механизм уникального штрихкодирования документов;
  • был доработан типовой функционал системы:
    • автоподстановки,
    • создание обработчиков, бизнес-событий, дополнительных отчетов;
    • разработаны новые справочники, регистры, отчеты, журналы передачи;
    • изменен функционал карточек внутренних документов, процессов и задач;
    • реализован функционал предпросмотра файлов из карточки документа и задачи;
    • форма задачи исполнения, для документов, поступивших через потоковое сканирование;
  • разработаны инструкции по документам и процессам;
  • значительно доработана система прав, загружены необходимые справочники из информационных систем «1С:Управление холдингом 8», «1С:Бухгалтерия 8», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8»;
  • создана информационная среда для восстановления архива документов за последние 3 года;
  • настроена интеграция с «1С:Управление холдингом 8», «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8»,;
  • настроена интеграция с Abbyy Recognition Server и Abbyy FlexiCapture и c сайтом;
  • проведено очное обучение сотрудников компании;
  • осуществлена поддержка в опытно-промышленной эксплуатации в необходимом объеме;
  • разработан и настроен личный кабинет сотрудника;
  • разработана интеграция с личным кабинетом клиента MY.FESCO.
5
Результаты проекта
  1. Создан электронный архив по всем документам группы компаний (2 млн документов).
  2. Автоматизированы бизнес-процессы по обработке входящих и исходящих документов фронт офисом ОЦО и дальнейшей их маршрутизацией.
  3. Автоматизирована работа 1500 пользователей.
  4. Осуществлена интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом» — реализованы функции личного кабинета сотрудника для целей кадрового учета.
  5. Настроена интеграция с ABBYY для распознавания документов.
  6. Настроена интеграция с системами оперативного учета и с бухгалтерскими системами.
  7. Созданы инструменты для автоматического формирования пакетов подтверждающих документов по НДС 0%.
  8. Решены вопросы масштабируемости системы и параллельности работы.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
1,5
тыс
Август 2018 —
Центральный федеральный округ РФ
Дальневосточный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Публикации,
связанные
с проектом
Новости
28 сентября 2023
«1С:Совещания»: выпуск ознакомительной версии

Программа расшифровывает аудиозаписи совещаний (делает транскрибацию) и создает автопротоколы встреч, выделяя ценные мысли, важные предложения и озвученные в ходе обсуждения поручения и задачи.

27 сентября 2023
Выпуск «1С:Колледж ПРОФ. Регион» и нового тарифа «1С:КП ЦГУ КолледжПРОФ.Регион»

Поставка «1С:Колледж ПРОФ. Регион» предназначена для создания единой информационной системы образовательных организаций среднего профессионального образования (колледжей) региона. Продукт охватывает все уровни управленческой деятельности основных подразделений колледжа (более 30 подсистем, продукт более 10 лет на рынке, используется более чем 1350 колледжей) и интегрируется с типовыми решениями фирмы «1С» для бухгалтерии и отдела кадров.