||
Краткое описание

Группа компаний FESCO построила единуюю информационную систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП», чтобы централизовать, оптимизировать и повысить эффективность процессов ведению реестрового учета объектов недвижимости и управлению договорами аренды. В результате проекта создан электронный архив по всем документам группы компаний (2 млн документов), автоматизированы бизнес-процессы по обработке входящих и исходящих документов и дальнейшей их маршрутизацией. Настроена интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом» — реализованы функции личного кабинета сотрудника для целей кадрового учета, а также интеграция с ABBYY для распознавания документов. Организован оперативный доступ (в режиме реального времени) к сведениям об объектах недвижимости.

ООО «Сервисный Центр FESCO»
Заказчик

FESCO — одна из крупнейших частных транспортно-логистических компаний в России с активами в сфере портового, железнодорожного и интегрированного логистического бизнеса. Диверсифицированный портфель активов позволяет осуществлять доставку грузов «от двери до двери» и контролировать все этапы интермодальной транспортной цепочки. Большая часть операций сосредоточена на Дальнем Востоке России, что позволяет получать дополнительные преимущества от участия в торговых операциях между Россией и странами Азии.

1
Цели и задачи

Для повышения управляемости бизнеса транспортная группа компании «FESCO» создала единый центр обслуживания, который взял на себя сервисные функции по ведению бухгалтерского обслуживания, расчета З/П, кадрового учета,  документооборота с контрагентами, включая иностранные компании и между организациями холдинга. Для автоматизации таких процессов предприятия было принято решение о внедрении единой информационной системы электронного документооборота на базе ПП «1С:Документооборот 8 КОРП».

Цели проекта:

  • централизовать, оптимизировать и повысить эффективность бизнес-процессов в группе компаний;
  • повысить эффективность управления ГК;
  • улучшить качество и скорость обслуживания контрагентов;
  • снизить операционные издержки;
  • получить конкурентные преимущества ГК «FESCO».

Для достижения поставленных целей, необходимо выполнить следующие задачи:

  • внедрить новую информационную систему, обеспечивающую единые стандарты ведения бухгалтерского учета, кадровый документооборот, управление персоналом;
  • создать электронный архив первичных документов, договоров для повышения производительности учетных служб в территориально-распределенной компании;
  • централизовать и унифицировать процессы компании для сокращения неэффективных операций;
  • снизить трудозатраты на ведение рутинных операций и влияние человеческого фактора.
2
Ситуация до старта проекта

Чтобы повысить эффективность операционной деятельности в рамках создания общего центра обслуживания (ОЦО), в группе компании FESCO была поставлена задача внедрить систему электронного архива (ЭрАл) документов в ООО «Сервисный Центр FESCO», а также автоматизировать процессы кадрового и бухгалтерского обслуживания. В качестве основного решения для автоматизации было выбрано решение «1С:Документооборот 8 КОРП», которое наиболее соответствовало требованиям в качестве ВРМ-основы для построения системы. 

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Единая информационная система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Автоматизированы следующие функции:

  1. ЭДО с контрагентами. 
  2. Делопроизводство:
  • учет и хранение документов;
  • ведение номенклатуры дел;
  • учет и контроль исполнения поручений;
  • учет рабочего времени;
  • учет договоров;
  • работа с обращениями граждан. 

1C_Shema_Fesco_1.jpg

Схема архитектуры системы

Пояснения к схеме: 

ДВМП влд — Дальневосточный морской порт, офис в Владивостоке.
ВМПТ — Восточное морское пароходство.
ФИТ — подразделение Феско ИТ.
ТГ — Торговая компания.
ДВМП мск — Дальневосточный морской порт, московский офис.

Система реализована в клиент-серверной (трехзвенной) архитектуре, в которой необходимы:

  • сервер приложений (AS) — несет следующую функциональную нагрузку:
    • поддержка серверной части «1С:Предприятия 8.3»;
    • поддержка ключа защиты сервера «1С:Предприятия 8.3» и сетевого ключа защиты пользовательских лицензий;
    • поддержка регламентных процедур администрирования «1С:Предприятия»;
  • сервер баз данных (DS) — несет следующую функциональную нагрузку:
    • поддержка СУБД;
    • хранение базы данных;
    • поддержка регламентных процедур администрирования СУБД;
  • веб-сервер (WS) — несет следующую функциональную нагрузку:
    • обеспечение функционирования клиентской части «1С:Документооборот 8 КОРП» с использованием веб-приложения;
    • обеспечение функционирования web-сервисов «1С:Документооборот 8 КОРП»;
  • сервер лицензирования (LS), несущую следующую функциональную нагрузку:
    • поддержка клиентских подключений к серверу «1С:Предприятие» с использованием программных лицензий.
  • СХД — несет следующую функциональную нагрузку;
    • хранение файлов отсканированных изображений документов ЭА.

Сервер приложений реализуется как кластер из 4-х серверов:

  • AS1 + AS2 — несет следующую функциональную нагрузку:
    • обработка пользовательских сеансов «1С:Документооборот 8 КОРП».
  • AS3 + AS4 — несет следующую функциональную нагрузку:
    • обработка регламентных заданий «1С:Документооборот 8 КОРП»;
    • обработка запросов к веб-сервисам «1С:Документооборот 8 КОРП».

Взаимодействие между «1С:Документооборот 8 КОРП» и ВУС осуществляется с использованием веб-сервисов и общих ресурсов для обмена файлами.

Для обеспечения взаимодействия систем через веб-сервисы необходимо наличие веб-сервера (-ов), на котором (-ых) публикуются веб-сервисы «1С:Документооборот 8 КОРП» и ВУС на платформе 1С.

В целях обеспечения отказоустойчивости каждый узел системы (AS, DS, WS, LS) должен быть развернут в кластере из как минимум 2 физических компьютеров. Кластеризация обеспечивается:

  • для AS и LS — средствами серверной компоненты платформы «1С:Предприятие 8.3 КОРП»
  • для DS — средствами СУБД Microsoft SQL Server;
  • для WS — при помощи Network Load Balancing (NLB).
  • при помощи средств виртуализации достигается балансировка нагрузки между AS и WS.

1C_Shema_Fesco_2.jpg

Общая схема технической архитектуры информационной системы

4
Особенности и уникальность проекта

В рамках проекта необходимо было спроектировать, настроить и внедрить автоматизированную систему для комплексного решения следующих бизнес-задач:

  • организация наполнения, хранения, поиска и извлечения электронных образов документов, формирующих электронный архив компании;
  • организация процессов обработки документов, поступивших в электронный архив, маршрутизация документов;
  • мониторинг и анализ исполнения процессов, измерение времени и качества обработки документов.

В процессе внедрения было:

  • проведено обследование;
  • разработаны и адаптированы формы внутренних документов, форма списков документов;
  • настроены процессы, учитывающие жизненный цикл по выбранным видам документов;
  • настроено автоматическое заполнение печатных форм документов;
  • разработан механизм уникального штрихкодирования документов;
  • был доработан типовой функционал системы:
    • автоподстановки,
    • создание обработчиков, бизнес-событий, дополнительных отчетов;
    • разработаны новые справочники, регистры, отчеты, журналы передачи;
    • изменен функционал карточек внутренних документов, процессов и задач;
    • реализован функционал предпросмотра файлов из карточки документа и задачи;
    • форма задачи исполнения, для документов, поступивших через потоковое сканирование;
  • разработаны инструкции по документам и процессам;
  • значительно доработана система прав, загружены необходимые справочники из информационных систем «1С:Управление холдингом 8», «1С:Бухгалтерия 8», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8»;
  • создана информационная среда для восстановления архива документов за последние 3 года;
  • настроена интеграция с «1С:Управление холдингом 8», «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8»,;
  • настроена интеграция с Abbyy Recognition Server и Abbyy FlexiCapture и c сайтом;
  • проведено очное обучение сотрудников компании;
  • осуществлена поддержка в опытно-промышленной эксплуатации в необходимом объеме;
  • разработан и настроен личный кабинет сотрудника;
  • разработана интеграция с личным кабинетом клиента MY.FESCO.
5
Результаты проекта
  1. Создан электронный архив по всем документам группы компаний (2 млн документов).
  2. Автоматизированы бизнес-процессы по обработке входящих и исходящих документов фронт офисом ОЦО и дальнейшей их маршрутизацией.
  3. Автоматизирована работа 1500 пользователей.
  4. Осуществлена интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом» — реализованы функции личного кабинета сотрудника для целей кадрового учета.
  5. Настроена интеграция с ABBYY для распознавания документов.
  6. Настроена интеграция с системами оперативного учета и с бухгалтерскими системами.
  7. Созданы инструменты для автоматического формирования пакетов подтверждающих документов по НДС 0%.
  8. Решены вопросы масштабируемости системы и параллельности работы.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
1,5
тыс
Август 2018 —
Центральный федеральный округ РФ
Дальневосточный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

• • •
МЕТОДИКИ
ВНЕДРЕНИЯ И СОПРОВОЖДЕНИЯ ИС

База знаний успешного внедрения и сопровождения информационных систем 1С

Публикации,
связанные
с проектом
Новости
27 сентября 2022
«1С:Энергетика 2. Учет транспорта электроэнергии» – выпуск редакции 2.5

Программный продукт предназначен для автоматизации учета полезного отпуска юридическим и физическим лицам, учета сетевого оборудования, а также учета транспорта электроэнергии в различных сетевых компаниях.

27 сентября 2022
«1С:Энергетика 2. Учет технологических присоединений». Новые функциональные возможности редакции 2.5

Программный продукт предназначен для автоматизации работы с заявками от юридических и физических лиц на технологическое присоединение, а также ведения договорной работы по технологическому присоединению для различных сетевых компаний.