В группе компаний «София» построили единую цифровую экосистему со сквозным процессом тендерных продаж на базе «1С:ERP Управление предприятием». Создана система управления тендерными заявками, благодаря которой приоритетные заявки обрабатываются в первую очередь. Обработка тендеров ускорилась в 3 раза. Автоматизирован расчет управленческой премии сотрудников коммерческого департамента, составляющего 75% штата группы компаний. Реализовано стратегическое управление продажами на год вперед с план-фактом отклонений. Менеджеры коммерческого блока контролируют заказы, тендеры, платежи, строят аналитические отчеты, быстро формируют документы по закрепленным проектам с помощью специально разработанного АРМ. Создан программный робот для управления внутренними оборотами между компаниями группы.
Промышленная группа «София» — лидер среди компаний, поставляющих материалы и оборудование в нефтегазовой и энергетической отрасли. Контрагентами компании стали 4 700 предприятий, в числе которых: РЖД, «ЛокоТех», «Газпром нефть». В ГК «София» входят департаменты, поставляющие: металлопрокат, строительные материалы, вентиляцию, оборудование для электрохимической защиты и т.д., а также изготавливающие металлоконструкции, металлоизделия, буровой инструмент.
Цели проекта:
- Организовать взаимодействие группы компаний в единой цифровой экосистеме — создать решение для бизнеса с единым входом, чтобы сотрудники работали в режиме «одного окна».
- Оптимизировать стоимость владения ИТ-решением.
Задачи проекта:
- Автоматизировать сквозной процесс тендерных продаж и закупок, начиная с планирования и обработки тендеров и заканчивая получением итоговых отчетов с необходимыми показателями по сделкам и расчетом премий.
- Перенести информацию из «1С:Управление производственным предприятием» в «1C:ERP Управление предприятием», используя типовой функционал и сохраняя конфигурацию вендора на поддержке, выполняя доработки расширениями.
Компании группы связаны общими интересами и работают в едином информационном решении, которое на текущий момент объединяет более 40 юрлиц с порядка 500 сотрудниками. Учет в ГК «София» вели в доработанном решении «1С:Управление производственным предприятием».
Переход на «1С:ERP Управление предприятием» запланирован по следующим причинам:
- Из-за многочисленных доработок «1С:УПП» не обновляется и снижает скорость работы сотрудников, новые релизы программы с изменениями законодательства недоступны для компании.
- Невозможно проследить сквозную цепочку тендерной сделки от победы в конкурсе до продажи и расчета премий сотрудников с учетом внутригрупповых оборотов. Часть информации теряется, сбор показателей занимает много времени. Заявки обрабатываются не в приоритетном порядке, действия сотрудников отдела продаж не согласованы, подготовка к тендеру трудоемка и каждый раз ведется с нуля.
- Разрозненный учет затрудняет работу сотрудников: информация хранится в различных программах и электронных таблицах.
- Не автоматизирован расчет премий для коммерческого отдела, на который влияют десятки показателей. Информация для расчета агрегируется из «1С», электронных таблиц и сторонних программ, сбор показателей занимает 3-4 дня.
- Невозможно связать мотивацию проектных команд со стратегией бизнеса и управлять качеством услуг.
Проект реализован совместно с IT-компанией «Онлайн Коммуникации» — Заказчиком системы для аутсорсинга в ГК «София».
Единая цифровая экосистема компании построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием». Автоматизированы функции:
- Управление продажами.
- Управление складом и запасами.
- Управление закупками.
- Регламентированный учет.
- Управление персоналом и расчет заработной платы.
- Управление финансами и бюджетирование.
- Мониторинг и анализ ключевых показателей.
Схема архитектуры системы
Система управления тендерными заявками
- ГК «София» получила единую цифорвую экосистему за счет связи «1С:ERP Управление предприятием» и CRM с электронными торговыми площадками. Создана система управления тендерными заявками, благодаря которой приоритетные заявки обрабатываются в первую очередь. По каждой заявке ведется строгое управление и согласование этапов подготовки тендерной документации. Шаблоны заявок и наработки используются в дальнейшей работе, что экономит время и трудозатраты отдела продаж. Благодаря структурированной работе сотрудников в системе управления тендерным каналом продаж от ЭТП до взаимодействия с поставщиками выросла конверсия побед в тендерах. Обработка тендеров ускорилась в 3 раза.
- Автоматизирован расчет управленческой премии сотрудников коммерческого департамента, составляющего 75% штата группы компаний. ГК «София» получила систему вознаграждения, которая соответствует организационной структуре и стратегическим целям и помогает предприятию адаптироваться под быстро меняющиеся условия рынка и взаимодействия с клиентами. Премии рассчитываются как для каждого сотрудника, так и для проектных команд, объединенных по кросс-функциональному признаку на основе:
- фиксированных показателей;
- понижающих и повышающих коэффициентов;
- 20-25 переменных, которые собираются в составляющие формулы (скидки, наценки, выручка, себестоимость и т.п.).
- С помощью составной мотивации руководители проектов выставляют проектным командам приоритеты, соответствующие стратегии бизнеса, и закладывают в формульный калькулятор нужную мотивацию. В результате сотрудники наглядно видят составляющие премии, это стимулирует проектные команды лучше и быстрее работать с клиентами.
- Проект реализован в тесном сотрудничестве с командой заказчика. Функциональные блоки и зоны ответственности разделены между двумя командами. Над частью бизнес-процессов по очереди работали обе команды. Обе проектные команды обучали сотрудников ГК «София» работе с цифровой экосистемой.
- Создана система сбалансированных противовесов, которая учла потребности каждого руководителя проекта в построении сквозного процесса продаж. Для каждого автономного проекта, выделенного под клиента, автоматизировано закрытие периодов и разработан механизм для контроля внутригрупповых оборотов. Разногласия, возникшие на этапе обсуждения, направлены в конструктивное русло для достижения общих целей и соответствия стратегии бизнеса.
Снижение себестоимости
Увеличение прибыли
Сокращение дебиторской задолженности
- Руководители проектов и подразделений управляют «Портфелем заказов» с помощью разработанного АРМ, в котором прослеживается цепочка взаимодействий с клиентами, тендеры и завершение сделки. Теперь компании лучше управляют ликвидностью, ресурсами и рисками проектов. Результаты сделки — объем продаж, скидки, доп.услуги, рентабельность и другие показатели — собраны в едином интерфейсе. До проекта информация собиралась вручную по отделам из разрозненных источников. «Портфель заказов» создан, чтобы помочь топ-менеджерам:
- взаимодействовать с банками для получения займов и финансирования сделок;
- мониторить возможные простои, чтобы балансировать ресурсов группы компаний;
- контролировать график выполнения обязательств перед клиентами для сокращения рисков невыполнения обязательств по договорам.
- В результате автоматизации расчета премий коммерческого департамента на основании сделок и сквозной цепочки продаж у руководителей проектов высвободилось 20 часов в месяц на работу с клиентами. В формуле расчетов участвуют до 25 переменных, фиксированные показатели, коэффициенты и т.п. Финансовый департамент получил инструмент для аудита сделок, перекрестных проверок и контроля — это улучшило финансовую дисциплину группы компаний и сократило риски кассовых разрывов.
- Реализовано стратегическое управление продажами на год вперед с план-фактом отклонений. Автоматизировано планирование продаж с аналитиками «клиенты», «регионы», «номенклатурные группы» с закреплением персональных ответственных за выполнение планов продаж. Разработано операционное планирование продаж на квартал в разрезе конкретных номенклатурных позиций, артикулов, плановой стоимости — это помогает точнее подать документацию и рассчитать показатели для тендеров. Информация для планирования выгружается в «1С:ERP Управление приедприятием» из ЭТП (электронная торговая площадка).
- Менеджеры коммерческого блока контролируют заказы, тендеры, платежи, строят аналитические отчеты, быстро формируют документы по закрепленным проектам с помощью специально разработанного АРМ.
- Создан программный робот для управления внутренними оборотами между компаниями группы. Автоматически формируется цепочка, в которой указаны: компания продавец, покупатель, трансферная наценка и другие параметры для расчета оптимума. Для управления цепочкой корректируются условия, и робот автоматически обновляет результат. Теперь менеджерам не нужно вручную корректировать внутренние накладные и восстанавливать последовательность. С помощью программного робота необходимый оптимум достигается в разы быстрее.
- Реализована экосистема закупок и взаимодействий с поставщиками: согласование условий заказа поставщикам, контроль и отслеживание этапов закупок, календарь оплат поставщикам. В результате условия заказа и этапы закупок проходят согласование и утверждение руководителями, а поставщики предоставляют льготные условия закупок.
- Автоматизирован регламентированный учет, в том числе расчет зарплаты и кадровый учет.
- «1С:ERP» интегрирована с решением «Управление тендерным отделом», разработанным командой заказчика для управления тендерными сделками. Теперь менеджеры отдела продаж работают с конкурсами с тендерных площадок и рассчитывают выгоду участия компании в тендере в «1С:ERP», а не в разрозненных электронных таблицах.
- Команда заказчика автоматизировала блок казначейства и финансов. Создан платежный календарь, который учитывает специфику проектов и отслеживает остатки ДС на счетах юрлиц с привязкой к проектам, собственные и кредитные средства, займы между проектами, приоритеты сделок для оплаты. На основе календаря 2 раза в неделю на платежном комитете руководители проектов и финансовый директор распределяют финансовые ресурсы. Также реализован учет кредитов и займов, факторинг.
- Команда заказчика автоматизировала блок логистики — формирование маршрутов, выдача заданий на перевозку, пакеты печатных форм.
- Автоматизировано более 200 рабочих мест.
- Из «1С:Управление производственным предприятием» в «1С:ERP Управление предприятием» перенесена информация по основной части юрлиц ГК «София» — около 40.
Экономический эффект от внедрения:
- трудозатраты в подразделениях сократились на 20%;
- ускорилось формирование управленческой отчетности на 100%;
- ускорилось формирование регламентированной отчетности на 20%;
- расходы на материальные ресурсы сократились на 15%;
- операционные и административные расходы снизились на 15%;
- сроки исполнения заказов уменьшились на 15%;
- себестоимость снизилась на 10%;
- прибыль увеличилась на 15%;
- дебиторская задолженность сократилась на 10%.
Отзывы пользователей
Сотрудники тендерного отдела ГК «София» о результатах проекта
До проекта мы обрабатывали тендеры в электронных таблицах, информация терялась, путалась. Бывали случаи, что мы не успевали вовремя подать заявку на тендер и теряли крупные сделки, это все отражалось и на зарплате менеджеров, и на финансовом результате компании. Сейчас в „1С:ERP“ выстроены приоритеты и сразу понятно, какие заявки мы возьмем в работу первыми. Все действия по тендеру мы делаем в одной программе, не переключаясь между несколькими таблицами, система выстроена вплоть до платежного календаря с нашими поставщиками. Мы повторно используем наработки с тендеров, это экономит нам несколько часов. И по каждой сделке, по каждому направлению мы видим сквозную цепочку показателей.
Руководители проектов ГК «София» о новых инструментах работы
Мы получили возможность составлять стратегические планы продаж по клиенту, причем это план на год вперед с поквартальной актуализацией и мониторингом ЭТП. Это помогает правильно расставлять задачи и приоритетам по тендерам заранее, а не по факту. Работа с номенклатурными группами делегируется команде проекта. У нас есть общий KPI на результат нашего проекта и его рентабельность, теперь расчеты видны в программе, это сплачивает и мотивирует команду. Большим подспорьем стал «Портфель заказов» — отчет, в котором мы видим всю ситуацию по проекту, риски, выручку. Результат говорит сам за себя: с новой системой работы объем продаж вырос в 1,5 раза.
Финансовая служба ГК «София» об автоматизации расчета управленческих премий
Мы получили систему расчета мотивации и премирования всех сотрудников, участвующих в цепочке закупки продаж. Это сделало прозрачным эффективность (KPI) сделки и мотивацию всех участников при ее исполнении.
