Автомобильный дом «Энергия ГмбХ» построил единую информационную систему, исключающую дублирование и рассогласование информации. Система построена на базе решений «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси», «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси» и «Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП». Снизились затраты менеджеров по обработке заказов покупателей и предоставлению документов. «Оцифрованы» операционные бизнес-процессы между подразделениями организации в рамках их функционального взаимодействия. Автоматизирован расчет управленческой заработной платы и ее отражение в управленческом учете, а также формирование всей необходимой отчетности, что, в свою очередь, обеспечивает прозрачность и управляемость бизнеса.
Общество с ограниченной ответственностью «Автомобильный дом «Энергия ГмбХ» — компания, которая с 1992 года часть международной команды Mercedes-Benz, которая продаёт и обслуживает автомобили легендарного бренда, включая спортивные AMG и роскошные Maybach. «Автомобильный дом «Энергия ГмбХ» является дистрибьютором «Mercedes-Benz Group AG» в Республике Беларусь и обладает правами на представление брендов Mercedes-Benz, Mercedes-AMG, Mercedes-Maybach, Setra.
Цели проекта:
- Построить единую информационную систему, исключающую дублирование и рассогласование информации, способную к дальнейшему развитию.
- Оптимизировать работу подразделений организации.
Задачи проекта:
- Регламентировать и формализовать бизнес-процессы в организации (написание сопутствующей документации к продукту).
- Построить систему контроля затрат по следующим направлениям:
- материальные расходы;
- затраты на оплату труда;
- затраты на субподрядчиков.
- Цифровизовать операционные бизнес-процессы между подразделениями организации в рамках их функционального взаимодействия.
- Автоматизировать ручной труд с целью его минимизации.
- Автоматизировать формирование отчетности.
- Реализовать автоматическое выполнение завершающих операций месяца.
До внедрения единой информационной системы на базе платформы «1С:Предприятие» компания использовала программное обеспечение сторонней разработки с открытым исходным кодом. Используемое программное обеспечение не позволяло дорабатывать механизмы, которые обеспечивали бы возрастающие потребности бизнеса. Также часть сведений велась в программных продуктах Microsoft Office. Частично работа по сбору отчетности производилась вручную.
Все это существенно затрудняло ведение учета, получение регламентированной отчетности и данных, необходимых для эффективного управления бизнесом и оперативного принятия решений. Простейшие действия занимали долгое время и вызывали сложности, например:
- управленческий баланс формировался более 40 минут;
- невозможно было отследить актуальные данные по остаткам на складах и в цеху;
- существовали сложности с закрытием заказ-нарядов;
- отчет по сотрудникам с заканчивающимся контрактом, отчет по категориям образования, отчет о повышении квалификации, отчет по дням рождения, отчет 1-Т кадры и т.д. собирались и формировались вручную.
Для повышения управляемости и эффективности работы компании, повышения детализации и прозрачности ведения учета и оперативности получения данных было принято решение о создании современной информационной системы компании с использованием решений «1С»:
- «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси»,
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси»
- «Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП» (редакция 6).
Информационная система предприятия должна была обеспечивать возможность получать необходимую информацию в режиме онлайн и являться инструментом для своевременного контроля и принятия правильных управленческих решений, а также учитывать возможность дальнейшего развития функционала, в случае необходимости и роста потребностей бизнеса.
Единая информационная система компании построена на базе решений «1С»:
- «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси»,
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси»
- «Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП» (редакция 6).
Во всех системах учета реализован клиент-серверный вариант работы. Доступ пользователей осуществляется в режиме «тонкий клиент», также есть пользователи доступ которых осуществляется через «веб-клиент». Каждый из вариантов доступа пользователей обладает своими преимуществами. Тонкий клиент более функциональный за счет того, что устанавливается на компьютере пользователя. В то же время веб-клиент более универсальный за счет того, что не требует предварительной установки.
Во всех используемых программных продуктах предусмотрена гибкая настройка под индивидуальные особенности бизнеса, принятые в компании принципы учета и конкретные наборы прав пользователей. Прикладные решения позволяют создавать новые справочники, изменять формы документов, текстовых, табличных и графических отчетов.
Функциональная схема системы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси»
Функциональная схема системы на базе «1С Бухгалтерия 8 для Беларуси»
Схема организации процесса «Продажа автомобилей» в «Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП»
- Разработаны регламенты и модули переноса данных из ранее используемого программного обеспечения и выполнен сам перенос.
- Разработаны и внедрены правила обмена с программным комплексом «Ввод ДПУ» Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.
- Настроена интеграция с банковской системой Клиент-банк ОАО «Белгазпромбанк», ОАО «Приорбанк», ЗАО «Банк ВТБ», ЗАО «Альфа-Банк».
- Автоматизирован расчет управленческой заработной платы и ее отражение в управленческом учете.
- Автоматизирован обмен данными с системой для ведения регламентированного учета «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси».
- Внедрено централизованное ведение и хранение данных, касающихся кадрового учета, а также расчетов с персоналом в «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси».
- Выполнена интеграция с заводскими системами Daimler AG.
Ускорение обработки заказов
Сокращение дебиторской задолженности
Сокращение расходов
На текущий момент ключевые итоги построения информационной системы:
- Внедрена система регламентированного учета на базе прикладного решения «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси», предназначенная для комплексной автоматизации бухгалтерского учета предприятия:
- учет банковских и кассовых операций (в т.ч. валютных);
- учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА);
- учет материалов, товарно-материальных ценностей в эксплуатации;
- учет топлива;
- учет бланков строгой отчетности (БСО);
- учет товаров;
- учет оказанных услуг и услуг сторонних организаций;
- взаиморасчеты с поставщиками;
- торговые операции, в т.ч. комиссионная торговля;
- переработка автомобилей;
- учет контрольных знаков;
- ЭСЧФ;
- принятие к вычету НДС;
- регламентированная отчетность;
- закрытие месяца.
- Внедрена система кадрового учета и расчета заработной платы на базе прикладного решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси», способствующая комплексной автоматизации бухгалтерского учета предприятия. Автоматизирован расчет регламентированной заработной платы и ее отражение в бухгалтерском учете, а также автоматизирован расчет управленческой заработной платы и ее отражение в управленческом учете. Внедрены следующие разделы:
- кадровый учет;
- расчет заработной платы;
- планирование занятости сотрудников (отпуска);
- учет рабочего времени;
- регламентированная отчетность.
- Внедрение системы учета на базе прикладного решения «Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП» проходило по технологии корпоративного внедрения, что позволило значительно повысить эффективность организации и управления проектом и достичь поставленных целей и позволило автоматизировать деятельность следующих подразделений компании:
- отдел продаж легковых автомобилей;
- отдел продаж коммерческих автомобилей;
- отдел продаж запасных частей;
- ремонтный цех грузовых автомобилей;
- ремонтный цех легковых автомобилей;
- малярно-кузовной цех;
- отдел поставок и логистики;
- финансовый отдел;
- бухгалтерия;
- отдел маркетинга;
- служба охраны и безопасности.
Автоматизированы бизнес-процессы разделов:
- Регламентированный учет и расчет заработной платы.
- Логистика, поставки, склад.
- Таможенная очистка, продажи, сервис и маркетинг.
- Закупки (все функции импортера).
- Услуги сервисного центра.
- Управленческий учет.
- Формирование оперативной отчетности для топ-менеджмента.
Разработаны и настроены обмены между всеми системами учета.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях до 15%;
- ускорение получения управленческой отчетности до 10%;
- ускорение получения регламентированной отчетности до 20%;
- ускорение обработки заказов до 25%;
- сокращение операционных и административных расходов до 10%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг до 25%;
- сокращение дебиторской задолженности до 5%.
