НТЦ Россети ФСК ЕЭС перевела кадровый учет и расчет заработной платы из системы на базе «1С:Управление производственным предприятием» в систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом». Проект затронул головную организацию и два филиала — в Новосибирске и Владивостоке с совокупной численностью работников более 850 человек. Теперь начисление заработной платы для всех сотрудников указанных филиалов стало максимально прозрачным. Разработан дополнительный функционал для информационной системы, который включает учет фактически отработанных часов с привязкой к конкретному договору, проекту или этапу проекта и последующее начисление зарплаты пропорционально отработанному времени.
«НТЦ Россети ФСК ЕЭС» (АО «НТЦ ФСК ЕЭС») является признанным лидером электроэнергетической отрасли в области научно-технических исследований, осуществляет инновационную деятельность, оказывает инжиниринговые услуги, проводит испытания и сертификацию оборудования, проектирование электрических сетей, развивает опытное производство. Входит в структуру ПАО «ФСК ЕЭС» как дочернее зависимое общество.
Основные цели проекта:
- Перевести кадровый учет и расчет заработной платы из системы на базе «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП) в систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП).
- Обеспечить соответствие законодательным требованиям в части хранения и обработки персональных данных сотрудников и др.
Задачи проекта: разработать дополнительный функционал по учету рабочего времени по этапам, проектам, договорам для целей построения оптимального учета затрат на персонал.
В связи со сложностью ведения кадрового учета и расчета зарплаты для более чем 850 сотрудников головного офиса и двух филиалов — в Новосибирске и Владивостоке — руковдоство АО «НТЦ ФСК ЕЭС» решило внедрить систему расчета заработной платы и управления кадрами на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом».
Историческая система не могла развиваться в части кадрового учета и расчета зарплаты из-за ее значительной кастомизации. В связи с этим у бизнеса при формировании отчетности могли возникнуть проблемы.
Необходимо было обеспечить полный переход на новую систему, включая перенос исторических данных, используемых для расчета заработной платы и социальных выплат, и обеспечение интеграции с учетной системой предприятия.
Централизованная система автоматизации расчета заработной платы и управления кадрами построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом».
Автоматизированы следующие функциональные блоки:
1. Расчет заработной платы:
- начисление разовых выплат;
- начисление заработной платы за отработанное время;
- начисление компенсирующих и стимулирующих выплат;
- начисление премий процентом и суммой;
- начисление по авторским договорам;
- начисление единовременных пособий;
- начисление пособий по уходу за детьми;
- начисление по больничному листу;
- начисление отпуска;
- начисление по среднему заработку;
- удержание разовых сумм;
- удержание по исполнительным листам;
- удержание налогов с заработной платы работника;
- расчет страховых взносов с ФОТ;
- выплата аванса;
- межрасчетные выплаты;
- выплата заработной платы в банк;
- ведение счетов работников для перечисления заработной платы;
- формирование списков для системы клиент-банк;
- формирование платежных ведомостей;
- формирование проводок по заработной плате;
- формирование расчетных листков;
- формирование сводной отчетности;
- формирование регламентированной отчетности;
- формирование типовых справок;
- формирование сведений по подоходному налогу;
- расчет резервов отпусков.
2. Кадровый учет:
- ведение штатного расписания:
- ведение справочника должностей;
- ведение квалификационно-тарификационных справочников;
- ведения справочника подразделений;
- ведение списков доплат и надбавок;
- ведение кадрового учета:
- ведение личных карточек на сотрудников;
- учет движения кадров (прием, увольнение, перемещение);
- оформление и учет отпусков (трудовых, социальных, учебных, отпусков по уходу за ребенком, по инициативе нанимателя и др.);
- автоматический расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении;
- оформление и учет невыходов на работу (больничные листы, командировки, гос. обязанности, прогулы, отсутствия по невыясненной причине и др.);
- ведение системы приказов;
- формирование регламентированной отчетности;
- формирование отчетов по кадрам по накопленной информации;
- ведение табельного учета:
- ведение производственного календаря;
- ведение графиков работ, в том числе сменных;
- ведение индивидуальных графиков работ;
- автоматическое заполнение табельных листов, учитывая данные о рабочем графике каждого работника, праздничных днях, предпраздничных днях и переносах, а также используя сведения из различных журналов (больничных, командировок, трудовых и социальных отпусков, прогулов и т.д.);
- формирование табельных листов вручную;
- просмотр записей в табельных листах по всем работникам на необходимую дату, а также по конкретному работнику за выбранный месяц;
- формирование отчетности по фактическому использованию рабочего времени.
Схема архитектуры
Количество одновременно работающих пользователей – 850.
- Разработан дополнительный функционал для информационной системы, который включает учет фактически отработанных часов с привязкой к конкретному договору, проекту или этапу проекта и последующее начисление зарплаты пропорционально отработанному времени.
- Перенесен существующий функционала из исторических систем в «1С:Зарплата и управление персоналом» с сохранением следующих точек интеграции:
- с действующими системами расчета заработной платы и управления кадрами;
- с сайтами внешних регуляторов в формате типовых форматов загрузки/выгрузки данных.
- Обучение пользователей проведено с применением современных подходов: подготовка видеороликов с основным материалом, проведение серии онлайн-семинаров с разбором возникших вопросов.
- Высокая степень кастомизации исторических систем и целевой системы создавали дополнительные трудности.
- Территориальная распределенность филиалов в охвате 8 часовых поясов России.
Выросла скорость формирования отчетов
Ускорился расчет премий
- Создана единая централизованная система автоматизации расчета заработной платы и управления кадрами для АО «НТЦ ФСК ЕЭС» и всех филиалов.
- Выросла оперативность получения информации и обеспечение ее достоверности для принятия управленческих решений.
- Повысилась прозрачность процессов расчета заработной платы и управления кадрами, формирование дополнительных контрольных процедур.
- Выстроен учет фактически отработанных часов с привязкой к конкретному договору, проекту или этапу проекта и последующее начисление зарплаты пропорционально отработанному времени.
- Увеличилась производительность труда персонала за счет исключения дублирования функций, ошибок ввода и излишней обработки информации.
- Заменены действующие, морально и технически устаревшие системы, на современное технологичное, более функциональное и перспективное техническое решение.
- Снизились риски негативного влияния на деятельность компании, связанных с эксплуатацией не поддерживаемых производителями информационных систем.
- Уменьшилась стоимость владения информационными системами компании за счет централизованного размещения и технической поддержки системы.
- Первый расчет заработной платы был проведен в декабре 2021 года, а уже 10 января 2022 систему ввели в промышленную эксплуатацию.
Экономическая эффективность:
- повысилась оперативность получения информации и ее достоверность для принятия управленческих решений в 2 раза;
- расчет премий ускорился в 4 раза;
- скорость формирования отчетов в среднем увеличилась в 1,5 раза
- снизились риски негативного влияния на деятельность компании, связанные с эксплуатацией не поддерживаемых производителями информационных систем в 1,5 раза.
Катков Сергей Сергеевич, Заместитель генерального директора по экономике и финансам АО «НТЦ Россети ФСК ЕЭС, отмечает:
В связи со сложностью ведения кадрового учета и расчета зарплаты для более чем 850 сотрудников головного офиса и двух филиалов — в Новосибирске и Владивостоке — АО «НТЦ ФСК ЕЭС» решил внедрить систему расчета заработной платы и управления кадрами на базе «1С:Зарплата и управление персоналом». Создана единая централизованная система автоматизации расчета заработной платы и управления кадрами для АО «НТЦ ФСК ЕЭС» и всех филиалов, повысилась производительность труда персонала за счет исключения дублирования функций, ошибок ввода и излишней обработки информации. Результатом проекта стало снижение стоимости владения информационными системами.
