В «ЛЕРТЕКО-ГРУПП» создали комплексную систему управления человеческими ресурсами, автоматизирующую все ключевые HR-процессы компании на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» . Внедрение позволило обеспечить ведение кадрового и бухгалтерского учета в полном соответствии с требованиями действующего законодательства, а также внутренними нормативными документами предприятия. В результате повысилась управляемость кадровых процессов, сократился ручной труд и ускорился расчет заработной платы.
Цель проекта: создать комплексную, автоматизированную и эффективную систему управления персоналом, позволяющую снизить операционные издержки, высвободить время для стратегических задач и повысить общую эффективность HR-функции.
До начала проекта компания использовала программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ». «ЛЕРТЕКО-ГРУПП» приняло решение по переходу на более мощный и функциональный инструмент для управления персоналом, чем может предоставить версия «ПРОФ».
Например, ведение нескольких штатных расписаний, сложная организационная структура, учет рабочего времени по различным графикам, ведение и управление кадровым резервом, возможности для планирования и контроля затрат на персонал —бюджетирования затрат на персонал; анализ кадровых показателей и формирование отчетности для принятия управленческих решений и т.п.
До перехода образовался ряд проблем, таких как повышенная трудоемкость — отсутствие автоматизации сложных задач (расчет премий по сложным KPI, учет рабочего времени при вахтовом методе, управление талантами); ограниченные возможности анализа; трудности с формированием кадрового резерва и т.п.
Комплексная автоматизированная система управления персоналом построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
Автоматизирован учет по следующим функциональным блокам:
- кадровое планирование;
- кадровый учет;
- кадровый резерв;
- зарплата, взносы и налоги;
- управление начислениями.
Автоматизированы функции:
- оценка персонала;
- планирование занятости персонала;
- планирование потребностей в персонале;
- получение финансовой мотивации (создание гибких схем денежного вознаграждения);
- отражения начисленной заработной платы и налогов в затратах предприятия;
- автоматизация рабочего места сотрудника (удаленный просмотр и управление личными данными);
- интеграция с «1С:Комплексная автоматизация».
Схема архитектуры
Проект отличался комплексной автоматизацией процессов расчета заработной платы и управления персоналом, включающей не только стандартные функции, но и значительную доработку типового решения.
Ключевой особенностью стала интеграция «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» с «1С:Комплексная автоматизация», обеспечивающая сквозной учет и передачу данных между управленческим и регламентированным учетом:
- создание односторонней синхронизации справочников «Подразделения», «Физические лица» из информационной базы ЗУП (основная база), в информационную базу КА (1С:Комплексная автоматизация). Синхронизации проходит как автоматически (по расписанию), так и в вручную (при использовании кнопки);
- создание аналогичной синхронизации между ЗУП и управленческой базой ЗУП (АУП);
- создание односторонней синхронизации для ГК ЛЕРТЕКО документа «Отражение зарплаты в бухучете» из информационной базы 1С:ЗУП, в документ «Отражение зарплаты в финансовом учете» информационной базы 1С:КА.
Реализация специфических требований: проект потребовал значительной адаптации системы к уникальным потребностям компании, отраженным в разработке многочисленных отчетов, обработок (например, для создания документов приема в управленческую организацию; автосоздания документов приема из заявки) и документов. Были реализованы специфические функции, такие как автоматическое заполнение табеля учета рабочего времени (ТУРВ), разработка отчета по документу «Табель учета рабочего времени», автоматизация процесса изменения тарифных ставок сотрудников в системе (предварительное массовое изменение должностей у определенных сотрудников с контролем ставок в штатном расписании), разработка матрицы соответствия подразделений регламентированного и управленческого учета и возможность расчета заработной платы по нескольким ставкам в рамках одного периода.
Автоматизация управленческого учета заработной платы: проект включал автоматизацию процессов увольнения и приема на работу сотрудников в управленческом учете, а также доработку отчетов для анализа заработной платы по сотрудникам, что позволило обеспечить эффективный контроль над затратами на персонал и принятие обоснованных управленческих решений, в том числе:
- передача данных по управленческой заработной плате и налогов с ФОТ из 1С:ЗУП в 1С:КА;
- автоматизация увольнений в управленческом учете;
- доработка отчетов «Анализ зарплаты по сотрудникам (за первую половину месяца)», «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)»;
- реализация механизма увольнения сотрудников в управленческом и регламентированном учете по определенным подразделениям;
- создание отчета «Расчетный листок (с разбиением)» на основе типового отчета «Расчетный листок», который отражает начисления по сотруднику в разрезе начислений за первую половину;
- разработка нетипового документа «Заявка на увольнение сотрудников в рег. учете»;
Повышенная гибкость и удобство использования: проект включал доработку рабочего места «Автоматическое увольнение сотрудников УУ по отсутствию фактических выходов» и добавление возможности ввода альтернативного номера банковской карты для сотрудников (карты третьего лица), получающих заработную плату через «Кассу», что повысило удобство использования системы для HR-специалистов и сотрудников компании.
После успешного внедрения программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП» были достигнуты результаты, соответствующие ожиданиям ООО «ЛЕРТЕКО-ГРУПП».
Достигнут экономический эффект от внедрения:
- повысились управляемость и контроль кадровых процессов;
- значительно сокращена доля ручного труда в сверке данных;
- быстрый расчет заработной платы по разным ставкам.
Количественные показатели:
- Повышение управляемости кадровых процессов на 40%.
- Сокращение ручного труда в сверке данных на 60%.
- Ускорение расчетов заработной платы по разным ставкам в 1,5 раза.
- Оптимизация затрат на HR-процессы на 25%.
- Снижение ошибок в расчетах на 80%.
- Увеличение эффективности HR-процессов на 45% в течение первого года.
- Сокращение времени на подготовку отчетности на 50%.
- Повышение удовлетворенности пользователей системы на 70%.
- Оптимизация затрат на поддержку системы на 20%.
- Улучшение качества управленческих решений на 60%.
