||
Краткое описание

Компания «Авито» в России реорганизовала процессы обмена документами с несколькими тысячами контрагентов и внедрила новый сервис для обеспечения юридически значимого электронного документооборота. Конечное решение реализовано на базе программных компонент «1С» и кастомизированной системы «1С:Управление холдингом». Это позволило в кратчайшие сроки развернуть ЭДО для работы со множеством операторов в режиме «одного окна», автонастройками роуминга и открытой возможностью настройки ЭДО в дальнейшем с 200 тысячами контрагентов и массовой отправкой 200 тысяч электронных документов. Руководство при этом получает необходимые для принятия решений данные на 110% быстрее. За счет ухода от бумажного документооборота ежегодно компания будет экономить до 5,2 млн рублей.

ООО «КЕХ еКоммерц»
Заказчик

«Авито» — одна из крупнейших IT-компаний в России, согласно данным App Annie и Similar Web, «Авито» самая популярная онлайн-платформа  для размещения объявлений о товарах, недвижимости, вакансиях и резюме на рынке труда, а также услугах от частных лиц и компаний, занимающая первое место в мире среди классифайдов. В России компания действует через ООО «КЕХ еКоммерц», головной офис которой расположен в Москве. Численность персонала на февраль 2022 года составляет более 3900 человек.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Автоматизировать внешний юридически значимый ЭДО в компании «Авито».
  2. Снизить расходы на документооборот с контрагентами за счет уменьшения затрат на подготовку и отправку бумажных документов.
  3. Уменьшить трудоемкость документооборота для ответственных лиц с помощью автоматизации процессов с клиентами.
  4. Сократить сроки доставки документов клиентам, сроки отражения расходов и закрытия отчетного периода.
  5. Уменьшить налоговые риски за счет своевременного получения электронных документов от поставщика.

Задачи проекта:

  1. Поддержать массовую отправку электронных документов — 200 тысяч электронных документов за 8 часов.
  2. Реализовать автонастройку роуминговых маршрутов за счет автоотправки писем оператору в электронном виде. Исключить ручную настройку роуминга.
  3. Обеспечить поддержку различных операторов ЭДО в едином интерфейсе.
  4. Автоматизировать поиск информации о подключениях контрагентов к операторам, выбор основного (приоритетного) маршрута отправки электронных документов и установку соглашений с контрагентами.
  5. Автоматизировать отправку приглашений к электронному документообороту по полученным с сайта «Авито» ID контрагента по правилам формирования основных маршрутов.
  6. Обеспечить автоматический выбор подписанта по настраиваемым правилам.
  7. Настроить оптимальные по стоимости маршруты исходящих документов через оператора ЭДО, предлагающего наиболее выгодные цены.
  8. Настроить единый интерфейс для работы с различными операторами ЭДО — функциональность «одного окна» и единообразие действий пользователя с документами вне зависимости от маршрутов отправки и получения ЭД.
  9. Настроить удобные интерфейсы согласования: через электронную почту, «1С:Управление холдингом» и в перспективе с возможностью согласования через «1С:Документооборот».
  10. Настроить взаимодействие с операторами ЭДО по API, получение онлайн-статусов ЭДО для электронных документов.
  11. Сохранить исторические доработки кода конфигурации «1С:Управление холдингом» при внедрении системы ЭДО.
2
Ситуация до старта проекта

Ранее для обеспечения внешнего документооборота с контрагентами использовались штатные возможности решения «1С-ЭДО», встроенного в действующую конфигурацию «1С:Управление холдингом».

При этом процедура обмена юридически значимыми документами была усложнена тем, что у «Авито» насчитывается несколько десятков тысяч контрагентов, использующих услуги различных операторов ЭДО. Это приводило к большому количеству роуминговых операций, задержкам отправки документов, большому количеству ручных операций при отправке документов.

В связи со сложившейся ситуацией было принято решение подобрать и внедрить новую систему для обеспечения внешнего юридически значимого электронного документооборота.

По рекомендации партнеров по автоматизации WiseAdvice-IT было решено реализовать проект на базе уникального программного комплекса на базе «1С:Клиент ЭДО» и доработанного решения «1С:Управление холдингом».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Основой автоматизации юридически значимого документооборота с контрагентами стало решение на базе программных компонент «1С», которое состоит из 2-х частей:

  • серверная часть – отдельно стоящая конфигурация, созданная на основе программы «1С:Клиент ЭДО»;
  • клиентская часть – подсистема, расположенная в учетной системе заказчика «1С:Управление холдингом».

Программный комплекс, на основе которого выполнялся проект автоматизации:

  • объединяет системы разных операторов ЭДО;
  • включает функции согласования электронных документов, подписания;
  • является электронным архивом ЭД.

Программа консолидирует в себе данные, поступающие от операторов ЭДО, обрабатывает по единым бизнес-правилам и направляет в учетную систему, которой могут быть различные типовые и нетиповые конфигурации 1С или не 1С-системы.

Такая архитектура позволила наладить работу с несколькими операторами ЭДО одновременно в режиме «одного окна» для пользователей, применить единообразные бизнес-правила подписания и согласования ЭД. Это уникальное отличие решения WiseAdvice-IT от стандартных модулей систем или операторов API, которое также позволяет создавать реально сложный IT-ландшафт в связке нескольких систем заказчика. Например, рабочее место пользователей ЭДО находится в одной учетной системе (в «Авито» – это «1С:Управление холдингом»), а электронный архив документов в перспективе будет сформирован в «1С:Документообороте».

Архитектурная схема решения

4
Особенности и уникальность проекта
  1. Готовые программные компоненты «1С» и операторов, интегрированные в информационную систему «Авито», позволили в кратчайшие сроки развернуть электронный документооборот с единым интерфейсом и полностью автоматизированными настройками роуминга.

Преимущества технологии:

  • отсутствие ручной настройки роуминга;
  • поддержка различных операторов в единой системе;
  • решение с развитым API;
  • расширенные возможности благодаря собственным разработкам (интеграционные коннекторы, механизм работы с серверными подписями, автоматизированный поиск контрагентов);
  • поддержка маршрутов согласования.
  1. В проекте была использована «1С:Технология быстрого результата» (ТБР) с элементами Agile-подхода, разработка выполнялась итерационно. Использование итераций и разбиение проекта на спринты с детальным планированием только для ближайшего спринта позволило оперативно адаптироваться к изменениям в ходе проекта. Такой подход обеспечил постоянную осведомленность и вовлеченность заказчика в задачи проекта, помог минимизировать доработки и реализовать качественный финальный продукт для автоматизации ЭДО в сжатые сроки — за 9,5 месяцев.

Другие особенности проекта:

  • сложный IT-ландшафт компании, включающий интеграцию с сайтом «Авито», основной системой учета и управления «1С:Управление холдингом» и в дальнейшем с «1С:Документооборотом»;
  • независимость действия пользователя от настроенных маршрутов (единообразие в действиях пользователя);
  • поддержка массовых операций отправки электронных документов;
  • доработки и изменения объектов метаданных и программного кода программных компонент «1С» с учетом наличия доработок системы  «1С:Управление холдингом»;
  • снижение нагрузки на 1С:УХ путем передачи функциональности внешнего электронного документооборота во внедренную систему ЭДО;
  • разделение потоков электронного документооборота, когда бизнес-процесс ЭДО документ начинает и завершает в одном решении:
    • для ЭД, отправленных с использованием типового функционала «1С:ЭДО» в «1С:УХ», будут завершены по начатому процессу;
    • для новых электронных документов - в новой системе ЭДО.
  • разработка на внутреннем контуре заказчика;
  • применение сторонних инструментов для разработки и передачи кода на сторону заказчика.
5
Результаты проекта

Выросло количество исходящих документов

320%

По окончанию проекта автоматизации юридически значимого ЭДО для 5 юридических лиц компании «Авито» достигнуты все поставленные цели и задачи. Можно выделить следующие ключевые результаты: 

  1. Снижены расходы на юридически значимый ЭДО на 527% за счет минимизации расходов на операции с бумажными документами. Ежегодно компания будет экономить до 5,2 млн рублей благодаря весомому снижению расходов на логистику, бумагу, хранение архивов бумажных документов.
  2. На 434% снижены трудозатраты сотрудников за счет автоматизированных процессов обмена электронными документами с клиентами.
  3. Руководство получает управленческую отчетность на 110% быстрее.
  4. Минимизированы сроки доставки документов клиентам, отражения расходов и закрытия отчетного периода. Документы доходят за несколько секунд вместо нескольких дней.
  5. Практически исключены налоговые риски за счет своевременного получения электронных документов. Наличие оригинала ЭД дает возможность возмещения НДС.
  6. Настроен единый интерфейс для работы с различными операторами ЭДО.
  7. Расширен список операторов ЭДО с настройкой прямых маршрутов электронного документооборота.
  8. Исключен процесс ручной отправки электронных документов.
  9. Автоматизированы отправка и прием приглашений к участию в ЭДО контрагентами по правилам в зависимости от направления документооборота (клиенты/поставщики).
  10. Автоматизировано получение с сайта «Авито» информации об идентификаторе ЭДО контрагента и отправка приглашения, определение маршрута по приоритетному маршруту.
  11. Количество исходящих документов выросло на 320% и достигло при массовой отправке 10 000 документов в месяц, при разовой – 1000 документов в день.
  12. Обеспечена поддержка в перспективе выхода на показатели:
    • настройка ЭДО с 200 тысячами контрагентов;
    • массовая отправка 200 тысяч электронных документов при оказании услуг.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
150
WiseAdvice-IT
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Июль 2021 —
Все регионы РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

• • •
МЕТОДИКИ
ВНЕДРЕНИЯ И СОПРОВОЖДЕНИЯ ИС

База знаний успешного внедрения и сопровождения информационных систем 1С

Отзывы заказчиков
Руководитель проектов ООО «КЕХ еКоммерц»
Кирилл Скоромыкин
Решение на платформе «1С:Предприятие» позволило в кратчайшие сроки развернуть в Авито электронный документооборот с единым интерфейсом для работы с различными операторами ЭДО и полностью автоматизированными настройками роуминга. Были достигнуты все поставленные цели и задачи. В том числе расширен список операторов ЭДО с настройкой прямых маршрутов электронного документооборота, исключен процесс ручной отправки электронных документов, автоматизированы отправка и прием приглашений к участию в ЭДО контрагентами. Количество исходящих документов уже выросло больше чем в 4 раза, достигнув при разовой отправке 1000 документов в день. И это далеко не предел!
Новости
12 августа 2022
«1C:ERP Управление мясоперерабатывающим предприятием» и «1С:Производство мясной и рыбной продукции. Модуль для 1С:ERP» – изменение порядка сервисного обслуживания

Существенно развит функционал отраслевого решения. Учтены потребности перерабатывающих предприятий мясной отрасли. Читайте подробнее о сервисном обслуживании и льготном периоде сопровождения.

03 августа 2022
Расширение «1С:Аналитика» для пользователей платформы «1С: Предприятие 8»: новая лицензия на 100 сеансов

Фирма «1С» выпустила обновленную версию лицензии «1С:Аналитика». Продукт предназначен для пользователей платформ «1С:Предприятие 8 ПРОФ» и «1С:Предприятие 8 КОРП». Включает 100 сеансов клиентов системы аналитики для работы с «1С:Аналитикой», «Дата акселератором» и «Механизмом копий баз данных».