Компания «Авито» в России реорганизовала процессы обмена документами с несколькими тысячами контрагентов и внедрила новый сервис для обеспечения юридически значимого электронного документооборота. Конечное решение реализовано на базе программных компонент «1С» и кастомизированной системы «1С:Управление холдингом». Это позволило в кратчайшие сроки развернуть ЭДО для работы со множеством операторов в режиме «одного окна», автонастройками роуминга и открытой возможностью настройки ЭДО в дальнейшем с 200 тысячами контрагентов и массовой отправкой 200 тысяч электронных документов. Руководство при этом получает необходимые для принятия решений данные на 110% быстрее. За счет ухода от бумажного документооборота ежегодно компания будет экономить до 5,2 млн рублей.
«Авито» — одна из крупнейших IT-компаний в России, согласно данным App Annie и Similar Web, «Авито» самая популярная онлайн-платформа для размещения объявлений о товарах, недвижимости, вакансиях и резюме на рынке труда, а также услугах от частных лиц и компаний, занимающая первое место в мире среди классифайдов. В России компания действует через ООО «КЕХ еКоммерц», головной офис которой расположен в Москве. Численность персонала на февраль 2022 года составляет более 3900 человек.
Цели проекта:
- Автоматизировать внешний юридически значимый ЭДО в компании «Авито».
- Снизить расходы на документооборот с контрагентами за счет уменьшения затрат на подготовку и отправку бумажных документов.
- Уменьшить трудоемкость документооборота для ответственных лиц с помощью автоматизации процессов с клиентами.
- Сократить сроки доставки документов клиентам, сроки отражения расходов и закрытия отчетного периода.
- Уменьшить налоговые риски за счет своевременного получения электронных документов от поставщика.
Задачи проекта:
- Поддержать массовую отправку электронных документов — 200 тысяч электронных документов за 8 часов.
- Реализовать автонастройку роуминговых маршрутов за счет автоотправки писем оператору в электронном виде. Исключить ручную настройку роуминга.
- Обеспечить поддержку различных операторов ЭДО в едином интерфейсе.
- Автоматизировать поиск информации о подключениях контрагентов к операторам, выбор основного (приоритетного) маршрута отправки электронных документов и установку соглашений с контрагентами.
- Автоматизировать отправку приглашений к электронному документообороту по полученным с сайта «Авито» ID контрагента по правилам формирования основных маршрутов.
- Обеспечить автоматический выбор подписанта по настраиваемым правилам.
- Настроить оптимальные по стоимости маршруты исходящих документов через оператора ЭДО, предлагающего наиболее выгодные цены.
- Настроить единый интерфейс для работы с различными операторами ЭДО — функциональность «одного окна» и единообразие действий пользователя с документами вне зависимости от маршрутов отправки и получения ЭД.
- Настроить удобные интерфейсы согласования: через электронную почту, «1С:Управление холдингом» и в перспективе с возможностью согласования через «1С:Документооборот».
- Настроить взаимодействие с операторами ЭДО по API, получение онлайн-статусов ЭДО для электронных документов.
- Сохранить исторические доработки кода конфигурации «1С:Управление холдингом» при внедрении системы ЭДО.
Ранее для обеспечения внешнего документооборота с контрагентами использовались штатные возможности решения «1С-ЭДО», встроенного в действующую конфигурацию «1С:Управление холдингом».
При этом процедура обмена юридически значимыми документами была усложнена тем, что у «Авито» насчитывается несколько десятков тысяч контрагентов, использующих услуги различных операторов ЭДО. Это приводило к большому количеству роуминговых операций, задержкам отправки документов, большому количеству ручных операций при отправке документов.
В связи со сложившейся ситуацией было принято решение подобрать и внедрить новую систему для обеспечения внешнего юридически значимого электронного документооборота.
По рекомендации партнеров по автоматизации WiseAdvice-IT было решено реализовать проект на базе уникального программного комплекса на базе «1С:Клиент ЭДО» и доработанного решения «1С:Управление холдингом».
Основой автоматизации юридически значимого документооборота с контрагентами стало решение на базе программных компонент «1С», которое состоит из 2-х частей:
- серверная часть – отдельно стоящая конфигурация, созданная на основе программы «1С:Клиент ЭДО»;
- клиентская часть – подсистема, расположенная в учетной системе заказчика «1С:Управление холдингом».
Программный комплекс, на основе которого выполнялся проект автоматизации:
- объединяет системы разных операторов ЭДО;
- включает функции согласования электронных документов, подписания;
- является электронным архивом ЭД.
Программа консолидирует в себе данные, поступающие от операторов ЭДО, обрабатывает по единым бизнес-правилам и направляет в учетную систему, которой могут быть различные типовые и нетиповые конфигурации 1С или не 1С-системы.
Такая архитектура позволила наладить работу с несколькими операторами ЭДО одновременно в режиме «одного окна» для пользователей, применить единообразные бизнес-правила подписания и согласования ЭД. Это уникальное отличие решения WiseAdvice-IT от стандартных модулей систем или операторов API, которое также позволяет создавать реально сложный IT-ландшафт в связке нескольких систем заказчика. Например, рабочее место пользователей ЭДО находится в одной учетной системе (в «Авито» – это «1С:Управление холдингом»), а электронный архив документов в перспективе будет сформирован в «1С:Документообороте».
Архитектурная схема решения
- Готовые программные компоненты «1С» и операторов, интегрированные в информационную систему «Авито», позволили в кратчайшие сроки развернуть электронный документооборот с единым интерфейсом и полностью автоматизированными настройками роуминга.
Преимущества технологии:
- отсутствие ручной настройки роуминга;
- поддержка различных операторов в единой системе;
- решение с развитым API;
- расширенные возможности благодаря собственным разработкам (интеграционные коннекторы, механизм работы с серверными подписями, автоматизированный поиск контрагентов);
- поддержка маршрутов согласования.
- В проекте была использована «1С:Технология быстрого результата» (ТБР) с элементами Agile-подхода, разработка выполнялась итерационно. Использование итераций и разбиение проекта на спринты с детальным планированием только для ближайшего спринта позволило оперативно адаптироваться к изменениям в ходе проекта. Такой подход обеспечил постоянную осведомленность и вовлеченность заказчика в задачи проекта, помог минимизировать доработки и реализовать качественный финальный продукт для автоматизации ЭДО в сжатые сроки — за 9,5 месяцев.
Другие особенности проекта:
- сложный IT-ландшафт компании, включающий интеграцию с сайтом «Авито», основной системой учета и управления «1С:Управление холдингом» и в дальнейшем с «1С:Документооборотом»;
- независимость действия пользователя от настроенных маршрутов (единообразие в действиях пользователя);
- поддержка массовых операций отправки электронных документов;
- доработки и изменения объектов метаданных и программного кода программных компонент «1С» с учетом наличия доработок системы «1С:Управление холдингом»;
- снижение нагрузки на 1С:УХ путем передачи функциональности внешнего электронного документооборота во внедренную систему ЭДО;
- разделение потоков электронного документооборота, когда бизнес-процесс ЭДО документ начинает и завершает в одном решении:
- для ЭД, отправленных с использованием типового функционала «1С:ЭДО» в «1С:УХ», будут завершены по начатому процессу;
- для новых электронных документов - в новой системе ЭДО.
- разработка на внутреннем контуре заказчика;
- применение сторонних инструментов для разработки и передачи кода на сторону заказчика.
Выросло количество исходящих документов
По окончанию проекта автоматизации юридически значимого ЭДО для 5 юридических лиц компании «Авито» достигнуты все поставленные цели и задачи. Можно выделить следующие ключевые результаты:
- Снижены расходы на юридически значимый ЭДО на 527% за счет минимизации расходов на операции с бумажными документами. Ежегодно компания будет экономить до 5,2 млн рублей благодаря весомому снижению расходов на логистику, бумагу, хранение архивов бумажных документов.
- На 434% снижены трудозатраты сотрудников за счет автоматизированных процессов обмена электронными документами с клиентами.
- Руководство получает управленческую отчетность на 110% быстрее.
- Минимизированы сроки доставки документов клиентам, отражения расходов и закрытия отчетного периода. Документы доходят за несколько секунд вместо нескольких дней.
- Практически исключены налоговые риски за счет своевременного получения электронных документов. Наличие оригинала ЭД дает возможность возмещения НДС.
- Настроен единый интерфейс для работы с различными операторами ЭДО.
- Расширен список операторов ЭДО с настройкой прямых маршрутов электронного документооборота.
- Исключен процесс ручной отправки электронных документов.
- Автоматизированы отправка и прием приглашений к участию в ЭДО контрагентами по правилам в зависимости от направления документооборота (клиенты/поставщики).
- Автоматизировано получение с сайта «Авито» информации об идентификаторе ЭДО контрагента и отправка приглашения, определение маршрута по приоритетному маршруту.
- Количество исходящих документов выросло на 320% и достигло при массовой отправке 10 000 документов в месяц, при разовой – 1000 документов в день.
- Обеспечена поддержка в перспективе выхода на показатели:
-
- настройка ЭДО с 200 тысячами контрагентов;
- массовая отправка 200 тысяч электронных документов при оказании услуг.
