В холдинге Т1 построили интегрированную систему автоматизации документооборота и управления учетом на базе «1С:Документооборот» и «1С:Управление торговлей 8». В результате время на ведение документации и оперативного учета сократилось на 30%. Это позволило управлению документооборота и соответствующим департаментам сосредоточиться на стратегических задачах.
Холдинг Т1 — это российская группа компаний, специализирующаяся на предоставлении IT-услуг и решений в области информационных технологий. В штате — 23 тысячи сотрудников.
Цель проекта: создать единую автоматизированную системы документооборота и учета для холдинга Т1, обеспечивающую высокую эффективность работы подразделений и минимизацию времени на обработку данных для более чем 2000 сотрудников.
Основные задачи проекта :
- Спроектировать систему с минимальными изменениями функционала типовых конфигураций «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Управление торговлей 8».
- Централизовать все базы 1С для формирования единого информационного пространства.
- Создать обособленный центр обслуживания (ОЦО) для оптимизации процессов управления и повышения качества обслуживания.
- Автоматизировать процессы документооборота и торгово-складского учета для повышения общей эффективности работы подразделений.
До начала проекта в холдинге Т1 существовало несколько разрозненных баз «1С:Документооборот» и «1С:Управление торговлей». Некоторые из юридических лиц не имели собственной системы документооборота, или же она была не на платформе «1С:Предприятие». Каждая бизнес-единица использовало свою версию системы, что приводило:
- к низкой эффективности обработки данных и увеличению времени на выполнение рутинных задач;
- осутствию единой отчетности и аналитики, что затрудняло принятие управленческих решений;
- дублированию функционала отделов разных бизнес-единиц.
Интегрированная системы автоматизации документооборота и управления учетом построена на базе решений «1С:Документооборот» и «1С:Управление торговлей 8».
Для обеспечения работоспособности системы, с требованиями: более 20000 одновременно работающих пользователей и доступностью 98% (работа в режиме 24/7 с регламентным окном в 1 час в день и максимально допустимым временем простоя 120 часов в год), была выбрана схема продуктивного контура:
- Центральный сервер, физический, windows server 2019.
- Сервер БД, физический, windows server 2019, MS SQL.
- Сервер лицензирования, виртуальный, windows server 2019.
- Файловый сервер для прикрепленных файлов, windows.
Ключевые работы включают:
Внедрение «1С:Документооборот»:
- Автоматизация согласования договоров с контрагентами.
- Согласование внутренних документов (бюджеты, приказы).
- Внедрение ЭДО с интеграцией в Контур-Диадок.
- Организация электронного архива документирования.
- Разработка системы для управленческой отчетности.
- Учет SLA согласований и мониторинг.
Внедрение «1С:Управление торговлей 8»:
- Автоматизация закупок, логистики и продаж ТМЦ.
- Создание специализированных АРМ для различных организаций.
- Автоматизация процессов распознавания штрих-кодов.
- Учет основных средств и мониторинг.
Схема архитектуры
Проект по внедрению «1С:Документооборот» и «1С:Управление торговлей 8» обладает несколькими уникальными особенностями, которые способствуют эффективному управлению бизнес-процессами холдинга Т1:
- Централизация: все базы 1С были объединены в единую систему, что создало единое информационное пространство и обеспечило доступ к актуальным данным для всех подразделений.
- Создание ОЦО: обособленный центр обслуживания был создан для централизованного управления процессами документооборота. Это позволило оптимизировать ресурсы и улучшить качество обслуживания сотрудников.
- Масштабируемость: системы разрабатывались с учетом возможности масштабирования, что позволяет легко добавлять новые функции и адаптироваться к изменениям в бизнес-процессах.
- Интеграции: были разработаны механизмы интеграции данных с другими информационными системами холдинга, что повысило эффективность работы и улучшило взаимодействие между подразделениями.
В результате успешного внедрения «1С:Документооборот» и «1С:Управление торговлей 8» холдинг Т1 достиг значительных результатов:
- Повышение эффективности: время на ведение документации и оперативного учета сократилось на 30%. Это позволило управлению документооборота и соответствующим департаментам сосредоточиться на стратегических задачах.
- Единая отчетность: создание единой системы отчетности по контрагентам, документам и товарообороту обеспечило прозрачность и доступность данных для руководства холдинга.
- Улучшение качества обслуживания: обособленный центр Ообслуживания (ОЦО) обеспечил высокое качество обслуживания для 25,000 сотрудников, повысив уровень удовлетворенности персонала.
- Снижение рисков: централизация данных и автоматизация процессов снизили риски ошибок в расчетах и учете, что положительно сказалось на финансовых показателях компании.
- Оптимизация инфраструктуры: оптимизация технической структуры привела к снижению временных затрат ИТ-службы на обслуживание системы.
Проекты стали важными шагами в цифровой трансформации холдинга, обеспечив эффективное управление и учет.
