Компания «Мастер Ватт» построила единую информационную систему на базе «1С:Комплексная автоматизация», которая позволила компании обработать вдвое возросший объем заказов без увеличения штата. Разработан блок для учета конкурсных торгов. Блок продаж доработан в части учета плановых затрат и включения их в стоимость продукции. Для упрощения подбора товаров в документы, а также процесса консультирования клиентов для менеджеров разработаны отчеты, которые выводят данные об общем количестве товара на складе, свободном остатке, количестве товара в пути, количестве оплаченного товара. Разработан механизм выгрузки первичных документов в «1С:Бухгалтерия 8».
Компания «Мастер-Ватт» занимается оптовой поставкой оборудования для инженерных систем, комплектацией, подбором, поставкой и настройкой оборудования для промышленных котельных, а также оказывает поддержку при его монтаже и пуско-наладке. Является официальным партнером 30 ведущих европейских производителей инженерной сантехники. Торговая сеть компании охватывает 6 городов России и продолжает развиваться.
Цель проекта — построение на предприятии «Мастер-Ватт» современной системы управления сетью офисов продаж и оптового склада, которая позволит обрабатывать возросший объем заказов без увеличения штата.
Для достижения поставленной цели требовалось решить следующие задачи:
- перейти на новый программный продукт «1С:Комплексная автоматизация 2» с сохранением привычного интерфейса для сотрудников, занятых в обработке заказов;
- максимально сохранить и использовать типовой функционал;
- внедрить систему для управления складом (1С:WMS) и интегрировать терминалы сбора данных;
- разработать решение для обмена данными с сайтом.
Изначально компания «Мастер-Ватт» входила в состав крупного холдинга, однако в 2020 году было принято решение выделить ее в самостоятельную структурную единицу.
Для полноценного перехода к независимому формату работы требовалась новая, современная система, которая максимально подходила бы под запросы заказчика в типовом функционале, то есть с минимальным количеством доработок.
В «Мастер-Ватт» менеджеры, занятые в процессе обработки как входящих, так и исходящих заказов, работают в режиме высокой интенсивности: в течение одного только дня они оформляют до 1000 заказов, каждый из которых содержит, в среднем, 10 — 20 строк. При таких объемах работы ручное оформление пакета документов исключалось сразу же из-за колоссальных временных затрат. Именно поэтому руководству нужна была такая система, в которой уже существующий штат сотрудников мог бы качественно и оперативно обрабатывать большое количество заказов в рамках рабочего времени.
В предыдущей системе уже существовали некоторые инструменты, которые хорошо себя показали, поэтому было решено перенести их в новую систему, устранив при этом некоторые недостатки.
Проектная команда «Максофт-Оптима» провела комплексный анализ всех бизнес-процессов заказчика и предложила следующее решение:
- перейти на новый программный продукт «1С:Комплексная автоматизация 2» с сохранением привычного интерфейса для сотрудников, занятых в обработке заказов;максимально сохранить и использовать типовой функционал;
- внедрить систему для управления складом (1С:WMS) и интегрировать терминалы сбора данных;
- разработать решение для обмена данными с сайтом.
Единая информационная система компании построена на базе решений «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Документооборот 8».
- Разработаны автоматизированные рабочие места для отдела продаж, отдела закупок, маркетологов, кладовщиков (консоль заказов, консоль закупок, монитор ОВЗ, монитор бренд-менеджера).
- Разработана подсистема резервирования товаров.
- Разработаны интеграции со сторонними решениями.
Автоматизированы следующие функции:
- Анализ деятельности в разрезе проектов.
- Анализ запасов ABC/XYZ.
- Анализ продаж ABC/XYZ.
- Взаиморасчеты с покупателями.
- Взаиморасчеты с поставщиками.
- Интеграция (встраивание) БЭД.
- Комплектация и разукомплектация ТМЦ.
- Контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов.
- Логистика адресного склада.
- Оптовая торговля.
- Оформление заказов покупателей.
- Оформление заказов поставщикам.
- Планирование проектов.
- Подключение складского оборудования.
- Подключение торгового оборудования.
- Распределительный центр.
- Резервирование ТМЦ.
- Розничная торговля.
- Управление денежными средствами (казначейство).
- Управление ордерным складом.
- Управление отношениями с клиентами (CRM).
- Управление отношениями с поставщиками.
- Управление складскими запасами.
- Управление цепочками поставок.
- Управленческий учет.
- Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC.
- Учет неотфактурованных поставок.
- Учет прихода ТМЦ.
- Учет продаж ТМЦ.
- Учет хозяйственных операций по проектам.
- Финансовый анализ.
- Формирование графика оплаты поставщикам.
- Формирование графика поступления оплат.
- Ценообразование, прайс-листы.
Схема архитектуры
- На реализацию проекта у команды «Максофт Оптима» было всего 5 месяцев.
- В первый месяц работы были смоделированы контрольные примеры, чтобы заказчик мог понять, как будут устроены бизнес-процессы внутри новой системы.
- В декабре специалисты «Максофт-Оптима» перешли уже непосредственно к разработке согласованных решений. На этом этапе были внедрены АРМы (консоль заказов, консоль закупок, монитор ОВЗ, монитор бренд-менеджера), новый модуль резервирования и инструмент для контроля запрета отгрузок.
- Все решения тестировались совместно с заказчиком, поэтому обмен информацией, а, следовательно, и мелкие доработки производились очень быстро.
- В феврале велась контрольная проверка и подготовка системы к вводу в тестовую эксплуатацию, и уже в марте мы смогли запустить ее и проверить на небольшом количестве заказов.
- С 1 апреля 2021 года, как и было запланировано, система была введена в промышленную эксплуатацию и заказчик абсолютно уверенно начал «жаркий» сезон: возросший объём заказов удалось без потерь обработать прежним штатом сотрудников.
Сократилось время обработки заказов
- Уменьшен объем проблемной дебиторской задолженности. Этого удалось достичь за счет внедрения функции автоматизированного запрета на отгрузку, если сумма дебиторской задолженности превышает максимально допустимый порог. Причем система оповещает об этом менеджера еще до проведения документа реализации, а именно, на этапе формирования заказа.
- Заказчик получил дополнительную скидку от поставщиков за счёт автоматизации процесса обмена заказами в предоставленном ими формате. Благодаря реализации двусторонней интеграции с системами поставщиков заказчик не только экономит время на размещении заявок, но и получает реальную экономическую выгоду за счет дополнительной скидки, которая может достигать до 10%.
- Сокращено время обработки входящих и исходящих заказов в 2 раза. В апреле 2021 уже в новой системе было обработано 4 136 заказов прежним штатом сотрудников. Внедрение АРМов для менеджеров, занятых в обработке заказов, позволило ускорить этот процесс за счёт удобного интерфейса и автоматического формирования полного пакета сопроводительной документации.
