Информтехника построила единую систему учета финансово-хозяйственной деятельности на базе решений «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот КОРП». Уникальным требованием проекта было то, что заказчик не хотел получить очередную учетную систему для формирования отчетности. Требовалась полная автоматизация всех рабочих процессов, включая сопутсвующие организационные процессы выдачи поручений и контроля их исполнения, согласования документов, ознакомления с принятыми решениями. Также в рамках задачи создания цифрового workflow предприятия было принято решение максимально отказаться от ввода отдельных документов и перейти на работу со специализированными автоматизированными рабочими местами сотрудников — где в одном месте собраны и инструменты для анализа информации и инструменты для принятия тех или иных решений и оформления тех или иных документов.
Группа компаний «Информтехника» — ведущий российский разработчик и производитель современных средств связи. Основными направлением деятельности является реализация сложных комплексных телекоммуникационных проектов. Предприятие имеет две производственные площадки — одну в Москве, другую в Калуге. Заказчиками являются компании газовой промышленности, компании по транспорту нефти и газа, ОАО «Российские железные дороги», предприятия энергетического комплекса, Росатом, Росэнергоатом.
Цели проекта:
- Исключить трудозатраты на консолидацию отчетности и возможные человеческие ошибки в процессе этой работы.
- Повысить скорость и точность принятых управленческих решений.
- Повысить рентабельность работы предприятия за счет комплексного учета результатов своей деятельности и более точного планирования.
Задачи проекта:
- Создать единую платформу учета финансово-хозяйственной деятельности по всем юридическим лицам в одной информационной базе.
- Выстроить и автоматизировать сквозные бизнес-процессы на этой платформе.
- Создать бесшовный ИТ ландшафт.
- Автоматизировать сквозные бизнес-процессов.
- Создать цифровой workflow для работников предприятий.
- Отказаться от использования существовавшей СЭД и внедрить и интегрировать с «1С:ERP Управление предприятием» систему «1С:Документооборот КОРП».
На момент запуска проекта внедрения «1С:ERP Управление предприятием» на предприятии использовалось несколько программных продуктов:
- «1С:Управление производственным предприятием» — ОПЕР — в программе велся оперативный учет для трех юридических лиц группы компаний, без сбора затрат и расчета себестоимости.
- «1С:Управление производственным предприятием» — ФИСК — в программе велся бухгалтерский учет двух юридических лиц.
- «1С:Бухгалтерия» — велся бухгалтерский учет третьего юридического лица.
- «1С:Зарплата и управление персоналом» — для кадрового учета и расчета заработной платы по всей группе компаний.
- Сторонняя СЭД — велся документооборот группы компаний.
- Сторонняя PDM — для конструкторской подготовки производства.
Существовало несколько серьезных проблем, которые нельзя было решить в рамках этого ИТ ландшафта:
- Финансовый результат и сводная отчетность по группе компаний собиралась из разных систем вручную.
- Отсутствовала автоматизация сквозных бизнес-процессов, которые протекали в рамках совместной работы нескольких юр. лиц над одним заказом.
- Система документооборота не поддерживала бесшовной интеграции с решениями на платформе «1С:Предприятия», что требовало ручной обработки данных и одновременного запуска пользователем двух программ, для того чтобы определить состояние обработки того или иного документа.
Данные проблемы приводили как к серьезным потерям трудозатрат, так и к возможным потерям прибыли — из-за задержек при получении сводной отчетности и неверной оценки плановых расходов по будущим заказам.
Для решения данных проблем был инициирован проект внедрения «1С:ERP». Предполагалось что в рамках этого проекта:
В качестве подрядчика на проект была приглашена компания ВЦ «Раздолье», которая специализируется на задачах автоматизации управления производством и имеет значительный опыт внедрения системы «1С:ERP» в крупных корпоративных проектах.
Единая система учета финансово-хозяйственной деятельности построена на базе решений «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот КОРП».
Автоматизированы функции:
- Управление продажами.
- Управление закупками.
- Управление складом и запасами.
- Управление производством.
- Организация ремонтов.
- Управление затратами и расчет себестоимости.
- Мониторинг и анализ ключевых показателей.
- Регламентированный учет.
- Управление взаимоотношениями с клиентами.
- Управление финансами и бюджетирование.
На данный момент ИТ ландшафт предприятия выглядит следующим образом:
В центре всего находится система "1С:ERP«— в этой системе работает три юридических лица группы компаний, на базе системы выстроены единые процессы управления службами:
- сбыта,
- закупок,
- производства,
- транспортной и складской логистики,
- бухгалтерский и налоговый учет предприятия,
- отчетность по ГОЗам.
С системой «1С:ERP» интегрированы следующие программные продукты:
- «1С:Зарплата и управление персоналом» — в ней осуществляется кадровый учет и расчет заработной платы по всей группе компаний.
- «1С:Документооборот» — в ней организован единый workflow по всем организационным процессам группы компаний.
- PLM — в системе ведется проектирование изделий и конструкторская подготовка производства.
Схема архитектуры
Уникальным требованием проекта было то, что заказчик не хотел получить очередную учетную систему для формирования отчетности, а хотел полной автоматизации всех рабочих процессов, включая сопутсвующие организационные процессы выдачи поручений и контроля их исполнения, согласования документов, ознакомления с принятыми решениями.
Было принято решение что данная задача будет решаться за счет средств системы «1С:Документооборот КОРП» — все документы, которые требуют согласования или иных процессов обработки будут передаваться из «1C:ERP» в эту систему и там отрабатываться ответственными лицами предприятия. Серьезным подспорьем здесь был механизм бесшовной интеграции «1С:Документооборот», когда сотрудник, не выходы из системы «1С:ERP», выполняет свои поручения.
В процессе интеграции были настроены правила передачи данных по 27 объектам «1С:ERP» — это и справочники (такие как договоры, инструкции и пр.), а также документы (практически все виды заказов и заявок). Для каждого вида объектов были настроены процессы обработки объекта в «1С:Документооборот» — согласование, утверждение, ознакомление и пр. Также были настроены права для доступа к объектам — предприятие распоряжается большим объемом конфиденциальной информации, что требует серьезного контроля.
Данная система позволила практически полностью отказаться от «бумажного» или «почтового» взаимодействия между сотрудниками предприятия, также значительно выросла исполнительская дисциплина — и не за счет наказаний, а за счет минимизации затрат на поиск информации и координацию работы сотрудников.
Также в рамках задачи создания цифрового workflow предприятия было принято решение максимально отказаться от ввода отдельных документов и перейти на работу со специализированными автоматизированными рабочими местами сотрудников — где в одном месте собраны и инструменты для анализа информации и инструменты для принятия тех или иных решений и оформления тех или иных документов.
Примером таких АРМов может служить следующие рабочие места.
АРМ комплектования заказа клиента
АРМ создан на базе документа заказа клиента, он позволяет не только указать список отгружаемого товара и условия отгрузки/оплаты, но и определить состав отгружаемой продукции. Номенклатура, производимая предприятием, является в высокой степени адаптируемой под задачи клиентов — под заказ могут устанавливаться дополнительные модули и интерфейсы для подключения и пр. Необходимая конфигурация определяется менеджером отдела сбыта под требования клиента. По факту окончания конфигурирования из заказа клиента автоматически генерируется ресурсная спецификация на окончательную сборку продукции в сборочном цехе.
АРМ калькулирования плановой себестоимости продукции и подготовки РКМ
В рамках работы по госконтрактам предприятие обязано готовить расчетно-калькуляционные материалы по установленному законом образцу. Эти материалы включают не только данные о прямых затратах, но и расчетные данные по накладным расходам. Расчет задается по формуле и может меняться для разных контрактов. Кроме того для обоснования себестоимости закупки тех или иных комплектующих должны собираться исторические и статистические данные прошлых периодов.
Также результаты калькулирования должны быть отражены в формах установленного образца, которые направляются заказчику на проверку и согласование.
Для решения этой задачи был разработан АРМ калькулирования, который по сути является конструктором расчетно-калькуляционных материалов — можно задать нужные формулы и правила сбора данных, посчитать себестоимость, оформить РКМ и передать их заказчику.
АРМ оперативного управления выполнением заказов
После того как контракт с клиентом заключен предприятие должно организовать работы по его своевременному исполнению. Данные работы требуют управления и координации. Для этого был создан соответствующий АРМ, в котором можно увидеть план производства необходимых по заказу комплектующих, план закупки необходимых материалов и покупных компонентов. Также в АРМ собирается информация по факту исполнения планов производства и закупок и доступен план-фактный анализ результатов работы. Из АРМа можно создать новые заказы на производство и на закупку.
АРМ управления закупками
После того как заказ поставщику размещен, требуется контролировать его исполнение — состояние отгрузки, транспортировки и приемки товара на склад — эти функции собраны в соответствующий АРМ.
АРМ приемки изделия в ремонт и дефектации
Немалую роль в бизнесе группы компаний играет направление ремонтов и сервисного обслуживания производимого оборудования. Для координации процесса приемки изделий в ремонт был создан соответствующий АРМ — здесь сотрудник предприятия может указать принимаемые в ремонт изделия, распечатать документы на проведение дефектации и отразить результаты дефектации. Из этого же АРМа формируются заказы на проведение ремонта продукции.
АРМ планирования транспортировки
Так как группа компаний является территориально распределенной, важным является организация процесса транспортировки продукции, материалов и комплектующих от поставщиков и к клиентам и между производственными и складскими площадками компании. Для решения этой задачи был создан документ планирования транспортировки и АРМ на основе списка документов. Новый документ по сути является универсальной заявкой на организацию процесса доставки товарно-материальных ценностей — он аккумулирует в себе информацию что мы доставляем и откуда и проходит согласование в систем «1С:Документооборот». На основании этого документа затем формируется уже стандартное задание на перевозку. Из АРМа можно формировать новые документы планирования транспортировки и отслеживать процессы их согласования и исполнения.
С доставкой ТМЦ также тесно связан процесс входного контроля получаемого товара, а также процессы его размещения на хранение на складах группы компаний. Входной контроль был реализован в виде процесса в системе «1С:Документооборот», размещение на хранение организовано с использованием механизмов ячеечного хранения «1С:ERP».
АРМ распределения повременной зарплаты на себестоимость производимой продукции
Сотрудники производства группы компаний работают на повременной оплате труда, но для целей точного калькулирования себестоимости производимой продукции необходимо распределять эту оплату по этапам производства по видам произведенных работ.
Был разработан следующий механизм распределения:
- Для каждого сотрудника производства задается доля его занятости в выполнении тех или иных работ. Доля задается от единицы, где единица — это его полная занятость.
- Создан АРМ распределения повременной зарплаты сотрудников производства. В АРМе:
- заполняется список выполненных работ по этапам производства;
- заполняется начисленная повременная зарплата сотрудников производства;
- по заданным долям зарплата сотрудников распределяется по этапам производства.
АРМ калькулирования фактической себестоимости (РКМ ФАКТ)
По итогам выполнения заказов клиентов по госконтрактам требуется предоставить клиентам информацию, подтверждающую факт затрат. Для этого создан специализированный документ-АРМ «Фактическая калькуляция». В рамках данного документа происходит автоматическое «разворачивание» себестоимости выполненного заказа до первичных затрат (документов покупки ТМЦ, распределения оплаты труда и начисления прочих затрат) . Итогом работы документа являются формы фактических расчетно-калькуляционных материалов, которые содержат как сводную информацию по выполненному заказу, так и расшифровки информации необходимые по закону. Полученные РКМ могут быть выгружены в PDF формате и направлены заказчику для согласования.
Также для сохранения преемственности с исторической системой по переходящим заказам в «1С:ERP» были созданы специализированные регистры, где хранятся загруженные расшифровки по накопленной исторической себестоимости. Эти расшифровки потом могут быть задействованы при заполнении фактических РКМ, а также при формировании прочих отчетов по себестоимости продукции.
АРМ переноса начальных остатков по складам
У заказчика множество складов, которые распределены по разным территориям и юридическим лицам. В момент перевода учета на «1С:ERP» был создан АРМ для централизованной загрузки и проверки остатков ТМЦ на складах. В АРМе можно загрузить остатки из исторической системы, а также контролировать ход формирования и обработки штатных документов ввода начальных остатков по складам.
Управление инвестиционными программами и инвестиционными проектами
Кроме производственной и ремонтной деятельности предприятие ведет активную научно-исследовательскую работу. Данный вид деятельности, как и любой другой, требует планирования затрат и учета результатов работ.
Для автоматизации данной задачи был реализован отдельный функциональный блок управления инвестициями. В рамках этого блока реализованы следующие инструменты управления:
- Механизм калькулирования плановой себестоимости по инвестиционному проекту, в рамках которого ответственный может определить исследовательскую команду проекта, их плановую загрузку по проекту, необходимые прочие затраты на осуществление научной деятельности, возможные рынки сбыта результатов работы. Затем эти данные автоматически собираются в плановую калькуляцию по инвестиционному проекту, которая согласуется и утверждается руководством группы компаний.
- Далее ведется сбор факта понесенных затрат по проектам — в заявках на оплату указывается принадлежность к тому или иному инвестпроекту, зарплата и премии сотрудников распределяются по проектам.
- В конце каждого отчетного периода ведется план-фактный анализ результатов работы — в подсистеме бюджетирования реализован бюджет по проектам, который на основании плановых калькуляций и оперативных документов формирует собирает необходимые данные.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Ускорение обработки заказов
Специалисты подрядчика выполнили следующие работы:
- Провели проектирование системы и подготовили технические задания на адаптацию типовой конфигурации под особенности предприятия.
- Доработали типовую конфигурацию.
- Обучили сотрудников предприятия.
- Организовали опытно-промышленную эксплуатацию системы и передали её предприятию на сопровождение.
Как итог: ГК «Информтехника» получило программное решение, которое полностью соответствует заявленным целям проекта.
В 2021 году предприятие подготовило и сдало бухгалтерскую и налоговую отчетность из новой системы, а также отчиталась о выполнении госконтрактов — этот факт является комплексным подтверждением успешно выполненной работы.
В рамках проекта были автоматизированы следующие разделы управления:
- Управление продажами и CRM.
- Управление закупками.
- Управление доставкой.
- Управление серийным производством.
- Управление ремонтным производством.
- Сбор затрат и полуфабрикатный расчет себестоимости продукциию.
- Плановое калькулирование затрат по госконтрактам и отчетность за их выполнение.
- Управление инвестиционной деятельностью — планирование и сбор факта по инвест проектам.
- Казначейство и бюджетирование денежного потока.
- Документооборот на базе интеграции «1С:ERP» и «1С:Документооборот».
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях — 20%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 50%;
- ускорение получения регламентированной отчетности — 30%;
- сокращение операционных и административных расходов — 20%;
- ускорение обработки заказов — 15%.
