В компании «Технодинамика» построили единую систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот». Ключевой особенностью проекта является количество автоматизируемых рабочих мест (270) и количество предприятий (40), задействованных в процессе обмена документами. Внедрение системы позволило создать единую информационную базу для хранения и учета документов, а также удобный поиск необходимой информации. Выросла оперативность передаваемой информации. Объем бумажного документооборота уменьшился на 40%, а контроль исполнения поручений повысился на 80%. Появилась возможность анализировать уровень загруженности специалистов, а также сроки выполнения поставленных задач и объем передаваемых документов.
АО «Технодинамика» — управляющая компания, входит в состав госкорпорации «Ростех». Управляет 36 предприятиями авиационной промышленности и 2 холдинговыми организациями: АО «НПК «Техмаш» и АО «Спецхимия». Первое специализируется на разработке и производстве серийных боеприпасов, второе — на производстве спецхимии и взрывчатых веществах. Суммарно эти 2 организации включают в себя 40 производственных предприятий и заводов.
Цель проекта: создать единое информационное пространство управления процессами обмена документов.
Задачи проекта внедрения СЭД:
- Повысить качество и оперативность получения электронных документов.
- Снизить издержки и сократить время выполнения операций по обработке входящейи исходящей корреспонденции.
- Минимизировать риски ошибок при обмене электронными документами.
- Создать единую информационную базу холдинга для накопления истории деловой переписки и ДЗО.
- Снизить трудозатраты и распределить их равномерно на всех участников процесса делопроизводства.
- Снизить долю ручного труда при обработке входящих писем.
- Повысить степень контроля основных процессов электронного документооборота холдинга.
До старта проекта в компании «Технодинамика» процесс движения документов между предприятиями и холдингом не был автоматизирован. Документы передавались посредством электронной почты, что создавало трудоемкую работу для сотрудников делопроизводства в части разбора входящих документов и отправки исходящих документов. Кроме того, реестр зарегистрированных документов хранился в файле Excel, а деловая переписка не аккумулировалась в едином хранилище. Процесс передачи информации не был стандартизирован, вследствие чего документы часто терялись и выпадали из поля зрения.
Система построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Внедрены процессы управления входящими и исходящими документами, управления процессами.
В рамках проекта реализованы следующие этапы:
- Настроены маршруты приема и регистрации электронных писем и документов.
- Создано хранилище входящих и исходящих документов.
- Созданы и настроены виды документов.
- Настроен процесс автоматической обработки писем.
- Разработаны дополнительные реквизиты для карточки документа.
- Реализован механизм постановки задач на ответственных за обработку писем сотрудников.
- Настроен механизм контроля исполнения задач по документам.
- Разработаны регламенты выполнения основных процессов с использованием СЭД.
- Обеспен корректный ввод начальных данных на дату запуска СЭД в эксплуатацию.
- Обучен персонал для обеспечения корректной эксплуатации и обслуживания (администрирования) СЭД.
- Организовано сопровождение эксплуатации СЭД на определенный период.
Схема архитектуры
В процессе реализации проекта автоматизировано 278 рабочих мест.
Ключевой особенностью проекта является количество автоматизируемых рабочих мест (270) и количество предприятий (40), задействованных в процессе обмена документами. Стоит учесть, что большая часть предприятий находится в часовых поясах, отличных от Москвы, что усложняет взаимодействие со специалистами. Для систематизации и контроля полученной информации от предприятий в ходе проекта был разработан единый механизм сбора и консолидации данных посредством заполнения шаблонных форм, а также создан единый канал взаимодействия со специалистами со стороны предприятий.
Кроме того, для ускорения процесса обучения и адаптации пользователей, был создан отдельный канал поддержки, куда пользователи могли обратиться по вопросам работы с системой.
Снижение объема бумажного документооборота
Повышения контроля исполнения поручений
Ускорение регистрации документов
Реализация проекта позволила решить все поставленные задачи по созданию единой системы документооборота:
- Внедрение системы позволило создать единую информационную базу для хранения и учета документов, а также удобного поиска необходимой информации.
- Повысилась оперативность передаваемой информации, за счет автоматизации процесса.
- Сократилось время на обработку и регистрацию входящих писем.
- Появилась возможность анализировать уровень загруженности специалистов, а также сроки выполнения поставленных задач и объем передаваемых документов.
- Стандартизация процесса обмена, позволяет контролировать потоки документов и задач между предприятиями.
По результатам проекта было автоматизировано 100% рабочих мест.
Эффективность от внедрения единой системы электронного документооборота холдинга:
- Повышение оперативности доставки документа до адресата на 50%.
- Ускорение поиска нужного документа на 30%.
- Оптимизация трудозатрат на 30%.
- Снижение объема бумажного документооборота на 40%.
- Повышения контроля исполнения поручений на 80%
- Ускорение регистрации входящих и внутренних документов на 30%.
- Ускорение регистрации исходящих документов на 35%.
- Сокращение времени подготовки типовых документов на 25%.
