||
Краткое описание

В компании «Технодинамика» построили единую систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот». Ключевой особенностью проекта является количество автоматизируемых рабочих мест (270) и количество предприятий (40), задействованных в процессе обмена документами. Внедрение системы позволило создать единую информационную базу для хранения и учета документов, а также удобный поиск необходимой информации. Выросла оперативность передаваемой информации.  Объем бумажного документооборота уменьшился на 40%, а контроль исполнения поручений повысился на 80%. Появилась возможность анализировать уровень загруженности специалистов, а также сроки выполнения поставленных задач и объем передаваемых документов.

АО «Технодинамика»
Заказчик

АО «Технодинамика» — управляющая компания, входит в состав госкорпорации «Ростех». Управляет 36 предприятиями авиационной промышленности и 2 холдинговыми организациями: АО «НПК «Техмаш» и АО «Спецхимия». Первое специализируется на разработке и производстве серийных боеприпасов, второе — на производстве спецхимии и взрывчатых веществах. Суммарно эти 2 организации включают в себя 40 производственных предприятий и заводов.

1
Цели и задачи

Цель проекта: создать единое информационное пространство управления процессами обмена документов.

Задачи проекта внедрения СЭД:

  1. Повысить качество и оперативность получения электронных документов.
  2. Снизить издержки и сократить время выполнения операций по обработке входящейи исходящей корреспонденции.
  3. Минимизировать риски ошибок при обмене электронными документами.
  4. Создать единую информационную базу холдинга для накопления истории деловой переписки и ДЗО.
  5. Снизить трудозатраты и распределить их равномерно на всех участников процесса делопроизводства.
  6. Снизить долю ручного труда при обработке входящих писем.
  7. Повысить степень контроля основных процессов электронного документооборота холдинга.
2
Ситуация до старта проекта

До старта проекта в компании «Технодинамика» процесс движения документов между предприятиями и холдингом не был автоматизирован. Документы передавались посредством электронной почты, что создавало трудоемкую работу для сотрудников делопроизводства в части разбора входящих документов и отправки исходящих документов. Кроме того, реестр зарегистрированных документов хранился в файле Excel, а деловая переписка не аккумулировалась в едином хранилище. Процесс передачи информации не был стандартизирован, вследствие чего документы часто терялись и выпадали из поля зрения.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Внедрены процессы управления входящими и исходящими документами, управления процессами.

В рамках проекта реализованы следующие этапы:

  1. Настроены маршруты приема и регистрации электронных писем и документов.
  2. Создано хранилище входящих и исходящих документов.
  3. Созданы и настроены виды документов.
  4. Настроен процесс автоматической обработки писем.
  5. Разработаны дополнительные реквизиты для карточки документа.
  6. Реализован механизм постановки задач на ответственных за обработку писем сотрудников.
  7. Настроен механизм контроля исполнения задач по документам.
  8. Разработаны регламенты выполнения основных процессов с использованием СЭД.
  9. Обеспен корректный ввод начальных данных на дату запуска СЭД в эксплуатацию.
  10. Обучен персонал для обеспечения корректной эксплуатации и обслуживания (администрирования) СЭД.
  11. Организовано сопровождение эксплуатации СЭД на определенный период.

TechnoDinamika_Shema.jpg

Схема архитектуры

В процессе реализации проекта автоматизировано 278 рабочих мест.

4
Особенности и уникальность проекта

Ключевой особенностью проекта является количество автоматизируемых рабочих мест (270) и количество предприятий (40), задействованных в процессе обмена документами. Стоит учесть, что большая часть предприятий находится в часовых поясах, отличных от Москвы, что усложняет взаимодействие со специалистами. Для систематизации и контроля полученной информации от предприятий в ходе проекта был разработан единый механизм сбора и консолидации данных посредством заполнения шаблонных форм, а также создан единый канал взаимодействия со специалистами со стороны предприятий.

Кроме того, для ускорения процесса обучения и адаптации пользователей, был создан отдельный канал поддержки, куда пользователи могли обратиться по вопросам работы с системой.

5
Результаты проекта

Снижение объема бумажного документооборота

40%

Повышения контроля исполнения поручений

80%

Ускорение регистрации документов

30%

Реализация проекта позволила решить все поставленные задачи по созданию единой системы документооборота:

  1. Внедрение системы позволило создать единую информационную базу для хранения и  учета документов, а также удобного поиска необходимой информации.
  2. Повысилась оперативность передаваемой информации, за счет автоматизации процесса.
  3. Сократилось время на обработку и регистрацию входящих писем.
  4. Появилась возможность анализировать уровень загруженности специалистов, а также сроки выполнения поставленных задач и объем передаваемых документов.
  5. Стандартизация процесса обмена, позволяет контролировать потоки документов и задач между предприятиями.

По результатам проекта было автоматизировано 100% рабочих мест.

Эффективность от внедрения единой системы электронного документооборота холдинга:

  1. Повышение оперативности доставки документа до адресата на 50%.
  2. Ускорение поиска нужного документа на 30%.
  3. Оптимизация трудозатрат на 30%.
  4. Снижение объема бумажного документооборота на 40%.
  5. Повышения контроля исполнения поручений на 80%
  6. Ускорение регистрации входящих и внутренних документов на 30%.
  7. Ускорение регистрации исходящих документов на 35%.
  8. Сокращение времени подготовки типовых документов на 25%.

    Версия для печати
    Вход для
    партнеров
    РАБОЧИХ МЕСТ
    278
    Платформа
    1С:Предприятие 8 КОРП
    Июль 2022 —
    Федеральный масштаб
    Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
    Задать вопрос по кейсу

    БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

    Отзывы заказчиков
    Директор по цифровой трансформации АО «Технодинамика»
    Дмитрий Конышев
    Единая система электронного документооборота входящей, исходящей корреспонденции, контроля поручений на базе «1С:Документооборот» позволила нашей компании автоматизировать процесс обмена документами, ускорить процесс их обработки, сформировать единое хранилище информации и обеспечить контроль исполнительской дисциплины. Благодарим компанию ООО «БЦТ» и ее специалистов за отлично выполненную работу.
    Дополнительные
    материалы
    Новости
    31 января 2023
    Стартует конкурс для преподавателей вузов «Внедрение учебных дисциплин по тематике ERP в образовательный процесс высших учебных заведений» 2023/2024 учебного года. Приз победителю - 1 млн рублей!

    Общественно полезные цели проведения Конкурса – подготовка квалифицированных специалистов для решения задач автоматизации и цифровизации предприятий и организаций страны, в том числе, разработки и внедрения современных программных продуктов для автоматизации и цифровизации бизнеса. Подача заявок: до 15 декабря 2023 года включительно.

    31 января 2023
    Подведены итоги конкурса для преподавателей вузов «Внедрение учебных дисциплин по тематике ERP в образовательный процесс высших учебных заведений» 2022/2023 учебного года

    В 2022/2023 учебном году участники конкурса должны были внедрить в учебные планы и реализовать дисциплины из разработанных фирмой «1С» шаблонных образовательных программ бакалавриата и магистратуры по прикладной разработке...