Угледобывающая компания «Колмар» усовершенствовала единое информационное пространство по процессам административного документооборота. В компании внедрили подсистему информационно-справочных документов (ИСД) электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Успешная реализация проекта помогла оптимизировать скорость документооборота на всех этапах жизненного цикла, снизила риски потери документов и ошибок в процессах, также позволила перейти на полноценный безбумажный электронный документооборот.
Основная цель проекта: развитие единого информационного пространства по процессам административного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений за счет решения следующих задач:
- систематизация и унификация технологии работы с документами;
- автоматизация процессов обработки документов;
- повышение исполнительской дисциплины вследствие автоматизации процессов постановки задач и автоматизации контроля исполнительской дисциплины;
- использование УКЭП, ПЭП;
- контроль и управление доступом сотрудников к документам в целях обеспечения информационной безопасности;
- ускорение процедур регистрации, согласования и исполнения документов;
- организация доступа к документам/задачам всем заинтересованным лицам;
- сокращение времени поиска документов;
- снижение затрат на обеспечение документооборота и делопроизводства.
На момент начала реализации проекта, были выявлены следующие основные проблемы, которые необходимо было устранить:
- долгий поиск требуемых документов;
- отсутствие централизованного хранилища;
- утрата документов;
- большая длительность согласования;
- финансовые расходы на печать/копирование документов.
Подсистема информационно-справочных документов (ИСД) электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот».
Архитектура системы является централизованной, т.е. серверная часть системы располагается в центральном офисе заказчика. Пользователи подключаются к серверу через локальную сеть Заказчика. Для доступа территориально удаленных пользователей может использоваться интернет и другие каналы связи, организуемые заказчиком.
Схема архитектуры
Автоматизированы следующие функции:
- авторегистрация,
- автоподписание документа автором,
- автоматическое создание формы визуализации документа со штампами ЭП,
- автоматическое направление задач и многое другое.
Система состоит из следующих блоков :
- Бизнес-процессы.
- Формы визуализации.
- НСИ.
Система интегрирована со специальными компонентами, которые отвечают за конвертацию в PDF и наложение штампов подписи ЭП. Таже настроена интеграция по НСИ с учетной системой компании.
- Сокращение, нормализация и унификация маршрутов движения документов за счет скриптов и условий маршрутизации (с 40 до 5 видов).
- Дополнительные вкладки «Доп. согласующие/ознакамливающиеся» в форме документа.
- Использование динамической роли маршрутизации.
- Уникальные автоподстановки и доп. условия на языке 1С.
- Использование автозаполняемых шаблонов.
- Большое количество юридических лиц — 8.
- Большое количество маршрутов движения на входе в проект — 40.
- Разница в часовых поясах — 6 часов.
- Множество нюансов, связанных с производством.
Сократилось время поиска документов
После реализации проекта проекта повысилась прозрачность процессов ведения общехозяйственной деятельности в компаниях, входящих в УК «Колмар».
Автоматизация процессов обработки документов способствовала:
- повышению исполнительской дисциплины вследствие автоматизации процессов постановки задач и автоматизации контроля исполнительской дисциплины;
- улучшению контроля и управления доступом сотрудников к документам в целях обеспечения информационной безопасности;
- ускорению процедур регистрации, согласования и исполнения документов;
- сокращению времени поиска документов;
- снижению затрат на обеспечение документооборота и делопроизводства;
- оптимизации скорости документооборота — выросла эффективность информационного и документационного обеспечения управления компанией, повысилось качество и оперативность принятия решений (от создания проекта организационно-распорядительного документа до подписания и регистрации его в СЭД, оперативного доведения до сведения работников порученийруководства и их исполнения, до передачи в архив);
- оптимизации и автоматизации документооборота на всех этапах жизненного цикла, снижение рисков потери документов и ошибок в процессах;
- переходу на полноценный (безбумажный) электронный документооборот.
Количественные результаты проекта:
- процедуры регистрации, согласования и исполнения документов ускорились в 2 раза (на 100%);
- время поиска документов сократилось в 2 раза (на 100%).
