Самарский офис «1С‑Рарус» построил единую систему делопроизводства в группе компаний «Римера». Цифровизация документооборота стала продолжением работ по созданию современного ИТ‑ландшафта компании. С помощью «1С:Документооборот КОРП» на 25% ускорилось согласование договоров, унифицированы бизнес‑процессы, оптимизированы расходы на поддержку системы.
Группа компаний «Римера» предлагает интегрированные решения по добыче, бурению, обустройству и ремонту нефтяных и газовых скважин. В состав группы входят предприятия нефтяного машиностроения, а также сеть сервисных центров в нефтедобывающих регионах РФ.
Цели проекта:
- Оптимизировать бизнес-процессы движения и согласования документов.
- Оптимизировать стоимость содержания и администрирования системы документооборота.
Задачи проекта:
- Создать единую систему документооборота на платформе «1С:Предприятие».
- Создать систему контроля исполнительской дисциплины.
В ходе цифровой трансформации бизнеса было решено перейти на «1С:Документооборот КОРП». Предыдущее решение имело громоздкий интерфейс и сложный инструмент поиска информации. Развитие системы затрудняли отсутствие компетенций и высокая стоимость поддержки системы.
Партнером проекта стал самарский филиал «1С-Рарус» с большим опытом модернизации систем документооборота. «1С-Рарус» уже внедрил в группе компаний единую систему расчета заработной платы и управления персоналом, и автоматизировал складской учет. Цифровизация документооборота стала продолжением работ по созданию современного ИТ-ландшафта ГК «Римера».
Единая система делопроизводства построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Автоматизированы следующие функции.
- Учет договоров (и договорных документов).
- Учет и хранение документов.
- Ведение номенклатуры дел.
- Учет и контроль исполнения поручений.
Схема архитектуры системы
- Выполнена интеграция «1С:Документооборот КОРП» с «1С:ERP Управление предприятием», другими учетными системами предприятия.
- Построена единая система управления нормативно-справочной информацией (НСИ) по контрагентам и договорам.
- Все сотрудники группы компаний, которым разрешен ввод элементов в два ключевых справочника, осуществляют ввод в единой системе «1С:ERP Управление предприятием». Элементы справочника «Контрагенты» через «1С:Документооборот КОРП» проходят процедуру аккредитации.
- Элементы справочников «Контрагенты» и «Договоры» проверяются на дубли и заполненность обязательных реквизитов, согласованные элементы интегрируются с другими информационными системами предприятия.
- Разработан перекрестный переход из «1С:Документооборот КОРП» в «1С:ERP Управление предприятием» через гиперссылки в документах.
Сократилось время согласования договоров и договорной документации
- Создана единая система группы компаний для оперативного обмена информацией на базе «1С:Документооборот КОРП» с новыми возможностями для работы.
- Существенно увеличилась скорость подготовки договоров и документов за счет автоматического формирования по шаблонам.
- Реализован автоматический старт бизнес-процесса согласования договорных документов по маршруту связанного договора.
- Унифицированы бизнес-процессы согласования документов благодаря новой детальной матрице согласований, единой для группы компаний.
- Время согласования договоров и договорной документации сократилось на 25%, благодаря интеграции информационных систем и введению контроля исполнительской дисциплины.
- Значительно снизились расходы на регулярное сопровождение новой системы по сравнению с прежним продуктом автоматизации документооборота.
- Проект вела единая команда подрядчика и заказчика. У ИТ-службы ГК «Римера» по итогам проекта сформировались компетенции для поддержки и масштабирования системы.
Автоматизирована договорная деятельность двух юридических лиц ГК «Римера». «1С-Рарус» обучил сотрудников новому функционалу, налажена техподдержка системы. Планируется масштабирование системы документооборота на остальные юридические лица группы компаний и включение в согласования других бизнес-процессов собственными силами ИТ-службы ГК «Римера».
Оксана Гизатуллина, руководитель проекта со стороны заказчика, начальник юридической службы ГК «Римера»
Мы полностью перевели в «1С:Документооборот» учет договоров и договорной документации, а также канцелярии предприятия. Отказались от прошлой системы согласования документов, которая не в полной мере соответствовала текущим потребностям предприятия.
Главный результат цифровизации документооборота — это единые маршруты согласования договоров по группе компаний. Проект дал новые компетенции ИТ-службе компании. Масштабирование и поддержку новой системы выполняем самостоятельно, планируем развивать продуктивность бизнес-процессов на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Благодарю компанию «1С-Рарус» за профессионализм и отличную командную работу!
