Компания «Литум» в кратчайшие сроки перешла с импортной erp-системы автоматизации на «1С:ERP Управление предприятием». В результате построена единая информационная система для обеспечения функционирования всех существующих процессов компании с унифицированной нормативно-справочной информацией. Это позволяет компании получать оперативную информацию о текущем состоянии, формировать регламентированную отчетность из системы. Формирование бухгалтерской и налоговой отчетности ускорилось в 5 раз, увеличилась оперативность и точность получаемой информации на 50%, также удалось ускорить подготовку производственного процесса на 30%.
ООО «Литум» (Litum) — российское производственное предприятие, преемник норвежской лакокрасочной компании Jotun. За время работы на российском рынке материалами компании окрашены большинство судов основных судоходных компаний, нефтегазовые объекты, промышленные и мостовые сооружения в различных регионах РФ, в том числе на Крайнем Севере. Центральный офис компании расположен в Санкт-Петербурге.
Цели проекта :
- в кратчайшие сроки запустить систему для отражения хозяйственных операций пользователями на местах,
- реализовать текущие бизнес-процессы предприятия без потери ранее приобретенных навыков для создания единой информационной системы,
- реализовать текущие наработки предприятия на альтернативном программном продукте, интегрированном с системой расчета зарплаты и документооборотом.
Задачи проекта:
- обеспечить оперативный ввод информации подразделениями в местах возникновения;
- увеличить уровень детализации данных;
- переработать нормативно-справочную информацию;
- отразить затраты на нескольких уровнях, сложную схему распределения затрат по разным правилам, формирование и анализ себестоимости;
- ускорить формирование бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности;
- автоматически формировать отчеты по продажам: отчетов по задолженностям и валовой прибыли предприятия.
После прекращения доступа к исторической erp-системе зарубежного вендора для поддержания минимальной функциональности выписки первичных документов и формирования регламентированной отчетности на предприятии была запущена «1С:Бухгалтерия 8», в которую были внесены данные по остаткам, в рамках проекта автоматизации данную систему необходимо было заместить на единую информационную систему.
Учтя текущие потребности заказчика, ввиду полного отсутствия системы оперативного и управленческого учета и директивной ограниченности сроков, партнер предложил нестандартный подход к автоматизации, а именно «экстремальное» внедрение — полноценная диагностика текущих бизнес-процессов не проводилась, предварительное моделирование целевых бизнес-процессов отсутствовало, настройка и перенастройка системы происходила в реальном времени. Выбранный подход давал возможность ускоренного входа в систему на минимальном уровне автоматизации бизнес-процессов. При минимальном планировании работ было оговорено, какая функциональность и в каком объеме будет запущена в первую очередь, были обозначены итоговые потребности предприятия, что позволило настраивать систему с учетом вектора дальнейшего развития автоматизации предприятия.
В качестве альтернативы отсутствующему зарубежному решению была выбрана отечественная информационная система «1С:ERP Управление предприятием 2». Данная система, более чем другие программные продукты, подходила под бизнес-процессы и используемые для их отражения документы.
Автоматизированы следующие функциональные блоки:
- Управление продажами (доработан справочник номенклатуры — расширенный учет готовой продукции в банках и коробках с дополнительными единицами измерения веса и объема, используются заказы клиентов, двухуровневое управление резервами, обеспечены контроль исполнения заказов, учет взаиморасчетов с клиентами).
- Управление снабжением (организован единый справочник номенклатуры, используются заказы поставщикам, обеспечены управление остатками, учет взаиморасчетов с поставщиками).
- Складской учет (обеспечено сквозное формирование документов по движению ТМЦ, приемка и отгрузка по распоряжениям, применение ордерной схемы на нескольких складах, серийный учет сырья и готовой продукции, обеспечены контроль сроков годности, контроль движения ТМЦ, инвентаризация, учет ТМЦ в эксплуатации).
- Производственный учет (реализован новый объект «Технологическая карта» для контроля и анализа работы производства на базе типового объекта «Ресурсная спецификация», объект представляет собой печатную форму, которая отображает полный цикл производственного процесса, с применением различных материалов на различных этапах производства с описанием выполнения операций внутри этапа производства; обеспечены серийный учет готовой продукции, контроль качества, движение материалов в производстве, списание технологических потерь, отражение выпуска продукции).
- Техобслуживание и ремонты (отражение списания запчастей на ремонт).
- Управление денежными средствами (обмен с банками, формирование авансовых отчетов, учет взаиморасчетов).
- Учет затрат и расчет себестоимости (отражение затрат на нескольких уровнях: для подразделений в целом и для конкретной продукции/работы, распределение затрат по разным правилам: по подразделению в целом, на подразделения по списку, по весу или по количеству продукции, формирование и анализ себестоимости).
- Регламентированный учет (бухгалтерский учет, учет НДС, учет внеоборотных активов, лизинговые операции).
- Реализована гибкая настройка прав.
Схема архитектуры
На текущий момент автоматизировано 150 рабочих мест.
Ввиду полного отсутствия системы оперативного и управленческого учета и директивной ограниченности сроков, партнер предложил нестандартный подход к автоматизации, а именно «экстремальное» внедрение — полноценная диагностика текущих бизнес-процессов не проводилась, предварительное моделирование целевых бизнес-процессов отсутствовало, настройка и перенастройка системы происходила в реальном времени.
В рабочую группу были включены: сотрудники партнера и сотрудники предприятия, а также представители нового собственника, что ускорило внедрение системы, за счет полученного ими ранее опыта внедрения.
При внедрении системы важным критерием было наладить ранее применяемые на предприятии бизнес-процессы, реализовать возможность производственного учета, формирования необходимой документации из системы.
В ходе проекта была осуществлена экспресс-диагностика бизнес-процессов предприятия, которые ранее обрабатывались в зарубежной ERP-системе, была построена и принята модель работы полностью на типовом функционале системы «1С:ERP Управление предприятием 2». Совместно с заказчиком выполнен перенос начальных данных из системы «1С:Бухгалтерия предприятия» и файлов Microsoft Excel, проведено «экстремальное» обучение персонала заказчика.
Ускорилось формирование бухгалтерской и налоговой отчетности
Увеличилась оперативность и точность получаемой информации
Ускорилась подготовка производственного процесса
Общие результаты проекта:
- Создана единая система для работы всех подразделений предприятия.
- Обеспечен оперативный ввод информации подразделениями в местах возникновения, увеличен уровень детализации.
- Переработаны справочники системы, применяются механизмы ввода на основании, форм подбора и рабочих мест, специальных проверок при создании документов.
Управление продажами:
- Сотрудники отдела по работе с покупателями самостоятельно формируют потребность и управляют резервами продукции.
- Взаиморасчеты с клиентами ведутся с детализацией по заказам, что позволяет более детально контролировать задолженность.
- Реализован учет продукции в нескольких единицах измерения: штуки, вес и объем, эта информация выведена в типовые документы и печатные формы.
- Дополненный справочник номенклатуры позволил работать с несколькими единицами измерения, что упростило формирование заявок для внутреннего склада.
Управление снабжением:
- Сотрудники подразделения собирают заявки и самостоятельно формируют плановую потребность в материалах вне системы.
- По заказанным ТМЦ проверяется текущий уровень складских запасов с учетом свободных остатков и резервов. Исходя из имеющейся информации и приоритетов, выполняется заказ материалов у поставщиков.
- Взаиморасчеты с поставщиками ведутся с детализацией по договорам и по расчетным документам.
Складской учет:
- Учет ТМЦ на складах самостоятельно ведут сотрудники на местах на основании распоряжений на приемку и отгрузку, для нескольких складов применяется ордерная схема документооборота.
- Для сырья и готовой продукции применяется серийный учет по срокам годности.
- На складах налажена оперативная работа по отражению движения ТМЦ, что позволило: сотрудникам подразделений оперативно получать информацию о текущих складских остатках.
Производственный учет и отгрузка продукции:
- Производственные циклы не имеют множества переделов и при текущей загрузке принято решение использовать объект «Производство без заказа». При этом было принято решение ввести в систему учет переделов и работать с полуфабрикатами.
- Планируется развитие производственного учета в рамках развития информационной системы.
Управление денежными средствами:
- Выполнена интеграция с директ-банками. Факт движения денежных средств автоматически транслируется в отчеты.
- Отражаются и контролируются взаиморасчеты по финансовым инструментам (кредиты, займы, депозиты).
Учет затрат и расчет себестоимости:
- Справочник статей расходов был переработан с учетом потребностей предприятия. Удалось объединить некоторые статьи расходов за счет гибкой настройки правил распределения, закрывающей потребность в использовании разных баз для подразделений.
- Отчеты в системе позволяют детально проанализировать, из чего сложилась себестоимость готовой продукции, а также понять какие статьи расходов включены в затраты каждого подразделения.
Регламентированный учет:
- Сотрудники бухгалтерии проверяют и отражают в учете первичные документы, созданные сотрудниками подразделений в момент совершения хозяйственных операций.
- Многие документы, требующие ввода именно сотрудником бухгалтерии, формируются на основании других оперативных документов.
- Проводки формируются в автоматическом режиме по заранее настроенным правилам.
- Автоматически выполняются операции по закрытию месяца в бухгалтерском учете во время работы пользователей в системе.
- Автоматизирован расчет транспортного и земельного налога в системе.
- Формируется отчетность по НДС.
Количественные результаты:
- Формирование бухгалтерской и налоговой отчетности ускорилось в 5 раз.
- Увеличилась оперативность и точность получаемой информации на 50%.
- Ускорилась подготовка производственного процесса на 30%.
