«Якутский Гормолзавод» — одно из старейших пищевых предприятий города Якутска. Компания производит более 40 видов молочной, кисломолочной и сырной продукции под торговыми марками «Молочный дождик» и «Якутянка». В ассортименте предприятия — молоко пастеризованное и ультрапастеризованное, кефир, сметана, ряженка, творог, творожные массы и паста, йогурты густые и питьевые, сливочное масло, полутвердые, мягкие и плавленые сыры.
Цель проекта: создать единое информационное пространство для поддержки принятия управленческих решений.
Задачи проекта:
- Отказаться от информационной системы, не соответствующей требованиям и потребностям бизнеса.
- Построить единую учетно-управленческую информационную систему, способную эффективно поддерживать деятельность компании в течение минимум ближайших 5 лет.
До внедрения на предприятии в качестве корпоративной учетной системы использовалось отраслевое решение «1С:Молокозавод» ред. 1.3 на базе «1С:Управление производственным предприятием» («1С:УПП»). Предприятие приняло решение о переходе на современную систему учета «1С:ERP Управление предприятием» в связи с прекращением поддержки отраслевых решений «1С:УПП» и предстоящим прекращением поддержки самого продукта «1С:УПП».
В «1С:Молокозавод» на базе «1С:УПП» отсутствовали процессы управления качеством готовой продукции. Учет велся только в бумажном виде и в MS Excel.На предприятии не использовался серийный учет, нельзя было отследить движение сырья, полуфабрикатов и готовой продукции. Не было четкого понимания, какая партия готовой продукции из какой партии сырья куда отгружена.
Не было учета поэтапного производства, отсутствовали промежуточные выпуски. Например, на этапе восстановления сухого молока, когда в хранилище уже была готова смесь, на остатках в центральном складе все еще числилось сухое молоко. В системе учета не использовался обрат (обезжиренное молоко) и сливки. Были неочевидны различия в остатках: например, сколько сыра еще вызревает, а сколько уже передано на склад готовой продукции — на остатках числилась одна и та же номенклатура. Сотрудникам бухгалтерии предприятия приходилось делать себе пометки: что уже собрано, а что готовится, и остатки не всегда сходились.
Из-за того, что преимущественно велись бумажные журналы, заполняемые от руки, и использовался MS Excel, оперативно снимать остатки было неудобно. Актуальные остатки становились ясны только при инвентаризации.
Кроме того, не совсем корректно велась работа с системой «Меркурий». Бывали случаи гашения ВСД* у просроченного молока, списания просроченного молока в производство, несвоевременного гашения ВСД, поскольку автоматическая проверка не велась. А это могло грозить штрафами и блокировке учетной записи в «Меркурии». Ситуация усугублялась отсутствием центра компетенций по взаимодействию с «Меркурием». Всю работу вел один человек, в случае отсутствия которого в работе с государственной системой возникали ошибки.
*Примечание редакции: операция «Гашение ВСД» предназначена для подтверждения поступления продукции в место назначения (в адрес предприятия-получателя), осуществления приёмки товара и постановки партии на учет.
Информационная система построена на базе решений «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Молокозавод. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА». Автоматизированы функции:
- Продажи.
- Закупки сырья и вспомогательных материалов.
- Закупки (Прочее).
- Планирование производства. Производственный учет.
- Регламентированный учет.
- Налоговый учет.
- Внеоборотные активы.
- Склад
- Финансы.
- Управление качеством
- Управление производством
«1С:Молокозавод. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА» бесшовно интегрируется с «1С:ERP Управление предприятием». Для обоих решений используется единая база данных. Задачи внутреннего учета закрывает «1С:Молокозавод. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА», который позволяет детализировать бизнес-процессы и использовать несколько единиц измерения, в том числе отраслевых.
После выгрузки в «1С:ERP Управление предприятием» данные отражаются в регламентированном учете, используются для расчета себестоимости и формирования необходимой отчетности.
Детали проекта:
- Клиент-серверный вариант работы.
- Интеграция между 1С:ERP, «1С:Молокозавод. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА» и российским программно-аппаратным комплексом для маркировки и прослеживания продукции.
- Автоматизирован и перенесен из формата Excel в ERP-систему функционал размещения заказа на производство.
- Настроена интеграция 1С:ERP с ФГИС «Меркурий» для осуществления сверки данных между системами, что позволило исключить появление некорректных данных в системе 1С:ERP.
- Внедрение проведено по технологиям управления проектами на основе стандарта ANSI PMBОK.
Схема архитектуры
Главной особенностью проекта внедрения «1С:ERP Управление предприятием» с «1С:Молокозавод. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА» на «Якутском Гормолзаводе» была его дистанционная реализация — от старта до завершения. Учитывая существенную разницу во времени (6 часов между Казанью, где находились специалисты исполнителя, и Якутском), было очень важно четко выстроить взаимодействие и с максимальной пользой использовать пересекающиеся рабочие часы.
Было организовано несколько рабочих групп по подсистемам. Оперативное взаимодействие внутри рабочих групп осуществлялось в Skype, выбранном в качестве основного канала коммуникаций проектной команды. Начиная с фазы предпроектного обследования и моделирования, каждая рабочая группа ежедневно созванивалась в Skype в 8 утра по московскому времени. В пятницу в 9 утра по Москве тоже в Skype проводился управляющий совет, на котором руководители рабочих групп вместе с руководителями проектов обсуждали вопросы, которые не удалось решить в течение недели.Для объявлений, срочных вопросов и на случай возникновения ошибок также была создана общая группа в WhatsApp.
Главным инструментом дистанционного взаимодействия проектной команды после завершения этапа моделирования и начала этапа опытной эксплуатации стал общий документ в Google Docs. Одним из важнейших элементов этого документа был «Журнал вопросов». В нем заполнялись возникающие вопросы по конкретным подсистемам, даты возникновения, инициаторы, отражалось их текущее состояние, и фиксировался итог. Именно по этому журналу управляющий совет еженедельно отслеживал состояние дел на проекте.
В этом же документе в Google Docs:
- велся реестр доработок с отражением статуса, сроков выполнения и ответственных;
- заполнялись планы обучения по подсистемам;
- осуществлялся шеф-контроль, то есть заполнялся чек-лист по готовности системы к запуску в промышленную эксплуатацию;
- фиксировались требования со стороны предприятия, которые возникали уже после запуска системы в промышленную эксплуатацию и могли быть реализованы, например, на этапе сопровождения.
Обучение специалистов «Якутского Гормолзавода», так же, как ранее интервьюирование и демонстрация смоделированных бизнес-процессов, проходило в Skype. В ходе обучения консультанты ставили задачи так, чтобы пользователи успевали с утра (по местному времени) их выполнить, а после обеда, созваниваясь со специалистами «Компании КомЛайн», вели работу над ошибками, прорабатывали вопросы и то, что у них не получилось.
Запуск системы в промышленную эксплуатацию проходил 3 января 2022 года, во время новогодних каникул. Проектная команда «КомЛайн» удаленно обеспечивала консультационную и техническую поддержку.
Один из критичных аспектов для молокоперерабатывающего предприятия — это корректное взаимодействие с системой «Меркурий». Поскольку проект реализовывался дистанционно, а между Казанью и Якутском — шестичасовая разница во времени, было крайне важно тщательно подготовить пользователей, чтобы во время запуска системы в промышленную эксплуатацию при возникновении ошибок или сложных ситуаций и в отсутствии контакта с консультантами специалисты предприятия могли самостоятельно справиться.
В связи с этим взаимодействие с ФГИС «Меркурий» на рабочем контуре было полностью отработано на этапе шеф-контроля. В результате интеграция с государственной системой была запущена в промышленную эксплуатацию еще в декабре 2021 года, на месяц раньше всех остальных подсистем.
Для того чтобы упростить и ускорить оформление документов для множества небольших контрагентов, специалисты «Компании КомЛайн» доработали в 1С:ERP документ «Реализация агентов прочая», который объединяет в себя все заказы по маршруту доставки. Документ позволяет выбрать все магазины, которым требуется отгрузка товара, указать количество каждой номенклатуры, и разом отправить на печать полный комплект отгрузочных документов (счетов-фактур и товарных накладных) для каждого контрагента. На основании доработанного документа автоматически создаются типовые документы реализации товаров и услуг 1С:ERP для корректного списания остатков по отгруженным товарам. Это позволило существенно сократить временные затраты на подготовку и печать документов.
Кроме того, проектная команда связала документ «Реализация агентов прочая» с типовым функционалом ФГИС «Меркурий». Так, одним нажатием кнопки по каждому магазину создаются документы «Исходящая транспортная операция ВЕТИС», которые необходимы для отправки информации об отгрузке товаров и оформления электронного транспортного ветеринарного сопроводительного документа (эВСД) на партию продукции в системе «Меркурий».
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Снижение расходов на материальные ресурсы
Рост производительности труда в производстве
Общие результаты:
- Создана единая база предприятия с полностью унифицированной нормативно-справочной информацией.
- Автоматизированы отраслевые бизнес-процессы завода с помощью «1С:Молокозавод. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА».
- Автоматизирован учет производства, качества сырья и готовой продукции. Журналы, которые ранее сотрудники лаборатории заполняли вручную, сейчас автоматически формируются в системе в соответствии с введенными данными. Например, автоматизировано заполнение «Паспорта качества», к нему разработана печатная форма: выпущенная за день готовая продукция автоматически отражается в системе, к ней подтягиваются данные последних лабораторных анализов, формируется печатная форма.
- Введено поэтапное производство. Предприятие стало отражать в учетной системе такую промежуточную продукцию как обрат и сливки.
- Добавлен дополнительный передел в учете производства сыра. Теперь ведется учет остатков сыра как на хранении (созревании), так и на складе готовой продукции.
- Настроен серийный учет по полуфабрикатам, готовой продукции, поступаемому давальческому сырью.
- После введения серийного учета полностью пересмотрена работа склада. Комплектация и отгрузка заказов осуществляется посерийно, в соответствии с теми сериями и датами, которые указаны в документах. Как результат, обеспечена прослеживаемость: можно точно отследить, из сырья из какого танка произведена готовая продукция, которая попала в конкретный магазин.
- Настроено автоматическое формирование регламентированной отчетности согласно действующему законодательству РФ.
- Настроено распределение затрат на себестоимость с учетом особенностей отрасли производства молочной продукции.
- Сформирован финансовый результат и рассчитана себестоимость по сериям за январь 2022 г.
Обмены со смежными информационными системами
Реализована интеграция с ФГИС «Меркурий» для обмена информацией по произведенным полуфабрикатам и сырью, входящим ВСД. Добавлены проверки своевременности гашения ВСД, срока годности сырого молока при гашении ВСД и списании в производство. Теперь исключена возможность гашения ВСД у просроченного молока, списания просроченного молока в производство, несвоевременного гашения ВСД — такие действия блокирует типовой функционал «1С:ERP» с «1С:Молокозавод. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА». Все сроки автоматически отслеживаются.
Вся работа с системой «Меркурий» ведется в рабочем месте 1С:ERP — «Обмен ВЕТИС», куда подтягиваются необходимые данные.
Кроме того, создан центр компетенций «Якутского Гормолзавода» по работе с ФГИС «Меркурий». Обучены и подготовлены дополнительные сотрудники.
Адаптированный функционал к бизнес-процессам:
- Доработаны типовые печатные формы и отчеты по подсистеме «Продажи»: отчет «Анализ работы сотрудников по РАП», отчет «Общий свод (пропуск на погрузку)», отчет «Продажи по договорам», ПФ «Обратная сторона (качественная)», документ «Реализация агентов прочая».
- Доработаны типовые печатные формы и отчеты по подсистеме «Склад»: отчет «Движение на складе», отчет «Реестр реализаций».
- Доработаны типовые печатные формы и отчеты по подсистеме «Производство»: Печатная форма перемещение сырья.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 10%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 30%;
- ускорение получения регламентированной отчетности: 35%;
- сокращение расходов на материальные ресурсы: 10%;
- сокращение производственных издержек: 10%;
- сокращение операционных и административных расходов: 5%;
- снижение себестоимости продукции/услуг: 5%;
- увеличение объема выпускаемой продукции/оказываемых услуг: 15%;
- рост производительности труда в производстве: 5%.
