Компания «Ладога» перевела бизнес-процессы в комплексную информационную систему на базе «1С:ERP Управление предприятием» + «1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP». Запущенная система внедрена в ИТ-ландшафт — оптимизированы и внедрены интеграции с существующими системами. Реализован учет и автоматизирован процесс работы с импортными закупками и реализацией. Формализованы и автоматизированы процессы по оказанию услуг маркировки для сторонних организаций. Автоматизировано ведение и заполнение журналов, а также подготовка отчетности в Росалкогольтабакконтроль.
ГК «Ладога» — занимается производством и торговлей алкогольной продукцией. Предприятие является многопрофильным холдингом, имеет в составе несколько подразделений как в России, так и в ряде европейских стран, на которых работает свыше 1000 человек. Производит более 350 наименований алкогольных напитков и обслуживает порядка 170 тысяч точек продаж по всей России.
Цели проекта:
- Обеспечить полное выполнение функциональных требований в таких ключевых областях, как производство (включая спиртовое производство), внешнеэкономическая деятельность, управление запасами, а также в сфере регламентированной отчётности и налогового учета.
- Внедрить автоматизированный процесс формирования налоговых деклараций в рамках новой учетной системы.
Задача проекта: доработать и полноценно запустить в эксплуатацию конфигурацию «1С:ERP Управление предприятием» + «1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP» в компанию с переносом существующих бизнес-процессов.
На момент обращения в компанию «1С:Первый БИТ» в ГК «Ладога» уже существовала конфигурация «1С:ERP Управление предприятием», разработанная предыдущим подрядчиком с учетом требований предприятия. Однако прошлая попытка запуска системы оказалась неуспешной, что привело к необходимости привлечения специалистов «1С:Первого БИТа» в качестве технического заказчика для нового запуска системы в эксплуатацию.
Перед стартом проекта было проведено обследование текущих бизнес-процессов компании во всех стратегически значимых подразделениях: от отделов закупок и продаж до производственных участков, складов и бухгалтерии. Это включало получение обратной связи от пользователей о реализации их требований в конфигурации, разработанной предыдущим подрядчиком. На основании проведённого анализа было принято решение о продолжении реализации внедрения системы «1С:ERP Управление предприятием» + «1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP».
Работа над проектом началась с этапа моделирования. Это назначение преследовало 2 цели:
- определить, насколько хорошо ранее реализованный функционал системы закрывает текущие бизнес-процессы предприятия, а также задокументировать бизнес-процессы и готовый функционал;
- отследить, какие изменения в бизнес-процессах произошли с момента последнего запуска, и принять решения по доработкам текущего функционала.
По результатам моделирования оказалось, что многие процессы с момента приостановки предыдущего проекта были уже пересмотрены Заказчиком и изменились. Выявлено множество требуемых доработок, перечень которых разбили на группы для оценки сроков реализации проекта. Группы соответствовали следующим градациям по приоритету:
- 0 — приоритет (реализация до запуска системы в эксплуатацию);
- 1 — приоритет (реализация сразу после готовности 0 приоритета, как можно скорее);
- 2 — приоритет (реализация после запуска системы, процессы не требуют быстрого запуска, печатные формы).
Основные доработки 0 и 1 приоритета были направлены на перенос данных и реализацию логики бизнес-процессов предприятия в новой конфигурации, что позволило бы сократить сложность ввода документов и операций пользователями.
Ориентируясь на исходные данные по приоритетам, специалистами «1С:Первого БИТа» был выделен неавтоматизированный, но ключевой блок ЕГАИС с запуском в поставленные сроки. А для того, чтобы запустить оставшиеся системы, потребовалось разработать правила обмена документами для их выгрузки из 1С:УПП в 1С:ERP. Подобный подход позволил разделить нагрузку на поддержку эксплуатации системы и ввода начальных остатков.
В связи с выделенным порядком доработки ЕГАИС были перенесены в 0 приоритет. Разработаны правила загрузки в ЕГАИС нормативно-справочной информации и остатков штрихкодов, справок А, Б и поддиапазонов ФСМ на начало года. Информация по остаткам и НСИ на тот момент хранилась в двух системах — внешней для отправки документов в ЕГАИС и «1С:УПП». Доработан обмен и заполнение документов ЕГАИС в «1С:ERP» данными из внешней системы. Реализована обработка обмена с оборудованием по чтению ФСМ, работа со смотчиком марок, авторазбитие поддиапазонов ФСМ, оклейка импортной продукции.
Запуск ЕГАИС был выполнен в рамках технологического окна на производстве, что позволило начать работать в новой системе уже с первого дня запуска производственных линий.
В итоге для внедрения основной учктной системы и полного перехода работы на «1С:ERP» были реализованы следующие задачи:
- разработаны правила загрузки НСИ и документов из различных систем учёта. Потребовалось загружать и сопоставлять данные из 1С:УПП и 1С:ERP, т.к. на момент старта проекта существовала конфигурация «1С:ERP» для автоматизации учёта таможенного склада, а в ранее не запущенной конфигурации хранилась обогащённая НСИ номенклатура и выверенные ресурсные спецификации. Также реализованы рассылки оповещений при изменении НСИ в системе;
- выстроены учетные процессы и разработан функционал для подразделений, ранее неработавших в автоматизированных системах (купажный цех и спиртохранилище), учет которых велся только в электронных таблицах;
- для расчета объемов спиртового сырья была разработана собственная подсистема, позволяющая отслеживать состав и содержание серии спирта и ССП в готовой продукции, формировать отчеты для бухгалтерии, производства и ЕГАИС, автоматически заполнять данные по сырью в отчёте о производстве ЕГАИС. Реализованы пересчёты курсов валют и формирование предварительной себестоимости импортных товаров;
- разработано АРМ по работе со сторонними организациями (документы, интерфейсы, печатные формы и отчеты);
- проведена работа по реализации подсистемы «тонкой» настройки прав пользователей к документам и реквизитам документов; автоматическое изменение времени документа от видов документов для сохранения последовательности движений спирта на предприятии и учета акцизов;
- в компании появилось новое бизнес-направление — оказание услуг по таможенному оформлению грузов для сторонних заказчиков, что потребовало разработки отдельной подсистемы и рабочего места, позволяющего отслеживать поступивший товар на склад таможенного оформления, полученные марки ФСМ, их оклейку и хранение в разрезе диапазонов и поддиапазонов.
Для оценки готовности системы и персонала к работе в «1С:ERP Управление предприятием» + «1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP» было проведено расширенное тестирование системы. В копию базы перенесли остатки и документы за период с начала года, создали пользователей, провели обучение по всем процессам, доработкам и сымитировали полный жизненный цикл предприятия от закупки сырья и импорта товаров до отгрузки покупателям, включая экспортные операции. Успешное тестирование позволило уже в течение недели отказаться от ведения учета в 1С:УПП.
Во время работы над проектом в системе произошла техническая авария, которая привела к потере данных. Для минимизации финансовых и репутационных потерь была организована поддержка выпуска продукции и ее учет в ручном режиме, а параллельно запущен процесс восстановления данных по бумажным носителям. Проектная команда ГК «Ладога» и сотрудников «1С:Первого БИТа» провела работу по вводу документов, выверке остатков, проведению их в системе и сравнению с кусочками информации. При этом были выдержаны сроки сдачи бухгалтерской и налоговой отчётности, удалось провести восстановление без остановки производства и отгрузки продукции. Система была восстановлена в течение 2-х месяцев. Затем были проведены работы по передаче поддержки системы на специалистов Заказчика и разработка функционала задач второго приоритета.
Схема архитектуры
- В ходе проекта был сохранен учет ЕГАИС, реализованы обмены с информационной системой для отправки документов в ЕГАИС, что позволило обеспечить отказоустойчивость системы обмена.
- Внедрен учет штрихкодов ФСМ во внешнем хранилище данных, что позволило в значительной мере снизить нагрузку и объем хранимых данных в учетной системе.
- Разработана подсистема учета на таможенном складе, позволяющая автоматизировать процессы поступления, маркировки, лабораторных проверок и складских операций с продукцией до постановки на баланс предприятия.
- Для оказания услуг таможенного склада для сторонних контрагентов разработано автоматизированное рабочее место, позволяющее оформлять и отслеживать операции, связанные с лабораторными исследованиями, складской обработкой, оклейкой и хранением товара.
- Автоматизированы операции работы с импортными товарами, прослеживания от момента поступления на таможенный склад до постановки на баланс: создание документов ЕГАИС (вывоз марок, планируемый ввоз товара, отчёт об импорте ЕГАИС), оформление импортных деклараций, приемка и отгрузка товара с хранения, автоматическая маркировка, распределение транспортных расходов по импорту, установка статуса серии по готовности к отгрузке.
- Реализована упрощенная и оптимизированная подсистема учета и прослеживания движений спирта в составе полуфабрикатов и готовой продукции на предприятии.
- Реализована система учета остатков и движений справок при работе с удаленным складом хранения продукции без разбивки каждой отгруженной партии на разные серии.
- Реализован функционал резервирования ФСМ под импортные поставки, а также контроль нанесения зарезервированных марок на запланированную партию товара.
- Разработан функционал учета поддиапазонов ФСМ по диапазонам крепостей по тихим и игристым винам.
Рост производительности труда в производстве
Ускорение получения управленческой отчетности
- Произведен переход бизнес-процессов компании на использование комплексной информационной системы «1С:ERP Управление предприятием» + «1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP».
- Запущенная система внедрена в ландшафт информационных систем предприятия — оптимизированы и внедрены интеграции с существующими информационными системами.
- В учетной системе реализован учет и автоматизирован процесс работы с импортными закупками и реализацией.
- Формализованы и автоматизированы процессы по оказанию услуг маркировки для сторонних организаций.
- Автоматизировано ведение и заполнение журналов В-8 (движение дистиллятов), В-9 (движение купажей), В-10 (учет движения купажей и дистиллятов); подготовка обязательной отчетности перед Росалкогольтабакконтроль о движении дистиллятов и купажей, расчета обоснования заказов ФСМ, счетчикам АСИиУ, остатках и расходе ФСМ.
- Регламентированная и налоговая отчетность готовится и сдается из единой учетной системы.
Экономический эффект от внедрения:
- снижение производственных издержек — 3%;
- рост оборачиваемости складских запасов — 10%;
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 5%;
- ускорение обработки заказов — 10%;
- рост производительности труда в производстве — 5%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 50%.
