Компания «Кордиант» построила автоматизированную информационную систему на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». Главная особенность проекта — реализация механизмов, направленных на повышение удобства и точности выполнения операций по внутреннему документообороту. Для этого была разработана система совместного редактирования документации, реализованы механизмы установки связей в зависимости от дополнительных аналитик документа. В результате операционные и административные расходы сократились на 30%, трудозатраты — на 20%, а сроки исполнения — на 15%.
АО «Кордиант» — лидер по производству автомобильных шин на рынке России. Холдинг включает в себя три производственные площадки и уникальный научно-технический центр. Продукция АО «Кордиант» продается через дистрибьюторскую сеть, насчитывающую более 300 партнеров во всех регионах РФ. Шины Cordiant представлены в Европе, Америке, России, странах СНГ и Балтии.
Цель проекта: повысить доступность, скорость и удобство работы с внутренними документами.
Задачи проекта:
- Упростить возможность развития системы электронного документооборота (СЭД) в будущем и снизить стоимость ее владения.
- Встроить бесшовную интеграцию СЭД в другие системы на базе платформы «1С:Предприятие».
До реализации проекта структурные подразделения АО «Кордиант», входящие в организационный объем проекта, имели разрозненные системы на базе различных решений и устаревших программных продуктов. На предприятиях исторически применялись разные механизмы работы с документами. Не было обеспечено информационное обслуживание основной производственной деятельности специалистов и руководства в рамках принятия ими управленческих решений. Не оптимизировано обеспечение гарантированной и своевременной доставки документов в рамках информационного обмена на рабочих местах исполнителей. Отсутствовал механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль. Требовались большие временные затраты персонала на поиск необходимых документов. Не реализована многопользовательская работа над документами.
Автоматизированная информационная система построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП».
Автоматизированы функции:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет договоров.
Настроена интеграция со следующими системами:
- «1С:Бухгалтерия» (конфигурация «Кордиант АО (ЯШЗ)»)
- «1С:ERP Управление предприятием».
- «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».
- Система исполнения платежей.
- Внешние информационные системы.
Целевая схема взаимодействия
- Взаимодействие с 1С:ERP находится в разработке
- Взаимодейтствие с 1С:ЗУП и казначейством относятся ко второй очереди данного проекта
- Реализован ряд механизмов, направленных на повышение пользовательского удобства, гибкости и точности выполнения операций с документами. Например:
- Механизм совместного редактирования документов, который дает возможность одновременно вносить корректировки и видеть комментарии коллег в режиме реального времени;
- Доработана логика для повторного согласования на основании определенного перечня полученных отрицательных виз согласования и комментариев. (Поведение системы при параллельном согласовании — см. схему).
- Разработан механизм для ведения учета вопросов и их решений в протоколах.
- Реализована возможность контроля исполнения документов и задач посредством постановки на контроль.
- Изменен механизм установки связей в зависимости от дополнительных аналитик документа.
- Реализован механизм контроля наличия пояснительной записки для любого вида документа.
Схема поведения системы при паралелльном согласовании
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Сокращение сроков исполнения заказов
- Автоматизированы бизнес-процессы обработки документов (рассмотрение, согласование, исполнение и т.д.) на всех уровнях предприятия.
- За счет автоматизации операционных процессов документооборота усовершенствовалось и ускорилось согласование приказов, служебных записок, исходящей корреспонденции.
- Улучшился контроль исполнения приказов, служебных записок, входящих документов и рассылки организационно-распорядительной документации.
- Существенно увеличилась скорость подготовки документов за счет автоматического формирования по шаблонам.
- Обеспечена возможность развития системы (увеличение количества пользователей, расширение функциональности) с сохранением заданной производительности.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%;
- сокращение операционных и административных расходов: 30%;
- сокращение сроков исполнения заказов/оказания услуг: 15%;
- ускорение обработки заказов: 15%.
