Построение единой системы финансового планирования и казначейского исполнения бюджетов в ГК «Автомир». Разработка методологии оперативного (месячного) и текущего (ежедневного) управления денежными средствами в рамках холдинга. Внедрение системы планирования движения денежных средств и казначейского исполнения бюджетов. Создание уникального механизма оптимизации внутренних перечислений с учетом массы ограничений и условий.
Группа компаний «Автомир» является крупнейшим автодилером в России и осуществляет свою деятельность уже более 20 лет. В дилерском портфеле – 18 автомобильных брендов. Компания имеет 47 автосалонов: 19 в Москве, 25 в регионах РФ и 3 в Казахстане. В ГК «Автомир» работает более 5500 сотрудников.
Цель проекта — увеличить качество и скорость принятия решений в области управления денежными потоками группы компаний «Автомир», исключить задержки финансирования и кассовых разрывов. Для решения этой задачи необходимо было провести объединение всего контура финансового планирования и казначейского исполнения в единое информационное пространство, оперативно доступное 24 часа в сутки из любой точки России, заменить бумажные процессы согласования платежей на полностью электронные.
Компания «Автомир» имеет холдинговую структуру и территориально удаленные филиалы — торговые и сервисные площадки. Эти филиалы являются отдельными юрлицами, через которые ежедневно проходит поток денежных средств: поступления от продаж и сервиса, выплаты поставщикам за автомобили и административные расходы. Сложность финансового управления в этой ситуации связана с двумя обстоятельствами.
- Денежный поток каждого обособленного филиала несбалансирован с точки зрения финансовых разрывов. На практике это приводит к тому, что в каждый банковский день на одном филиале может быть поступление большого объема выручки, в то время как на другом филиале в тот же день возникнет потребность погасить, к примеру, большой кредит. Возможность перечислить денежные средства из филиала в филиал есть, но нет возможности быстро увидеть этот кассовый разрыв и принять решение.
- Для взвешенного принятия решений о нужных суммах и направлении перечислений надо видеть комплексную картину движения денежных средств по всем филиалам, причем в рамках оперативного контура управления.
Помимо этого, у компании есть филиалы в Казахстане, в связи с чем возникает необходимость мультивалютного учета в рамках холдинга и мультивалютного управления движением денежных средств.
Для автоматизации работы с денежными средствами была разработана специальная система планирования движения денежных средств и казначейского исполнения бюджетов на платформе «1С:Предприятие 8» с использованием фрагментов библиотеки «1С:Библиотека стандартных подсистем 8.2». Количество рабочих мест — более 900.
Пользователи из всех регионов подключаются к централизованной базе данных через терминальные сессии или тонкие клиенты платформы «1С:Предприятие 8.2». Все формы были реализованы на управляемом механизме с целью оптимизации трафика и возможности организации доступа через Web-интерфейс.
В созданной системе финансового планирования и казначейского исполнения для сотрудника казначейства был создан специальный «Пульт управления», в котором видна вся картина по счетам холдинга. В том числе, видны счета:
-
на которые пришла выручка;
-
на которых были остатки на начало дня;
-
с которых есть потребность осуществления платежей.
Те счета, в который остаток на начало дня + выручка не покрывают поданные инициаторами заявки на платеж, автоматически выделяются для привлечения внимания.
Поскольку счетов в разных банках и регионах более 100, разработчиками создан автоматический помощник балансировки денежного потока, который, исходя из описанной выше картины по счетам, предлагает автоматически создать платежи на пополнение дефицитных счетов за счет профицитных. «Наш подрядчик создал совершенно уникальный механизм, который позволяет наиболее оптимально проводить внутренние перечисления с учетом массы ограничений и условий, - отмечает Юлия Яровенко, заместитель финансового директора ГК «Автомир». — Для его этого специалисты подрядчика даже консультировались с профессиональными математиками! Механизм работает на основании транспортной задачи по методу Фогеля».
Изредка возникает ситуация дефицита денежных средств в рамках контура планирования, когда не остается счетов-«доноров» с положительными остатками от пришедшей выручки, а платить надо. Для этого случая разработаны два эшелона принятия решений.
- Кредитование — возможность оперативного привлечения из кредитной линии с учетом заданных ограничений. Исходя из специфики кредитования (например, кредит не привлекается для покрытия ранее полученного кредита) в системе учтены специальные ограничения, позволяющие определять соответствие статей кредитным линиям (целевое использование). Благодаря такому дополнительному контролю до открытия кредитной линии производится оценка соответствия заявок возможным кредитным линиям и подбирается наиболее оптимальный вариант.
- Перенос срока или аннулирование заявки: в случае невозможности получения кредита для заявки специалист казначейства согласовывает с ее куратором (менеджером ЦФО) возможность переноса заявки на другой день, либо аннулирования заявки.
Для быстрого выполнения указанных операций создано рабочее место для удобного выбора кредитного продукта с учетом возможного целевого использования. Второй функцией рабочего места стала возможность аналитического отбора планируемых платежей по заданным критериям с последующим переносом их на другой день или аннулированием. При массовом аннулировании инициатору направляется по электронной почте сообщение с указанием причины аннулирования.
«Хочу отметить крайне важный нюанс: созданный продукт работает в рамках операционного дня банков, а у ГК «Автомир» не один обслуживающий банк, — говорит Юлия Яровенко. — И все это в условиях, когда по основной массе платежей за товары заявки создаются и согласуются день в день».
В ходе проекта разработана методология и автоматизированы участки казначейского исполнения, оперативного финансового планирования, банковского обслуживания. В результате:
- обеспечено планирование и прозрачный учет движения денежных средств в рамках всех юридических лиц холдинга;
- бумажные процессы согласования платежей заменены на электронные, повышена эффективность выполнении казначейских функций, значительно сокращены трудозатраты компании;
- исключен ряд ошибок при проведении платежей, возникающих из-за человеческого фактора;
- появилась возможность принимать взвешенные и обдуманные решения в форс-мажорных ситуациях при возникновении потребности в неплановых крупных платежах, а также в связи с изменением условий кредитных линий банков.
«Наши инициаторы платежей получили общее информационное пространство по движению денег по своим платежам, например, местонахождение заявки в процессе согласования теперь не является для них «черным ящиком», — подытожила Юлия Яровенко. — Серьезно возросли возможности контроля. И в очень многих моментах мы снизили зависимость от человеческого фактора, включая функционал планирования движения денежных средств между нашими компаниями и банками».
