Автоматизация бухгалтерского, налогового и производственного учета, консолидация отчетности по стандартам МСФО в группе ОМЗ. Особенностью проекта стал его масштаб — холдинг территориально-распределен и объединяет более 60 предприятий. Перед проектом автоматизации требовалось провести большую методологическую работу, привести все предприятия к единой методологии учета. В результате проекта время раскрытия консолидированной отчетности группы сократилось в 5 раз, а время формирования консолидированной отчетности по МСФО сократилось на 25 %. При этом затраты на саму учетную функцию по холдингу сократились на 20 %.
«Объединенные машиностроительные заводы» (группа ОМЗ, группа Уралмаш - Ижора) — лидер тяжелого машиностроения России. Интегрированный инжиниринговый и научно-производственный холдинг объединяет более 60 компаний, в том числе 13 крупных производственных и инжиниринговых предприятий. На предприятиях группы трудятся почти 21 тысяча человек.
Цель проекта: постановка и автоматизация бухгалтерского, налогового и производственного учета, консолидация отчетности по стандартам МСФО в группе ОМЗ. Задачи проекта:
- обеспечение единой методологии учета по всей группе ОМЗ, поддержка специфики учета на предприятиях тяжелого машиностроения;
- сокращение времени формирования и трансформации отчетности по МСФО;
- повышение качества и прозрачности данных как в рамках отдельной единицы — компании холдинга, так и в Группе ОМЗ в целом;
- снижение трудозатрат на ведение учета и освобождение персонала для решения новых задач;
- сокращение затрат на сопровождение системы бухгалтерского, налогового и производственного учета.
«Рыночные условия требовали повысить эффективность, точность и оперативность учета, — рассказывает Наталья Полевая, главный бухгалтер группы ОМЗ. — Тем более что, помимо задачи получения прибыли, на холдинге лежит и высокая социальная ответственность. Ведь многие производства очень трудоемкие, и холдинг дает рабочие места почти 21 тысяче человек».
Один из способов повысить эффективность и точность учета — введение единой методологии учета по всей группе ОМЗ. Но унифицировать решение учетных задач оказалось непросто, так как на различных предприятиях группы ОМЗ (а их более 60-ти) учет был автоматизирован с помощью систем разных производителей. Да и сама степень их автоматизации была различной. К тому же на предприятиях разнились сами подходы к бухгалтерскому и налоговому учету, существовал различный документооборот, что затрудняло процесс формирования единой отчетности, требуемой руководством ОМЗ. Управляющая компания получала информацию в разной форме и с различным уровнем детализации. В результате было очень сложно консолидировать отчетность в соответствии со стандартами МСФО без потери данных.
Локальные, неунифицированные решения и отсутствие единой методологии учета вызывали целый ряд проблем:
-
был сильно затруднен, а во многих случаях невозможен контроль над выполнением предприятиями ОМЗ текущих требований законодательства по учетным функциям и по формам первичных документов;
-
практически невозможно контролировать правильность формирования единой консолидированной корпоративной отчетности;
-
приходилось решать отдельно для каждого предприятия задачи обмена данными с прочими информационными системами, что усложняло управление изменениями;
-
сопровождение нескольких локальных версий программного обеспечения приводило к серьезным затратам;
-
каждое предприятие вынуждено было самостоятельно решать вопросы поддержки и обновления своих учетных систем, зачастую имеющих ограниченную функциональность, недостаточную для предоставления отчетных данных управляющей компании. Возникали проблемы со сроками обновления и поддержки программного обеспечения.
Ситуацию с унификацией учетных задач усложняла специфика бухгалтерского и налогового учета в тяжелом машиностроении, а также управленческого учета в группе ОМЗ, в том числе и требование формирования себестоимости в разрезе заказов с учетом переделов.
«В рамках проекта, — добавляет Наталья Полевая, — требовалось решить задачу автоматизации процесса подготовки машиностроительного сегмента консолидированной финансовой отчетности для акционера ОМЗ — Газпромбанка — в установленных им форматах — от начала ее формирования до момента выгрузки в систему Газпромбанка. А также обеспечить гибкость системы к изменениям сроков и формата подготовки отчетности, устанавливаемых акционером».
В качестве инструмента использовались системы «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Консолидация 8». Фактически проект состоял из двух крупных подпроектов, связанных с созданием двух основных подсистем:
- создание единой системы бухгалтерского и налогового учета для предприятия холдинга на базе «1С:Управление производственным предприятием 8», адаптация типовой системы с учетом специфики крупного холдинга тяжелого машиностроения, и тиражирование ее на все предприятия холдинга;
- создание системы консолидации отчетности и трансформации ее в МСФО на базе «1С: Консолидация 8».
Проведена интеграция с несколькими системами.
- «1С:Автоматизированная система финансового управления» – система, разработанная на платформе
- «1С:Предприятие 8» для автоматизации планирования, бюджетирования и казначейского исполнения. Обмен данными в части платежных поручений, справочников «Контрагенты», «Договоры».
- «1С:Зарплата и управление персоналом» – обмен данными в части начисления заработной платы.
- «1С:Управление торговлей» – обмен данными в части прихода и движений по удаленному складу.
Упрощенно поток данных можно представить на следующей схеме:
Количество рабочих мест в системе «1С:Управление производственным предприятием 8» — 50. Количество пользователей «1С:Консолидации» — 120.
Главные особенности проекта связаны с его масштабом и территориальной распределенностью холдинга. Предприятия группы ОМЗ находятся в Подмосковье, в Санкт-Петербурге, на Урале и за пределами Российской федерации.
В связи с требованиями руководства компании было принято решение адаптировать программный продукт «1С:Управление производственным предприятием 8». Доработки затронули практически все типовые блоки системы, были разработаны новые документы, справочники и роли, печатные формы и отчеты. В результате адаптации появились следующие возможности:
- ведение более гибкого (по сравнению с типовым функционалом) аналитического учета финансовых вложений, в том числе расчета процента по ценным бумагам и займам выданным;
- формирование дебиторской и кредиторской задолженности с учетом деления на долгосрочную и краткосрочную задолженность по условиям договора;
- ведение аналитического учета спецодежды/спецоснастки выданной в разрезе подразделений;
- расчет транспортно-заготовительных расходов по доставке материальных ценностей;
- формирование налогового баланса, проведение межфилиальных расчетов;
- расчет налога на прибыль по обособленным подразделениям;
- восстановление НДС по косвенным расходам с учетом методологии предприятия;
- расчеты с комитентом/комиссионером по услугам.
Создать команду, способную решать поставленные задачи в масштабах холдинга, оказалось непросто. Компании-исполнители — «ОМЗ — Информационные технологии» и «Галфинд» — работали на проекте в одной связке, дополняя друг друга, поскольку понимали, что в дальнейшем им придется вместе сопровождать этот проект. Специалисты внедренческой команды четко представляли себе, что сконцентрироваться на учете специфики предприятий и отказаться от типовой конфигурации — значит, в будущем увеличить затраты на ее поддержку. Приходилось постоянно придумывать «обходные пути», чтобы и типовую конфигурацию не сломать, и обеспечить необходимую функциональность в системе. В итоге сегодня обновление систем проводится в очень жесткие сроки — не более недели.
«Наиболее активным участником и идеологом проекта со стороны управляющей компании стал главный бухгалтер, — отметил Павел Мышкин. — Она подключила к процессу все заинтересованные структуры, которые связаны с бизнес-процессами подготовки управленческой, бухгалтерской и финансовой отчетности — экономистов, финансистов, производственников, закупщиков и т. д.». Акционер и руководители холдинга понимали необходимость данного проекта и на всех этапах оказывали активную поддержку.
Система бухгалтерского, налогового и производственного учета, а также консолидации отчетности по стандартам МСФО на базе «1С:Консолидация 8» и «1С:Управление производственным предприятием 8» охватила все предприятия холдинга. Основные результаты:
- Обеспечено единство методологии учета по всей Группе ОМЗ.
- Повысилась степень достоверности и прозрачности данных.
- Существенно сократились сроки подготовки консолидированной финансовой отчетности Группы ОМЗ. Время раскрытия сформированной консолидированной отчетности сократилось в 5 раз.
- Время формирования консолидированной отчетности по МСФО сократилось на 25 %.
- Унифицирован метод отображения трансформационных корректировок при трансформации данных бухгалтерского учета в МСФО, этот процесс ускорен в 3 раза.
- Затраты на саму учетную функцию по холдингу сократились на 20 %.
- Отчет по сверке внутригрупповых оборотов сейчас делается в системе за три минуты, раньше он занимал два часа.
- Унифицирован справочник контрагентов и договоров в рамках всей Группы ОМЗ. Все предприятия холдинга теперь работают в едином справочнике почти на 15 000 контрагентов.
Сейчас продолжается тиражирование созданного типового решения на предприятия холдинга. Кроме того, в настоящее время на заводе Уралмаш идет проект по внедрению системы бюджетирования на новой системе «1С:ERP Управление предприятием 2.0». В перспективе по результатам этого проекта предполагается тиражирование созданного решения на другие предприятия группы ОМЗ. В дальнейшем планируется определить перечень задач, сходных для всех предприятий (например, «Казначейство»), и встроить их в единую типовую систему для предприятий холдинга, построить план-фактный анализ как в рамках бюджетирования, так и по МСФО. В более дальней перспективе обсуждается использование мобильных решений для доступа руководства группы ОМЗ к данным системы.
