Проектная команда, состоящая из специалистов IT-компании Lad и Юникон Бизнес Солюшнс, перевела кадровый учет и расчет зарплаты сотрудников группы Юникон с зарубежной системы на «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Ключевой особенностью проекта стал высокий исходный уровень автоматизации целевых бизнес-процессов и необходимость сохранить наработанную функциональность. Кроме того, новую систему предстояло развернуть в сжатые сроки в 5 компаниях группы со штатом более 1500 человек. Чтобы максимально снизить число ручных операций, в ходе проекта в «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» добавили около 100 уникальных доработок, в итоге на 30% уменьшилась трудоемкость при подготовке отчетности.
Группа Юникон — крупнейшая российская аудиторско-консалтинговая группа компаний, основанная в 1989 году. Компания оказывает услуги по таким направлениям как системная интеграция и трансформация бизнеса, ИТ-консалтинг, заказные разработки, аудит, налоговое, правовое, финансовое консультирование, бизнес-консультирование, сопровождение приложений и пользователей, аутсорсинг бизнес-процессов. Штат компании насчитывает около 1500 сотрудников.
Цель проекта: перейти с решения зарубежного вендора на «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП» и воспроизвести функциональность системы кадрового учета и расчета заработной платы.
Задачи проекта:
- организовать учет компаний группы Юникон в трех сепаратных информационных базах, количество пользователей каждой из которых доходит до 20 специалистов;
- настроить разграничение доступа к расчетным данным по отдельным компаниям и к руководству;
- реализовать возможность формирования необходимых отчетов;
- интегрировать новую систему в существующий ИТ-ландшафт, настроить обмен данными с несколькими мастер-системами.
На момент старта проекта в августе 2022 года кадровый учет в группе был автоматизирован на базе зарубежного ПО. При весьма высоком общем уровне автоматизации бизнес-процесса ПО не покрывало всех задач, а также медленно реагировало на изменения законодательства РФ.
С прекращением поддержки со стороны зарубежного вендора компания столкнулась с необходимостью быстро (до начала нового учетного периода) перейти на новую систему, сохранив бесперебойный процесс учета и сформировав отчетность уже с учетом всех изменений. Кроме того, была поставлена задача разделить учет по различным компаниям группы, сохранив единое информационное пространство и возможность доступа к информации сотрудникам кадрового и финансового подразделений. Для решения поставленных задач был выбран продукт «1С:Зарплата и управление персоналом».
Система автоматизации кадрового учета построена на базе программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП».
Система включает следующие функциональные блоки:
- Кадровый учет.
- Расчет и выплата зарплаты.
- Воинский учет.
- Подготовка регламентированной отчетности в: налоговые органы, органы статистики, ПФР.
- Обмен данными с другими ИТ-системами.
В рамках кадрового блока были автоматизированы следующие процессы:
- Прием, увольнение, перемещение сотрудников.
- Ведение договоров ГПХ.
- Настройка печатных форм кадровых документов.
- Автоматизация реестров кадровых документов в соответствии со сроком их хранения и нумерацией, принятой в компании.
- Настройка учета управленческих данных по персоналу:
- история работы в группе компаний,
- грейды,
- МВЗ,
- наставники.
- Настройка присвоения табельных номеров, кодов позиций справочников по маске мастер-системы.
- Синхронизация кадровых данных с мастер-системой; настройка различных вариантов отчетов для внутренних нужд компании.
В рамках зарплатного блока были автоматизированы следующие процессы:
- Расчет заработной платы, премий, отпусков, компенсаций, пособий, прочих начислений.
- Расчет резервов по оплате труда согласно положению об оплате труда, принятого в компаниях группы.
- Выплаты сотрудникам, подготовка промежуточных выплат сотрудникам. Выплаты по договорам гражданско-правового характера.
- Расчет налогов и взносов, подготовка всех видов зарплатной отчетности, отправка отчетности в контролирующие органы, выполнение сверок с ИФНС и фондами, контроль задолженностей перед бюджетом.
- Подготовка расчетных листов для рассылки сотрудникам, справок 2-НДФЛ и справок в произвольной форме.
- Подготовка различных вариантов отчетов для внутренних нужд компании.
Также настроен обмен данными с внутренними корпоративными системами — мастер-системой и Active Directory: автоматическая отправка необходимой бухгалтерской и управленческой информации о расчете заработной платы на электронные адреса сотрудников сокращает время на ввод данных и позволяет избежать ошибок. Реализовано распределение сотрудников по трем информационным базам, а также сложная ролевая модель: доступ к конфиденциальной информации разграничен в соответствии с должностными обязанностями и принадлежностью к различным группам компаний, что минимизирует риски утечки информации о сотрудниках компании.
Схема архитектуры
Ключевой особенностью проекта стал высокий исходный уровень автоматизации целевых бизнес-процессов и необходимость сохранить наработанную функциональность. Кроме того, новую систему предстояло развернуть в сжатые сроки в 5 компаниях группы с общим числом сотрудников более 1500 человек: команда вышла на проект 1 августа 2022 года, а запуск системы в промышленную эксплуатацию состоялся спустя пять месяцев — 09 января 2023 года.
Чтобы выполнить стоящие задачи, к работе над проектом были привлечены две команды. Партнером по автоматизации блока кадрового учета и настройке интеграции стала компания Юникон Бизнес Солюшнс, по автоматизации блока расчета заработной платы и настройке интеграции стала IT-компания Lad.
Ключевые этапы проекта проходили параллельно: написание бизнес-требований, проектирование и разработка, тестирование, запуск системы в промышленную эксплуатацию. Такой подход позволил уложиться в довольно сжатые сроки и практически в режиме реального времени адаптировать систему к изменениям в законодательстве по НДФЛ. В результате первая отчетность в новой системе с учетом всех актуальных требований была успешно сдана в январе 2023 года.
Чтобы максимально снизить число ручных операций, в ходе проекта было добавлено 100 уникальных доработок по 3-м основным направлениям:
- Создано 14 форм документов, позволяющих автоматически формировать приказы, трудовые договоры и другие документы в соответствии с требованиями законодательства и внутренними корпоративными стандартами.
- Усовершенствован функционал для расчета и начисления доплаты за период нетрудоспособности по правилам компании, расчета переменной части вознаграждения за предыдущие периоды. Появилась возможность распределять платеж одному сотруднику на несколько счетов в заданной пропорции, распределять зарплатные ведомости по отдельным банкам, а также выделять в отдельную ведомость выплаты сотрудникам-нерезидентам. Реализована доплата за больничный до оклада. Добавлен функционал назначения и выплаты отложенных премий.
- Добавлено 12 аналитических отчетов: отчет по начислениям (удержаниям, взносам) в разрезе мест возникновения затрат, отчет для проверки среднего заработка, используемого при расчете резервов отпусков, отчет по суммам резервов отпусков в разрезе мест возникновения затрат и др.
Уменьшилась трудоемкость при подготовке регламентированной отчетности
- Основным итогом проекта стала возможность вести кадровый учет и расчет заработной платы и формировать отчетность с учетом всех требований законодательства. Чтобы максимально снизить число ручных операций, в ходе проекта в «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП» добавили около 100 уникальных доработок, в итоге заказчик на 30% уменьшил трудоемкость при подготовке регламентированной отчетности и ускорил подготовку отчетов благодаря созданию типовых форм, ускорил расчет премий сотрудникам и оценочных обязательств по отпускам и получил систему, быстро учитывающую все обновления законодательства.
- В новой системе заказчик автоматически формирует отчеты для сдачи в Росстат, ИФНС, СФР, ПФР, в том числе и загружает их в систему Контур.Экстерн, автоматически формирует обязательные формы для подачи в военкомат. Автоматизирован процесс формирования ежемесячной и квартальной премии, а также расчет оценочных обязательств (резервов) по отпускам, что снизило трудозатраты сотрудников кадровых и финансовых подразделений.
- Улучшилась интеграция с банками: зарубежное ПО требовало разработки интеграционных модулей под каждый банк-клиент, а система «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП» имеет форматы выгрузки, которые принимаются большинством банков
- Настроен обмен данными с внутренними корпоративными ИТ-системами. Реализовано распределение сотрудников по трем информационным базам, а также сложная ролевая модель.
