В ФГБУ «НМИЦ РК» Минздрава России проведена полноценная централизация бухгалтерского учета 5 филиалов на базе решения «1С Бухгалтерия государственного учреждения». Во время реализации проекта пришлось учитывать, что филиалы вели работу не просто в разных базах, но и применяли разные, специфические, особенности учета по регистрации отдыхающих, курортных сборов и диетпитанию. После завершения проекта организация перешла на полностью централизованное ведение бухучета в единой базе. Это упростило и облегчило учет как для головной организации, так и для бухгалтеров в филиалах.
Федеральное государственное бюджетное учреждение «Национальный медицинский исследовательский центр реабилитации и курортологии» Минздрава России (ФГБУ «НМИЦ РК») является головным научно-практическим и лечебным учреждением по проблемам восстановительной медицины, медицинской реабилитации, физиотерапии и курортологии.
Цели проекта:
- упростить учет в организации с помощью централизации всех филиалов;
- снизить нагрузку на сотрудников, которые ведут учет как в филиалах, так и в централизованной бухгалтерии.
Задачи проекта:
- автоматизировать реорганизацию филиалов организации;
- привести к единообразию учет между филиалами, устранить расхождения;
- провести слияние 5 филиалов в единую базу централизованной бухгалтерии;
- настроить интеграцию блока учета диетпитания филиалов с централизованной бухгалтерией;
- произвести передачу всех остатков на централизованную бухгалтерию.
До реализации проекта учет филиалов велся в различных информационных системах, с различной методологией ведения учета диетпитания, курортного сбора и регистрации проживающих. В связи с этим бухгалтерам в филиалах приходилось самостоятельно вести учет, подготавливать отчетность, а в центральной бухгалтерии перепроверять, указывать на возникающие ошибки, ждать исправлений и снова проверять. Все это отнимало много времени и сил.
Централизованная система бухгалтерского учета построена на базе решения «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» в центральном офисе и программах «1С:Медицина. Больничная аптека» и «Регистратура» в филиалах.
Создана общая база данных, к которой могут подключаться все бухгалтеры филиалов компании.
Для успешного перехода к централизованной системе учета, был разработан и выполнен план по переносу данных с филиалов в центральную базу. Этот этап включал в себя:
- Ликвидацию организаций филиалов и свертку их баз данных
- Выгрузку данных из локальных баз филиалов, включая бухгалтерские записи, отчеты, и другую важную информацию.
- Тщательную проверку данных на целостность и точность перед их загрузкой в центральную базу.
- Загрузку данных в общую базу и последующую их проверку.
Настроены права доступа для пользователей из филиалов в соответствии с их ролями и обязанностями. Настроены и адаптированы дополнительные блоки «Диетпитание» и «Курортный сбор» в централизованной бухгалтерии. Автоматизирована функция ведения и расчета калькуляции блюд, составления меню раскладок, ведения корректного учета остатков, оформление курортного сбора и т.д.
Настроен полноценный обмен данными с филиалами. В каждом филиале работают системы «1С:Медицина. Больничная аптека» и «Регистратура». Автоматизирована функция выгрузки данных о проживающих, ведения складского учета медикаментов и тд. для обмена этими данными с центральным офисом.
*«Регистратура», «Диетпитание» и «Курортный сбор» — это самописные модули, которые использовались в организации заказчика до начала проекта по централизации.
- Консолидация данных из нескольких баз. Одной из главных особенностей проекта была необходимость объединения данных из различных баз филиалов. Для решения этой задачи были успешно применены правила конвертации данных. Конвертация включала в себя процесс анализа и структурирования информации из разных форматов, стандартизацию данных и их перенос в центральную базу. Этот этап позволил обеспечить единый формат данных и облегчил процесс последующей обработки и анализа.
- Реорганизация учета с учетом особенностей филиалов. Каждый из филиалов имел свои особенности в учете, связанные с типом деятельности и спецификой предоставляемых услуг. Для успешной реорганизации учета были разработаны и реализованы автоматизированные обработки. Например, для филиалов, занимающихся оказанием услуг в сфере медицины и отдыха, были созданы обработки по списанию, принятию остатков по счетам и учету регистрации отдыхающих. Адаптация функционала в соответствии с особенностями каждого филиала позволила более эффективно учитывать и контролировать все аспекты бухгалтерской отчетности.
- Перенос неспецифического учета. Одной из сложных задач было перенос неспецифического учета, такого как диетическое питание и регистрация отдыхающих, в центральную систему. Для решения этой проблемы были разработаны и применены доработанные правила синхронизации и автоматизированные обработки. Например, для учета регистрации и курортного сбора были созданы специальные обработки, которые обеспечивали точную и актуальную информацию в центральной базе данных. Адаптация функционала по диетическому питанию потребовала изменений в основной конфигурации программы, чтобы учесть специфические требования.
- Обучение медперсонала. Важной частью проекта стало обучение медицинского персонала работе с программой. Оно включало проведение обучающих семинаров, разработку инструкций и руководств по использованию программы. Медперсонал получил необходимые навыки для ввода данных, генерации отчетов и обработки информации в новой централизованной системе. Обучение было организовано таким образом, чтобы максимально сократить период адаптации и обеспечить бесперебойную работу.
Снизились расходы на оплату труда
За счет централизации учета удалось:
- упростить ведение учета;
- снизить количество ошибок в 3 раза ;
- сократить время получения актуальной информации с нескольких дней до 2-3 минут;
- упростить работу бухгалтеров и медперсонала в филиалах;
- повысить скорость создания отчетности. Вместо недели теперь отчет можно собрать за час или быстрее
Все это позволило повысить экономическую эффективность на 4% и снизить расходы на оплату труда на 12%.
