Компания «Технологии ОФС» в сжатые сроки перешла на работу в информационной системе на базе «1С:ERP. Управление холдингом». Ранее компания вела учет в системе транснационального холдинга на базе «SAP R/3». В мае 2022 года, в связи с принятием различного санкционного и контр-санкционного законодательства, продолжение работы в системе SAP R/3 стало невозможным. Проект перехода был жестко ограничен сроком окончательного отключения компании от учетной системы SAP: ведение учета остановлено в мае 2022 года, доступ к историческим данным и справочникам прекращен в ноябре 2022 года. Уже через 2 месяца после старта работ по проекту в новую систему перевели учет продаж, закупок, движения денежных средств. Еще через месяц реализован запуск складского учета, всех учетных процессов и процессов планирования производства на одном из основных заводов компании. На данный момент автоматизирована вся система управленческого и оперативного учета по стандартам US GAAP, в том числе многоязыковой учет наименований номенклатуры и других справочников. Используются методики Activity Rate и Freight Rate для расчета стоимости и учета расходов. Система управления закупками основана на логике и методике, изначально реализованной в SAP (PR-PO-GR-IR) с контролем по линиям PO. Приемка (GR) производится не только по товарам, но и по услугам.
АО «Технологии ОФС» предоставляет высокотехнологичные нефтесервисные услуги и оборудование для топливно-энергетического комплекса. Группа компаний была сформирована в ноябре 2022 года в ходе процесса передачи российских активов холдинга Baker Hughes (США) российскому менеджменту. Основные предприятия: Тюменский завод нефтепромыслового оборудования и Нижневартовский завод по производству погружных насосов для добычи нефти. Помимо них действуют производственные и сервисные площадки в Ноябрьске, Усинске, Нефтеюганске, Ленске, Новом Уренгое, Нягани и на Сахалине. Компания владеет производственными и сервисными мощностями в 11 регионах РФ. В АО «Технологии ОФС» существует порядка 7 продуктовых линеек (фактически, это разные виды бизнеса).
Цель проекта — перевести учет предприятия в систему на базе «1С:ERP. Управление холдингом» с сохранением методологии учета по стандартам US GAAP в сжатые сроки и без остановки предприятия.
Ключевые задачи проекта:
- В кратчайшие сроки наладить минимальный оперативный учет в компании (закупки, склад, продажи, дебиторская и кредиторская задолженность). К моменту запуска учет в зарубежной ERP-системе уже не велся, весь оперативный учет отражался в таблицах Microsoft Excel.
- В максимально сжатые сроки осуществить перенос всех необходимых мастер-данных и учетных остатков из зарубежной ERP-системы до момента полного отключения доступа (3 месяца).
- Сохранить базовую систему управленческого учета, основанную на стандартах US GAAP (национальные стандарты бухгалтерского учета), желательно сохранить учет стоимости по методике Standart Costing или предложить близкий к нему метод.
- После запуска минимального оперативного контура провести полную автоматизацию всех процессов предприятия — от заявки на закупку канцелярии до контроля выполнения работ в скважинах и месторождениях.
До мая 2022 года российское подразделение компании Baker Hughes для ведения оперативного и управленческого учета использовало единую корпоративную систему на базе программного продукта класса ERP зарубежного вендора, развернутую на серверах головной компании в США. В мае 2022 года в связи с резким изменением внешнеполитической ситуации в мире и принятием различного санкционного и контр-санкционного законодательства стало невозможным использование глобальных продуктов компании Бейкер Хьюз. Руководство компании приняло решение о переводе управленческого и оперативного учета в локальную учетную систему на базе «1С:ERP. Управление холдингом» (в составе комплекта «1С:Корпорация»).
Информационная система компании построена на базе решения «1С:ERP. Управление холдингом» в составе «1С:Корпорация».
Автоматизированы следующие участки:
- Управление продажами, логистикой и транспортом.
- Складской учет.
- Учет бухгалтерский, налоговый, включая регламентированную отчетность.
- Закупки.
- Учет по международным стандартам.
- Производство.
- Взаиморасчеты с поставщиками и покупателями.
Схема архитектуры
Проект перехода был жестко ограничен сроком окончательного отключения компании от учетной системы зарубежного вендора: ведение учета остановлено в мае 2022 года, доступ к историческим данным и справочникам прекращен в ноябре 2022 года. Также был приостановлен доступ к глобальной инфраструктуре в мае 2022 года.
Уникальность проекта:
- Запуск продаж, закупок, учета движений денежных средств в «1С:ERP. Управление холдингом» через 2 месяца после старта работ по проекту. Еще через месяц запуск складского учета и всех учетных процессов и процессов планирования производства на Тюменском кабельном заводе.
- Вся система управленческого и оперативного учета реализована по стандартам US GAAP.
- Реализован многоязыковой учет наименований номенклатуры и других справочников.
- Используются методики учета Activity Rate и Freight Rate для расчета стоимости и учета расходов.
- Система управления закупками основана на логике и методике, изначально реализованной в зарубежной ERP-системе (PR-PO-GR-IR) с контролем по линиям PO. Приемка (GR) производится не только по товарам, но и по услугам.
- Сложная матричная система согласования документов для двух типов процессов закупок (PO/Non-PO) с возможностью согласования отдельных линий (строк) документов.
- Работа с финансовыми входящими документами (ЭДО или скан-образы УПД/ТОРГ-12/СФ) с полной цепочкой согласования встроенная в систему управления закупками (GR-IR) c делением на PO и Non-PO процессы.
- Реализован раздельный учет операций по признанию выручки и себестоимости продаж в методике US GAAP (выручка признается в момент формирования документа продажи, себестоимость продаж — в момент списания со склада, аналог неотфактурованных поставок, только в продажах).
- Учет ОС по стандартам US GAAP. Запущен полноценный забалансовый складской учет основных средств, участвующих в генерации выручки (Rental Tools). Учет движений и контроль остатков совместно с балансовыми ТМЦ в общих документах.
- Реализован учет дебиторской и кредиторской задолженности по одному документу отгрузки или закупки в разрезе нескольких подразделений (разные Profit- и Cost-центры в строках одного документа).
- Автоматизирован учет предварительных начислений (Accrual Accounting).
- Ремонты являются частью коммерческой операционной деятельности, а не поддержкой производственного оборудования.
- Авансовые отчеты являются не частью процессов бухгалтерского учета, а шире. Подотчетные лица учувствуют в категоризации расходов по командировкам и вахтам.
- Проведен глубокий реинжиниринг бизнес-процессов и методик учета по различным функциональным областям.
- Удалось автоматизировать операционную и финансовую деятельность 9 различных видов бизнеса в рамках одной информационной системы без принципиальных изменений центральных механизмов «1С:ERP. Управление холдингом».
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорилось получение отчетности
- В результате быстрого внедрения и гибкого подхода удалось избежать приостановки деятельности компании.
- В системе «1С:ERP. Упрвадение холдингом» полностью запущены, с учетом указанных особенностей, следующие блоки учета: закупки, запасы и складской учет, затраты, продажи, взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, внутригрупповые сделки, денежные средства.
- В едином учетном контуре автоматизированы процессы, ранее существовавшие в 11 различных системах.
- Полностью запущен позаказный учет производства одного из ключевых заводов (Тюменский завод нефтепромыслового оборудования).
- Оперативно выстроены процессы контроля закупок, согласований и складских операций с отслеживанием аудиторского следа (compliance и 3-way match).
- Реализован складской забалансовый учет основных средств через типовые документы складского учета с серийными номерами (более 20 тыс. единиц).
- Созданная система на базе «1С:ERP. УХ» поддерживает план счетов US GAAP с привязкой ко всем операциям в запущенных подсистемах.
- Реализован уникальный метод расчета себестоимости производства с использованием Activity Rate и Freight Rate.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях — 5%,
- ускорение получения управленческой отчетности — 15%,
- ускорение получения регламентированной отчетности — 25%,
- сокращение операционных и административных расходов — 20% .
