«Почта России» разработала автоматизированную систему управления закупками. В ходе проекта оптимизированы бизнес-процессы по управлению закупочными процедурами, существующими в аппарате управления, предприятия и филиалах. Выстроена единая система проведения закупочной деятельности на всех уровнях предприятия без отрыва от рабочего процесса предприятия, повысилась управляемость и прозрачность процесса. Всего создано 10 000 автоматизированных рабочих мест.
ФГУП «Почта России» — федеральный почтовый оператор, который входит в перечень стратегических предприятий. Включает около 42 000 объектов почтовой связи. Предприятие оказывает услуги почтовой связи, транспортные, логистические и финансовые услуги физическим и юридическим лицам на всей территории страны.
Цель проекта: обеспечить возможность сбора, контроля и анализа информации о закупочной деятельности подразделений.
Задачи проекта: автоматизировать рабочие процессы исполнения функций по сбору потребностей со всех структурных подразделений ФГУП «Почта России», а также функции по подготовке, проведению и учету закупок на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в полном соответствии с нормативно-правовой документацией.
Основной причиной для внедрения системы автоматизации явилась необходимость в оптимизации бизнес-процессов по управлению закупочными процедурами, существующими в аппарате управления предприятия и филиалах.
На предприятии ранее уже были внедрены системы, реализованные на базе программных продуктов фирмы «1С», — система электронного документооборота (СЭД), автоматизированная система коммерческого учета (АСКУ), автоматизированная система бухгалтерского и налогового учета (АСБНУ). Заказчика удовлетворяло качество и уровень осуществляемой поддержки. Поэтому для решения новых задач было выбрано флагманское решение фирмы «1С» — «1С:Управление холдингом 8».
Автоматизированная система управления закупками (АИС УЗ), построенная базе решения «1С:Управление холдингом».
Информационная система состоит из следующих компонентов:
- кластер серверов приложений «1С»;
- сервера СУБД,
- сервера файлового хранилища.
Система АИС УЗ (Автоматизированная информационная система управления заказом) взаимодействует с внутренними пользователями, служебными системами и прикладными системами Предприятия в корпоративной среде передачи данных (КСПД).
Сопровождение системы происходит в соответствии с ITIL.
Архитектура решения обеспечила автоматизацию следующих функций:
- ППЗ – формирование и согласование позиций плана закупок.
- СПЗ – формирование и согласование сводного плана закупок предприятия.
- ПЗ – формирование плана закупок для публикации на ЕИС (единая информационная система) и ЭТП (электронная торговая площадка).
- ЗНЗ – формирование и согласование плана на закупку.
- ДПЗ – подготовка и согласование документации по закупке.
- ТЗ НА ЗАКУПКУ – техническое задание на закупку.
- СЭД – система электронного документооборота.
- ЦБД – центральная база данных.
- Подсистема ведения НСИ – подсистема ведения нормативно-справочной информации.
Схема архитектуры
Особенность проекта в том, что созданная система обеспечивает выполнение следующих функций:
- организация полного цикла закупочных процедур (централизованных, децентрализованных);
- формирование и корректировка годового плана закупки товаров (работ, услуг);
- формирование плана закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств, а также внесение изменений в такой план;
- формирование пользователями заявок, закупочной документации, протоколов, отчетов и пр;
- ведение информационных реестров, регламентированных действующим законодательством РФ и Положением о закупке товаров, работ, услуг для нужд ФГУП «Почта России»;
- формирование сводных аналитических отчетов по закупочной деятельности;
- формирование извещений о закупках;
- уведомление пользователей системы по преднастроенным событиям;
- интеграция информационных ресурсов заказчика со смежными и внешними системами.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Снижение объемов материальных запасов
Сокращение сроков исполнения заказов
Произведена автоматизация закупочной деятельности предприятия в части годового планирования в соответствии с 223-ФЗ и ЛНА, включая:
- автоматизацию процесса сбора заявок на закупку;
- согласование документов в соответствии с ЛНА Предприятия;
- интеграция и публикация на ЕИС;
- возможность проведения централизованных и многолотовых закупок;
- проведение закупочных процедур на ЭТП СБ АСТ, ЕЭТ;
- произведено внедрение на всех уровнях предприятия.
Решение указанных задач позволило улучшить управляемость и прозрачность процесса, выстроить единую систему проведения закупочной деятельности на всех уровнях предприятия без отрыва от рабочего процесса предприятия.
Экономический эффект от внедрения:
- Сокращение трудозатрат в подразделениях — 50%.
- Ускорение получения управленческой отчетности — 40%.
- Ускорение получения регламентированной отчетности — 20%.
- Сокращение операционных и административных расходов — 33%.
- Снижение объемов материальных запасов — 15%.
- Рост оборачиваемости складских запасов — 15%.
- Сокращение сроков исполнения заказов — 40%.
- Ускорение обработки заказов — 75%.
