Компания «Молвест» автоматизировала процессы централизованного казначейства на базе «1С:Управление холдингом». В рамках проекта была выполнена автоматизация в одной бизнес-единице с последующим поэтапным масштабированием на все пдразделения. В результате в единой базе «1С Управление холдингом» можно сформировать отчетность по планируемым платежам, исполнению лимитов ДДС и фактическим платежам по всем бизнес-единицам компании.
Компания «Молвест» — российский производитель и переработчик молока. В его состав входят 10 молочных ферм в Воронежской области, 9 заводов и 13 торговых представительств на территории РФ. Компания производит 500 000 тонн молока в год и более 250 наименований продукции из молока.
Цель проекта: автоматизировать процессы контроля исполнения лимитов ДДС по всем бизнес-единицам холдинга по направлению «производство и переработка».
Задачи проекта:
- Получить инструменты установки и корректировки лимитов ДДС по ЦФО в информационной системе с использованием маршрутов согласования.
- Выполнять контроль исполнения лимитов ДДС автоматически в единой информационной системе.
- Получить полную отчетность об исполнении лимитов ДДС в единой информационной системе.
Цель проекта: автоматизировать процессы управления планируемыми оплатами по всем бизнес-единицам холдинга по направлению «производство и переработка».
Задачи проекта:
- Ускорить процессы согласования всех планируемых исходящих платежей, за счет выполнения согласования в единой информационной системе. Уйти от согласования планируемых платежей на бумаге.
- Получить инструмент оперативного планирования всех денежных потоков — платежный календарь и формировать реестры платежей по компаниям группы направления «производство и переработка» в единой информационной системе.
- Получать полную отчетность о планируемых и фактических движениях денежных средств в единой информационной системе в онлайн-режиме.
География проекта
Производственные площадки, входящие в холдинг:
- Молочный завод Ульяновск (юрлицо).
- Сыркомбинат Тихорецкий (юрлицо).
- Хохольский молочный завод — филиал ПАО Молочный комбинат «Воронежский».
- Калачеевский сырзавод — филиал ПАО Молочный комбинат «Воронежский».
- Маслодел (Саратов) (юрлицо).
- Молочный завод Богучар (юрлицо).
- Фирма «Малыш» (юрлицо).
- Молочный завод Верхнемамонский (юр.лицо).
- Новохоперск — филиал ПАО Молочный комбинат «Воронежский».
АО «Молвест» включает обособленные подразделения (представительства) в городах: Тихорецк, Краснодар, Ростов-на-Дону, Курск, Липецк, Москва, Санкт-Петербург, Волгоград, Ульяновск, Тольятти, Саратов.
До начала проекта контроль лимитов в части казначейства был крайне затруднен, так как не был автоматизирован, выполялся вручную по разным направлениям расходов разными службами, сопровождался большим объемом ручного труда (план-факт — в MS Excel).
Процессы казначейства не автоматизированы, что приводило:
- к высоким трудозатратам финансового отдела и бухгалтерии — на проведение рутинных операций.
- высоким трудозатратам инициаторов платежей — на подписание у всех согласующих бумажного эквивалента заявки на оплату/корректировки лимитов — служебной записки. После передачи в оплату инициатор не имел возможности самостоятельно отслеживать статус исполнения платежа.
- рискам несвоевременной оплаты из-за длительного процесса согласования.
Бухгалтерский учет был разделен между двумя базами «1С:Управление производственным предприятием», не было возможности в единой системе увидеть все движения денежных средств по холдингу.
До старта проекта было проведено предпроектное обследование процессов бюджетирования, казначейства и управленческого учета. По его результатам — подготовлено проектное решение с дорожной картой проекта и описанием задач и результатов по каждой стадии. Проект было решено стартовать с наиболее критичных для компании процессов — казначейства.
В качестве подготовительного этапа был разработан план обмена между двумя базами «1С:Управление производственным предприятием» и базой «1С:Управление холдингом» — для загрузки в «1С:Управление холдингом» необходимой НСИ. Работы были начаты 23.07.21 и полностью завершены — 23.11.21. Внедрение можно было выполнить значительно раньше, но потребовалось почти 2 месяца для обработки дублей справочников в базах «1С:Управление производственным предприятием». И все же, перенос даты внедрения по интеграции НСИ не повлиял.
В ходе проекта в системе на базе решения «1С:Управление холдингом» были автоматизированы следующие процессы по всем бизнес-единицам компании:
- Управление лимитами ДДС:
- установка лимитов БДДС (пока вручную и с помощью обработки загрузки из шаблона в MS Excel, внедрение подсистемы бюджетирования запланировано далее в ходе проекта);
- корректировка лимитов (перенос, увеличение);
- перераспределение лимитов между аналитиками учета лимитов;
- резервирование лимита БДДС под конкретный договор.
- Управление планируемыми платежами:
- формирование заявок на оплату по всем бизнес-единицам компании осуществляется в единой базе. Это позволило аккумулировать всю информацию о планируемых (запрашиваемых инициаторами) платежах, а также истории их согласования в единой базе. Часть заявок на оплату создается в «1С:Управление холдингом» автоматически по создаваемым в базах «1С:Управление производственным предприятием» нетиповым документам планируемых платежей за сырье.
- настроены сложные (от 53 до 363 элементов этапов универсальных процессов в настроенных маршрутах согласования, с различными условиями перехода, с использованием настроенных источников данных и расширенной адресацией) маршруты согласования заявок на оплату, корректировок лимитов, оперативных планов, реестров платежей. Доработаны оповещения о поступившей задаче на почту — выведены все необходимые для принятия решения данные, включая приложенные к заявке на оплату файлы.
- Разработана ролевая модель с ограничением доступа к объектам по внедренным процессам в зависимости от разрешенных пользователю группы доступа ЦФО, организации, статьи ДДС.
- Разработана интеграция между информационными системами «1С:Управление производственным предприятием» и 1С:Управление холдингом:
- Реализована выгрузка согласованных к оплате заявок на оплату в две базы «1С:Управление производственным предприятием» — по базе учета организации.
- заявка на оплату после согласования реестра платежей в «1С:Управление холдингом» регистрируется на обмен в «1С:Управление производственным предприятием».
- при загрузке в «1С:Управление производственным предприятием» — создается документ «Платежное поручение исходящее» (ППИ) для дальнейшего дополнительного согласования (с использованием согласования в мобильном приложении telegram) и выгрузки в клиент-банк. ППИ доработано — добавлены реквизиты связанной заявки на оплату и оплачиваемой платежной позиции заявки.
- Реализована загрузка факта платежей по банку и кассе из 2 баз «1С:Управление производственным предприятием» в «1С:Управление холдингом». Выгрузка платежей в клиент-банк и загрузка выписки из клиент-банка осуществляется на стороне баз «1С:Управление производственным предприятием». После проведения загруженной выписки банка, проведенные документы выписки с обменом передаются в базу «1С:Управление холдингом». Таким образом, в базе «1С:Управление холдингом» меняется состояние исполнения платежных позиций, появляется информация для отчетности по движению ДС по всему холдингу, исполнению запланированных платежей.
- На базе типовых отчетов разработан ряд пользовательских отчетов по планируемому и фактическому движению ДДС с ограничением прав доступа в соответствии с доступами по ролевой модели.
Схема архитектуры
В ходе проекта, с целью адаптации продукта под процессы компании были произведены доработки системы:
- Доработан механизм назначения заместителей — добавлена возможность назначать заместителей для любого пользователя с установкой даты окончания замещения.
- На базе типового отчета разработан отчет об истории согласования документов, выводящий в том числе текущий этап согласования и его исполнителя.
- Реализовано уменьшение лимитов ДДС по операциям взаимозачетов.
- Реализована возможность отбора заявок на оплату в платежном календаре при создании реестра платежей по ключевым реквизитам: статья ДДС, Контрагент, банковский счет.
- Для передачи заявок на оплату в базы «1С:Управление производственным предприятием» в форму заявки на оплату добавлена возможность указать ЦФО плательщика, отличающегося от ЦФО планирования.
- Доработана логика проведения документов «Корректировка лимитов» — до завершения согласования документа лимит резервируется и только после окончания согласования становится доступным к использованию.
- Доработано оповещение на почту о поступившей задаче согласования — добавлены дополнительные данные согласуемого документа, передача вложенных файлов, история согласования документа с визами предыдущих согласующих.
- Для удобства пользователей в форму документа «Операционный план» по виду операций добавлена возможность указания суммы резервирования лимита ДДС в валюте, отличной от валюты управленческого учета и планового курса по ней для пересчета в валюту управленческого учета.
- Разработана возможность переноса лимита ДДС между годами.
- Разработан механизм автоматического создания и заполнения документов операционного планирования движений ДС (недельный план платежей) на основании созданных заявок на оплату с сохранением связи для целей анализа в отчетности об исполнении оперативных планов.
- Разработан механизм контроля заполнения аналитик статей ДДС при проведении заявки на оплату в зависимости от ЦФО планирования, с гибкой настройкой параметров контроля в пользовательском режиме. Этот механизм позволяет получать требуемую детализацию по статьям ДДС в управленческой отчетности по одним ЦФО без выделения новых статей ДДС или заполнения ненужной по другим ЦФО аналитики статей ДДС.
- Разработан механизм оперативных остатков ДС на банковских счетах для работы с платежным календарем.
По итогу выполнения работ по стадии автоматизации процессов казначейства заказчик получил следующие ключевые результаты:
- Все лимиты ДДС (до нужной глубины аналитики) помесячно вносятся в единую информационную систему. Здесь можно оперативно отслеживать использование лимитов ДДС по всем бизнес-единицам компании и оперативно управлять ими.
- Все планируемые платежи бизнес-единиц проходят инициацию и согласование в единой базе — «1С Управление холдингом», ред. 3.1. Это позволило полностью отказаться от согласования служебных записок на бумаге в части изменений лимитов по бюджету и планируемых платежей.
- В единой базе «1С Управление холдингом», ред. 3.1 можно сформировать отчетность по планируемым платежам, исполнению лимитов ДДС и фактическим платежам по всем бизнес-единицам компании.
