||
Краткое описание

Компания «Молвест» автоматизировала процессы централизованного казначейства на базе «1С:Управление холдингом». В рамках проекта была выполнена автоматизация в одной бизнес-единице с последующим поэтапным масштабированием на все пдразделения. В результате в единой базе «1С Управление холдингом» можно сформировать отчетность по планируемым платежам, исполнению лимитов ДДС и фактическим платежам по всем бизнес-единицам компании.

ПАО Молочный комбинат «Воронежский»
Заказчик

Компания «Молвест» — российский производитель и переработчик молока. В его состав входят 10 молочных ферм в Воронежской области, 9 заводов и 13 торговых представительств на территории РФ. Компания производит 500 000 тонн молока в год и более 250 наименований продукции из молока.

1
Цели и задачи

Цель проекта: автоматизировать процессы контроля исполнения лимитов ДДС по всем бизнес-единицам холдинга по направлению «производство и переработка».

Задачи проекта:

  1. Получить инструменты установки и корректировки лимитов ДДС по ЦФО в информационной системе с использованием маршрутов согласования.
  2. Выполнять контроль исполнения лимитов ДДС автоматически в единой информационной системе.
  3. Получить полную отчетность об исполнении лимитов ДДС в единой информационной системе.

Цель проекта: автоматизировать процессы управления планируемыми оплатами по всем бизнес-единицам холдинга по направлению «производство и переработка».

Задачи проекта:

  1. Ускорить процессы согласования всех планируемых исходящих платежей, за счет выполнения согласования в единой информационной системе. Уйти от согласования планируемых платежей на бумаге.
  2. Получить инструмент оперативного планирования всех денежных потоков — платежный календарь и формировать реестры платежей по компаниям группы направления «производство и переработка» в единой информационной системе.
  3. Получать полную отчетность о планируемых и фактических движениях денежных средств в единой информационной системе в онлайн-режиме.
2
Ситуация до старта проекта

География проекта

Производственные площадки, входящие в холдинг:

  1. Молочный завод Ульяновск (юрлицо).
  2. Сыркомбинат Тихорецкий (юрлицо).
  3. Хохольский молочный завод — филиал ПАО Молочный комбинат «Воронежский».
  4. Калачеевский сырзавод — филиал ПАО Молочный комбинат «Воронежский».
  5. Маслодел (Саратов) (юрлицо).
  6. Молочный завод Богучар (юрлицо).
  7. Фирма «Малыш» (юрлицо).
  8. Молочный завод Верхнемамонский (юр.лицо).
  9. Новохоперск — филиал ПАО Молочный комбинат «Воронежский».

АО «Молвест» включает обособленные подразделения (представительства) в городах: Тихорецк, Краснодар, Ростов-на-Дону, Курск, Липецк, Москва, Санкт-Петербург, Волгоград, Ульяновск, Тольятти, Саратов.

До начала проекта контроль лимитов в части казначейства был крайне затруднен, так как не был автоматизирован, выполялся вручную по разным направлениям расходов разными службами, сопровождался большим объемом ручного труда (план-факт — в MS Excel).

Процессы казначейства не автоматизированы, что приводило:

  • к высоким трудозатратам финансового отдела и бухгалтерии — на проведение рутинных операций.
  • высоким трудозатратам инициаторов платежей — на подписание у всех согласующих бумажного эквивалента заявки на оплату/корректировки лимитов — служебной записки. После передачи в оплату инициатор не имел возможности самостоятельно отслеживать статус исполнения платежа.
  • рискам несвоевременной оплаты из-за длительного процесса согласования.

Бухгалтерский учет был разделен между двумя базами «1С:Управление производственным предприятием», не было возможности в единой системе увидеть все движения денежных средств по холдингу.

До старта проекта было проведено предпроектное обследование процессов бюджетирования, казначейства и управленческого учета. По его результатам — подготовлено проектное решение с дорожной картой проекта и описанием задач и результатов по каждой стадии. Проект было решено стартовать с наиболее критичных для компании процессов — казначейства.

В качестве подготовительного этапа был разработан план обмена между двумя базами «1С:Управление производственным предприятием» и базой «1С:Управление холдингом» — для загрузки в «1С:Управление холдингом» необходимой НСИ. Работы были начаты 23.07.21 и полностью завершены — 23.11.21. Внедрение можно было выполнить значительно раньше, но потребовалось почти 2 месяца для обработки дублей справочников в базах «1С:Управление производственным предприятием». И все же, перенос даты внедрения по интеграции НСИ не повлиял.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

В ходе проекта в системе на базе решения «1С:Управление холдингом» были автоматизированы следующие процессы по всем бизнес-единицам компании:

  1. Управление лимитами ДДС:
  • установка лимитов БДДС (пока вручную и с помощью обработки загрузки из шаблона в MS Excel, внедрение подсистемы бюджетирования запланировано далее в ходе проекта);
  • корректировка лимитов (перенос, увеличение);
  • перераспределение лимитов между аналитиками учета лимитов;
  • резервирование лимита БДДС под конкретный договор.
  1. Управление планируемыми платежами:
  • формирование заявок на оплату по всем бизнес-единицам компании осуществляется в единой базе. Это позволило аккумулировать всю информацию о планируемых (запрашиваемых инициаторами) платежах, а также истории их согласования в единой базе. Часть заявок на оплату создается в «1С:Управление холдингом» автоматически по создаваемым в базах «1С:Управление производственным предприятием» нетиповым документам планируемых платежей за сырье.
  • настроены сложные (от 53 до 363 элементов этапов универсальных процессов в настроенных маршрутах согласования, с различными условиями перехода, с использованием настроенных источников данных и расширенной адресацией) маршруты согласования заявок на оплату, корректировок лимитов, оперативных планов, реестров платежей. Доработаны оповещения о поступившей задаче на почту — выведены все необходимые для принятия решения данные, включая приложенные к заявке на оплату файлы.
  1. Разработана ролевая модель с ограничением доступа к объектам по внедренным процессам в зависимости от разрешенных пользователю группы доступа ЦФО, организации, статьи ДДС.
  2. Разработана интеграция между информационными системами «1С:Управление производственным предприятием» и 1С:Управление холдингом:
  3. Реализована выгрузка согласованных к оплате заявок на оплату в две базы «1С:Управление производственным предприятием» — по базе учета организации.
  • заявка на оплату после согласования реестра платежей в «1С:Управление холдингом» регистрируется на обмен в «1С:Управление производственным предприятием».
  • при загрузке в «1С:Управление производственным предприятием» — создается документ «Платежное поручение исходящее» (ППИ) для дальнейшего дополнительного согласования (с использованием согласования в мобильном приложении telegram) и выгрузки в клиент-банк. ППИ доработано — добавлены реквизиты связанной заявки на оплату и оплачиваемой платежной позиции заявки.
  1. Реализована загрузка факта платежей по банку и кассе из 2 баз «1С:Управление производственным предприятием» в «1С:Управление холдингом». Выгрузка платежей в клиент-банк и загрузка выписки из клиент-банка осуществляется на стороне баз «1С:Управление производственным предприятием». После проведения загруженной выписки банка, проведенные документы выписки с обменом передаются в базу «1С:Управление холдингом». Таким образом, в базе «1С:Управление холдингом» меняется состояние исполнения платежных позиций, появляется информация для отчетности по движению ДС по всему холдингу, исполнению запланированных платежей.
  2. На базе типовых отчетов разработан ряд пользовательских отчетов по планируемому и фактическому движению ДДС с ограничением прав доступа в соответствии с доступами по ролевой модели.

Molvest_Shema.jpg

Схема архитектуры

4
Особенности и уникальность проекта

В ходе проекта, с целью адаптации продукта под процессы компании были произведены доработки системы:

  1. Доработан механизм назначения заместителей — добавлена возможность назначать заместителей для любого пользователя с установкой даты окончания замещения.
  2. На базе типового отчета разработан отчет об истории согласования документов, выводящий в том числе текущий этап согласования и его исполнителя.
  3. Реализовано уменьшение лимитов ДДС по операциям взаимозачетов.
  4. Реализована возможность отбора заявок на оплату в платежном календаре при создании реестра платежей по ключевым реквизитам: статья ДДС, Контрагент, банковский счет.
  5. Для передачи заявок на оплату в базы «1С:Управление производственным предприятием» в форму заявки на оплату добавлена возможность указать ЦФО плательщика, отличающегося от ЦФО планирования.
  6. Доработана логика проведения документов «Корректировка лимитов» — до завершения согласования документа лимит резервируется и только после окончания согласования становится доступным к использованию.
  7. Доработано оповещение на почту о поступившей задаче согласования — добавлены дополнительные данные согласуемого документа, передача вложенных файлов, история согласования документа с визами предыдущих согласующих.
  8. Для удобства пользователей в форму документа «Операционный план» по виду операций добавлена возможность указания суммы резервирования лимита ДДС в валюте, отличной от валюты управленческого учета и планового курса по ней для пересчета в валюту управленческого учета.
  9. Разработана возможность переноса лимита ДДС между годами.
  10. Разработан механизм автоматического создания и заполнения документов операционного планирования движений ДС (недельный план платежей) на основании созданных заявок на оплату с сохранением связи для целей анализа в отчетности об исполнении оперативных планов.
  11. Разработан механизм контроля заполнения аналитик статей ДДС при проведении заявки на оплату в зависимости от ЦФО планирования, с гибкой настройкой параметров контроля в пользовательском режиме. Этот механизм позволяет получать требуемую детализацию по статьям ДДС в управленческой отчетности по одним ЦФО без выделения новых статей ДДС или заполнения ненужной по другим ЦФО аналитики статей ДДС.
  12. Разработан механизм оперативных остатков ДС на банковских счетах для работы с платежным календарем.

5
Результаты проекта

По итогу выполнения работ по стадии автоматизации процессов казначейства заказчик получил следующие ключевые результаты:

  1. Все лимиты ДДС (до нужной глубины аналитики) помесячно вносятся в единую информационную систему. Здесь можно оперативно отслеживать использование лимитов ДДС по всем бизнес-единицам компании и оперативно управлять ими.
  2. Все планируемые платежи бизнес-единиц проходят инициацию и согласование в единой базе — «1С Управление холдингом», ред. 3.1. Это позволило полностью отказаться от согласования служебных записок на бумаге в части изменений лимитов по бюджету и планируемых платежей.
  3. В единой базе «1С Управление холдингом», ред. 3.1 можно сформировать отчетность по планируемым платежам, исполнению лимитов ДДС и фактическим платежам по всем бизнес-единицам компании.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
387
Компания bobday
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Сентябрь 2021 —
Федеральный масштаб
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Новости
05 апреля 2024
На Едином онлайн-семинаре 1С более 51 500 слушателей узнали о новшествах учета, налогообложения и автоматизации

3 апреля состоялся Единый онлайн-семинар 1С. К интернет-трансляции подключились более 51 500 бухгалтеров, руководителей и ИТ-специалистов по всей стране. В каждом из 10 часовых поясов Единый семинар стартовал в 10:00 по местному времени. Разработчики и методисты фирмы «1С» рассказали об актуальных изменениях законодательства, о новых возможностях программ и сервисов 1С. В ходе мероприятия слушателей в онлайн-режиме консультировали специалисты 329 партнеров – 1С:Франчайзи.

03 апреля 2024
Профкейс: создан чек-лист проверки качества составления плана-графика проекта

Чек-лист размещен в базе знаний «Методические материалы для РП и аналитиков» раздел «Бюджет проекта и тендеры»