В банке «Глобус» внедрена система электронного документооборота. Автоматизация охватила все структурные подразделения и всех сотрудников организации (70 человек). Автоматизированы значимые для организации специфические внутренние процессы. Вся вновь созданная документация и документы, ранее хранившиеся на сервере и регистрирующиеся в Excel, теперь находятся в единой базе, что сокращает поиск нужной информации вдвое и исключает риск утери документов.
Акционерный коммерческий банк «Глобус» (ОАО) учреждён в 1993 году в форме открытого акционерного общества в Москве и является универсальным банком, оказывающим полный спектр услуг: как для физических, так и для юридических лиц. Головной офис и отделения банка находятся в Москве.
Цель проекта — построение системы электронного документооборота, а также автоматизация специфических внутренних процессов банка.
Задачи проекта:
- создание единого хранилища документов компании;
- ускорение процессов обработки документов (согласование, исполнение, рассмотрение);
- организация быстрого поиска документов;
- автоматизация процессов компании, связанных с документами;
- обеспечение контроля исполнительской дисциплины.
С момента создания банка и до 2014 года движение документов осуществлялось в традициях бумажного документооборота. Ежедневно в Банке обрабатывалось порядка 10 входящих и 15 исходящих документов. Поступивший документ рассматривался руководителем организации, в прикрепленный лист контроля им вручную вносились резолюция и исполнители по данному вопросу. Далее сотрудники секретариата должны были ознакомить всех исполнителей с данным документом по электронной почте и дополнительно обойти их.
При таком подходе сроки движения документов существенно затягивались: входящий документ обрабатывался в среднем в течение рабочего дня. Для ускорения процессов прохождения документов руководством компании было принято решение о внедрении СЭД.
Специалисты компании самостоятельно выполнили анализ существующих на рынке решений и в результате сравнения остановили свой выбор на решении «1С:Документооборот», что было обусловлено подходящими стоимостью программного продукта и сроками его внедрения. Функциональные возможности данной СЭД полностью обеспечивали потенциальные потребности организации.
Автоматизация охватила все структурные подразделения и всех сотрудников организации (70 человек). В ходе проекта было выполнено заполнение нормативно-справочной информации, настроена работа с входящими/исходящими документами, договорными и организационно-правовыми документами, автоматизированы специфические бизнес-процессы банка.
Программа «1С:Документооборот» была интегрирована в систему специфического банковского программного обеспечения, установленного в банке.
Система была внедрена за 3 месяца. На базе «1С:Документооборот» автоматизированы специфические внутренние процессы организации:
- Процесс «Местная командировка»: если сотрудник планирует отсутствовать на рабочем месте (деловая встреча, по личным обстоятельствам или иное), он заводит соответствующую информацию в системе. После согласования с непосредственным руководителем информация поступает в кадровую службу. Таким образом, в организации консолидируется информация по отсутствиям сотрудников, которую при необходимости можно отследить.
- Процесс «Заявка на подбор персонала», которая составляется в СЭД руководителем подразделения, отправляется руководителю организации, далее поступает на исполнение ответственному сотруднику кадровой службы. Заявка находится на контроле у руководителя. Когда кандидат выбран, сотрудник кадровой службы запускает поручение о плане прохождения испытательного срока.
- Процесс «Заявки в Управление информационных технологий». После заполнения всех необходимых полей во вкладке «Свойства» запускается процесс согласования. После утверждения руководителем организации заявка исполняется Управлением информационных технологий.
В связи со спецификой банковской деятельности и требованиями по безопасности, сервера организации защищены, веб-доступа у пользователей нет. Подключение осуществляется через тонкий клиент, вариант подключения — файловый. В организации используется специальное банковское программное обеспечение, «1С:Документооборот» — это первый программный продукт фирмы «1С», внедрённый в организации.
Ключевые результаты проекта:
- Все документы компании регистрируются и хранятся в единой информационной базе (ранее документы хранились на сервере, а регистрировались в таблице Excel). В связи с этим поиск нужной информации сократился вдвое. Исключена возможность утери документов.
- Скорость движения документов внутри организации выросла в 2 раза. Электронные документы быстро передаются от сотрудника к сотруднику для ознакомления или согласования.
- Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников. Система уведомляет сотрудника о находящихся у него на исполнении документов, просроченных документах, сроках отработки документов. Руководство видит, на какой стадии находится любой обрабатываемый документ и может оперативно повлиять на процесс работы с ним.
