В «Аптечной сети 36,6» построили модуль «Управленческое штатное расписание» на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Реализация проекта позволила оптимизировать ведение и учет управленческого штатного расписания, процессы формирования управленческой отчетности.
ПАО «Аптечная сеть 36, 6» — одна из крупнейших аптечных сетей в России, лидер в Московском регионе. Компания насчитывает более 2000 аптек в 11 регионах страны. В ней трудятся 7000 сотрудников.
Цель проекта: разработать и внедрить инструмент, способный повысить эффективность управления компанией за счет унификации и оптимизации бизнес-процессов учета ФОТ (фонд оплаты труда).
Задачи проекта:
- автоматизировать формирование документов;
- обеспечить возможность своевременного получения оперативной информации по персоналу из единого источника.
До внедрения в ПАО «Аптечная сеть 36, 6» отсутствовал гибкий и многофункциональный инструмент для обеспечения работы пользователей отдела кадрового администрирования, отдела компенсаций и льгот. Учет управленческого штатного расписания осуществлялся в Microsoft Excel. При этом не было возможности формрования управленческой отчетности, контроля исполнения кадрового плана, планирования штатного расписания, анализа кадрового состава.
На базе информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» (ред. 3.1) в компании был разработан модуль «Управленческое штатное расписание», который позволил наладить взаимодействие отдела кадрового администрирования и отдела компенсаций и льгот.
Таким образом, архитектура решения охватила два блока «Отдел кадрового администрирования» и «Отдел компенсации и льгот», между которыми существует обмен. При проведении документа «Изменение штатного расписания» происходит автоматическая проверка системой на превышение ФОТ. В случае обнаружения превышения ФОТ, «1С» сообщает об ошибке.
Помимо проверки на превышение ФОТ, автоматизированы такие функции как учет штатного расписания, формирование и изменение РШР на основании УШР, создание документа «Изменение УШР».
- УШР — Управленческое штатное расписание.
- РШР — Регламентированное штатное расписание.
В группе «Аптечная сеть 36,6» несколько юридических лиц. Так, руководитель может юридически числиться в одной компании, а его подчиненные — в другой. «Управленческое штатное расписание» помогло свести данную структуру в единую систему. Особенностью и уникальность «УШР» стало то, что в нем нет деления на юридические лица (в отличие от «Регламентированного штатного расписания»), что позволяет интегрироваться в другие системы с точки зрения подчиненности. Таким образом, задача попадает напрямую руководителю независимо от привязки сотрудников к юридическим лицам и территориальной распределенности компании.
Кроме того, отличительная особенность проекта заключается в том, что система на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» стала мастер-системой для передачи сведений об иерархии, что позволило ускорить ИТ-процессы, такие как настройка прав доступа и включение сотрудников в процессы документооборота. Таким образом, отличительной чертой проекта стала не только автоматизация процессов по управлению персоналом, но и ускорение ИТ-процессов.
Вдобавок, была выполнена обратная интеграция с внешней платформой для адаптации и управления обучением сотрудников «Knomary». Уникальность обратной интеграции заключается в том, что данные выгружаются не из «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» на корпоративный портал, а, наоборот, — «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» собирает данные со внешнего платформы, обрабатывает их и формирует необходимый документ «Обучение сотрудников».
Сокращение трудозатрат
Снижение расходов
Цели реализации проекта были достигнуты следующим образом:
- разработан инструмент для автоматизации учета управленческого штатного расписания, что позволило уйти от ручного ведения таблиц MS Excel;
- внедрен функционал для ведения управленческого штатного расписания и разработаны печатные формы (по кадровому учету и расчету заработной платы);
- автоматизирован процесс формирования управленческой отчетности, что позволило сократить сроки ее получения, а также снизить трудозатраты сотрудников отдела компенсаций и льгот;
- разработана обратная интеграция с порталом корпоративного обучения «Knomary»;
- доработан блок «Зарплата» в части расчета премий и системы мотивации.
В целом для сотрудников отдела компенсаций и льгот реализация проекта способствовала снижению трудоемкости работы и повышению точности расчетов. Кроме того, внедренное решение позволило формировать управленческую отчетность в необходимой и утвержденной внутренней форме.
Сотрудники компании получили продукт, предоставляющий возможность контроля исполнения кадрового плана, планирования штатного расписания и анализа кадрового состава, а также возможность для формирования управленческой отчетности.
Экономический эффект от внедрения:
- Сокращение трудозатрат в подразделениях — 20%.
- Ускорение получения управленческой отчетности — 30%.
- Сокращение операционных и административных расходов — 20%.
