В «Национальном исследовательском центре „Институт имени Н. Е. Жуковского“» разработали автоматизированую систему управления имуществом на базе решений «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0». Это позволило повысить эффективность управления и распоряжения имуществом. В рамках проекта система была адаптирована под особенности учета в госучреждениях. С нуля разработаны новые подсистемы: учет долей акций и облигаций, учет особо ценного движимого имуществ. У учредителя появилась возможность оперативно получать информацию о наличии и состоянии имущества у подведомственных учреждений без отправки запросов, как это делалось раньше.
Федеральное государственное бюджетное учреждение «Национальный исследовательский центр „Институт имени Н. Е. Жуковского“» создано для организации и выполнения научно-исследовательских работ, разработки новых технологий по приоритетным направлениям развития авиационной техники, ускоренного внедрения в производство научных разработок и использования научных достижений в области авиастроения в интересах развития экономики РФ.
Атоматизированная система управления имуществом (АСУИ) предназначена для обеспечения контроля, учета и управления имуществом и контроля за использованием имущества, направлена на повышение эффективности использования и развития объектов имущества , в том числе опытно-экспериментальной и полигонной базы (ОЭПБ), в интересах совместных программ научных исследований и разработок, а также оптимизации и автоматизации управленческих процессов в целях решения уставных задач центра.
Целями создания АСУИ являются:
- Создание единой информационной системы на платформе «1С:Предприятие», содержащей полную и актуальную информацию об имуществе, предоставленном на соответствующем вещном праве центру и организациям центра, а также принятых/переданных в пользование по договорам возмездного/безвозмездного пользования.
- Организация оперативного доступа (в режиме реального времени) к сведениям об объектах имущества центра и организаций центра сотрудникам центра, задействованных в подразделениях по управлению/учету имущества.
- Ведение централизованного реестра имущества центра и организаций центра с набором необходимых аналитик и свойств и разграничением прав доступа между сотрудниками.
- Повышение эффективности деятельности сотрудников, ответственных за реализацию полномочий по согласованию организациям центра различного вида сделок по распоряжению имуществом и контроля за их исполнением, а также за счет сокращения потерь времени на коммуникациях и сборе информации.
- Минимизация влияния человеческого фактора (ошибок) при работе с данными.
- Сокращение сроков реализации мероприятий по реализации полномочий центра по согласованию организациям центра различного вида сделок по распоряжению имуществом и контроля за их исполнением за счет повышения оперативности и эффективности внутренних процессов центра.
- Обеспечение руководства и ответственных лиц актуальной информацией о ходе реализации мероприятий по управлению имуществом центра, учету и регистрации прав на имущество центра и организаций центра, оформлению арендных отношений, контролю стоимости сдачи в аренду имущества центра и организаций центра, контролю своевременности получения доходов от сдачи имущества в аренду, расходам на содержание и эксплуатацию объектов имущества.
- Автоматизация выполнения сотрудниками типовых операций, касающихся имущества и согласования организациям центра различного вида сделок по распоряжению имуществом и контроля за их исполнением.
- Контроль и своевременное выявление не вовлеченных в хозяйственный оборот объектов имущества.
- Реализация взаимодействия создаваемой системы с внешними информационными системами с целью электронного обмена данными об объектах имущества.
Задачи проекта — это обеспечение выполнения указанной деятельности, а также повышение эффективности исполнения задач по управлению и распоряжению имуществом ФГБУ НИЦ имени Н.Е. Жуковского, контроля регистрации прав и учета имущества организации, а также контроля использования по назначению и сохранности имущества и подведомственных организаций.
В учреждении до старта проекта учет федерального имущества велся разрознено, отдельно в каждом из подведомственных учреждений. Реестры имущества велись в таблицах MS Excel.
Взаимодействие между подведомственными учреждениями и ФГБУ НИЦ имени Н.Е. Жуковского по управлению имуществом осуществлялось посредством передачи печатных форм документов через электронную почту.
Отсутствовали возможности автоматизированного контроля соблюдения сроков регистрации и снятия с регистрации имущества, полноты и актуальности сведений об имуществе, возможность своевременного получения актуальной информации и сведений об имуществе, учете переданного в аренду и арендованного имущества.
Отсутствовало единообразие требований по ведению реестров имущества, что значительно увеличивало сроки по сбору и консолидации отчетов от подведомственных учреждений.
Система управления имуществом построена на базе решений «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0».
Система развернута на мощностях ФГБУ НИЦ имени Н. Е. Жуковского.
Взаимодействие пользователей подведомственных организаций с системой осуществляться по защищенным каналам связи.
Взаимодействие пользователей с интерфейсом системы построено на основе технологий WEB доступа.
В качестве базового прикладного программного обеспечения, на котором создавалась АСУИ, использованы программы
В состав системы входят:
- Подсистема учета имущества.
- Графическая подсистема.
- Подсистема интеграции.
- Подсистема отчетности.
- Статусная модель управления документами.
- Подсистема маршрутизации документов.
- Подсистема нормативно-справочной информации.
- Подсистема администрирования.
Система предусматривает развитие по трем направлениям:
- Территориальное масштабирование — подключение к системе новых пользователей.
- Функциональное масштабирование — постепенное наращивание функциональных возможностей.
- Наращивание аппаратных ресурсов, обеспечивающих функционирование.
Функциональные компоненты системы:
- Учет и ведение реестров объектов недвижимого имущества. Функционал обеспечивает ведение реестра объектов недвижимого имущества и земельных участков, учет как принадлежащего на соответствующем вещном праве, так и арендованного/предоставленного в возмездное или безвозмездное пользование недвижимого имущества, ведение отдельных карточек по каждому объекту учета, поиск объектов по различным критериям, возможность установления связи между карточками объектов учета. При этом карточки по объектам учета связаны с карточками земельных участков, имущественными договорами, соглашениями, иными документами.
- Учет и ведение субъектов права. Функционал предназначен для ведения реестра субъектов, ведение отдельных карточек по каждому субъекту, редактирования сведения о субъектах, поиск субъектов по различным критериям, ведения карточек субъектов.
- Учет прав, состояний и договоров. Функционал предназначен для ведения реестра вещных прав, правовых состояний и договоров на объекты имущества, учета финансовых обязательств, контроля оплаты и поступления платежей, фильтрации по различным критериям, в том числе в разрезе объектов учета, контрагентов, арендных ставок, срока действия, задолженности и информации о проводимой работе по ее взысканию.
- Учет акций, облигаций, долей в количественном и суммовом выражении в разрезе эмитентов, регистрационных номеров выпуска, датах получения, видов и долей участия, информации об обременении.
- Работа с документами: внесение информации о документах, ведение реестра документов, ведения отдельных карточек для каждого документа, отображения в карточке документа электронных скан-образов подлинников документов, обеспечение подписания документов электронно-цифровой подписью.
- Обеспечение получения информации:
- из систем бухгалтерского учета ФГБУ НИЦ имени Н.Е. Жуковского и подведомственных организаций;
- интеграции с Росреестром для формирования запросов в его информационную систему для получения информации об объектах недвижимого имущества из ЕГРН (ЕГРП и ГКН);
- получение информации из открытых картографических сервисов, включая публичную кадастровую карту Росреестра;
- получение сведений из реестра федерального имущества, информационный двухсторонний обмен с АСУФИ (автоматизированной системой учета федерального имущества).
- Учет доходов и расходов по объектам имущества центра и организаций центра (включая доходы от сдачи в аренду и расходы на арендуемое имущество, расходы на содержание, эксплуатацию, реконструкцию, модернизацию, перепланировку, ликвидацию).
- Конструктор отчетов, предназначенный для поиска, фильтрации и вывода данных с возможностью сохранения результатов поиска и выгрузки в структурированный файл.
- Формирование отчетов и печатных форм. Модуль обеспечивает формирование печатных форм, отчетов по сделкам с имуществом центра и организаций центра, а также аналитических отчетов.
- Администрирование системы для выполнения общих настроек системы, настройки учетных записей пользователей Системы, объектов системы, справочников и выполнение других административных функций.
Функциональная схема архитектуры
- Разработанная система позволяет оперативно и эффективно управлять показателями результативности использования имущества не только самого учреждения, но и имущества всех подведомственных учреждений.
- В рамках проекта система была адаптирована под особенности учета в государственных учреждениях. С нуля были разработаны новые подсистемы: учет долей акций и облигаций, учет особо ценного движимого имущества.
- В рамках работ первого этапа были полностью описаны текущие процессы по управлению имуществом в учреждении и предложены способы их оптимизации.
- Автоматизация учета договоров по аренде с использованием графической подсистемы, позволила повысить эффективность управления площадями недвижимого имущества.
Ускорение обработки заказов
Сокращение дебиторской задолженности
Снижение производственного брака
- Проект позволил организовать общее пространство для учета и управления имуществом ФГБУ НИЦ им. Н. Е. Жуковского и для всех подведомственных учреждений.
- У учредителя появилась возможность оперативно в режиме реального времени получать информацию о наличии и состоянии имущества у подведомственных учреждений без отправки запросов, как это делалось раньше.
- Появилась возможность формировать сводные отчеты о наличии и состоянии имущества во всех учреждениях.
- Повышена эффективность деятельности сотрудников, ответственных за реализацию полномочий центра по согласованию организациям центра различного вида сделок по распоряжению имуществом и контроля за их исполнением, а также за счет сокращения потерь времени на коммуникациях и сборе информации.
- Сокращены сроки реализации мероприятий по реализации полномочий центра по согласованию организациям центра различного вида сделок по распоряжению имуществом и контроля за их исполнением за счет повышения оперативности и эффективности внутренних процессов центра.
- Улучшен контроль по оформлению договоров аренды, назначения стоимости и своевременности получения доходов от аренды.
- Реализовано взаимодействие с внешними государственными системами, что обеспечило автоматизированную сверку и контроль соответствия данных, введенных в программу, с данными в государственных регистрах.
- Реализована постановка и маршрутизация задач по согласованию документации по имуществу.
- Реализована возможность структурированного хранения и согласования, с подписанием УКЭП, внешних файлов в различных форматах с организацией разграничения доступа к этим файлам. Организована передача документации в электронном виде между учредителем и подведомственными учреждениями.
Экономический эффект от внедрения :
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 90%;
- ускорение получения регламентированной отчетности: 90%;
- ускорение обработки заказов: 90%;
- сокращение расходов на материальные ресурсы: 40%;
- рост производительности труда в производстве: 90%;
- снижение производственного брака: 90%;
- сокращение дебиторской задолженности: 50%.
Александр Куликов, заместитель генерального директора ФГБУ «Национальный исследовательский центр „Институт имени Н. Е. Жуковского“»
Автоматизация системы управления имуществом позволила нам с технической точки зрения проще выполнять такие задачи, как мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия, финансового и управленческого учета.
