В «КНГК-ИНПЗ» создали автоматизированную систему для учета и управления финансами на базе решения «1С:ERP.Управление холдингом». Реализация проекта позволила сократить стоимость владения информационной системой производственного предприятия на 20%, а также ускорить получение управленческой и регламентированной отчетности на 50% и 25% соответственно. При этом в компании за 5 месяцев было создано 400 автоматизированных рабочих мест.
ООО «КНГК-ИНПЗ» (Ильский НПЗ) — производственный комплекс, входящий в число ведущих нефтеперерабатывающих заводов ЮФО. Компания осуществляет деятельность по приему, хранению и переработке углеводородного сырья, а также отгрузку готовой продукции авто- и железнодорожным транспортом.
Целью проекта автоматизации являлось создание единой учетно-аналитической системы, которая комплексно решает следующие задачи:
- Централизация ключевых бизнес-процессов в рамках единой автоматизированной системы? благодаря проектированию и внедрению инструмента управления полного цикла от планирования/возникновения потребности структурного подразделения предприятия в приобретении услуг/работ и/либо поставки МТР, оборудования, СИЗ до переработки или списания на расходы.
- Автоматизация сквозного процесса казначейства (от создания лимитов до формирования итоговых отчетных форм план-фактного анализа в рамках движения денежных средств).
- Автоматизация сквозного процесса бюджетирования (от сбора заявок в годовой консолидированный бюджет до план-фактного анализа исполнения бюджетов).
- Расширение участников процесса казначейства без увеличения его трудоемкости.
- Единовременный превентивный контроль платежей по бюджетным лимитам и бюджетным планам (месячным сметам).
- Обеспечение участников процесса бюджетирования инструментом планирования.
- Повышение качества данных и поддержки процессов принятия решений на основе достоверных и своевременных данных.
- Сокращение зависимости от персонала за счет повышения унификации, технологичности и прозрачности ключевых процессов.
- Снижение рисков, связанных с дублированием информации и ошибками ввода информации.
- Ускорение процессов согласования.
- Автоматизация процессов консолидации данных и формирования годовых лимитов по группе компаний.
- Укрепления дисциплины в области планирования.
- Предоставление возможностей:
- расчет себестоимости готовой продукции с учетом особенностей переработки;
- ведение полного цикла учета ТМЦ, переданных подрядчикам и собственным подразделениям предприятия;
- прослеживание цепочки закупки ТМЦ до заявителя;
- оформление неотфактурованной поставки;
- исключение или уменьшение «неликвидных остатков» на складе, путем правильного резервирования и вовлечения ТМЦ из свободных остатков на складе, при обработке заявок;
- анализ кассовых разрывов;
- балансировка платежной позиции;
- сценарное моделирование платежного календаря;
- заполнение планов (месячной сметы) остатками свободных лимитов и данными другого отчетного периода;
- формирование годовых лимитов и планов (месячной сметы) с разной периодичностью планирования;
- сквозное представление процесса формирования данных (с информацией о пройденных и обрабатываемых этапах);
- формирование данных по регламенту/автопересчет модели по регламенту;
- сценарное моделирование в части бюджетирования;
- финансовое планирование без использования разрозненных таблиц Excel;
- формирование лимитов БДДС и закупок;
- формирование пакета отчетности для совета директоров.
До реализации проекта в «КНГК-ИНПЗ» функционал используемых систем не полностью покрывал бизнес-процессы предприятия. Так, процессы казначейства осуществлялись посредством программ «1С:Консолидация» и «MS Excel»: годовые лимиты актуализировались вручную, месячные планы отражались в электронных таблицах путем их сбора и согласования с ЦФО через корпоративную почту. При этом сотрудники отдела казначейства консолидировали и вручную переносили данные с бумажных носителей, корпоративной почты и промежуточных форм «MS Excel» в «1С:Консолидация».
ИТ-ландшафт до внедрения
Информационная система для учета и управления финансами ООО «КНГК-ИНПЗ» создана на базе «1С:ERP. Управление холдингом», вписана в существующий ИТ-ландшафт предприятия. Внедрены следующие подсистемы:
- продажи;
- закупки;
- склад и доставка;
- производство;
- внеоборотные активы;
- регламентированный учет;
- банк и касса;
- бюджетирование, в т.ч. ВГО, отчетность и анализ; казначейство;
- корпоративные закупки;
- учет по МСФО;
- интеграция и управление; процессы и согласование.
ИТ-ландшафт после внедрения
Особенностью проекта стало то, что при внедрении было необходимо соблюдать особые требования в части детализации учета и отчетности, которые действуют в отношении нефтеперерабатывающих предприятий. Данные требования удалось соблюсти за счет консолидации учета в единой системе. Так, удалось организовать учет наливной продукции в пути с оформлением экспортных таможенных деклараций.
Уникальность проекта в части казначейства представлена нетривиальностью требований заказчика, среди которых следует выделить адаптацию механизмов:
- формирование и корректировка лимитов;
- формирование и контроль месячных смет по данным статичных годовых лимитов;
- создание и согласование операционных планов;
- автозаполнение отдельных аналитик документа «Заявка на расходование ДС» (в том числе с учетом расширения реквизитного состава);
- контроль платежей по бюджетным лимитам и бюджетным планам (месячным сметам).
На проекте было принято решение использовать очередность разработки и запуска системы. В результате без увеличения сметы были реализованы следующие функции:
- две точки ввода бюджетных лимитов (по данным бюджетной компании (утверждения отчета) и с использованием операционных планов (вид операции «лимиты»));
- две точки ввода бюджетных планов (авто по данным бюджетных лимитов с декомпозицией подекадно, вручную — с использованием операционных планов (вид операции «планирование»));
- превентивный контроль платежей по данным бюджетных лимитов и бюджетных планов;
- автотрансляция аналитик лимитов по бюджетам (автоподбор аналитик генерирующего данные о лимитах показателя к аналитикам статей бюджетов; на проекте состав аналитик статей бюджета отличается от аналитик, регламентированных устанавливаемой лимиты бюджетной формой (в т.ч. их состав изменяется в процессе эксплуатации системы);
- обязательный контроль платежей по аналитикам бюджетных планов (даже когда контроль бюджетных лимитов по аналитике не выполняется).
Уникальность проекта в части бюджетирования также представлена сроками реализации нетривиальностью требований заказчика, среди которых следует выделить адаптацию механизмов:
- формирование заявок (сбор потребностей);
- формирование мастер-бюджетов;
- формирование ВГО;
- консолидация данных;
- формирование лимитов.
Бюджетирование также внедрялось с использованием очередности разработки и запуска. В итоге были получены следующие результаты:
- бюджетная заявка представляет собой отдельный документ (с расширенным составом аналитик и алгоритмами заполнения отдельных полей);
- мастер-бюджеты (БДР, БДДС (прямым методом), Баланс, БДДС (косвенным методом)) могут быть сформированы в первой версии бюджетной кампании без прохождения этапов всей модели;
- элиминация ВГО может осуществляться между уровнями элиминации частично (т.е. в соответствии с настройками каждого отдельного уровня элиминации в одном регламенте);
- технические формы оборотов бюджетов позволяют представить итоговые данные бюджетной кампании в виде модели управленческого учета;
- измененные механизмы вывода и отбора иерархии в многопериодном бланке позволяют существенно оптимизировать работу бюджетных форм.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Все цели проекта были достигнуты. Создание информационной системы на базе «1С:ERP. Управление холдингом» позволило «КНГК-ИНПЗ» сократить сроки согласования. Получение регламентированной отчетности в компании ускорилось на 25%, а управленческой — на 50%.
При этом ЦФО была предоставлена возможность самостоятельно вносить свои лимиты, отслеживать платежи, анализировать внесенные данные в отчетных формах.
Несмотря на то, что общий состав участников процессов бюджетирования и казначейства не изменился, повысилась эффективная составляющая их участия — трудозатраты сократились на 15%.
В ходе внедрения информационной системы также были достигнуты в том числе следующие ключевые результаты:
- Повышена достоверность учетных данных за счет нормализации ключевых справочников.
- Увеличена прозрачность исполнения процессов и расширена возможность для управленческой отчётности за счет консолидации большей части учетных функций в едином решении.
- Увеличена точность расчета производственной себестоимости за счет разделения калькуляции между установками и целевого отнесения добавок.
- Реализована прослеживаемость ТМЦ от заявки до выбытия, включая передачу и возврат подрядчикам.
Функциональное покрытие требований
