Компания «1С-Рарус» завершила внедрение в АО «СО ЕЭС» централизованной системы на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», в которой 800 пользователей из 73 филиалов и представительств компании по всей России ведут кадровый учет и расчет зарплаты для более чем 8000 сотрудников. В результате проекта система кадрового учета в компании стала более прозрачной, повысилась ответственность исполнителей в филиалах. Усилился контроль исполнения и соблюдения сроков по рабочим задачам.Также удалось избежать двойного документооборота, дублирования кадровых документов, а сводная отчетность по обществу формироуется в 2,5 раза быстрее, чем до проекта.
АО «Системный оператор Единой энергетической системы» (СО ЕЭС) — специализированная организация, осуществляющая централизованное оперативно-диспетчерское управление технологическим режимом Единой энергетической системы России (ЕЭС России) на территории 81 субъекта Российской Федерации.
Цели проекта:
- сделать систему кадрового учета более прозрачной;
- перейти к универсальным бизнес-процессам;
- повысить ответственность исполнителей в филиалах;
- усилить контроль исполнения и соблюдения сроков по рабочим задачам;
- избежать двойного документооборота, дублирования кадровых документов;
- оптимизировать трудовые ресурсы;
- упростить процесс разработки схем и процедур мотивации и развития персонала;
- облегчить учет ротации специалистов между филиалами, расположенными в разных регионах
- автоматизировать учет кадрового резерва компании.
Задачи проекта:
- создать систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» с минимальными изменениями функционала типовой конфигурации;
- обеспечить работу пользователей системы в единой централизованной базе данных;
- проанализировать и оптимизировать бизнес-процессы в рамках подготовки к автоматизации;
- снизить стоимость владения системой на этапе сопровождения.
Раннее АО «СО ЕЭС» эксплуатировало информационную систему «Расчет заработной платы и управление персоналом», которая состояла из 9 обособленных информационных баз: 2 базы в исполнительном аппарате и 7 баз в филиалах. В каждой операционной зоне имелись свои сложившиеся нюансы начислений и учета. За 10 лет эксплуатации система многократно дорабатывалась под требования пользователей, поэтому ее поддержка требовала постоянных значительных ресурсов. Обновления, выпускаемые производителем «1С», невозможно было установить в штатном режиме без дополнительных доработок. Использование 9 баз данных приводило к большому количеству обменов, что снижало оперативность поступления данных из филиалов в исполнительный аппарат и обратно.
По итогам конкурсных процедур, ВЦ «1С-Рарус» приступил к задаче создания централизованной системы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
Централизованная система расчета зарплаты и учета персонала построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
Ядро системы составляет типовая фигурация с сохраненной возможностью быстрого обновления:
- Кадровый учет.
- Воинский учет.
- Учет рабочего времени.
- Расчет и учет зарплаты.
- Расчет налогов и взносов.
- Выплата заработной платы.
- Отчетность.
- Разграничение доступа.
- Подсистема синхронизации.
При помощи типовых настроек добавлены:
- виды начислений;
- печатные формы;
- варианты отчетов;
- интеграции.
Функционал дополнен при помощи механизма расширения конфигурации:
- Подсистема премирования с контролем лимитов.
- Формирование «полноценных» проводок со счетами и аналитикой.
- Планирование и учет награждений.
- Разграничение доступа по филиалам.
- Разграничение доступа по регламентированным отчетам.
- Подсистема доступа для НСИ.
- Шифрование, рассылка и контроль рассылки отчетов (расчетных листков).
- Отражение перечисленного НДФЛ по суммам и сотрудникам из ведомостей, с учетом возвратов НДФЛ.
- Статистическая отчетность с учетом территорий.
- Подсистема отчетности МСФО по актуарной оценке.
- Специализированная отчетность для ГИС ТЭК и Минэнерго.
- Подсистема подписантов по документам.
- Подсистема подготовки данных ДМС.
В подсистеме синхронизации реализованы универсальные дополнения:
- Обмен любыми объектами и реквизитами при помощи свойств AdditionalInfo. При этом не изменяется типовой пакет EnterpriseData.
- Дополнительная настройка синхронизации для выбранных узлов: возможность выбора режима выгрузки по каждому объекту метаданных, включенных в план обмена.
.png)
В системе работают:
- исполнительный аппарат и 74 филиала;
- 800 пользователей, для которых организованы 1300 групп доступа.
- В ходе внедрения при переходе на типовую версию была пересмотрена и перестроена часть внутренних бизнес-процессов в кадровом и бухгалтерском учете. Выявлены и оптимизированы, либо устранены неэффективные и архаичные процессы. Это позволило существенно обновить структуру взаимодействия подразделений, унифицировать кадровый учет и расчет заработной платы, а также создало предпосылки для последующей централизации функций расчета ЗП и сдачи отчетности.
- Разработан функционал формирования «полноценных» проводок с счетами и субконто.
- Обеспечено формирование специализированной отчетности для ГИС ТЭК и Минэнерго.
- Реализована подсистема премирования с контролем лимитов, предложений по корректировкам от руководителей подразделений, базовых и управляющих коэффициентов.
- Для всех точек интеграции, в том числе для сторонних систем не на платформе «1С:Предприятие», использована универсальная подсистема синхронизации данных, что упрощает администрирование и поддержку.
Ускорилось получение управленческой отчетности
Ускорилось формирование регламентированной отчетности
Основные достижения проекта:
- Унифицированы процессы ведения организационной структуры и штатного расписания, кадрового учета, учета рабочего времени, планирования и учета награждений, воинского учета, формирования отчетности.
- Унифицирована и утверждена «Единая номенклатура видов расчетов по Обществу», где по каждому виду начислений и удержаний описан алгоритм расчета, налогообложение, входимость в средний заработок, входимость в расчетные базы, отражение в отчетности, отражение в бухгалтерском и налоговом учете.
- Обеспечен расчет заработной платы по более 200 видам начислений и удержаний.
- Ведется автоматическая рассылка зашифрованных расчетных листков для персонала в соответствии с законом о персональных данных.
- Формируются «полноценные» проводки по счетам и субконто.
- Выполняется автоматическое формирование сводной по обществу, специализированной отчетности для ГИС ТЭК и Минэнерго.
- Создана подсистема премирования с контролем лимитов, предложений по корректировкам от руководителей подразделений, базовых и управляющих коэффициентов.
- Разработана подсистема планирования и учета награждений и поощрений.
- Реализована подсистема управления доступом, позволяющая одному администратору управлять доступом всех пользователей параллельно с другими задачами.
- Разделен доступ по формированию регламентированной отчетности по ответственным, по филиалам и по ИФНС (6-НДФЛ, 2-НДФЛ).
- Максимально использована типовая функциональность на основании методик фирмы «1С». Для всех точек интеграции, в том числе для сторонних систем не на платформе «1С:Предприятие», использована универсальная подсистема синхронизации данных.
- Срок установки обновлений программы от «1С» сокращен до 3-х часов.
Вследствие централизации функций:
- стала более прозрачной система кадрового учета в обществе с большой филиальной структурой;
- выполнен переход к универсальным бизнес-процессам;
- увеличилась ответственность исполнителей в филиалах;
- усилился контроль исполнения и соблюдения сроков по рабочим задачам;
- удалось избежать двойного документооборота, дублирования кадровых документов;
- оптимизированы трудовые ресурсы благодаря сокращению дублирующего функционала работников, выполняющих функции кадрового учета и расчета зарплаты.
Вследствие оптимизации процессов учета:
- упрощен процесс разработки схем и процедур мотивации и развития персонала;
- облегчен учет ротации специалистов между филиалами, расположенными в разных регионах;
- автоматизирован учет кадрового резерва компании.
Вследствие оптимизации технической структуры снизились временные затраты ИТ службы на обслуживание системы:
- обслуживание одной базы вместо 9;
- исключены работы ИТ персонала по контролю корректного обмена и устранению ошибок, требующиеся ранее при обмене между базами.
- существенно разгружены каналы связи;
- значительно сокращены серверные мощности, на которых установлена система. Высвобожденные серверные ресурсы направлены на решение прочих задач общества;
- упрощен контроль за распределением лицензий и оптимизирована процедура добавления новых лицензий.
Также в результате проекта удалось добиться улучшения следующих показателей:
- ускорения получения управленческой отчетности в 1,5 раза;
- ускорения получения регламентированной отчетности в 1,2 раза;
- ускорения получения сводной по обществу отчетности в 2,5 раза;
- сокращения административных расходов в части ИТ на 60%.
