«Газпром шельфпроект» автоматизировал электронный документооборот на основе типового решения «1С:Документооборот КОРП», редакции 3.0. Внедрение позволило повысить прозрачность и эффективность бизнес-процессов, упорядочить делопроизводство и автоматизировать работу с договорами. Оптимизирована скорость документооборота — повысилась эффективность информационного и документационного обеспечения управления, качества и оперативности принятия решений. Ускорился процесс согласования документов, исключена возможность потери документов и уменьшилось время поиска зарегистрированных документов в системе. В рамках внедрения «1С: Документооборот 8 КОРП» настроено 59 видов документов, 59 шаблонов процессов, 89 ролей исполнителей.
Цели проекта:
- Обеспечить полноту, достоверность, своевременность и непротиворечивость информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности общества.
- Оптимизировать сроки формирования, согласования и подписания управленческой, статистической и иной документации.
- Повысить безопасность информации и документов, обеспечить конфиденциальность — доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей.
- Сократить временные затраты на рутинные операции с документами (создание, поиск и т.д.).
- Обеспечить эффективное накопление, управление и доступ к информации.
- Обеспечить контроль над исполнительской дисциплиной сотрудников.
Задачи проекта:
- Перевести хранилище документов на единую программную платформу «1C:Предприятие 8.3», на которой работают другие системы предприятия.
- Перейти на современную систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот».
Основной причиной внедрения системы электронного документооборота на предприятии стала необходимость повысить оперативность принятия решений. Большинство решений оформлялось в бумажном виде и передавалось из одного подразделения в другое. При этом инициатор практически не имел информации о том, где на данный момент находится документ, также проходило много времени при согласовании документов.
В то же время требовалось перевести хранилище документов на единую программную платформу «1C:Предприятие 8.3», на которой работают другие системы предприятия, сократить бумажный документооборот, уменьшить сроки согласования внутренних документов и автоматизировать бизнес-процессы по работе с документами, такие как согласование, поручение, ознакомление и т.д
Поэтому было принято решение о переходе на современную систему электронного документооборота.
Автоматизированная система документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП», редакция 3.0.
Автоматизированы функциональные блоки:
- Делопроизводство (работа с входящей корреспонденцией, формирование, согласование, подписание и отправка исходящей корреспонденции, внутренние документы).
- Работа с договорными документами (в т.ч. дополнительными соглашениями, соглашениями о конфиденциальности и прочими).
- Управление организационно-распорядительной документацией (Работа со служебными записками; формирование, согласование и отработка заявлений).
- Служебные записки (о заключении договора, о выполнении заявки, о выделении денежных средств и т.д.).
- Формирование и согласование протоколов совещаний.
- Постановка и контроль поручений.
- Работа с доверенностями.
- Отражение первичных учетных документов.
- Формирование отчетности.
- Внедрение электронной подписи (юридически значимой — усиленной квалифицированной): подписание документов и файлов электронной подписью.
- Контроль исполнительской дисциплины в рамках процессов согласования, подписания и исполнения документов.
Для адаптации типового решения были разработаны технические задания и доработаны следующие функциональные области:
- формы карточек внутренних документов, интерфейса;
- автоподстановки;
- штамп ЭП и штамп регистрационного номер;
- типовые справочники системы;
- маршруты согласования, доработана цикличность согласования исходя из заданного маршрута;
- контроль учета лимитов договоров;
- разработаны новые формы отчетности, доработаны стандартные формы;
- добавлены новые атрибуты в объекты системы.
Также проведены работы по интеграции системы в действующий ландшафт компании.
Разработано более 100 условий маршрутизации.
Общая схема интеграционных потоков
К особенностям документооборота компании относится многоуровневый процесс согласования документации и территориальная удаленность филиалов. Компания имеет 8 территориально удаленных объектов учета, в том числе ППБУ (плавучие буровые платформы). На текущий момент в 181 подразделении компании работает более 1300 человек.
Кроме того, специфика работы компании обуславливает подготовку, прохождение и согласование большого количества документов как финансового и конфиденциального характера, так и общего пользования.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Снизились расходы на материальные ресурсы
В процессе работы над проектом автоматизировано 19 подразделений в том числе дирекция, делопроизводители, экономический отдел, финансовый отдел, HR, бухгалтерия, юридический отдел, отдел экономической безопасности, управление контроля и реализации проекта, договорной отдел и т.д.
В рамках внедрения «1С: Документооборот 8 КОРП» настроено 59 видов документов, 59 шаблонов процессов, 89 ролей исполнителей.
Оптимизирована скорость документооборота — повысилась эффективность информационного и документационного обеспечения управления, качества и оперативности принятия решений.
Ускорился процесс согласования документов, исключена возможность потери документов и уменьшилось время поиска зарегистрированных документов в системе.
Основными результатами внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП» являются:
- Сокращение времени регистрации документов.
- Сокращение времени согласований документов.
- Оперативный доступ к нужному документу, переданному в электронный архив.
- Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек.
- Ознакомление новых сотрудниками с полным перечнем необходимых ОРД организации.
- Сформирован электронный архив документов.
- Сократилось время на поиск необходимого документа.
- На сегодняшний день в системе работает 311 пользователей.
Показатели экономической эффективности:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 30%;
- сокращение расходов на материальные ресурсы: 25%.
- ускорение получения управленческой отчетности: 25%.
