Проект был реализован в несколько этапов: консалтинг по постановке бюджетного управления, оптимизация бизнес-процессов управления договорами и автоматизация этих процессов на основе результатов выполнения консалтинговых работ. Автоматизация процессов выполнена на основе конфигурации «Бюджетирование бурового предприятия» (разработка «Компании АиБ» на базе платформы «1С:Предприятие») и подсистемы «Учет договоров» конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 8», включая интеграцию этих программных продуктов. Автоматизированы бизнес-процессы заказчика на основе утверждённых регламентирующих документов, что обеспечило оптимизацию их трудоёмкости, своевременность предоставления результатов, оперативный контроль исполнения бюджетов и учёт договоров.
«Татбурнефть» — одна из крупнейших компаний Татарстана, бъединяющая буровые предприятия Татарстана и специализирующаяся на разведке и разработке нефтяных месторождений. Ключевыми направлениями деятельности предприятий группы является строительство скважин для последующей нефтедобычи. В состав входят компании «Бурение» (6 предприятий буровых работ), «Татбурмонтаж», имеющий в своем составе 5 филиалов, и сервисная компания «Горизонт». Строительство скважин ведётся на территории Республики Татарстан и за её пределами.
- Постановка бюджетного управления и автоматизация процесса бюджетирования:
- автоматизация процесса формирования бизнес-плана, сбора информации по формированию бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС);
- автоматизация план-фактного анализа ведения хозяйственной деятельности;
- формирование консолидированных бюджетов (доходов и расходов, движения денежных средств), сводной управленческой отчётности;
- оперативный контроль над соблюдением бюджета при заключении договоров.
- Оптимизация и автоматизация процессов, связанных с проведением договорной компании в группе компаний «Татбурнефть».
Руководство предприятия «Татбурнефть» не устраивала оперативность, точность и детальность предоставления данных для принятия управленческих решений. На предприятиях «Татбурнефть»:
- не был поставлен и автоматизирован процесс бюджетного управления;
- не было регламента организации бизнес-процесса планирования финансово-хозяйственной деятельности;
- не было системы сбора данных для составления БДР? и БДДС?;
- не было единой системы показателей управленческого учёта, правил их заполнения и матрицы ответственности служб за заполнение показателей.
БДР и БДДС составлялись вручную специалистами ПЭО и КФО на основании предшествующих документов и отчётов в формате Excel, предоставляемых отдельными исполнителями/службами/подразделениями, которые в свою очередь заполняли свои отчёты на основании данных, запрашиваемых ими у других исполнителей/служб/подразделений.
План-фактный анализ делался вручную в Excel исходя из данных БДР и данных учётных систем (данных бухгалтерского учёта). В учётных системах предприятий (базах бухгалтерского учета) справочники «Статьи затрат», «Прочие доходы и расходы», «Статьи БДДС» не были едиными, правила сбора фактических данных были разными для каждой учётной системы. План-фактный анализ требовал больших трудозатрат и времени, вследствие чего делался с недостаточной детализацией, точностью и оперативностью.
Для реализации поставленных целей были использованы программные продукты:
- система «Бюджетирование бурового предприятия», разработанная «Компанией АиБ» на базе платформы «1С:Предприятие 8.1»;
- подсистема «Учет договоров» системы «1С:Управление производственным предприятием 8».
Архитектура решения.
Организован обмен между новыми системами «Бюджетирование бурового предприятия», «Учет договоров», и работающими на предприятиях группы учётными системами «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление производственным предприятием».
В ходе проекта были выполнены консалтинговые работы по регламентации деятельности компании. Результатом стал документ «Регламент организации бизнес-процесса планирования финансово-хозяйственной деятельности, составления бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств и осуществления контроля над их исполнением в «УК „Татбурнефть“» и управляемых организациях», который включает в себя:
- порядок и сроки формирования бюджета доходов и расходов по различным сценариям;
- порядок и сроки формирования фактических данных и анализа отклонений;
- порядок и сроки формирования бюджета движения денежных средств по различным сценариям и анализ исполнения бюджета;
- разработанные схемы сбора данных и регламентированные формы.
В целях повышения эффективности договорной работы:
- разработана процедура отслеживания факсовой копии, вместо оригинала договора;
- разработана процедура проверки лимитов по договору (лимиты устанавливаются по видам услуг для расходных договоров на год);
- реализована процедура установки и контроля лимитов времени на согласование договора по должности сотрудника.
Этап автоматизации бизнес-процессов был основан на документах, разработанных на начальных этапах. Такой подход обеспечил учёт особенностей функциональности программных продуктов, используемых для автоматизации, что привело к оптимизации трудоёмкости работ по их адаптации, настройке и интеграции.
- Разработан стандарт ведения бюджетирования и управленческого учёта на предприятиях группы, как методологическая основа его автоматизации. Проведена автоматизация управленческого учёта и бюджетного управления, что позволило достоверно, оперативно и с макcимальной степенью детализации:
- осуществлять прогноз производственной и финансово-хозяйственной деятельности в целом по всем предприятиям группы «Татбурнефть», а также каждого предприятия группы;
- обеспечить контроль над выполнением установленных производственных, технико-экономических, финансово-экономических показателей деятельности;
- обеспечить своевременные поступления, спланировать выплаты денежных средств каждого предприятия группы с целью недопущения недостатка (дефицита) денежных средств.
- Разработана и утверждена схема документооборота в области договорной работы, разработана система показателей, позволяющих оценить эффективность договорной работы, разработаны унифицированные формы отчётности, необходимые для мониторинга договорной деятельности компании. Автоматизация процесса учёта договоров позволила:
- планировать суммы и сроки при проведении договорной компании, с возможностью последующего анализа по фактическим данным;
- сократить время и трудозатраты на проведение договорной компании;
- анализировать ситуацию, сложившуюся на предприятии в результате проведенной договорной компании в короткие сроки;
- оперативно принимать управленческие решения.
- Автоматизированы бизнес-процессы группы на основе утверждённых регламентирующих документов, что обеспечило оптимизацию их трудоёмкости, своевременность предоставления результатов, оперативный контроль исполнения бюджетов и учёт договоров.
Построение единой информационной системы группы предприятий, находящихся в разных удалённых точках республики Татарстан, позволило каждому ЦФО оперативно осуществлять планирование, а сотрудникам планово-экономического отдела осуществлять оперативный контроль над планированием с необходимой детализацией.
