Программа автоматизации бизнес-процессов и отдельных видов деятельности реализуется в компании уже 5 лет, и проект создания системы электронного документооборота — её логичное завершение. Дополнив уже использовавшуюся на предприятии систему «1С:Управление производственным предприятием» решением «1С:Документооборот 8 КОРП», руководство добилось ускорения принятия управленческих решений и наращивания темпов и объёмов производства. На данный момент завершён первый этап проекта, к информационной системе подключены сотрудники канцелярии и руководители.
«Научно-производственное объединение „Стрела“» — крупное оборонное предприятие, входящее в состав концерна ПВО «Алмаз-Антей». Основной специализацией научно-производственного объединения является разработка и производство радаров разведки наземных движущихся целей. В штате компании трудится около 3000 человек.
Помимо назревшей к середине десятых годов XXI века необходимости модернизации системы делопроизводства, внедрение программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» на предприятии оборонно-промышленного комплекса «НПО „Стрела“» было обусловлено следующими целями:
- выполнение указа Президента РФ от 7 мая 2012 года N 603 «О реализации планов строительства и развития Вооруженных Сил Российской Федерации, других войск, воинских формирований и органов и модернизации оборонно-промышленного комплекса»;
- соблюдение требований федерального закона от 29 декабря 2012 года N 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»;
- реализация постановления о совершенствовании системы менеджмента качества в течение 2015 — 2016 годов, принятого на научно-практической конференции с участием всех дочерних организаций концерна «Алмаз-Антей» в октябре 2014 года.
В рамках достижения этих целей перед предприятием ставились следующие задачи:
- разработка и внедрение корпоративных документированных процедур СМК, устанавливающих единые способы ведения деятельности применительно к этапам жизненного цикла продукции;
- создание результативного и эффективного управления корпоративными процессами в области качества на основе технического, финансового, акционерного, правового и других форм регулирования и удовлетворения потребностей и ожиданий потенциальных заказчиков и других заинтересованных сторон в ходе деятельности на основе инновационного подхода;
- совершенствование механизма проработки обращений зарубежных заказчиков на поставку продукции военного назначения за счёт повышения оперативности контрактно-договорной работы и использования автоматизированных систем;
- ускорение принятия управленческих решений;
- наращивание темпов производства с целью своевременного выполнения неуклонно возрастающего гособоронзаказа;
- упрощение взаимодействия между сотрудниками, работающими в различных корпусах научно-производственного объединения;
- улучшение контроля исполнительской дисциплины.
С 2013 года на предприятии наблюдается активный рост объёмов производства. За последние 3 года количество реализуемой продукции увеличилось в 2 раза. К 2020 году ожидается повторное удвоение объёмов выпуска. Вместе с производством растёт и поток документации, требующей незамедлительного принятия решений. Справляться с обработкой корреспонденции и внутренних распоряжений вручную и посредством собственных программных разработок с каждым годом становилось всё труднее. Как и всякое крупное машиностроительное предприятие, «НПО „Стрела“» работает с большим объёмом организационно-распорядительной документации. Все действия на заводе строго регламентированы, подлежат учёту и протоколированию. Такие меры необходимы для поддержания порядка на предприятии, сохранения высокого уровня производительности и конкурентоспособности. Однако регистрация всех управленческих и коммуникационных процессов приводит к образованию большого количества организационно-распорядительной документации, справиться с которой без современной системы автоматизации крайне сложно. Одних только приказов ежедневно формируется не менее 3 — 5 штук. И с каждым из них должно ознакомиться множество людей. Плюс к этому, предприятие еженедельно обрабатывает как минимум 3 договора и порядка 50 писем от партнёров, клиентов и поставщиков.
Программа автоматизации бизнес-процессов и отдельных видов деятельности реализуется на «НПО „Стрела“» уже 5 лет. В 2009 году на предприятии внедрены системы бухгалтерского учёта и расчёта заработной платы на базе программных продуктов «1С:Бухгалтерия 7.7» и «1С:Зарплата и Кадры 7.7». В 2013 году совместными усилиями партнера и внутренней проектной команды НПО была внедрена комплексная система учёта «1С:Управление производственным предприятием 8».
С 2015 года по настоящее время идет проект построения и развития системы электронного документоборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». Завершет I этап проекта. Автоматизированы процессы регистрации, учёта и хранения входящей корреспонденции. Ознакомление штата с внутренними приказами и распоряжениями (в том числе за прошедшие годы), выдача поручений по входящим документам и контроль их исполнения теперь также осуществляются в электронном формате. К единой информационной системе подключены все сотрудники канцелярии и работающие в различных корпусах руководители отделов. К настоящему времени автоматизировано свыше 850 рабочих мест.
Поскольку «НПО „Стрела“» является режимным предприятием, к создаваемой для него системе автоматизации документооборота предъявлялись такие требования, как высокая степень надёжности и конфиденциальности обрабатываемых данных, грамотное разграничение прав доступа к документам, гибкость и масштабируемость. Специфика предприятия потребовала множественных доработок типового решения.
В ходе I этапа реализации проекта были автоматизированы все службы и подразделения предприятия, в электронный вид переведены все наиболее критичные виды документов. В результате удалось добиться следующих бизнес-результатов:
- Упрощение и ускорение поиска нужных документов. Благодаря отказу от бумажных журналов, переводу регистрации корреспонденции и приказов в электронный вид, хранению всех скан-копий в базе можно оперативно получить доступ к содержанию любого документа без поиска его оригинала.
- Улучшение контроля исполнительской дисциплины. Одними из первых удобство внедрённой системы оценили сотрудники канцелярии. Если раньше для контроля исполнения документов применялась печать карточек в собственной программной разработке «НПО „Стрела“», то теперь с этой целью эффективно справляется специализированная функция «Контроль» в СЭД «1С:ДО». Сегодня руководитель канцелярии, выполняющий функции основного контролёра предприятия, имеет оперативный доступ к информации о поручениях, сроках их исполнения и документам, по которым выставлены задачи.
- Минимизация рисков утери оригиналов документов. Бумажные версии входящих писем и договоров теперь хранятся в архиве, а согласующие лица и исполнители работают с их электронными версиями.
- Упрощение взаимодействия сотрудников. Теперь не надо бегать из корпуса в корпус, чтобы передать тот или иной приказ или поручение.
- Снижение канцелярских затрат. Перевод документации в электронный вид исключил необходимость в поточном копировании приказов, писем и договоров.
- Повышение скорости принятия управленческих решений. Содержание организационно-распорядительной документации теперь быстрее доводится до сведения адресатов. Соответственно, оперативнее выполняются задачи. Всё это положительно сказалось на темпах производства и реализации требований по соблюдению сроков гособоронзаказа.
На второй этап внедрения намечена автоматизация процедур согласования договоров и приказов, перевод в электронный вид служебных записок и расширение списка пользователей системы. Не исключено, что этот список придётся значительно расширить. Если сейчас на предприятии трудятся 3000 человек, то по завершении модернизации (конец 2017 года) штат планируется расширить минимум до 4000 сотрудников.
