Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого перешел на новую систему управления учебным процессом на основе «1С:Университет ПРОФ». Основная особенность — перенос актуальных данных из программного продукта собственной разработки вуза и старт промышленной эксплуатации всего за 4 месяца. В проект также вошел полный запуск приемной кампании, внедрение подсистем по учету контингента и расчету стипендии, а также интеграция с ГИС СЦОС. В ходе внедрения получилось пересмотреть многие рутинные процессы и оптимизировать взаимодействие между различными структурными подразделениями, что повысило эффективность работы всех сотрудников вуза.
Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого (ТГПУ им. Л.Н. Толстого), основанный в 1938 году, является одним из лидирующих учреждений высшего образования в Тульской области. В вузе 9 факультетов и 4 института, 24 кафедры, 6 научных центров, 8 научно-исследовательских лабораторий и лицей. В университете работает около тысячи преподавателей и обучаются более 7000 студентов.
Цель проекта — создание единого комплексного многокомпонентного информационного контура из решений на базе платформы «1С:Предприятие», объединенных интеграционными возможностями, и типового модуля «Портал вуза» к «1С:Университет ПРОФ».
Задачи проекта:
- Доработка в части автоматизации приемной комиссии, управления студенческим составом, планирования учебного процесса.
- Настройка прототипа приемной кампании 2023-2024 года набора, пилотная эксплуатация подсистемы «Приемная кампания», в т. ч. консультирование пользователей, принимающих участие в пилотной эксплуатации.
- Доработка подсистем по итогам пилотной эксплуатации.
- Подготовка пользователей к работе в системе.
- Настройка взаимодействия с модулем к Университет ПРОФ «Портал вуза» для целей приемной кампании.
- Разработка механизмов загрузки архивных данных, пилотная и итоговая загрузка данных.
- Доработка ролевой модели.
Ранее основные процессы университета (поступление в вуз, обучение, оплата за обучение, формирование отчетности, личные кабинеты абитуриента, студента и преподавателя) были автоматизированы в авторском программном обеспечении.
Но в настоящее время идет активный процесс информатизации системы образования, регулярно обновляются стандарты и требования законодательства, в том числе к программному обеспечению образовательных учреждений. Кроме того, большая часть партнеров и подрядчиков, с которыми взаимодействует университет, использует решения на платформе «1С:Предприятие».
В этих условиях университету требовалось комплексное решение, которое решило бы следующие проблемы:
- отсутствие единой системы для учета контингента студентов, учебных планов и расчета нагрузки преподавателей;
- трудности интеграции с внешними информационными системами (ФИС ГИА и приема, суперсервис «Поступление в вуз онлайн», ФИС ФРДО, ГИС СЦОС), спецификации обмена с которыми постоянно изменяется;
- невозможность настройки отчетов пользователем системы без помощи программиста.
Для реализации проекта выбрали программные продукты «1С:Университет ПРОФ» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» на платформе «1С:Предприятие 8», так как они наиболее полно соответствуют пожеланиям заказчика к системе и имеют достаточный функционал для закрытия задач организации.
ИТ-ландшафт ТГПУ им. Л.Н.Толстого состоит из следующих структурных компонентов:
- Подсистема «Приемная кампания» (на базе «1С:Университет ПРОФ»).
- Подсистема «Контингент» (на базе авторского программного обеспечения, выполнен переход к «1С:Университет ПРОФ»).
- Подсистема «Стипендия» (на базе авторского программного обеспечения, выполнен переход к «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»).
- Модуль к Университет ПРОФ «Портал вуза».
- Модуль «Интеграция с ГИС СЦОС».
- Модуль «Образовательные программы».
- «1С:Аналитика».
Автоматизированы следующие функции:
- учебные планы;
- рабочие программы дисциплин (РПД);
- основные образовательные программы;
- расчет и распределение нагрузки;
- обмен между «1С:Университет ПРОФ» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» в части расчета стипендии;
- выгрузка данных в Moodle;
- выгрузка данных на сайт университета;
- взаимодействие с порталом вуза в части личных кабинетов абитуриентов и студентов.
На момент публикации систему используют более 180 пользователей.
Взаимодействие структурных компонентов экосистемы ТГПУ им. Л.Н.Толстого представлено на схеме.
Уникальность проекта сложилась из трех составляющих:
- Скорость запуска. От поставки программного обеспечения до запуска в промышленную эксплуатацию прошло всего 4 месяца.
- Объем переносимых из исторической системы данных. Более 200 000 записей по личным данным студентов, договорам, успеваемости, которые необходимо было самостоятельно выгрузить и перенести из авторского ПО.
- Взаимодействие с заказчиком. Команда заказчика активно включалась в работу на этапе внедрения.
Основной особенностью проекта стало то, что модернизация и адаптация системы велась параллельно с проведением приемной кампании и загрузкой архивных данных контингента студентов. При этом специалистам нужно было оперативно решить задачу с отсутствием согласованности в содержании набора данных между «1С:Университет ПРОФ» и другими учетными системами.
Дополнительным вызовом стали процессы реорганизации вуза и выделение отдельного подразделения МФЦ для быстрого и качественного оказания услуг по выдаче справок и иных документов студентам. Изменения в структуре университета привели к изменению и повторной актуализации первичных документов, поэтому специалистам нужно было оперативно изменить разработанные ранее отчеты и адаптированные интерфейсные формы.
В ходе проекта внедрения «1С:Университет ПРОФ» получилось пересмотреть многие рутинные процессы и оптимизировать взаимодействие между различными структурными подразделениями, что повысило эффективность работы всех сотрудников вуза.
Завершено внедрение подсистем (приемная кампания, планирование учебного процесса, управление студенческим составом, финансы) и успешно проведена приемная кампания 2023 года.
В рамках проекта были выполнены следующие работы.
1. Подсистема «Приемная кампания»:
- работа с заявлениями абитуриентов: реализована подача документов через модуль «Портал вуза», дистанционная подача заявлений, доработаны механизмы работы с личными делами поступающих. Сопровождение взаимодействия с суперсервисом «Поступление в вуз онлайн»;
- обмен данными с ФИС ГИА и приема: данные свидетельств ЕГЭ проверены в ФИС ГИА и приема, завершена передача данных в ФИС ГИА и приема;
- формирование приказов на зачисление;
- разработано более 30 печатных форм для работы приемной комиссии.
2. Подсистема «Планирование учебного процесса»:
- произведена выверка учебных планов по каждой специальности в формате .plx;
- произведена массовая загрузка, хранение и обработка учебных планов в «1С Университет ПРОФ».
3. Подсистема «Управление студенческим составом»:
- разработан механизм загрузки исторических данных более 20 000 физических лиц;
- разработан механизм сопоставления групп студентов и соответствующим им учебным планам;
- разработаны механизмы загрузки приказов студентов, аттестационных ведомостей для обработки данных об успеваемости;
- разработаны более 90 печатных форм приказов по учету контингента и стипендиальные приказы, дипломы и приложения, и других отчетов по студентам, в частности: личная карточка, учебная карточка, электронная учебная карточка обучающегося;
- разработан и реализован механизм назначения государственной академической, повышенной государственной академической стипендии, а также государственной социальной стипендии и повышенной государственной социальной стипендии;
- настроены правила расчета размеров стипендиальных выплат;
- приказы по движению контингента и назначениям стипендиальных выплат по разработанному механизму импортируются в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»;
- приказы о выплатах стипендий импортируются в «1С:Университет ПРОФ» на основании ведомостей на выплату из «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»;
- сформированы унифицированные подходы к работе с приказами, проведена выверка форм приказов.
