«Русская аграрная группа» автоматизировала финансовый контур на базе решения «1С:Управление холдингом» редакции 3.2. Проект был направлен на оптимизацию процессов планирования, учета и анализа данных. В результате повысилась эффективность управления, удалось детализировать и точно планировать производство молока, зерновых культур и мяса, а также автоматизировать процессы бюджетирования, сбора фактических данных и формирования финансовой отчетности. Трудозатраты в подразделениях сократились на 20%, а регламентированная отчетность формируется на 50% быстрее.
«Русская Аграрная Группа» — крупнейшее сельскохозяйственное объединение Рязанской области по производству молока, зерновых культур и мяса. В состав холдинга входят: 2 мега фермы, 2 традиционных животноводческих хозяйства, 2 свинокомплекса, элеватор и комбикормовый завод, земельный актив. Численность занятых на предприятиях группы — более 1800 человек.
Цель проекта: комплексная цифровизации задач холдинга.
Задачи проекта:
- Перейти от учетных функций к планированию и прогнозированию.
- Обеспечить высокую степень детализации и точность планирования.
- Перейти к единым стандартам учета и единой системе управления.
- В системе «1С:Управление холдингом» реализовать функционал бюджетирования с необходимой и достаточной детализацией. Разработать и корректно заполнить плановыми данными в 1С:УХ все заявленные формы бюджетов.
- Автоматизировать процесс получения фактических данных из бухгалтерских систем.
- Обеспечить оперативный сбор данных и формирование финансовой и управленческой отчетности.
- Оптимизировать процессы планирования платежей за счет автоматического формирования запросов на оплату по графикам договоров (лизинг, кредиты).
- Формировать бюджеты движения денежных средств и лимиты ДДС на их основании, оперативно формировать план-фактную отчетность по бюджетам движения денежных средств со всеми управленческими аналитиками
- Контролировать исполнение лимитов по бюджету движения денежных средств за счет наличия в единой базе всех учетных документов, влияющих на исполнение лимитов движения денежных средств.
Началом сотрудничества стало обращение ООО «Русская Аграрная Группа» в ООО «БОБДЕЙ СОФТ» для улучшения автоматизации и получения новой цифровой платформы. Формирование сводной управленческой отчетности по предприятиям холдинга было осложнено различными методологиями учета и структуры информационных систем, большим объемом ручных операций в электронных таблицах. Также существовали следующие проблемы:
- формы не унифицированы, что усложняет процесс свода информации;
- фактические данные собираются вручную, по данным распечатанных ОСВ;
- консолидация отчетности производится вручную;
- низкая вовлеченность пользователей ЦФО в процесс бюджетирования;
- низкая оперативность подготовки финансовой отчетности;
- отсутствие необходимой детализации в отчетах предприятия;
- отсутствие оперативной информации о деятельности предприятия;
- низкая оперативность и высокая трудоемкость подготовки отчетности по исполнению бюджета ДДС:
- планирование бюджета и учет фактических операций движения ДС ведутся в разных базах, что не позволяет формировать план-фактную отчетность автоматически;
- текущие информационные системы позволяют осуществлять контроль бюджетных лимитов ДС только при планировании исходящих платежей. При этом планирование платежей (через заявки на оплату) и контроль бюджетных лимитов по заявкам — в одной отдельной базе, а для отправки их в оплату (клиент-банк) требуется вручную вводить ППИ в базах бух. учета без автоматизированного контроля соответствия утвержденным заявкам на оплату;
- отсутствие необходимой детализации в отчетах предприятия; невозможность получить оперативный доступ к первичным документам, которые сформировали те или иные сводные показатели в отчетах.
Система финансового контура построена на базе решения: «1С:Управление холдингом» редакции 3.2, интегрированного с «1С:Бухгалтерия», «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия» и «1С:Бухгалтерия элеватора и комбикормового завода». Система состоит из следущих модулей:
- Управление нормативно-справочной информацией.
- Бюджетирование.
- Консолидация управленческой отчетности.
- Казначейство.
Схема архитектуры
Масштаб проекта:
- Количество автоматизированных рабочих мест — 360.
- Количество информационных баз — 32 (включая базу 1С:УХ).
- Количество одновременно работающих пользователей — в среднем 40.
В ходе определения концепции проекта принято решение о построении целевой ИТ-архитектуры и реализации дорожной карты четырех стадий проекта:
- Концептуальное проектирование с определением ИТ-архитектуры холднига и порядка замены существующих инструментов.
- Стадия 1. MDM Управление нормативно справочной информацией.
- Стадия 2. Экономическая отчетность (бюджетирование).
- Стадия 3. Финансовые инструменты ГК (консолидация).
- Стадия 4. Казначейство.
Были осуществлены следующие доработки:
- Разработаны виды отчетов для подготовки индивидуальной отчетности и консолидированной отчетности.
- Первым этапом для каждой организации формируется АОСВ (аналитическая оборотно-сальдовая ведомость) — один из основных бухгалтерских документов, содержит остатки на начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период для каждого счета, субсчета в разрезе аналитик (субконто). Далее на основании данных оборотно-сальдовой ведомости формируется бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах.
- К формам баланса и PL разработаны отчеты для отображения данных в официальном бланке для предоставления данных в налоговую инспекцию.
- К отчету PL реализована возможность выполнять консолидацию через бланк сводной таблицы. Разработаны дополнительные бланки сводной таблицы для консолидации коммерческих расходов, прочих доходов и расходов и управленческих расходов.
- Элиминация по форме бухгалтерского баланса осуществляется через заполнение экземпляра отчета, а консолидация периметра выполняется в бланке сводной таблицы. Также к бухгалтерскому балансу разработаны официальные бланки, данные по которым фиксируются в экземплярах отчета, для расшифровки строк баланса:
-
- 1150 Основные средства;
- 1170 Финансовые вложения;
- 1190 Прочие внеоборотные активы;
- 1210 Запасы;
- 1230 Дебиторская задолженность;
- 1240 Финансовые вложения;
- 1260 Прочие оборотные активы;
- 1310 Уставный капитал;
- 1410 Заемные средства;
- 1450 Прочие обязательства;
- 1510 Заемные средства;
- 1520 Кредиторская задолженность;
- 1550 Прочие обязательства.
- Доработаны процессы согласования заявки на оплату, в том числе при утверждении нетипового документа «реестр на оплату».
- Внесены изменения на форме документа «Заявка на оплату» — добавлены новые реквизиты, добавлены алгоритмы контроля заполнения реквизитов, авто-заполнения части реквизитов.
- Разработан документ «Реестр на оплату» для группового согласования планируемых платежей на платежный день финансовым управлением компаний группы.
- Внесены изменения в работу платежного календаря.
-
- добавлены новые источники данных, изменен отбор по существующим источникам;
- исправлены ошибки релиза;
- разработано регламентное задание для загрузки курсов валют на завтра с сайта ЦБ;
- добавлен механизм заполнения плановых курсов валют загружаемыми курсами валют на завтра по данным сайта ЦБ;
- внесли изменения в формирование (в том числе при переоценке) назначения платежа в ЗнО по заявкам с валютой взаиморасчетов, отличной от валюты оплаты;
- разработан обмен с базами бухгалтерского учета;
- доработан механизм подтверждающих документов в заявке на оплату: позволяет назначать обязательные к заполнению виды подтверждающих документов в зависимости от статьи ДДС в заявке.
Доработаны стандартные версии внедряемого продукта:
|
№ |
Функциональный блок |
Суть доработок |
|
1. |
Кредитный портфель |
- Реализована возможность учета субсидий и комиссий в графиках кредитных договоров. - Расширены типовые возможности настройки расчета процентов. - Реализована возможность настройки распределения суммы кредита по направлениям деятельности. - Разработан свой комплект отчетов по кредитному портфелю. |
|
2. |
Лизинговый портфель |
- Реализована возможность настройки распределения суммы лизинга по направлениям деятельности. - Разработан свой комплект отчетов по лизинговому портфелю. |
|
3. |
Формирование АОСВ на основании данных внешних ИС |
- Доработан типовой Web-сервис по получению данных из регистров внешних информационных систем под нужды проекта. - В видах отчетов реализовано большое количество операндов на основе произвольного кода. - Реализован ряд собственных функций, которые можно использовать в операндах видов отчета. |
Сокращение дебиторской задолженности
Уменьшение трудозатрат в подразделениях
В ходе проекта автоматизированы следующие процессы по всем бизнес-единицам компании:
- MDM (управление НСИ):
-
- централизованы ключевые справочники: номенклатура, контрагенты, организации, статьи ДДС, направление деятельности;
- увеличена эффективность работы с данными за счет использования единых стандартов и правил;
- реализована возможность автоматического контроля соответствия данных стандартам и правилам;
- улучшено качества данных, снижено количества ошибок и дубликатов;
- увеличена скорость обработки запросов и анализа данных.
- Настроена синхронизация данных с внешними источниками (32 базы БУ).
- В «1С:Управление холдингом» реализован функционал бюджетирования с необходимой и достаточной детализацией.
- Автоматизирован процесс получения фактических данных из бухгалтерских систем.
- Реализовано формирование заявки на оплату для всех платежей, в том числе:
-
- доработано типовое регламентное задание по формированию ЗнО по графикам договоров для разделения платежных позиций по разным статьям ДДС и для учета добавленных ранее на проекте видов операций графиков;
- доработана форма заявок на оплату;
- добавлены показатели бюджета и остатков по бюджету для оперативного контроля остатка годового бюджета в целом по холдингу и по организациям, при этом лимиты ДДС формируются ежемесячно на месяц вперед;
- внесены изменения в формирование назначения платежа по заявкам с валютой взаиморасчетов не равной валюте платежа (пересчет суммы в назначении на валюту платежа);
- добавлены пользовательские реквизиты, необходимые для принятия решений при согласовании заявки.
- Реализовано согласование исходящих планируемых платежей:
-
- настроены первичные процессы согласования заявки на оплату до финансового управления. После завершения процесса согласования заявки, присваивается статус согласования = подтверждена;
- разработан документ «реестр на оплату» с двумя видами операций и внесены изменения в присвоение статусов согласования заявки для пакетного согласования заявок финансовым управлением группы компаний:
- позволяет ответственному по конкретным статям бюджета ДДС управлять очередью платежей по контролируемым статьям ДДС; разделять платежные позиции по заявке. При согласовании реестра, статус согласования не исключенной из реестра заявки меняется на «Реестр проверен»;
- позволяет сформировать общую очередь платежей по группе компаний для согласования исполнительным директором, меняет статус согласования не исключенных из него заявок на «Утверждено», меняет дату подобранной платежной позиции при утверждении реестра на планируемую дату платежа из реестра.
- реализовано формирование реестров платежей по организациям с доработкой инструмента «Платежный календарь» под особенности внедренного процесса утверждения планируемых исходящих платежей.
- Реализована выгрузка данных выписки банка из базы «1С:Управление холдингом» в базы бухгалтерского учета на платформе «1С».
- В «1С:Управление холдингом» разработаны профили пользователей и настроены группы доступа. Всем пользователям, работающим с блоком казначейства, назначены соответствующие группы доступа.
- Настроены виды отчетов для формирования:
-
- бюджетов ДДС на год;
- оперативного плана ДДС на месяц по-дневно и для установки лимитов.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 40%;
- ускорение получения регламентированной отчетности: 50%;
- ускорение обработки заказов: 20%;
- сокращение производственных издержек: 5%;
- сокращение операционных и административных расходов: 5%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 15%;
- сокращение дебиторской задолженности: 3%.
