||
Краткое описание
Компания «Новоросцемент» автоматизировала регламентированный и управленческий учет с помощью «1С:ERP Управление предприятием» и перешла от разрозненных устаревших программ к единому информационному пространству для всех подразделений предприятия. Основные показатели экономической эффективности, к которым пришли — на 40% ускорилось получение управленческой отчетности, на 35% быстрее стали получать регламентированную отчетность, на 50% выросла скорость обработки заказов, на 18% сократились операционные и административные расходы, также на 18% снизилась дебиторская задолженность.
Открытое акционерное общество «Новоросцемент» (входит в АО «Газметаллпроект») — один из крупнейших производителей цемента в РФ. Предприятие было основано еще в XIX веке, является лауреатом большого количества наград и премий. ОАО «Новоросцемент» производит более 4 100 000 тонн высококачественного цемента в год, в том числе по современной сухой технологии.
1
Цели и задачи
Стратегические цели проекта:
- создать единое информационное пространство для всех подразделений предприятия;
- централизовать оперативный контур и получать достоверную регламентированную и управленческую отчетность.
Задачи проекта:
Создать единую информационную систему, которая позволит:
- перейти от учетной системы стороннего вендора на программные продукты «1С»;
- автоматизировать деятельность отделов закупок, продаж;
- автопатизировать процессы согласования договоров, документов;
- перецти на новую систему управления базами данных;
- реализовать интеграцию с системой подготовки и оформления перевозочных документов на железнодорожные грузоперевозки «ЭТРАН»;
- сократить затраты на поддержку программного обеспечения.
2
Ситуация до старта проекта
На момент предпроектного обследования в ОАО «Новоросцемент» регламентированный учет осуществлялся в ERP-системе стороннего разработчика. Система не покрывала оперативный контур в полном объеме:
- Планово-экономический отдел получал данные от ряда подразделений, информация между которыми не была унифицирована и собиралась в таблицах Microsoft Excel. Отсутствие централизации данных влекло за собой значительные трудозатраты сотрудников на приведение информации к единой форме и ее анализ.
- Исполнение финансового плана также контролировалось с помощью таблиц Microsoft Excel, а заявка на оплату проходила ревизию в сравнении с определенной таблицей финансового плана. Служебные записки на оплату согласовывались на бумажном носителе. К подготовленной служебной записке необходимо было приложить нужные для проведения оплаты документы: счет и копию договора, а в случае постоплаты еще и первичный документ. Далее служебная записка передавалась в канцелярию для регистрации. Процесс делопроизводства на предприятии был неоперативным. Платежи могли задерживаться или теряться.
- Себестоимость рассчитывалась вручную, и в исторической ERP-системе отражались результаты расчетов. Расчет не был детализированным по каждой позиции. Далеко не все данные можно было расшифровать, или это занимало большое количество времени. Анализировались документы либо оборотно-сальдовые ведомости, полученные от бухгалтерии.
- Для контроля подразделений, осуществляющих выпуск, передачу и отгрузку продукции, в Excel формировались суточные рапорты. На основании поданных суточных рапортов определяли объем сырья, используемого для выпуска цемента. Бухгалтерия получала эту информацию и проводила списание. Невозможно было сразу увидеть точные остатки по переделу, оперативности складского учета не было.
- Отделы продаж и логистики в Excel фиксировали оперативность реализации и отгрузку.
- При расчете заработной платы не все виды начислений были автоматизированы. Определенная часть формировалась вручную и вносилась итоговой суммой в систему без расшифровки.
3
Архитектура решения и масштаб проекта
Для достижения целей было принято решение использовать программный продукт «1С:ERP Управление предприятием». Все дополнительные программы решили частично объединить, а частично перестать использовать: ERP-систему стороннего разработчика, Microsoft Excel, самописную программу для весовых. В результате:
- Блок регламентированного учета в системе «1С:ERP Управление предприятием» смог полностью заменить регучет в исторической системе с элементами адаптации и автоматизации процессов ввода документов и расширением автоматически формируемых отчетных форм.
- Блок производства в «1С:ERP Управление предприятием» решает задачи оперативного учета производства и при этом отвечает требованиям бухгалтерии.
- Автоматизирован блок ценообразования — цены во все документы реализации проставляются автоматически, исключены ошибки, ранее допускаемые пользователями. Программа сама ведет учет прайс-листов и дополнительных соглашений с клиентами.
- Автоматизирован блок работы с железнодорожными накладными. Накладные автоматические. Загружаются из системы «ЭТРАН», реализация создается в полуавтоматическом режиме на основании квитанций из «ЭТРАН», настроен расчет цен для УПД с доставкой и услугами экспедитора. Настроена интеграция учетной системы с весовыми терминалами и упаковочными машинами для автоматического ввода в программу факта отгрузки.
- «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот» сократили сроки согласования внутренних документов и передачи входящей и исходящей корреспонденции.
- С помощью «Управления IT-отделом 8» систематизирована и упрощена поддержка пользователей. Программа интегрирована в основные учетные системы «1С», из которых можно отправлять обращения в службу поддержки. Для увеличения эффективности работы службы поддержки применяется сервер взаимодействия внутри учетных систем.
- Система взаимодействия в «1С» позволяет оповещать пользователей об обновлении ПО и технических окнах, что особенно ценно, т.к. отгрузка цемента происходит непрерывно.
Схема учетной системы
4
Особенности и уникальность проекта
- В «1С:ERP Управление предприятием» (1С:ERP) были разработаны аналитические формы 4.1 «Себестоимость произведенного цемента по элементам затрат с учетом тарирования» и 4.2 «Себестоимость реализованного цемента по элементам затрат с учетом тарирования». Также создан пакет управленческих отчетов по деятельности организации. В него входят такие отчеты, как финансовый план, отчет о финансовых результатах, образование и использование собственных средств. Плановые данные в отчетах собираются на основании настроенных в системе функциональных бюджетов (план закупок, план продаж, сметы затрат, ФОТ и другие). Фактические данные собираются на основании настроенных правил получения факта напрямую из системы, что позволяет при нажатии на кнопку для формирования отчета получить актуальную информацию.
- Для расчета фактических калькуляций продукции требовалась информация о расшифровке переделов продукции до первоначальных затрат с учетом переходящих остатков. Такой механизм был реализован путем добавления выделенного регистра и специализированного документа. Данные в регистр записываются после полного закрытия периода.
- Для нужд ряда управленческих отчетов в системе стало возможным представить себестоимость любого элемента (продукция или полуфабрикат) в виде первоначальных затрат (зарплата, конкретные материалы, услуги и прочее) независимо от даты их поступления в организацию. При этом существует возможность регулировать уровень расшифровки, исключая из цепочки отдельную продукцию или результаты выпуска целых производственных подразделений. Такой подход позволяет экономистам гибко регулировать состав затрат по продукции и полуфабрикатам.
- Организован учет производства, исходя из нормативного потребления материалов.
- Настроены внутризаводские отчеты для предприятия, которые выводят данные по работе основного производства и отгрузке цемента. Это помогло сократить количество пользовательских ошибок.
- Создан отдельный механизм ценообразования в разрезе контрагентов, регионов, станций и грузополучателей, обеспечен жесткий контроль цен, исключен ручной ввод цены. Автоматизирован процесс оформления реализации — документы по максимуму заполняются автоматически из сторонних систем (интеграция с «ЭТРАН») или по данным самой базы.
- Разработана интеграция с весовым терминалом и упаковочной машиной для загрузки фактического количества отгружаемой продукции непосредственно в базу. Настроена отчетность для оперативного контроля отгрузки по ряду показателей, а также для оперативного контроля дебиторской задолженности.
- Адаптированы справки-расчеты начисленного транспортного, земельного, имущественного налогов.
5
Результаты проекта
Ускорилось получение управленческой отчетности
40%
Уменьшилась дебиторская задолженность
18%
Выросла скорость обработки заказов
50%
- При создании единого информационного пространства на базе «1С:ERP Управление предприятием» повысились прозрачность данных, точность и оперативность учета.
- Полностью автоматическое заполнение регламентированной отчетности стало радикальным изменением для сотрудников предприятия. Теперь необходимо четко отражать первичные документы и заниматься распределением количественных показателей.
- Появились электронные заявки на оплату, которые автоматически проходят заданный маршрут согласования в системе. Реестр платежей формируется на основании заявок на расходование денежных средств и согласовывается дважды в неделю в электронном виде. Сразу автоматически эти данные попадают в строки финансового плана. Повысилась дисциплина и скорость исполнения платежей.
- Оперативный контур позволяет в любое время получить информацию по состоянию отгрузки, производству, наличию остатков основных материалов. Сокращены трудозатраты бухгалтерии на внесение производственных документов.
- В части заработной платы реализованы все виды начислений, расчеты производятся внутри информационной системы с необходимой детализацией для анализа. В отдельной базе «1С:Зарплата и управление персоналом» разработан блок для учета плановой штатной расстановки и бюджета отдела труда, на основании которых формируются отчетные формы по плану-факту. Также эти данные выгружаются в систему ERP для формирования плановой себестоимости и финансового плана.
Основные показатели экономической эффективности, к которым пришли:
- на 40% ускорилось получение управленческой отчетности;
- на 35% быстрее стали получать регламентированную отчетность;
- на 50% выросла скорость обработки заказов;
- на 18% сократились операционные и административные расходы;
- на 18% снизилась дебиторская задолженность.
