Колхоз-племзавод «Казьминский» автоматизировал учет сельскохозяйственной деятельности на базе системы «1С: Бухгалтерия предприятия 8.2 ». Так как в организации много особенностей в ведении учета типовая система была доработана под специфику сельскохозяйственного предприятия: разработаны документы документ «Путевой лист» и «Учетный лист тракториста, комбайнера». Важная особенность проекта – разработка подсистемы «Весовой комплекс». Автоматизация весового терминала в организации позволила исключить хищения. Временные затраты бухгалтерии сократились более чем в 2 раза, а количество ошибок в учете – в 5 раз.
Колхоз-племзавод «Казьминский» по показателям входит в первую десятку из 300 лучших хозяйств России. Основной вид деятельности - производство, переработка и сбыт сельскохозяйственной продукции, разведение племенного скота и его реализация. Колхоз имеет 18.5 тысяч гектар пашни и стадо около 2000 коров. Численность работающих сотрудников - около 2000.
- повышение прозрачности и достоверности учетных данных о деятельности колхоза;
- повышение скорости получения информации, запрашиваемой руководством;
- автоматиазция весового терминала;
- уменьшение трудоемкости учётных работ и увеличение аналитических возможностей системы учета;
- повышение технической надежности системы учета.
До старта проекта на предприятии использовалось несколько автоматизированных систем управления:
- система оперативного учета и обработки учетных листов, разработанная «Ставропольским государственным аграрным университетом»;
- система расчета заработной платы;
- «1С: Бухгалтерия предприятия 7.7»;
- система сдачи налоговой отчетности.
Много учетных функций выполнялось в отдельных файлах Excel:
- расчёт себестоимости продукции растениеводства в разрезе подразделений, культур и статей затрат;
- расчёт себестоимости продукции животноводства в разрезе подразделений,групп животных и статей затрат;
- учет ГСМ;
- учёт расчетов с покупателями и поставщиками;
- ведение операционного бюджета движения денежных средств;
- бухгалтерская отчётность.
Множество операций велось вручную:
- выдача доверенностей;
- регистрация кассовых и банковских документов;
- регистрация счетов-фактур;
- заполнение налоговых деклараций и регистров налогового учета;
- ведение книги покупок и книги продаж.
Составление различных планов осуществлялось в различных системах и в ручном режиме. Однако, вследствие различий в методологическом основании систем, несовпадении нормативно-справочного наполнения систем и ошибок при вводе данных и при составлении отчетности (человеческий фактор) данные в системах были несопоставимы. Это приводило к постоянной неопределенности при принятии управленческих решений менеджерами всех уровней.
Так как на предприятии существует много особенностей в ведении учета было принято решение доработать под специфику предприятия типовую систему «1С: Бухгалтерия предприятия 8.2». Подсистема «Весовой комплекс» разработана непосредственно на платформе «1C:Предприятие 8.3». Автоматизированные участки показаны на рисунке.
Данные по начисленной заработной плате выгружаются в систему «1С: Зарплата и управление персоналом 2.5» для чего внесены изменения в документ «Сдельный наряд». Выгрузка данных из «1С: Зарплата и управление персоналом 2.5» в «1С: Бухгалтерия предприятия 8.2» по начисленной заработной плате и налогам ведется с нужной аналитикой. Для удобства договорной работы и отслеживания документов внедрена система «1С:Договорчики».
Автоматизировано 34 рабочих места.
Для планового отдела разработаны ряд контрольных отчетов и аналитических документов:
- отчет по расходу удобрений;
- отчет по использованию тракторов;
- реестр учетных листов;
- отчет использования ГСМ;
- отчет о выполненных работах по полям;
- анализ механизированных работ по видам работ;
- анализ экономической эффективности использования машинно-тракторного парка;
- анализ использования машинно-тракторного парка.
В план счетов внесены изменения, соответствующие Приказу Минфина РФ "Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению" от 31 октября 2000 г. № 94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 07.05.2003№ 38н).
Сделаны важные доработки типовой системы «1С: Бухгалтерия предприятия 8.2»:
- разработан документ «Путевой лист», который в соответствии с правилами учета на предприятии, включает данные для начисления заработной платы работника, информацию о заправке ГСМ, фактическом расходе ГСМ и норме расхода ГСМ;
- создана обработка которая на основании документов «Путевой лист» создает документ «Перемещение товаров» для отражения операций по заправке ГСМ, документ «Требование накладная» для отражения операций по фактическому расходу ГСМ и документ «Требование накладная» для отражения операций по списанию масел;
- для отражения выполненных работ машинно-тракторным парком разработан документ «Учетный лист тракториста, комбайнера», который в соответствии с правилами учета на предприятии, включает данные для начисления заработной платы работника, информацию о заправке ГСМ, фактическом расходе ГСМ и норме расхода ГСМ;
- создана обработка которая на основании документов «Учетный лист тракториста, комбайнера» создает документ «Перемещение товаров» для отражения операций по заправке ГСМ , документ «Требование накладная» для отражения операций по фактическому расходу ГСМ и документ «Требование накладная» для отражения операций по списанию масел;
- в документе «Учетный лист тракториста, комбайнера» отражается внесение удобрений, создана обработка формирующая документы «Требование накладная» для отражения операций по расходу удобрений, разработана печатная форма для предоставления в Министерство сельского хозяйства и обоснования получения субсидий на удобрения.
Организован учет животных и птицы на выращивании и откорме в двойном количественном измерении (головы и масса), формирование отчетов по движению животных в разрезе веса, суммы, количества голов (форма СП-51).
В бухгалтерском учете отражена реализация продукции в счет зарплаты сотрудникам, в счет аренды земельных долей, реализация натуральной оплаты, реализация молока и реализация населению. Ведение расчетов по аренде земельных долей, формирование ведомости на выдачу продукции на пай, формирование отчетности в ИФНС.
Добавлена возможность аналитического учета по полям для этого внесены изменения в существующий план счетов. Также внесены изменения в существующий план счетов в системе «1С: Зарплата и управление персоналом 2.5» (субконто «статьи затрат» заменено на субконто «поля»).
Важная особенность проекта – разработка подсистемы «Весовой комплекс», которая предназначена для автоматизации весовых терминалов сельскохозяйственных предприятий, осуществляющих прием и отгрузку автомобильным транспортом, и обеспечивает оперативный контроль за движением через весовую. Эта подсистема обеспечивает:
- исключение ручного ввода веса и автоматическое взвешивание транспорта;
- товарный, количественный учет движения грузов, получение оперативных данных о приемке, отпуске, перемещении и остатков произведенных товаров хранящихся в организации;
- независимый контроль незафиксированных взвешиваний, фото-фиксация процесса взвешивания и запись изображения с видеокамеры в момент взвешивания;
- автоматическое распознавание номерных знаков и идентификация транспортных средств;
- ведение журнала взвешиваний за весь период работы весов;
- формирование различных отчетных данных в разрезе мест хранения.
В результате проекта СПК колхоз «Казьминский» получил следующие качественные результаты. Увеличилась скорость работы бухгалтерии и бухгалтеров участков, повысилось качество информации. Автоматизация весового терминала в организации позволила полностью исключить хищения. Появилась возможность формирования управленческих отчетов по сельскохозяйственному учету на основании ввода учетных путевых листов. Учет ведется в соответствии с методическими рекомендациями, утвержденными Приказом Министерства сельского хозяйства РФ от 6 июня 2003 года № 792. Автоматически формируется отчет в Министерство сельского хозяйства по списанию удобрений, для получения субсидий.
Количественные результаты:
- точный и оперативный контроль за работой весовой позволил исключить ошибки ручного ввода и сократил временные затраты бухгалтерии в 2 раза;
- в 4 раза увеличилась скорость разноски первичных данных для расчета зарплаты и данных для бухгалтерии – ранее документы вводились 4 отделами, теперь все вводит и проверяет данные один сотрудник;
- количество ошибок в учете сократилось в 5 раз.
