В компании «Оператор Газпром ИД» построили автоматизированную информационную систему финансово-хозяйственной деятельности на базе «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Особенность проекта заключается в том, что до начала проекта все процессы учета, документооборота и прочие процессы исполнялись в аутсорсинговой компании. Поэтому, в рамках проекта первостепенной задачей было выстроить процессы заказчика, затем реализовать их в АИС ФХД.
ООО «Оператор Газпром ИД» высокотехнологичная молодая IT компания в рамках группы компаний Газпром. Реализует масштабный и многоуровневый ИТ-продукт — уникальное приложение «ГИД», в котором сотрудникам предприятий группы Газпром предоставляется доступ ко всем продуктам и цифровым сервисам компании.
Бизнес-цели проекта:
- Автоматизировать процессы всех этапов согласования внутри предприятия. Для заказчика было крайне важно выстроить алгоритмы согласования в «1С:Документооборот» с автоматическими переходами из «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Зарплата и управление персоналом».
- Наладить обширный контроль документов. Важной особенностью была реализация процессов получения входящих документов в «1С:Документооборот», здесь заказчик хотел выстроить автоматическое направление всей корреспонденции сразу ответственному лицу.
- Повыить эффективность штатных сотрудников за счет оптимизации бизнес-процессов. В «1С:Зарплата и управление персоналом» необходимо было настроить систему мотивации сотрудников и KPI, а также видимость процессов исполнения работы по договорам ГПХ.
- Оптимизировать бюджет предприятия за счет алгоритмов составления планов и бюджетов. В «1С:ERP Управление предприятием» требовалось настроить автоматическое распределение расходов на статьи бюджета. Итоговые контроли статей бюджета заполнялись из различных внутренних данных ИБ
Цели разработки и внедрения автоматизированной информационной системы (АИС):
- реализовать все функци АИС на одной технологической платформе, обеспечивающей базовый функционал и единую структуру данных и объектов системы в рамках управленческого учета;
- создать современную и эффективную АИС, позволяющую осуществлять ведение документооборота, БУ и НУ (МСФО), бюджетирования, управления денежными средствами предприятия и производственными процессами;
- автоматизировать трудоемкие учетные функции сотрудников;
- оптимизировать бизнес-процессы и процессы формирования отчетности.
Задачи разработки и внедрения АИС:
- Автоматизировать бизнес-процессы:
- бухгалтерский и налоговый учет;
- бюджетирование;
- финансовое планирование;
- ует заработной платы и управление персоналом;
- документооборот;
- управление проектами.
- Интеграция и синхронизация АИС с другими учетными системами на предприятии.
- Обеспечить возможность адаптации к изменениям отраслевых нормативов и правил.
- Обеспечить возможность масштабирования и развития.
- Обеспечить возможность внесения изменений в структуру форм отчетности при изменении параметров.
- Обеспечить разделение прав доступа.
- Контролировать действия пользователей и информировать об ошибках.
На момент старта проекта весь учет по финансово-хозяйственной деятельности велся на аутсорсе, учетная информационная система отсутствовала. Также предприятие являлось подразделением большего холдинга и была необходимость сепарироваться в отдельную компанию.
Техническая архитектура:
- ОС — ASTRA Linux 8 узлов;
- СУБД PostgreSQL;
- кластер серверов приложений, кластер серверов СУБД.
Архитектура прикладного решения
Автоматизированная информационная система финансово-хозяйственной деятельности (АИС ФХД) состоит из трех конфигураций:
- «1С:ERP Управление предприятием» — регламентированный и налоговый учет, бюджетирование, планирование, казначейство, закупки, управление затратами;
- «1С:Документооборот 8 КОРП» — управление входящими, исходящими, внутренними документами, контроль исполнительской дисциплины, файловое хранилище;
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» — управление персоналом, кадровый учет, заработная плата.
Для совместного использования всех входящих в состав АИС ФХД конфигураций произведены соответствующие настройки правил обмена, а также созданы и настроены необходимые регламентные задания.
В результате реализации проекта, были внедрены, интегрированы между собой и настроены под требования заказчика 3 стандартные конфигурации:
- «1С:ERP Управление предприятием».
- «1С:Документооборот 8 КОРП».
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
Важным условием заказчика было внедрение интегрированных между собой решений, была применена бесшовная интеграция. В качестве мастер системы используется «1С:ERP Управление предприятием», которая стала связующим звеном между «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» и «1С:Документооборот 8 КОРП».
Все процессы выполняемые в 1С:ERP, будь то командировки, выполнение закупки, формирование заказов или формирование плана и бюджета должны были проходить согласование в 1С:ДО. Для доведения до полной автоматизации этого процесса команда проекта вместе с заказчиком разработали матрицу ролей. По данной матрице ролей были назначены должности, которые присваивались пользователям в 1С:ДО, по которым далее и происходил автоматический процесс согласования. В результате все процессы при создании в 1С:ERP запускали процесс согласования в 1С:ДО.
Была выполнена миграция данных из внешних систем — MS Dynamics AX, «1С:Бухгалтерия» в АИС ФХД. Особенности переноса регламентированного учета в новую систему таковы, что предоставить полный доступ к ИБ аутсорс-компании заказчик не смог из-за политики конфиденциальности, поэтому весь перенос осуществлялся только по данным отчетов «1С: Бухгалтерии» (стандартных и модернизированных) в новую систему, а также путем ввода остатков. Сроки проекты были строго оговорены, поэтому пришлось выполнять ввод остатков на момент начала 3 квартала, что осложнило процесс. Также перенос осуществлялся из MS Dynamics AX, отсюда перешли все договорные отношения и заказы подрядчиков и поставщиков. Проблем с переносом не возникло, так как осуществлялся методом XML. Для обоих случаев разработчиками был написан внешний план обмена.
Помимо этого, в рамках бюджетирования и планирования, проектная команда вместе с финансовым отделом заказчика настроила бюджетные стать по зарегламентированной формой бюджета компании. Сложности были в том, что некоторые статьи требовали тонкой настройки через внутренние запросы к информационной базе.
Работы выполнены в сжатые сроки, проект выполнялся в течении 6 месяцев.
Проект внедрен без каких-либо доработок. Это было обязательным условием проделанной работы.
Сократились трудозатраы в подразделениях
Ускорилось формирование отчетности
Создана единая интегрированная информационная среда предприятия на базе конфигураций:
- «1С:ERP Управление предприятием».
- «1С:Документооборот 8 КОРП».
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
Итогом проекта стала автоматизация основных бизнес-процессов:
- бухгалтерский и налоговый учет;
- бюджетирование;
- финансовое планирование;
- учет заработной платы и управление персоналом;
- документооборот.
На предприятии автоматизировано 100 рабочих мест.
Основные результаты проекта:
- Сокращение ручных операций. Повышение качества работы с клиентами. Высвобождение времени на более эффективную работу.
- Оптимизация финансового планирования и контроля средств бюджета предприятия, активизация общности деятельности предприятия, как по ЦФО, так и по подразделениям.
- Прозрачный и просматриваемый документооборот внутри предприятия с поставленным алгоритмом согласований.
Таким образом в рамках проекта:
- Перенесли данные из MS Dynamics AX, «1С:Бухгалтерия».
- Выстроили логику передачи информации по бесшовной интеграции
- Создали матрицу ролей и все согласования процессов в «1С:Документооборот».
- Ввели все остатки по регламентированному учету и расчету зарплаты.
- Настроили входящие контроли по получению и отправке корреспонденции.
- Настроили статьи бюджетов, а именно написаны гибкие запросы в ИБ (через пользовательский СКД), а также сформировали сами бюджеты, которые заполняются, как из фактических данных, так и из плановых.
Показатели экономической эффективности:
- 10% — сокращение трудозатрат в подразделениях;
- 25% — ускорение получения регламентированной отчетности;
- 20% — ускорение получения управленческой отчетности.
