«Газпромбанк» построил централизованную информационную систему управления административно-хозяйственной деятельностью. Система построена на базе программного продукта «1С:Комплексная автоматизация». Единая система внедрена в головном офисе и всей филиальной сети банка. Налажены сквозные процессы между подразделениями и филиалами банка, автоматизированы бюджетный контроль и заявочная кампания. Ключевым результатом проекта стала централизация всех функций управления административно-хозяйственной деятельностью банка и организация её на площадке одного из филиалов (операционного центра). Сократились трудозатраты бухгалтерии на обработку первичных документов, сокращены расходы на планирование и проведение платежей и начислений.
«Газпромбанк» — один из крупнейших универсальных финансовых институтов России, предоставляющий широкий спектр банковских, финансовых, инвестиционных продуктов и услуг корпоративным и частным клиентам, финансовым институтам, институциональным и частным инвесторам. Банк входит в тройку крупнейших банков России по всем основным показателям и занимает третье место в списке банков Центральной и Восточной Европы по размеру собственного капитала.
Цель: создание централизованной системы управления административно-хозяйственной деятельностью «Газпромбанка», охватывающей все процессы административно хозяйственной деятельности (кроме, учёта кадров и зарплаты), а также бюджетный контроль, на базе программного обеспечения фирмы «1С», как в головном офисе, так и в филиальной сети банка.
Задачи:
- повышение эффективности процессов административно-хозяйственной деятельности банка;
- автоматизация сквозных процессов между подразделениями и филиалами банка;
- автоматизация процессов бюджетного контроля и заявочной компании.
«Перед нами стоял ряд задач: вывести автоматизацию хозяйственной бухгалтерии на принципиально новый уровень, наладить сквозные процессы между подразделениями и филиалами банка, автоматизировать бюджетный контроль и заявочную компанию. В качестве решения было предложено внедрить полноценную ERP-систему. И сегодня можно уверенно сказать, что с поставленными задачами мы справились — новая система на базе платформы «1С:Предприятие 8» позволила выстроить процессы реорганизации и централизации бухгалтерии, а также открыть операционный центр».
Для эффективного обеспечения деятельности головного офиса и десятков региональных представительств необходимо оперативное управление административно-хозяйственной деятельностью. Ранее для решения этих задач в головном офисе и филиалах «Газпромбанка» использовалось несколько разрозненных информационных систем, согласование бюджетов и заявок на расходование денежных средств выполнялось на бумаге, отсутствовала единая система нормативно-справочной информации в части хозяйственной деятельности. В 2013 г. руководство банка приняло решение о создании новой централизованной автоматизированной системы управления административно-хозяйственной деятельностью.
Система управления административно-хозяйственной деятельностью построена на базе продукта «1С:Комплексная автоматизация 8», адаптированного под потребности банка. Автоматизированы и сосредоточены все процессы, связанные с управлением административно-хозяйственной деятельностью. Централизованная система внедрена во всей филиальной сети банка. Она поддерживает административно-хозяйственную деятельность банка в режиме 24/7.
Общее количество пользователей системы — более 2500. Одновременно работающих пользователей — 800. Среднее количество вводимых документов в день — 1500. Общий размер рабочей базы данных — около 300 Гб.
Ключевые особенности проекта — большое количество пользователей. Также, при выполнении этого проекта банк опробовал новый подход реализации комплексных проектов: пилотный проект стартовал не в головном офисе, как обычно, а в филиальной сети. Применение такого подхода позволило:
- выполнить проект за 1,5 года;
- снизить влияние рисков на проект;
- минимизировать операционные риски от внедрения системы для осуществления административно-хозяйственной деятельности;
- сократить стоимость услуг по внедрению примерно на 50%.
В будущем банк будет активно использовать успешный опыт проекта по внедрению системы управления административно-хозяйственной деятельностью.
Ключевой результат проекта — централизация всех функций управления административно-хозяйственной деятельностью банка и организация их на площадке одного филиала (операционного центра). Возможности системы позволяют проследить историю актива или услуги на всех этапах жизненного цикла: планирование, выбор поставщика, закупка, постановка на учёт, списание.
Выполнена автоматизация учёта входящих услуг: услуг аренды, охраны, коммунальных услуг, услуг страхования, информационной поддержки, а также расходов, сопутствующих банковской деятельности — комиссий, пошлин, налогов. Это помогает Банку более точно планировать тысячи регулярных ежемесячных платежей. В настоящее время система позволяет одному человеку в течение одного рабочего дня сформировать несколько тысяч платёжных документов и отразить начисление этих услуг по бухгалтерскому учёту по различным договорам. Таким образом, расходы на планирование и проведение платежей и начислений сокращены.
Организовано оперативное оформление и согласования тысяч договоров различного вида (стандартные, рамочные, регулярные, по основной деятельности) по каждому из которых настроены свои шаблоны маршрутов согласования, в которых участвуют эксперты банка.
Сокращены трудозатраты бухгалтерии на обработку первичных документов, основная нагрузка по вводу первичных данных распределена теперь по функциональным подразделениям банка. Механизм маршрутизации позволяет управлять ежедневной обработкой тысяч документов тысячами пользователей. Система маршрутизации не позволит пользователю сделать неверные действия в системе, проконтролирует корректность заполнения полей, выполнит только необходимые на данном этапе записи в учётные регистры.
В системе управления административно-хозяйственной деятельностью банка бюджетное планирование и согласование договоров являются единым процессом. Таким образом, на каждом этапе согласования ответственному лицу доступна вся информация по договору (сроки, суммы, бюджетное распределение), что сокращает время принятия решения при согласовании договора. Передача или возврат договора на следующий этап согласования выполняется «одной кнопкой», что также существенно ускоряет весь процесс. Всё это дало возможность быстро и детально планировать расходы по хозяйственной деятельности, выявлять и сокращать нецелевые и необоснованные расходы, выделять средства на развитие деятельности без существенного увеличения бюджета.
