В «Джи Ди Пи» создали автоматизированную информационную систему для оптимизации закупочной деятельности компании. Для этого использовали программный продукт «1С:Управление аптечной сетью». В результате были автоматизированы операции по управлению тендерными процессами, продажами, закупками, складом и доставкой для 200 пользователей системы. На 40% ускорилась обработка данных при работе с госзаказчиками, а торговые операции обрабатываются на 60% быстрее.
Компания «Джи Ди Пи» входит в ТОП-10 самых крупных фармацевтических дистрибьютеров РФ, является партнером Минздрава и региональных департаментов здравоохранения. Поставляет лекарственные препараты и медицинское оборудования во все регионы РФ.
Цели проекта:
- получение эффективного инструмента управления закупочной деятельностью;
- существенное улучшение управляемости и прозрачности бизнес-процессов для руководства;
- обеспечение сквозной автоматизации бизнес-процессов;
- обеспечение настраиваемых процессов согласования документации по закупкам;
- управление риском выполнения операций, уменьшение влияния факторов ошибок и человеческого фактора при осуществлении соответствующих направлений деятельности;
- повышение производительности труда;
- снижение издержек и повышение скорости принятия решений по ключевым вопросам деятельности;
- снижения рисков нарушения нормативно-правовых актов РФ, регулирующих порядок осуществления закупочного процесса в рамках 44—ФЗ и 223—ФЗ;
- упрощение взаимодействия с Единой информационной системой в сфере закупок и электронными торговыми площадками;
- улучшение качества мониторинга, анализа и контроля процессов управления торговой деятельностью;
- улучшение качества отчетных и аналитических сведений, скорости их формирования, в том числе — в режиме реального времени;
- автоматизация договорной деятельности.
Задача проекта: внедрение автоматизированной информационной системы для оптимизации закупочной деятельности компаниина базе решения «1С:Управление аптечной сетью».
До старта проекта ситуацию по управлению деятельностью компании можно было охарактеризовать следующим образом:
- повышенная трудоемкость обработки тендерных процессов;
- недостаточная эффективность обслуживания поставок по госконтрактам;
- усложненный контроль передачи данных во ФГИС «Мониторинг движения лекарственных препаратов» (МДЛП);
- большие трудозатраты по контролю маржинальности сделок.
Автоматизированная информационная система для оптимизации закупочной деятельности компании построена на базе «1С:Управление аптечной сетью»:
- Управление тендерными процессами.
- Управление продажами.
- Управление закупками.
- Управление складом и доставкой.
- Выполнена интеграция «1С:УАС» с решениями «1С:Документооборот», «1С:Бухгалтерия», «1С:WMS».
В ходе внедрения системы были автоматизированы следующие процессы:
- Обработка тендерных процедур.
- Контур продаж.
- Контур закупок.
- Процесс управления доставкой.
Доступ к системе получили 200 пользователей.
В связи со спецификой решаемых задач и особенностями предприятия в системе содержатся следующие механизмы:
- загрузка и обновление данных по государственным контрактам из единой информационной системы;
- сложное ценообразование;
- автоматизированное формирование договоров и спецификаций к ним;
- контроль исполнения договорных обязательств;
- передача данных по маркируемой продукции;
- интеграция со смежными системами.
Ускорение обработки торговых операций
Упрощение обмена данными с МДЛП
Следует отметить следующие важные результаты, которых удалось достичь в ходе реализации проекта:
- Создана подсистема для работы с единой системой госзакупок.
- Создана подсистема созданий договоров исходя из условий и критериев будущих поставок.
- Создана подсистема рассылок и использованием почтового клиента.
- Создана подсистема расчета скидок исходя из условий ценообразования.
- Создана система учета и контроля ретробонусов (заказчик/ поставщик).
- Доработана система контроля исполнения поставок по договорам.
- Доработаны сервисы контроля данных госреестра по лекарственным средствам.
- Создана система контроля и отражения качества товара, а также переоценка неликвидов.
- Доработана подсистема МДЛП.
- Доработана подсистема обеспечения потребностей под условия заказчика.
- Доработаны справочники «Номенклатура», «Контрагенты/Партнеры», «Договоры».
- Разработана подсистема по загрузке / выгрузке и обработке внешних заказов.
- Интеграция с 1С:WMS, «1С:Бухгалтерия», БИТ.Финанс.
- Разработана подсистема доставки и разнесения дополнительных затрат на транспортировку.
- Разработан претензионный блок.
- Разработаны специализированные процессы формирования и согласования банковских гарантий и договоров обеспечения.
Экономический эффект от внедрения:
- Ускорение обработки данных при работе с госзаказчиками 40%.
- Ускорение обработки торговых операций 60%.
- Упрощение обмена данными с МДЛП 80%.
- Упрощение ведения справочников 90%.
- Упрощение получения данных по госреестрам 80%.
