Иркутская нефтяная компания вместе с командой «Форус» перешла на «1С:Документооборот». Мы оцифровали 80% документов, настроили процессы подписания и доработали систему под многочисленные пожелания пользователей. В результате обработка документов стала удобнее и быстрее, а сопровождение и развитие системы внутри компании — проще и дешевле. В два раза сократилось время, которое работники тратя на операции по работе с документами.
Иркутская нефтяная компания — независимый производитель углеводородного сырья в Восточной Сибири. Ведет геологическое изучение, разведку и разработку участков недр на территории Иркутской области, Красноярского края и Республики Саха (Якутия).
Стратегическая цель проекта — создать единое информационное пространство по работе с документами на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП» для дальнейшего развития и сопровождения цифровой экосистемы ИНК, построенной на продуктах «1С».
Для реализации поставленной стратегической цели были определены следующие задачи проекта:
- Создать единое информационное пространство по подготовке, согласованию, подписанию и исполнению документов.
- Обеспечить электронное подписание большинства документов, сократить время подписания указанных документов.
- Уменьшить время, которое работники затрачивают на операции по работе с документами.
- Обеспечить удобство работы пользователей по работе с документами.
- Сократить затраты по вводу в «1С:Документооборот» новых видов документов: реализовать универсальный механизм с параметрами настройки, которые можно регулировать в режиме «1С:Предприятие», чтобы остальные виды документов можно было переводить в «1С:Документооборот» без дополнительных доработок.
- Сократить количество информационных систем, в которых выполняется обработка документов в части согласования, подписания и исполнения.
В группе компаний работает около 17 000 сотрудников. ИНК имеет сложную иерархическую структуру, состоящую из департаментов, служб, отделов и групп. До 5000 сотрудников из 400 структурных подразделений задействованы в процессах документооборота, в том числе делопроизводство ведется и на удаленных участках.
С 2009 года для организации внутреннего документооборота и процессов согласования управленческих документов использовалась историческая система электронного документооборота.
К 2020 году накопились и были идентифицированы проблемы использования сторонней СЭД, которые препятствовали эффективной эксплуатации и развитию системы:
- высокая стоимость лицензий, по сравнению с 1С;
- использование устаревшей версии 2018 года;
- недостаточный функциональный потенциал используемого решения и высокая стоимость развития функциональности;
- медленная работа интерфейса пользователя;
- сложности с подключением к системе на удаленных участках;
- нехватка лицензий;
- большой объем бумажных документов и ручных операций.
ИНК фокусируется на эффективном управлении внутрикорпоративными процессами, поэтому было принято решение о полной замене сторонней системы на «1С:Документооборот» для цифровизации всех видов документов.
Реализация проекта производилась с ориентацией на сохранение общей архитектуры решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Выполненные доработки расширяют базовую функциональность.
Оцифрована работа по основным видам управленческих документов:
- Входящие письма.
- Исходящие (в т.ч. гарантийные) письма.
- Приказы и распоряжения.
- Протоколы.
- Служебные записки.
- Внутренние нормативно-методические документы (ВНМД).
- Универсальные документы и универсальные поручения.
Все процессы и задачи по обработке документов сведены в единую систему:
- Создание и согласование исходящих писем, распорядительных документов и служебных записок, ВНМД.
- Подписание исходящих, распорядительных документов, ВНМД и других.
- Регистрация и рассмотрение входящего письма руководителем, выдача резолюций и исполнение документа.
- Процессы обработки протоколов, а также других распорядительных документов и ВНМД.
- Выдача произвольного поручения сотруднику.
- Порядка 350 других процессов, включая комплексные и специфичные для отрасли компании.
Масштаб проекта затрагивает всю группу компаний ИНК. Внедренная в ходе проекта функциональность касается работы более 5000 пользователей в 400 структурных подразделениях. Реализовано более 400 доработок типовой функциональности «1С:Документооборот 8 КОРП» с целью адаптации решения под потребности функциональных заказчиков с учетом особенностей бизнес-процессов группы компаний ИНК.
Ежемесячный документопоток в системе «1С:Документооборот» на начало 2024 года составляет более 115 000 документов и 250 000 процессов в месяц.
Функциональная схема архитектуры
Работы в рамках проекта выполнялись по технологии 1С:ТКВ — технологии корпоративного внедрения, рекомендованной фирмой 1С. Проект был разбит на очереди по каждому функциональному блоку. Внутри очередей были организованы этапы работ.
Этап разработки в каждой очереди был организован по методологии SCRUM, что позволило добиться синхронизации ожиданий внутренних заказчиков и реально получаемой функциональности.
Эффекты, достигнутые с помощью применения инструментов методологии SCRUM:
- Организация работ по спринтам:
- гибкое перераспределение приоритетов;
- совместное с подрядчиком планирование сроков задач, исходя из фактической мощности команды.
- Еженедельные встречи по планированию спринта либо проработке списка требований продукта (грумминг бэклога), работа с трекером задач: максимальная синхронизация ИТ-департамента с командой подрядчика Форус (в т.ч. по приоритетам и объемам).
- Демо с пользователями раз в 2 недели — демонстрация работы системы, по состоянию на конец спринта, с акцентом на новых функциях, активный сбор обратной связи у будущих пользователей:
- синхронизация реальности и ожиданий функциональных заказчиков;
- высокая лояльность функциональных заказчиков;
- функциональные заказчики могут выполнять самостоятельно работы по обучению и составлению инструкций.
В связи с потребностью группы компаний ИНК в сохранении бизнес-логики процессов и ориентацией на высокий уровень удобства пользователей потребовалось большое количество доработок. Поскольку дополнялась функциональность уже используемой системы, были применены особые подходы к организации совместной разработки и управления релизами:
- Совместно с подрядчиком «Форус» был проработан и принят регламент установки релизов.
- Был организован предрелизный контур для проведения совместного тестирования.
- Также на стороне подрядчика было организовано эшелонированное (в несколько стадий) функциональное тестирование.
В рамках проекта был разработан ряд уникальных функций для успешной интеграции с бизнес-процессами группы компаний ИНК:
- Отправка ICS-файла в календарь исполнителя задачи при отправке исполнения.
- Возможность перемещения регистрационного штампа входящего документа по его печатной форме внутри «1С:Документооборот» (1С:ДО).
- Интерфейс управления повторными согласованиями документов с сохранением ранее полученных виз согласования.
- Автоматизированная рассылка поручений (исполнений) на основании протокола проведенной встречи.
- Автоматическое формирование входящего документа на основании исходящего внутри группы компаний.
- Ознакомление с документами 1С:ДО через уведомления по электронной почте, без использования задач 1С:ДО.
- Заполнение файла к подписанию на основании состава сторон (вывод нескольких шапок (наименований организаций) и нескольких штампов по количеству сторон).
- Подписание одного совместного документа одним пользователем от имени разных организаций.
- Дерево резолюций для служебных записок.
- Нормоконтроль документов перед подписанием.
- Возможность изменения формы хранения документа с изменением процесса (переход с бумажной формы на электронную и обратно с добавлением/удалением подписывающих лиц).
- Возможность изменения подписанта в случае отсутствия (на исполняющего обязанности) без отзыва задачи подписания и переформирования файла документа на актуальный.
- И другие уникальные функции.
В группе компаний ИНК прекращено использование системы стороннего разработчика в качестве СЭД и введена в эксплуатацию система на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП».
Таким образом достигнуты следующие результаты:
- Обеспечено единое информационное пространство по подготовке, согласованию, подписанию и исполнению документов.
- Обеспечено электронное подписание до 80% документов, сокращено время подписания указанных документов с 3 дней до 1 дня (для совместных документов — с 5 дней до 1 дня).
- Сокращено до 50% время, которое работники затрачивают на операции по работе с документами.
- Обеспечено удобство работы пользователей по работе с документами. Отзывы пользователей говорят о существенном повышении удобства по сравнению со старой системой.
- Сокращены до 70% затраты по вводу в «1С:Документооборот» новых видов документов.
Автоматизировано большинство ручных операций по обработке управленческих документов:
- Автоматическое формирование документов DOCX и PDF по данным из программы.
- Автоматическая передача документов на подписание нужному подписанту.
- Автоматическая регистрация документов и передача документов на регистрацию корректному делопроизводителю при бумажном подписании документа.
- Быстрое создание и утверждение ВНМД вместо ручной сборки из нескольких источников и исключение дублирования согласований руководителями (кол-во приказов о введении ВНМД сокращено с 4500 шт./год до нуля).
- Автоматическое формирование входящего документа на основании исходящего внутри группы компаний.
- И другие примеры автоматизации с использованием типовых и доработанных механизмов 1С:ДО.
По результатам проекта вся группа компаний работает с управленческими документами по единой логике и в рамках единого цифрового пространства:
- Внедренная в головной организации логика управленческого документооборота масштабируется на дочерние общества и их структурные подразделения.
- Высшему руководству, руководителям структурных подразделений и другим ответственным лицам доступна фактическая информация обо всех процессах и документах группы компаний в их зоне контроля.
- Информация об исполнительской дисциплине собирается в реальном времени и передаётся
- На используемые руководителями дашборды в BI-системе (средства бизнес-аналитики).
Благодаря проекту по переходу на «1С:Документооборот» СЭД встроена в единую экосистему на базе решений 1С, что снижает стоимость сопровождения.
