В компании «Альянс Региональных Ритейлеров» создали автоматизированную информационную систему на базе «1С:Управление торговлей». В ходе реализации проекта было создано 80 автоматизированных рабочих мест. Внедренное решение позволило на 90% быстрее вводить данные о ценах и минимизировать ручные операции при расчете уровня сервиса. Появился учет коммерческих условий, которые согласованы с поставщиками и покупателями. Цены для поставщиков и покупателей устанавливаются автоматически и быстро.
«Альянс Региональных Ритейлеров» управляет сетью региональных магазинов. В Альянс входят магазины разных форматов: и маленькие торговые точки у дома, и гипермаркеты. Магазины располагаются в Томской, Архангельской, Кемеровской, Свердловской, Костромской, Ярославской и Ивановской областях и в Алтайском крае.
Цель проекта — обеспечить учет коммерческих условий в системе и автоматизировать ценообразование.
Задачи проекта:
- Следить за качеством поставок и быстро устранять проблемы с недопоставками.
- Анализировать качество и полноту выполнения обязательств.
- Давать контрагентам лучший сервис.
- Выявлять слабые места и улучшать сервис.
.png)
- Компания работает с производителями (поставщиками) и региональными торговыми сетями (покупателями). В программе «1С:Управление торговлей» уже были настроены фиксация и контроль коммерческих условий с обеими сторонами. Дальше нужно было связать коммерческие условия работы с поставщиками и покупателями и учесть широкое расположение складов заказчика. До автоматизации данные о коммерческих условиях для пар поставщик—покупатель хранились в файлах MS Excel. Было сложно актуализировать информацию, передавать ее сотрудникам и отслеживать изменения условий. При этом до автоматизации цены устанавливались и контролировались вручную.
- Не было отчетов для контроля уровня сервиса при работе с поставщикам и покупателями. Нужно было оценивать, насколько качественно и полно поставщики выполняют свои обязательства перед «АРР» и насколько «АРР» выполняет свои обязательства перед покупателями. Важно было учитывать, что ответственность за невыполнение обязательств перед покупателями может лежать как на ООО «АРР», так и на поставщике. До автоматизации сервис оценивался вручную. Из-за большого объема данных анализ сервиса был недостаточно качественным.
.png)
Автоматизированная информационная система простроена на базе решения «1С:Управление торговлей».
- Разработан документ «Паспорт контракта». Он учитывает актуальные коммерческие условия для поставщиков и покупателей. За основу взяли файл MS Excel, где компания вела учет раньше. Теперь пользователи могут загружать данные из Excel в документ «Паспорт контракта». Эта доработка даtт сотрудникам быстрый доступ к нужной информации, им больше не нужно отвлекать коллег для уточнений. Учет данных в 1С сохраняет историю изменений условий. К ней можно всегда вернуться. В документе указаны: поставщик и его тип цены. Там же фиксируются: покупатель, его соглашение (для контроля отсрочки) и процент наценки для покупателя от прайса поставщика.
- Вместе с документом «Паспорт контракта» реализованр ещё несколько доработок. Они устанавливают цены для покупателей из этого документа. Цены рассчитываются по видам цен и наценок из паспорта, с учётом прайса поставщика и процента наценки. Так новые цены быстро устанавливаются и учитывают актуальные коммерческие условия.
- В документы «Регистрация цен поставщика» и «Установка цен номенклатуры» добавили возможность загружать данные из Excel, чтобы ускорять ввод. Доработали установку цен на определенный период и добавили механизм, который управляет товарной матрицей для поставщиков и покупателей.
- Добавили документ «Установка цен номенклатуры» к документу «Регистрация цен поставщика», чтобы актуализировать цены покупателей в системе. Цены устанавливаются автоматически, исходя из новых цен поставщика и актуальных наценок, которые уже зафиксированы в системе через «Паспорт контракта».
Как доработки упростили бизнес-процессы компании:
- Появился учет коммерческих условий, которые согласованы с поставщиками и покупателями.
- Цены для поставщиков и покупателей устанавливаются автоматически и быстро.
- Заказы формируются автоматически, заполнять данные о ценах в заказах поставщиков вручную больше не нужно.
Документ «Паспорт контракта»
Особенностью проекта стала разработка специальных отчетов, позволяющих анализировать уровень клиентского сервиса.
- Отчет «Уровень клиентского сервиса по поставщикам» использует данные из документов: «Заказ поставщику», «Приобретение товаров и услуг», «Акт о расхождении после приобретения» и «Корректировка приобретения». По итогам заказа и приобретения рассчитываются показатели сервиса в натуральном и стоимостном выражении. Отчет персонализирует качество поставок, находит поставщиков, которые часто отклоняют заказы, недопоставляют их или поставляют сверх заказа, и определяет номенклатурные позиции с недопоставками или излишками.
- Отчет «Уровень клиентского сервиса по покупателям» использует данные из документов: «Заказ клиента», «Реализация товаров и услуг», «Акт о расхождении после отгрузки» и «Корректировка реализации». Он рассчитывает показатели сервиса при заказе и реализации в натуральном и стоимостном выражении. Этот отчет выявляет клиентов, чьи заказы поставляются не в полном объеме, и определяют, по чьей вине произошла недопоставка.
Новые отчеты помогают:
- Выявлять причины недопоставки товара и определять ответственных.
- Анализировать уровень сервиса по номенклатурным позициям и так оптимизировать товарную матрицу.
- Контролировать выполнение поставщиками своих обязательств.
- Отслеживать изменения уровня сервиса по контрагентам и заказам.
Отчет «Уровень клиентского сервиса по поставщикам»
Ускорился ввод данных о ценах для клиентов
- В несколько раз быстрее вводится информация о ценах поставщиков.
- На 90% быстрее вводятся данные о ценах для клиентов. Пользователи могут актуализировать цены клиентам, если изменились цены у поставщика. Актуализация цен для всех клиентов занимает 10-15 минут.
- Ушли от ручной проверки цен клиентов в заказах. Пользователь тратил много времени, чтобы вручную проверить регулярные и специальные цены клиента. Теперь контроль цен происходит в 5-7 раз быстрее.
- Больше не требуется ручная проверка актуальности товарной матрицы. Для работы с поставщиками и клиентами появился инструмент для исключения товаров из матрицы. Если раньше пользователь сверял данные заказа с актуальной спецификацией вручную, теперь сверка происходит автоматически. Если заказали устаревшую позицию, ей присваивают нулевую цену. Сотрудники экономят время, так как больше не сверяют цены вручную.
- Минимизировали долю ручного труда при расчете уровня сервиса. Теперь причины недопоставки товара клиентам быстро анализируются. Финансовая ответственность за недопоставки переносится на поставщика, если он не исполнил обязательства. Дальше мы рассчитаем результаты в денежном выражении.
Отчет «Уровень клиентского сервиса по покупателям»
