Компания «Велдинг Групп Самара», входящая в группу компаний «Волгаэнергопром», крупный дистрибьютор сварочного оборудования, обратилась к «Датекс Софт» для автоматизации документооборота. Проект предусматривал переход от бумажного формата к электронному на базе решения «1С:Документооборот КОРП», чтобы упростить процессы согласования, повысить прозрачность учета и ускорить подписание документов. Новая система документооборота охватила более 300 сотрудников, эффективность их работы увеличилась в 3 раза. Временные затраты на обработку документов сократилось на 40%, а процесс поиска нужного документа ускорился втрое.
«Велдинг Групп Самара» — официальный дистрибьютор Lincoln Electric, мирового лидера в области производства высококлассного сварочного оборудования и материалов. В числе клиентов крупнейшие компании топливно-энергетического комплекса РФ. Компания предоставляет комплекс решений для строительства и реконструкции объектов транспортировки, хранения и переработки нефти и газа.
Цели проекта:
- Перейти от бумажного документооборота к электронному для ускорения обработки документов и повышения прозрачности.
- Создать единую среду для работы всех сотрудников с документами и унификация процессов согласования для ускорения работы.
- Автоматизировать контроль за сроками аккредитации контрагентов и выполнения обязательств.
- Сократить количество ошибок и рисков, связанных с человеческим фактором.
- Упростить работу сотрудников за счет настройки ролей и автоматизированных маршрутов согласования.
Для достижения целей были поставлены следующие задачи проекта:
- Перенести нормативно-справочную информацию из «1С:Комплексная автоматизация».
- Автоматизировать процессы оформления и согласования документов с контрагентами и внутри компании.
- Настроить маршруты подписания с возможностью автоматической замены подписанта при его отсутствии.
- Создать типовые отчеты и обучить сотрудников работе с системой.
-
Разрозненные и неструктурированные процессы.
Документы обрабатывались разными подразделениями без единой системы, что вызывало дублирование работы, несогласованность действий и частые ошибки. Отсутствие централизованного контроля усложняло мониторинг состояния задач и сроков их выполнения. -
Трудности в поиске и хранении документов.
Поскольку компания вела значительный объём бумажного документооборота, поиск нужной информации занимал много времени. Часто документы терялись, а их восстановление требовало дополнительных ресурсов. -
Высокие временные затраты на согласование.
Процессы согласования, особенно для договоров и аккредитации контрагентов, занимали много времени. Документы перемещались между подразделениями вручную или через электронную почту, что увеличивало вероятность ошибок и задержек. -
Сложности в управлении входящей и исходящей корреспонденцией.
Входящая корреспонденция регистрировалась вручную, что увеличивало риск пропуска важной информации. Исходящие письма создавались без использования шаблонов, что приводило к несоответствию стандартам компании и дополнительным проверкам. -
Недостаточный контроль за аккредитацией контрагентов.
Процессы аккредитации были неформализованными. Это затрудняло контроль за сроками истечения аккредитаций и увеличивало риск работы с неподтверждёнными или просроченными контрагентами. -
Отсутствие прозрачности бизнес-процессов.
Руководители подразделений испытывали трудности в контроле за выполнением задач. Не было чёткого механизма отслеживания статусов документов, что влияло на принятие оперативных решений.
Что было сделано
Проектирование и настройка бизнес-процессов:
- разработаны процессы согласования контрагентов, договорной документации, спецификаций, писем и претензий;
- настроены маршруты согласования с учетом специфики компании, включая обязательные проверки и автоматическое уведомление об истекающих сроках задач.
Создание структуры пользователей и ролей:
- настроены права доступа для различных категорий сотрудников: менеджеров, руководителей подразделений, сотрудников юридического и других отделов;
- реализована гибкая система ролей, обеспечивающая доступ только к необходимым данным.
Автоматизация работы с документами:
- созданы типовые обработки для согласования контрагентов, типовых и рамочных договоров;
- настроены связи между документами для упрощения управления договорами и спецификациями.
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией:
- настроены процессы регистрации входящих писем, привязки их к юридическим лицам и последующего согласования;
- реализованы автоматические уведомления и задачи для отслеживания исполнения писем и претензий.
Настройка отчетности:
- разработан внешний отчет об истекающих сроках аккредитации контрагентов;
- создан реестр для контролирующей организации, включающий данные о договорах, выполненных обязательствах, рентабельности и принадлежности к госзаказам.
Загрузка данных и интеграция:
- выполнена первоначальная загрузка данных о контрагентах из базы «1С:Комплексная автоматизация»;
- интегрированы процессы управления договорами и отчетами с «1С:Документооборот».
Обучение сотрудников:
- проведено обучение всех ответственных лиц, включая менеджеров, руководителей подразделений, сотрудников юридического отдела и приемной;
- подготовлены инструкции и проведены тестирования для закрепления знаний.
Доработки под требования клиента:
- произведена настройка новых отчетов и внесение изменений в маршруты согласования;
- Ввыполнены доработки интерфейса для удобства работы с системой.
Схема архитектуры
Особенностью проекта для компании стало внедрение сложных маршрутов согласования, адаптированных под специфику работы с различными типами документов. Каждый процесс был детально проработан с учетом требований компании. Например, аккредитация контрагентов включала присвоение статусов и контроль сроков завершения задач с автоматическим уведомлением ответственных лиц о просроченных задачах.
Также проект отличался широким охватом документов: типовые и нетиповые договоры, спецификации, письма, претензии, внутренние нормативные акты. Для каждого из этих типов документов были разработаны уникальные маршруты согласования, что позволило минимизировать ручной труд и снизить вероятность ошибок.
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией была полностью автоматизирована, включая регистрацию, привязку к юридическим лицам и контроль исполнения. Это стало значительным улучшением, по сравнению с предыдущими ручными процессами, которые увеличивали риск потери или задержки информации.
Дополнительно, в рамках проекта был реализован новый отчет об истекающих сроках аккредитации контрагентов. Эта доработка позволила улучшить контроль за выполнением обязательств и избежать проблем, связанных с несвоевременным продлением аккредитации.
Проект также включал разработку реестра для контролирующей организации, который объединял данные о договорах, выполненных обязательствах, рентабельности и принадлежности к государственным заказам. Такая интеграция обеспечила удобство работы сотрудников и соответствие регуляторным требованиям.
Таким образом, проект выделялся не только своей сложностью, но и глубокой адаптацией под бизнес-процессы компании, что позволило добиться значительных улучшений в процессах.
Сократились временные затраты на обработку документов
Для крупной организации, объединяющей в себе несколько юридических лиц, а также различные направления деятельности с особенной спецификой огромную роль играет ускорение процесса работы с документами, ведь это напрямую влияет на эффективность работы компании.
С начала 2024 года компания стала использовать систему «1С:Документооборот» по важным направлениям деятельности:
- внутренние документы;
- юридические документы;
- кадровые документы;
- блок согласования финансовых документов.
Польза от внедрения данной программы очевидна для всех участников бизнес-процесса. Была в 3 раза повышена эффективность работы сотрудников, сократились на 40% временные затраты на обработку документов, а также улучшился контроль за бизнес-процессами внутри компании. Мы добились прозрачности в процессе ведения документации и увеличения прагматичного подхода к своему рабочему времени у сотрудников. Теперь четко и ясно отслеживаются связи между всеми документами за счет функционала «1С:Документооборот». Был решен вопрос информационной безопасности за счет четкого регламента работы и разграничения функционала сотрудников. Благодаря использованию единой базы, ускорился процесс поиска нужного документа примерно втрое, руководителям стало проще контролировать ключевые моменты работы своих подразделений.
