В компании «Наш парнер» построили информационную систему на базе «1С:Управление торговлей», автоматизирующую розничную и оптовую торговлю, финансы, логистику и закупки. Особенность проекта заключается в том, что компания работает круглосуточно, со скоропортящимися продуктами и доставляет их в несколько регионов, а значит внедрение нужно было провести максимально быстро.
Компания «Наш Партнер» занимается оптовой и розничной торговлей. Является поставщиком продуктов питания для сегментов ХоРеКа и B2B. Работает в Воронежской, Белгородской, Курской, Липецкой, Тамбовской , Тульской, Калужской и Рязанской областях.
Цели проекта:
- Повысить скорость работы сотрудников операционного процесса за счет внедрения подходящей информационной системы.
- Ввести в работу заказы клиентов, для более удобной подготовительной документации в работе.
- Показать, как в заказе работает обеспечение, как можно отследить задолженность, как указать данные о доставке, управлять статусами и т. д.
- Сделать более удобной работу с номенклатурой, а также управление складскими запасами, резервирование ТМЦ.
- Ввести механизм доставки товаров. Сделать функцию доставки более понятной и удобной. Также сделать обработку по интеграции с логистическими программами.
- Сократить время на установку цен за счет доработки типового механизма установки цен.
- Настроить все необходимые сервисы для работы с «Меркурием», «Честным знаком», и ЭДО.
- Ввести в работу заказы поставщиков, и как заказы поставщика учитываются в обеспечении и резервировании заказов клиентов. А также как в общем заказ поставщика влияет на складские остатки.
- Создать обработку, которая будет выводить данные по приемке заказа, ЭДО и «Меркурия».
- Создать обработку для выгрузок данных поставщикам.
- По запросу настраивать права и помогать в настройках отчетов.
- Максимально снизить влияние человеческого фактора и вероятность появления ошибок в информационной системе.
Для реализации поставленных целей выделяются следующие задачи проекта:
- Установить настройки и обучить менеджеров работе с заказами клиентов.
- Установить в настройках контроль резервов и обеспечения в заказах клиента.
- Доработать задание на перевозку — для включения заказов клиента.
- Создать печатные формы маршрутного листа по приложенным примерам клиента.
- Создать обработку на интеграцию с логистической компанией.
- Доработать установку цен номенклатуры и заказ клиента, под индивидуальные прайсы, согласно условиям наступления определенного случая.
- Сделать необходимые настройки для интеграции с «Меркурием», «Честным знаком» и ЭДО. Обучить ответственных работе с сервисами.
- Установить настройки и обучить менеджеров, работе с заказами поставщикам.
- Создать удобную отработку приемки заказов поставщика, который будет сравнивать заказ клиента и два сервиса (ЭДО и «Меркурий»).
- Создать выгрузки данных для поставщиков.
До начала проекта компания вела учет в «1С:Бухгалтерия 3.0». В связи с ростом и расширением, компании нужен был дополнительный функционал для упрощения и ускорения работы. Заявки на отгрузку, и многие другие функции велись в сторонних системах, MS Excel, или на бумаге.
Система автоматизации была построена на базе решения «1С:Управление торговлей»
Внедрены и автоматизированы функции:
- Блок продаж.
- Блок закупок.
- Внедрение и доработка функционала по доставке.
- Настройка интеграций с Меркурием, Честным знаком.
- Подключение и настройка ЭДО.
- Подключение и настройка кассового и складского оборудования.
- Внедрение блока СРМ и маркетинг, доработка типовых прайс листов, и заказов клиента.
Масштаб проекта:
- Автоматизировано 50 рабочих мест.
- Ежедневно в системе вводится порядка двухсот документов.
Схема архитектуры
Особенность и уникальность проекта заключается в том, что компания работает со скоропортящимися продуктами и доставляет их в несколько регионов. Копания работает буквально круглосуточно, а значит переход должен быть максимально быстрым. Поэтому на подготовительном этапе в тестовой базе были сделаны все необходимые доработки и интеграции, и были обучены пользователи.
Также в рамках проекта реализованы уникальные доработки. Первая связана с прайсом. У клиента есть типовые и индивидуальные прайсы. Индивидуальные прайсы формируются на определенный период времени или на определенную номенклатуру. Таким образом, у одного клиента указывается типовой прайс и индивидуальный. И, в зависимости от определенных случаев, то есть времени или номенклатуры, в заказе проставляются нужные цены.
Вторая доработка связана с доставкой товара. Механизм доставки в типовой программе есть, но для клиента было неудобно проваливаться и смотреть в документе задание на перевозку заказа клиента, из-за чего он попросил вывести эти данные в основную таблицу. Также клиент запросил сделать маршрутные листы по его формату. Еще одной уникальной обработкой стала выгрузка в логистическую программу «Логопорт». Клиент выгружает в нее данные заказов, расставляет маршрут, а далее, путем обработки файла в задании на перевозку последовательность заказов расставляется путем заданного маршрута в логистической программе.
И третьей уникальной доработкой был дополнительный функционал для приемки по заказам поставщиков. В ней выводились данные из заказа поставщика, «Меркурия», и ЭДО. Из этих документов в табличную часть выводилась номенклатура и данные из этих сервисов. Таким образом в табличной части пользователи смогли сразу увидеть цены, указанные в заказе клиентов (цены и количество который озвучил менеджер), ЭДО, и «Меркурия». А также реализована возможность создавать документ поступления и подтверждать одновременно ЭДО и «Меркурий».
Ускорение и упрощение обработки данных по доставке
Ускорение работы в заказах по работе с разными прайсами
В компании внедрена информационная система на базе «1С:Управление торговлей», автоматизирующая розничную и оптовую торговлю, финансы, логистику и закупки.
В рамках новой системы решены несколько ключевых задач:
- Во-первых, клиентские заказы теперь ведутся в разделе продаж. Это позволило решить проблему переноса заказов из MS Excel и контролировать остатки на складе через функционал обеспечения заказов. Кроме того, менеджеры теперь могут своевременно предупреждать клиентов о задолженности, что помогает избежать просрочек платежей.
- Во-вторых, система позволяет удобно интегрировать доставку товара. Для этого доработан механизм доставки в документе «Задание на перевозку». Клиенты могут видеть ссылку на свой заказ в табличной части документа. Кроме того, разработаны собственные печатные формы по примеру из MS Excel. В том же документе была создана обработка создания файлов для интеграции с логистической компанией, которая выполняет функции выгрузки и загрузки данных с учетом маршрута.
- Создан универсальный функционал работы с прайсами. Индивидуальный прайс действует на конкретного клиента и на определенный период времени. Для реализации этого функционала потребовалась доработка типового функционала установки цен номенклатуры и заказов клиентам.
- Реализована интеграция с сервисами «Меркурий», «Честный знак» и ЭДО, а также проведено обучение складских работников по работе с этими сервисами. Для удобства работы с этими сервисами была создана обработка приемки заказа поставщика, где складские работники указывают накладные Ветиса и ЭДО. После загрузки данных пользователи могут сравнить данные по номенклатуре из разных сервисов и принять документы. Эти меры позволили значительно ускорить процесс приемки товаров.
- Благодаря доработке функционала, клиенты могут легко управлять заказами, отслеживать задолженности и получать товары с помощью удобной системы доставки. Интеграция с логистическими компаниями и сервисами «Меркурий», «Честный знак» и ЭДО упрощает работу склада и ускоряет процессы приемки товаров.
Экономический эффект от внедрения:
- Ускорение обработки данных при работе с клиентами в заказах — 70%.
- Ускорение и упрощение обработки данных по доставке — 30%
- Ускорение работы в заказах по работе с разными прайсами — 100%
- Ускорение и упрощение обработки данных с сервисами Меркурий, Честный знак, ЭДО — 90%.
